Задачи повышения производительности труда работников служб делопроизводства в условиях цифровой экономики

Е.В. Терентьева, канд. ист. наук, доц. ИАИ РГГУ

• Влияние информационных технологий на повышение производительности труда

• Необходимость изучения производительности труда в управлении

Производительность труда является одним из основных показателей, характеризующих экономическую деятельность объекта управления. С производительностью труда неразрывно связаны такие понятия, как объём производства (количество единиц учитываемой продукции) за установленный расчётный период времени в сопоставлении с учётными материально-финансовыми затратами (расходами). Рост производительности труда служит важнейшим условием развития экономики, поэтому необходимость повышения производительности труда остаётся актуальной и важнейшей задачей экономического развития, что неоднократно подчеркивалось на различных весьма представительных форумах авторитетными специалистами и политическими лидерами страны.

Управленческий труд ― неотъемлемая составная часть совокупной производительности труда, без которой невозможно современное производство, включает в себя определённую ответственность за состояние и решение задач повышения производительности труда.

В связи с этим представляется целесообразным рассмотреть некоторые специфические особенности современной организации управленческого труда, требующие внимания руководителей и специалистов учреждений, организаций и предприятий как государственного, так и негосударственного секторов экономики с целью определения задач и путей совершенствования управления на основе повышения производительности в первую очередь собственно управленческого труда. Необходимо учитывать сложившиеся условия быстрого расширения сферы цифровой экономики, которая не ограничивается, по нашему мнению, лишь развитием новых видов бизнеса в Интернет-пространстве, но распространяется, прежде всего, через новые компьютерные и иные инновационные технологии, практически на все виды жизнедеятельности людей, включая их взаимоотношения в обществе и государстве.

Стремительно развивающаяся информационная инфраструктура цифровой экономики образует фундамент, на котором строится управление, характеризующееся постоянно возрастающими объёмами информации, документируемой и обращающейся в электронно-цифровой форме, зачастую уже даже без использования традиционных бумажных носителей. Данная закономерность и тенденция сокращения бумажного документооборота при увеличении количественных показателей электронных документов в сфере социально-экономического управления на всех уровнях и, в частности, в государственных учреждениях, подтверждается данными мониторинга ситуации, ежегодного проводимого в последние годы ВНИИДАД по заданию Росархива.

Рост объёмов документированной информации вызывает необходимость осмысления задач и возможностей использования как традиционных, многократно проверенных предшествующей практикой научной организации управленческого труда, так и новых методов и подходов к организации информационно-документационного обеспечения управления с учётом особенностей электронно-цифрового документирования и обращения информации, по-прежнему составляющими предмет и объект управленческого труда.

Конечно, до сих пор не утратили своего значения методы регламентации и нормирования управленческого труда, оставаясь востребованными в современной практике организации управления в условиях цифровой экономики, для которой характерны изменения, вызванные применением проектно-программных методов управления, внедрением и более широким использованием новейших информационно-коммуникационных технологий, включая современную компьютерную и организационную технику, сетевые технологии и средства связи. Нужно признать, что в настоящее время в значительной мере удовлетворена потребность сферы управления на уровне учреждений, организаций и предприятий в современных информационно-коммуникационных средствах и технологиях, которые, правда, требуют постоянной модернизации и обновления.

Однако проблема организации индивидуального и коллективного управленческого труда не только не утратила своей актуальности, но даже в определённой степени обострилась, так как экономико-стоимостные и затратные показатели деятельности аппарата управления, главным образом занятого управленческим трудом, заметно возросли и продолжают расти, что отражается на производительности управленческого труда и оценке его отдельных параметров. Примером может служить такой оценочный показатель, как размер заработной платы, который, не являясь единственным в комплексе измеряемых показателей, входящих в совокупность характеристик производительности управленческого труда, убедительно иллюстрирует своё стремление к росту, причём вне явной зависимости от повышения производительности труда и роста объемов производства.

Совокупность показателей в наборе характеристик «производительность управленческого труда» должна отвечать критериям необходимости и достаточности для оптимального, наиболее эффективного по качеству организации процессов, затратам на них и результатам управления, характеризующихся достижением целей, как со стороны субъекта, так и со стороны объекта управления.

Производительность во многом зависит от технологии, то есть логики построения и технического обеспечения процессов управления. Возможность измерения затрат открывается только после формализации трудовых процессов, то есть упрощённого представления с целью последующего изучения, анализа и оргпроектирования, с чем связаны регламентация, нормирование и, вообще, совершенствование труда и управления в целом.

Для совершенствования организации труда и управления особый интерес представляют наблюдения о затратах времени и других (материальных и финансовых) ресурсов на выполнение наиболее массовых формально-логических и технических операций. В процессах управления это главным образом трудовые операции, относящиеся к работе с информацией и документацией, делопроизводством.

В ранее опубликованных в начале 2000-х годов результатах изучения затрат времени на выполнение работниками аппарата управления комплекса делопроизводственных операций, констатировалось, что в большинстве из охваченных тогда изучением учреждений и организаций наблюдалось заметное, особенно в сравнении с периодом 1960-1980-х годов, перемещение управленческих работ от категорий технических исполнителей (секретарей, машинисток, операторов) к категориям основных специалистов – ответственных исполнителей. Затраты времени этой категории на технические операции занимали до 70 % рабочего времени, а производственные потери рабочего времени составляли не менее 20-30 %.

Тогда же отмечалось, что названная категория специалистов недостаточно профессионально владеет навыками работы с компьютерной техникой, включая компьютерный набор текста, а, соответственно, требования к профессиональным знаниям не включены в профессионально-квалификационные характеристики по должностям специалистов и, естественно, не всегда учитываются при аттестации кадров.

Подобные требования, в частности необходимость профессионального владения навыками работы на клавиатуре персонального компьютера, желательно знание «слепого» десятипальцевого метода, до сих пор не включены в профессионально-квалификационные характеристики и должностные обязанности специалистов управленцев. Всё это неминуемо приводит к непроизводительным потерям рабочего времени и, следовательно, снижает производительность управленческого труда основной категории специалистов-управленцев.

Заметим, что за прошедший период произошли значительные положительные изменения в отношении уровня освоения населением страны компьютерной техники, с одной стороны, и значительным упрощением интерфейса программных продуктов, повышения удобства работы с компьютерной техникой для пользователей. Информационные технологии прочно вошли в нашу жизнь, что не могло не отразиться на навыках владения большей частью наших граждан, в особенности, конечно, молодого поколения, компьютерной и организационной техникой, применяемой, в том числе, в управленческой деятельности. Это отражается, в частности, на сокращении периода адаптации персонала при внедрении систем электронного документооборота или аналогичных им, снижении затрат времени на делопроизводственные операции и т. п.

Однако стоит отметить, что на современном этапе в условиях масштабного перехода к работе с электронными документами участниками электронного документооборота являются не только технические исполнители (делопроизводители, секретари и т. п.), руководители разного уровня, работники структурных подразделений аппарата управления, в функции которых напрямую входит работа с документами, но и представители основных подразделений организаций различных отраслей, для которых необходимость работать в информационной системе является «дополнительным обременением». В этом сегменте проблемы ещё более масштабные, требующие дополнительного изучения и особого подхода.

Типовые нормы затрат времени на работы по делопроизводству (документационному обеспечению управления), некогда утверждённые Минтрудсоцразвития, носившие рекомендательный характер, устарели. Разработка новых, соответствующих современным требованиям и условиям, в государственных масштабах не ведётся. Исключение составляют лишь отдельные работы отраслевого и корпоративного назначения, как, например, подобные нормативы Госкорпорации «Росатом», учитывающие требования организации работы с документами в условиях функционирования автоматизированных информационных систем управления.

Основное внимание при организации работ с документами во многих учреждениях и на предприятиях в настоящее время сосредоточено на использовании метода организационно-правовой регламентации работ специалистов на основе заключаемых, как правило, ежегодно так называемых «эффективных» контрактов (договоров). Эффективный контракт ― это трудовой договор с работником, в котором конкретизированы его должностные обязанности, условия оплаты труда, показатели и критерии оценки эффективности деятельности для назначения стимулирующих выплат в зависимости от результатов труда и качества оказываемых государственных (муниципальных) услуг, а также меры социальной поддержки. Эффективность данного подхода вызывает сомнения в части объективной оценки производительности труда работников в связи с недостаточной разработанностью критериев оценки этой деятельности. Во всяком случае, научно разработанных нормативов затрат рабочего времени данных подход заменить не может.

Не всегда положительным для оценки производительности управленческого труда является также широко используемый в последнее время метод аутсорсинга отдельных видов управленческих работ (кадровых, бухгалтерских, архивных и т. д.), зачастую служащий прикрытием деятельности аффилированных фирм, получающих для этого дополнительное финансирование. Снижение управленческих расходов, влияющих на показатели производительности труда, в подобных случаях выглядит искусственным.

По нашему мнению, необходимо провести под руководством Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации при участии других заинтересованных министерств и ведомств, возможно Минэкономразвития и Росархива, широкомасштабное исследование состояния проблемы производительности труда, в частности управленческого, в учреждениях, организациях и на предприятиях государственного сектора экономики, а возможно, и негосударственного, для разработки комплексных мероприятий по решению этих задач.

В составе комплекса мер следует осуществить разработку модифицированных стандартов и рекомендаций по профессионально-квалификационным требованиям к должностным обязанностям и аттестации служащих, учитывающих современные социально-экономические условия и уровень применения информационных технологий.

Представляется необходимым также организовать обучение, повышение квалификации и переподготовку специалистов по управлению электронной документацией в условиях цифровой экономики1.