Номенклатура дел организации. Подготовка и ведение

Е.Н. Попова, заместитель начальника общего отдела Минтруда России

• Целевое назначение, форма и содержание номенклатуры дел

• Требования к заполнению граф номенклатуры дел

• Порядок подготовки номенклатуры дел

Ежедневно во всех организациях создается большое количество разнообразных документов, имеющих как практическое, так и историческое значение. Как организовать работу с этим множеством документов, чтобы, с одной стороны, обеспечить эффективное решение практических задач, а с другой, оставить для потомков самое ценное и интересное, чтобы они могли представить полную и максимально объективную картину прошлого? Как формировать документы? Сколько хранить различные категории дел? Как и что отбирать на вечное хранение?

Ответы на эти вопросы начинаются с составления номенклатуры дел, занимающей важное место в системе делопроизводства и обеспечивающей преемственность работы с документами. Номенклатура дел лежит в основе правильной постановки делопроизводства любой организации, а обязательность ее ведения в федеральных органах исполнительной власти закреплена на правительственном уровне ― «Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти», утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. № 477.

Как известно, номенклатура дел ― это систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в делопроизводстве в течение года, с указанием сроков их хранения, который составляется в целях:

• правильного формирования документов,

• учета и сохранности дел,

• быстрого поиска документов в делопроизводстве.

В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы организации и ее структурных подразделений.

Номенклатура дел должна реально отражать состав документов в организации и служить основой и постановки делопроизводства, и последующей передачи документов на постоянное и долговременное хранение. Отсутствие в номенклатуре дел документов, отражающих все функции и направления работы организации, ― это свидетельство плохого документирования ее деятельности. Кроме того, за документами, не включенными в номенклатуру дел, отсутствует должный контроль сохранности, а это может привести к утрате документов, существенно обедняет архивный фонд организации и отрицательно сказывается на полноте его состава. Обеспечивая потребности текущего делопроизводства, номенклатура дел, таким образом, выполняет и еще одну важнейшую функцию ― формирование архивного фонда учреждения.

Форма номенклатуры дел, определяемая ее целевым назначением, предусматривает 5 граф:

Индекс дела	Заголовок дела	Кол-во ед. хр.	Срок хранения, статья перечня	Примечание
1	2	3	4	5

Рассмотрим конкретные требования к заполнению граф номенклатуры дел.

В графе 1 проставляется индекс каждого дела, который состоит из номеров структурного подразделения и порядкового номера дела по номенклатуре. Номера структурных подразделений, как правило, закрепляются в инструкции по делопроизводству. Индекс дела обозначается арабскими цифрами. Группы цифр индекса отделяются друг от друга знаком тире. Например, 10-3-29, где 10 ― индекс департамента, 3 ― индекс отдела департамента, 29 ― порядковый номер дела; или 1-17, где 1― индекс отдела (или направления работы), 17 ― порядковый номер дела.

Для переходящих из предыдущего года дел индексы сохраняются. Как правило, к переходящим относятся малообъемные, копийные дела, например планово-отчетная документация отдела или копии нормативных документов, регламентирующих деятельность структурного подразделения (Положение об отделе, должностные инструкции (регламенты) сотрудников и т. п.). Дела же, состоящие из 2 томов, переходящими быть не могут.

В графу 2 включается полный заголовок дела. Заголовок дела в четкой обобщенной форме отражает основное содержание и состав документации дела.

Заголовок дела с перепиской содержит следующие обязательные элементы ― указание на адресата (адресатов) и конкретные вопросы (темы) переписки. Поэтому нельзя назвать дело «Переписка по основным вопросам»; правильный заголовок ― «Переписка с федеральными органами исполнительной власти по финансовым вопросам в области социального развития» или «Переписка с органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации по вопросам трудовой миграции» и т. п.

Обобщающий термин «документы» в заголовке дела в обязательном порядке сопровождается перечислением их конкретных видов. Например, «Документы (предложения, заключения, справки и др.) по вопросам охраны труда».

Категорически не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок (например, «Разное», «Общая переписка», «Входящие документы» и т. п.), а также применение сокращенного варианта написания заголовка (например, «То же», «Переписка» и т. п.).

Заголовком дела, состоящего из одного документа, является заголовок документа.

В номенклатуре дел уже на стадии делопроизводства закрепляется раздельное формирование дел с разными сроками хранения. Так, документирование работы коллегиальных, совещательных органов (комиссий, рабочих групп, координационных советов и т. п.) отражается в номенклатуре дел обязательно двумя делами:

• протоколы заседаний совещательного органа и документы к ним постоянного хранения,

• документы (проекты, приглашения, предложения и др.) по организации работы совещательного органа временного хранения.

Например:

1	2	3	4	5
12-6-10	Протоколы заседаний Координационного совета по гендерным проблемам и документы к ним		Пост. Ст. 18 в
12-6-11	Документы (проекты, приглашения, переписка и др.) по организации работы Координационного совета по гендерным проблемам		1 г. Ст. 20

или

1	2	3	4	5
12-2-07	Протоколы селекторных совещаний о ходе проведения детской оздоровительной кампании и документы к ним		Пост. Ст. 18 г
12-2-08	Документы (проекты, извещения, повестки и др.) по подготовке к проведению селекторных совещаний о ходе проведения детской оздоровительной кампании		1 г. Ст. 20

Графа 3 заполняется по окончании календарного года, на который была составлена номенклатура дел; в ней против каждого заголовка дела проставляется количество томов (частей). На основании данных этой графы осуществляется подсчет количества сформированных дел и составляется итоговая запись о количестве дел отдельно постоянного и временного срока хранения. В этой итоговой записи, данные которой служат основой для планирования работы по приему документов в архив организации, реализуется учетная функция номенклатуры дел.

2.Форма итоговой записи не регламентируется в нормативных документах. Предлагаем возможный вариант итоговой записи к номенклатуре дел:

3.Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в ____ году

По срокам	Всего		В том числе:
хранения				переходящих	с отметкой «ЭПК»
1		2		3	4
Постоянного
Временного (свыше 10 лет)
По личному составу
Временного (до 10 лет)
Итого

В графе 4 номенклатуры указывается срок хранения дела со ссылкой на статью нормативного документа, устанавливающего сроки хранения.

Сроки хранения документов определяются в типовых и отраслевых перечнях документов с указанием сроков хранения. Основными среди них являются: «Перечень типовых архивных управленческих документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» (М., 2010), «Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения» (М., 2007).

При включении в номенклатуру дел, не предусмотренных соответствующими перечнями документов, сроки хранения определяются путем их оценки специалистами и членами экспертной комиссии организации по предложению соответствующего структурного подразделения, исходя из научно-исторической и практической ценности документов.

Дополнительная отметка «ЭПК» (экспертно-проверочная комиссия) к конкретному временному сроку хранения (например, «5 лет ЭПК») означает, что часть документов в этих делах может иметь научно-историческое значение и по результатам экспертизы ценности документов в установленном порядке должна включаться в состав архивного фонда организации.

Например, в деле переписки с вышестоящей организацией (срок хранения ― 5 л. ЭПК, ст. 33) наряду с оперативной перепиской может находиться аналитическая документация (справки, обзоры и т. п.), имеющая историческое значение.

Отметка «ДМН» (до минования надобности) в 4 графе номенклатуры дел обозначает, что документация имеет только практическое значение. Срок ее хранения определяется непосредственно в организации или ее структурном подразделении, но не менее 1 года. Как правило, такой срок относится к копийной документации.

Например,

11-2-02

Приказы Росстата об утверждении форм федерального государственного статистического наблюдения. Копии

ДМН

Отметка «ДЗН» (до замены новыми) обозначает, что документы (как правило, положения, инструкции, регламенты и т. п.), сохраняются до истечения срока их действия и утверждения новых документов.

Например,

12-6-15

Положение об отделе, должностные регламенты сотрудников. Копии

ДЗН

Переходящее. Подлинники 10-4-26

Исчисление срока хранения документов производится с 1 января года, следующего за окончанием их делопроизводства. Например, исчисление срока хранения дел, законченных делопроизводством в 2016 г., начинается с 1 января 2017 г.

Графа 5 «Примечание» служит для указания следующих дополнительных сведений:

а) о месте хранения подлинников документов в случае, если в структурном подразделении формируется дело из их копий;

Например,

13-1-11

Государственные контракты, по реализации мероприятий Государственной программы «Доступная среда на 2011-2015 гг.». Копии

ДМН

Подлинники в Финансовом департаменте

б) о переходящих делах;

Например,

13-5-07

Документы (информации, справки, докладные записки и др.) по оперативной деятельности отдела

ДМН Ст. 474

Переходящее

в) о должностном лице, ответственном за формирование данного дела;

г) о ведении документов в электронном формате (отметка «ЭД» ― электронный документооборот);

Например,

13-4-05

Переписка с департаментами Министерства по вопросам организации деятельности учреждений медико-социальной экспертизы

5 л. Ст. 84

ЭД

Применение отметки «ЭД» связано с внедрением электронного документооборота. Так, для федеральных органов исполнительной власти в настоящее время является обязательным переход на безбумажный документооборот при организации внутренней деятельности. В этой связи в соответствии с рекомендациями Росархива (письмо Росархива от 29.04.2011 № 6/850-А) разрабатываются перечни документов, создание, хранение и использование которых осуществляется в форме электронных документов при организации внутренней деятельности. Например, в Минтруде России такой перечень утвержден приказом от 23 мая 2013 г. № 212. Состав документов, определенных для существования только в виде электронных версий, может быть применим и для других организаций ― это документы временного срока хранения: проекты нормативных, распорядительных, организационных и иных документов; плановые, отчетные документы, подлежащие обобщению; информационные документы; справочные документы; документы по оперативным вопросам; внутреннюю переписку; документы по регистрации, учету и контролю и др.

Номенклатура дел ― это систематизированный перечень документов, т. е. документы располагаются по определенной системе. Как правило, номенклатура дел строится по структурной схеме, т. е. разделами и подразделами номенклатуры дел являются названия структурных подразделений, которые располагаются по порядку закрепленных за ними индексов. Вместе с тем в небольших организациях, не имеющих закрепленной структуры, разделами номенклатуры дел могут служить направления деятельности (например, организационная работа, финансирование, бухгалтерский учет, кадровое обеспечение и т. п.).

Внутри разделов и подразделов номенклатуры дел документы также располагаются в определенном порядке, в первую очередь ― по их значимости. Порядок расположения дел является единым для всех разделов номенклатуры дел. Общая схема расположения дел, принятая, например, в номенклатуре дел Минтруда России, начинается с законодательной и нормативной базы деятельности, потом располагаются переписка, протоколы и другие дела постоянного хранения, тематические подборки документов, специфическая документация (финансовая, статистическая и т. п.), в завершение ― планово-отчетная и делопроизводственная документация. Переписка, протоколы, статистика и другие однотипные документы формируются блоками в одном месте. Внутри этой общей схемы документы тоже располагаются в определенном порядке с учетом значимости и взаимосвязей документов. Например, блок переписки по значимости документов выстраивается следующим образом:

• с федеральными органами исполнительной власти,

• с подведомственными федеральными органами исполнительной власти,

• с органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации,

• с подведомственными организациями,

• с прочими организациями.

В соответствии с нормативными требованиями номенклатура дел составляется ежегодно в 4-м квартале текущего года на следующий год на основании изучения состава, содержания и количества документов, образующихся в деятельности каждого структурного подразделения организации. В крупных организациях со сложной структурой работу по подготовке номенклатуры дел целесообразно начинать еще раньше. Обычно подготовка номенклатуры дел начинается ещё в 3-м квартале предшествующего года (сентябрь), когда управление делами (служба ДОУ) направляет во все структурные подразделения письмо о подготовке номенклатуры дел с указанием срока представления проектов номенклатур дел департаментов и отделов. К письму прилагается форма номенклатуры дел, а также краткие указания по ее заполнению.

Разработанные в соответствии с вышеизложенными требованиями проекты номенклатур дел структурных подразделений представляются в архив организации. Проекты анализируются, при этом особое внимание уделяется полноте состава документов, включению в номенклатуру дел аналитической документации, документов коллегиальных и совещательных органов (комиссий, рабочих групп и др.), документов, отражающих новые направления деятельности (например, в номенклатуре дел Минтруда России на 2017 г. отражены такие новые направления работы, как обучение компьютерной грамотности пожилых людей, внедрение Перечня тяжелых работ, при выполнении которых запрещается применение труда женщин, и др.).

Отдельные ошибки устраняются в рабочем порядке. В случае если проект номенклатуры дел не соответствует предъявляемым требованиям и составлен с серьезными недостатками (нарушена систематизация дел, заголовки дел не содержат всех необходимых элементов, неправильно применяются статьи перечней и т. п.), готовится заключение с разъяснениями допущенных ошибок, а также исправленный вариант проекта номенклатуры дел, который направляется в структурное подразделение для согласования. Уточненные и доработанные проекты номенклатуры дел структурных подразделений включаются в сводную номенклатуру дел организации.

Номенклатура дел организации выносится на рассмотрение экспертной комиссии. Согласованная ЭК номенклатура дел на очередной год представляется в установленном порядке на утверждение руководителю организации. Выписка из утвержденной номенклатуры дел организации направляется в структурные подразделения для практического применения.

Номенклатура дел лежит в основе правильной и эффективной организации делопроизводства, поэтому стоит потратить время и силы на ее качественную подготовку.