Управленческие документы в формировании моделей поведения в обществе

Автор: Сафиуллина З.А.

З.А.Сафиуллина, д-р пед. наук, проф.

  • Виды управленческих документов

  • Управленческие документы как способ поддержания общественных отношений

  • Значение реквизитов документов

Управленческие документы составляют важнейшую часть в структуре документального потока. Они появились и существуют как отражение и следствие складывавшихся в обществе отношений, так и средство их формирования. Основная их особенность, в отличие от документов другого назначения, ― отражать и стимулировать в обществе нормированные отношения.

Первоначально поведение людей определяли нравственные и религиозные смыслы, нашедшие закрепление в религиозных и моральных трактатах многих народов, а их переводы служили источниками и межнациональных отношений.

В обществах вырабатывались документы, отражавшие правила и модели общечеловеческого поведения, основанные на сакральных ценностях. Содержание некоторых моделей определялось ценностями конкретного общества. Эти модели закреплялись в конституциях, законах. Моральные принципы документировались и в различного рода программах, уставах, инструкциях общественных партий, социокультурных групп.

Отношения этикета в отдельных странах (например, во Франции) выражались в специальных «этикетках», содержавших правила, модель поведения в высших слоях населения.

Сакральные морально-этические нормы прописывались в моральных кодексах, меморандумах, хартиях. Подобного рода документы нацелены на отражение современных этических моментов в решении сложнейших проблем развития мира: всестороннего взаимодействия стран и решения вполне конкретных вопросов сохранения мира, культурных, дипломатических, экономических, эколого-климатических, профессиональных и других проблем. К примеру, хартии определяют развитие тех или иных направлений по взаимодействию в разных видах деятельности одного государства или многих государств. И специально создавались документы, определявшие конкретную модель протокольного поведения государств при дипломатическом взаимодействии.

Управленческие документы воссоздают культурно-организационную структуру общества и служат инструментом понимания модели общества и его структур и даже мира в целом в тот или иной исторический период.

Условно управленческие документы дифференцируемы по принципу формирования моделей поведения: общенормативного, нравственно-этического, жизненного, социального жизнеобеспечения, международного, государственного, профессионального. Общее во всех документах ― нормирование тех или иных процессов, поведения. Отличие ― в степени нормирования, жёсткости выражения норм, от глобальности содержания до конкретно-инструктивного применения. Их можно подразделять и в зависимости от выраженности в них ценностей и смыслов: 1) международные документы, глобально нормирующие поведение государств и людей; 2) документы отдельных государств и народов; 3) документы отдельных местностей; 4) документы по управлению в рамках профессии; 5) документы личностные.

Одна из первоначальных форм управления, как известно, иерархическая. Она сохраняется и сегодня, отражаясь в иерархии документов. Используя для анализа документы разных видов, можно в определённой мере воссоздать модели поведения масс, групп людей, модели влияния лидеров на деятельность людей. Источниками представления моделей индивидуально-личностного поведения людей и профилирование социальной памяти посредством выделения роли личностей в социальных процессах являются документы по личному составу, архивы личных документов.

В современных процессах управления отмечаются и изменения. Заметна вариативность управленческих действий, характеризующаяся манёвренностью, диалогами, стремлением к сотрудничеству, партнёрству, выгодным взаимодействием.

Документы международного значения должны максимально соответствовать сакральным ценностям, быть освобождены от узкокультурных интересов той или иной стороны, в противном случае соглашения работают неэффективно. Разновидностью документов международного значения являются документы, принятые и значимые для сопредельных местностей и выстраивающие модель действий именно для них (например, кодекс Европейского Союза). В международных документах и документах отдельных государств выстраиваются модели поведения масс. Такими документами являются стратегически направленные программы, хартии, меморандумы, проекты и т. д. Международные документы моделируют поведение людей в широкой пространственно-территориальной коммуникации. Постоянно увеличивающееся в мире количество соглашений, контрактов ― свидетельство расширения тенденции развития субъект-субъектных отношений: партнёрства, диалога в государственно-официальной, профессиональной, деловой сферах. Соответственно, приобретают значение документы, выражающие и протоколирующее сотрудничество.

В случаях угрозы со стороны отдельных стран другим странам и миру начинают играть роль международные организации и принимаемые ими документы (конвенции, декларации, программы ООН).

На современном этапе международные связи укрепляются через установление институционального взаимодействия профильных ведомств и организаций. Организующая роль высших эшелонов власти выражается через создание условий на саммитах, межгосударственных встречах для заключения соглашений между отраслевыми структурами. Налицо тенденция цементирования международных отношений не только на уровне взаимодействия глав государств, но и через развитие международных конкретно-институциональных связей (профессиональных, коммерческо-деловых, культурных).

Документы отдельных государств отражают их национальные интересы. Государственные документы демонстрируют и внедряют в сознание модели поведения в соответствии с культурой, идеологией, другими нормами её общественно-государственного устройства. В содержании отдельных из них подчёркивается связь с международными документами. Серьёзные нормы и законы социального поведения, вытекающие (проистекающие) из прав, обязанностей и интересов граждан, отражаются в документах высокой степени нормирования. В отличие от документов, мягко и последовательно приобщающих к нормам социального поведения, высоконормативные документы предъявляют более высокие требования к обязанностям отдельного индивида или групп людей перед другими людьми и обществом в целом.

Это ярко проявляется в профессиональной деятельности людей в связи с постоянным ростом знания и информации. Настоящая профессионализация знания и деятельности относится к XIX веку. В начале XX века она сопровождалась развитием бюрократических процессов и документированием в совершенствовании управления. На современном этапе в дополнение к общенормативным документам профессиональная деятельность регулируется гостами, конструкторско-технологической и патентной документацией, кодексами профессионального поведения. Некоторые из этих документов поднимаются на международный уровень использования в профессии.

В профессиональной деятельности документы очевидно отражают профессиональную специфику. Многие профессии предполагают обязательное нормирование процессов деятельности, их стандартизацию и унификацию, контролирование с помощью стандартов, лицензий, сертификатов. Отмечается проникновение документирования в процессы, которые ранее управлялись только в устной форме.

В профессиональной деятельности, особых её отраслях, развиты инструктивные документы. Они относятся к документам, организующим тактическое поведение, определяющие последовательность и рамки действий потребителей. Особенно значимы они в опасных профессиях, а также для не вполне компетентных потребителей с указанием для них точных характеристик продуктов и услуг и правил по их использованию.

Инструкция ― вид управленческих документов, характеризующий разные уровни исполнительской деятельности: простой ― для пользования товаром и услугой или сложной ― для организационной, интеллектуальной. Модели поведения по инструкциям определяются характером инструкции.

Примером организационной инструкции, хотя она так и не обозначается, является коммуникативная схема принятия страны в Европейский союз. Она состоит из ряда последовательно принимаемых документов.

  1. Начальным документом в схеме является заявление о желании вступить в Союз, подаваемое на рассмотрение в Совет Европейского Союза.

  2. Далее необходимо одобрение заявления. Совет обращается в Комиссию с просьбой высказать мнение относительно заявления.

  3. Выражение мнения Комиссии Совету относительно заявления.

  4. Принятие решения Советом о начале переговоров по вопросу о вступлении страны в Союз.

  5. Внесение предложений о позициях, которые надлежит занять Совету в отношении страны на предстоящих переговорах о вступлении страны.

  6. Достижение соглашения по проекту договора о вступлении страны в Союз между Союзом и страной-кандидатом.

  7. Предложения Договора на рассмотрение Совету и Европейскому парламенту.

  8. Одобрение договора Европейским парламентом.

  9. Утверждение Советом договора.

  10. Официальное подписание договора о вступлении в Союз странами – членами Союза и страной-кандидатом.

  11. .Ратификация договора о вступлении в Союз странами - членами Союза и страной - кандидатом.

  12. Вступление в силу соглашения после ратификации.

Данная инструктивная схема отражает детализацию документирования действий по подготовке основного документа, характеризующего в конечном итоге модель предварительного выстраивания отношений между блоком стран и страной, претендующей на вхождение в этот блок. Подобное инструктивное документирование растянуто во времени.

Высшим уровнем инструктивных материалов является конструкторско-технологическая документация по подготовке и использованию отдельных сложных объектов. Данная документация представляет собой высокий уровень инструктивной подачи материала. Она подготавливается в процессе высокоинтеллектуальной деятельности. Её назначение ― в организации последовательно-логических исполнительских действий, строго регламентированных особенностями профессии. В условиях социального хаоса последних десятилетий сохранившаяся в архивах конструкторско-производственная документация может оказаться полезной в формировании модели преемственности профессионального поведения между разными поколениями профессионалов.

Инструкция может быть рекомендательной или обязательной к исполнению. При нарушении обязательных условий исполнения возникает необходимость использования документов с целью санкций, корректирования действий производителей, повышения качества продукции и услуг. К ним относятся документы экспертизного назначения (годовые отчёты по экспертизе, протоколы разногласий, рекламации, докладные записки и др.).

Модели поведения по инструкциям определяются самой инструкцией; сферой и целями деятельности, для которой она предназначается, степенью заложенной в ней нормированности (регламентированности).

Управленческие документы разных видов способствуют или не способствуют поддержанию общественных отношений. Они фиксируют уже имеющуюся ситуацию в управлении той или иной деятельностью, мотивируют к её возникновению или переходу на другой уровень. Модель поведения на основе управленческого документа ― это принятие или непринятие норм, правил, последовательности действий, изложенных в документе. Человек, знакомящийся с документом, экстраполирует его содержание и мотивационную основу в своё сознание. Модель поведения формируется в процессе усвоения им информации (интериоризации сознания).

Текст управленческого документа в отличие от устного воздействия обладает дополнительными мотивационными характеристиками. Его можно перечитать, увязать с другими документами и с мотивационными диспозициями потребителей (потребностями, интересами, установками). Если текст слабо согласуется с мотивационными диспозициями потребителей, он вольно или невольно ими отклоняется, не вызывая особой поведенческой активности. Это касается управленческих документов любого уровня, начиная с международного и завершая документами в небольшой организации.

Вероятность использования документа возрастает, если в нём содержится общий для субъекта и объекта (или субъекта) управления смысл. Документ ― определённый раздражитель для возникновения поведения, развития деятельности или, наоборот, для возникновения предубеждения.

Но формирование модели поведения не всегда адекватно документу. Возможны ценностные, когнитивные (обусловленные уровнем познания), герменевтические (связанные с системой понимания), нравственно-культурные, идеологические рассогласования между текстом, его автором и мотивами, действиями потребителей. Документ воспринимается конформно (вбираемо сознанием), если потребитель усматривает в его содержании важные для себя мысли, примеряет их на себя, определяется в целях поведения. Усвоение нормативного содержания осуществляется в соответствии с уже сложившимся мировоззрением, интересами и установками потребителей. Бывают ситуации, когда документ принимается на веру населением, живущим в однородной культурной идеологии. Но документы подвергаются и обструкции при конфликте интересов. В этом случае отклоняются или срываются какие-либо предложения, законопроекты.

В поведении отражаются определённые документом цель деятельности и другие мотивационные стороны, часть усвоенного из документа содержания, помогающая в определении последовательности актов поведения. Разные виды документальных коммуникаций формируют свои модели поведения (деятельности). К примеру, модель архивного дела определяется его целями и изучающим его архивоведением. Это модель удовлетворения общественных потребностей в сохранении, использовании и воспроизведении наиболее ценного и востребованного; модель удовлетворения групповых потребностей; модель личностно-ориентированных потребностей (нужд) в сведениях личного характера. Архивные документы, будучи по своему составу разными типо-видовыми, формируют управленческие модели управления и поведения «постфактум», через определённое время, востребованные другим временем, обществами с другими ценностями и обстоятельствами использования. Они проецируют прошлое в настоящее и будущее, сопрягаются или не сопрягаются со вновь народившимися ценностными информационными ориентациями. Особого внимания требуют возникшие сегодня проблемы технологического искажения достоверности отдельных документов (например, фото) и их влияния на поведение людей как в текущей деятельности, так и в случае использования в будущем для изучения нашего настоящего.

Управленческие документы создают возможность для повторения информационных сигналов в поддержании или развитии деятельности. В отличие от устной передачи информации управленческие документы формируют модели поведения, связанные с возвратом к документу для уточнения пользователем действий. Документ можно использовать многократно: перечитать, особенно если он большой по объёму, выделить какие-то мысли, прочнее запомнить содержание. На поведение влияют содержание, объём документов, их вид и назначение. Управленческий документ выступает моделью отдельных актов и процессов управления, сигнализирует потребителю о том, что и как предстоит делать.

Меньше всего мы знаем, как потребители влияют на субъекта, создателя и распространителя документов. Потребители ― до сих пор пока менее изученный компонент в системе управленческой коммуникации, хотя необходимость внимания к нему давно назрела. Картина поведения потребителя вырисовывается, например, на основе анализа массовой документации (обращений, заявлений), что позволяет корректировать контент управленческой документации и даже видовую их направленность. Появление поручений, наказов и других подобных документов ― определённое свидетельство «мягкого» управленческого реагирования на поведение людей.

Электронные документы усиливают прохождение информационных сигналов к потребителям и от потребителей к субъектам управления. Возникают модели быстродействия, ускорения процессов движения информации и деятельности. Анализ массовых документов позволяет быстрее и лучше понимать модели массового поведения, судить о процессах в обществе, в отдельных сферах деятельности.

Электронная коммуникация рождает новые документы и новые модели поведения, которые предполагают теоретическое осмысление. Сегодня в житейском и профессиональном пространстве приобретает значение плановая и отчётная финансово-экономическая документация. Экономические действия людей определяют контрольные банковские документы (чеки, отчёты), квитки о зарплате, квитанции об оплате продуктов и услуг. С их помощью люди контролируют своё финансово-экономическое положение, доходы и расходы. В электронный документооборот вводятся новые денежные единицы ― разные виды криптовалюты: лайткойны (светлые монеты), биткойны (битовые монеты с известным маршрутом движения), бикчейны (большие цепи) и др. При недостаточном ещё понимании новых денежных единиц довольно быстро возникает мотивационная активность в их использовании у определённой части населения, хорошо овладевшей навыками передачи электронной информации.

В условиях постоянного роста массива управленческих документов возрастает роль их реквизитных элементов. Они сходны с библиографической информацией, параллели с которой мы уже не один раз проводили в своих работах. Реквизиты, как и элементы библиографической информации, участвуют в компрессировании (сжатии) управленческих смыслов, возникновении и протекании первоначальной стадии информационной деятельности, в процессе которой уже начинается реализация поисковой, оценочной, коммуникативной, идентификационной, мнемической (функции социальной памяти) функций. Реквизиты и более сложные компрессирующие элементы, называемые метаданными, уже на начальной стадии использования документов побуждают к возникновению следующей стадии информационной деятельности ― обращению к основному тексту документов или отказу от этого акта. Реквизиты, также как основной текст документа, способствуют формированию мотивационных моделей поведения. Даже название организации вызывает начальную установку на использование или неиспользование документа.

Значение реквизитов ― в облегчении поиска, предварительной оценки информации, в возникновении действий. Определённая их роль заключена и в сегментном сохранении управленческих смыслов. На основе реквизита «организация» осуществляется сохранение информации об отдельных организациях и организационной структуре документационного обеспечения управления в отдельном обществе и мире в целом, его лидерстве и влиянии на социальные процессы. Наименование документа как реквизит воссоздаёт эволюцию управленческих смыслов: их иерархию, выраженность в видовой структуре документов, доминирование тех или иных смыслов. Символьные и брендовые названия усиливают интерес к документу и его использованию. Всё это в конечном счёте позволяет нагляднее представлять исторические и современные особенности управленческой деятельности, влияние на поведение людей. Исследуя те или иные разновидности управленческих документов, мы можем потенциально представить, какая модель поведения вероятна в обществе, организации, у отдельных людей. В свою очередь, мы не должны исключать дополнительные эвристические возможности самих моделей поведения как средства получения информации о других элементах документальной коммуникации, то есть о самих же документах и их создателях. Изучая мотивацию людей, их поведение, возможно корректировать и сами документы, матрицу их взаимодействия.