Методика организации и проведения практических занятий в демонстрационных версиях облачных систем корпоративного взаимодействия и электронного документооборота

А.А. Яганова, РГГУ

• Цели и задачи практических занятий

• Содержание практических работ

В статье рассматриваются отдельные аспекты использования современных информационных технологий в процессе обучения студентов на факультете документоведения и технотронных архивов Историко-архивного института РГГУ. Предлагается методика организации и проведения практических занятий с использованием облачных систем электронного документооборота на основе современного опыта их применения на практике.

Студенты факультета документоведения и технотронных архивов Историко-архивного института РГГУ имеют возможность изучать на практике, в рамках учебного процесса, несколько систем электронного документооборота (СЭД) в соответствии с партнерскими договорами с ведущими российскими фирмами — разработчиками автоматизированных систем документационного обеспечения управления.

Для компаний, которые в данный момент соревнуются друг с другом за долю на пользовательском рынке, есть ряд преимуществ в бесплатном предоставлении вузам своих систем корпоративного взаимодействия и электронного документооборота. Поставщики ПО налаживают связи с вузами, подготавливающими для них будущих сотрудников. Кроме того, этим достигается узнаваемость программных продуктов и привязанность пользователей к определенной марке. Выпускник, знающий о преимуществах данного ПО, может в будущем, убедить своего работодателя вложиться в коммерческие эквиваленты, что приведет к росту доходов для поставщиков облачных вычислений1.

Но характеристики современного программного и аппаратного обеспечения совершенствуются практически ежедневно, и в РГГУ нет возможности так часто обновлять техническую и программную базу. Сегодня мы оказались в сильной зависимости от информационных технологий, без которых нельзя эффективно функционировать. И встают вопросы приобретения различной компьютерной техники и программного обеспечения, а также привлечение квалифицированных специалистов для обслуживания этой информационной инфраструктуры. Встала задача изучить характеристики, присущие облачным вычислениям.

Этот анализ стал причиной постепенного отхода от размещения клиентской части СЭД для практических занятий по дисциплинам, изучающим электронный документооборот, ведь сегодня вендоры разрабатывают новые облачные программные продукты, и для доступа к СЭД студентам и преподавателям нужен только Интернет. РГГУ получает программное обеспечение (демо-базу с учебными данными) бесплатно, в рамках программы «Система в Вуз», как и предыдущие системы (клиентские части), что обусловлено многолетним сотрудничеством и налаживанием новых связей с вендорами. Компании также бесплатно проводят дистанционное обучение преподавателей и предоставляют готовые комплекты учебных материалов в электронном виде.

Наиболее эффективным является использование перспективных инновационных облачных вычислений и сервисов. Система электронного документооборота, как и любая сложная корпоративная система, адаптируется под специфические бизнес-процессы компании. Это играет существенную роль при изучении демонстрационной базы и позволяет оценить функциональность, удобство и простоту использования СЭД в режиме реального времени.

Практические занятия дают наглядное представление о назначении и функциональных возможностях систем и прививают навыки работы с ними. Системы электронного документооборота являются важным этапом в процессе перехода к формированию информационного общества и оказанию государственных услуг в электронном виде. Полученные знания помогут студентам быть конкурентоспособными на рынке труда.

Цель практических занятий ― обучить практическим навыкам, которые позволили бы студентам свободно и на высоком уровне владеть программными средствами для решения задач документационного и информационного обеспечения управления.

Задачей практических занятий является освоение студентами информационно-технологических возможностей автоматизации деловых процессов, обработки и использования документальных данных, выявления возможностей программных средств для решения конкретных практических задач в области современного электронного документооборота.

С целью акцентировать внимание студентов на практической деятельности по управлению документацией в организациях рассматривается подход к реализации электронного документооборота и управлению взаимодействием на примере СЭД. Практические задания построены как задачи управления: электронными документами, деловыми процессами, договорами, совещаниями и взаимодействием с гражданами, решаемые в среде СЭД.

В процессе обучения студент погружается в среду реальной организации и может выполнять как роль инициатора (заказчика), так и исполнителя конкретной задачи управления. Контролировать ход выполнения и отслеживать местонахождение соответствующей документации от создания до завершения задачи, таким образом знакомясь на практике с полнофункциональной системой электронного документооборота и управления взаимодействием2.

Познакомиться с возможностями систем и узнать о преимуществах можно на сайтах компаний.

Вендор	Программный продукт СЭД	Сайт
Электронные офисные системы	ДЕЛО	https://www.eos.ru/
DocsVision	DocsVision	http://www.docsvision.com/
Payboy LLC	PayDox	http://www.paydox.ru/
Directum	DirectumRX	http://directum.ru
1С	1С: Документооборот	http://v8.1c.ru/doc8/
Хоулмонт	Тезис	https://www.tezis-doc.ru/features

Одним из ключевых моментов является обучение студентов азам тестирования демоверсии, в которую заведены типовые пользователи с типовыми ролями. Наличие готовых сценариев при проведении практических работ значительно упрощает студентам процесс знакомства с системой и позволяет объективнее оценить функционал новой программы.

Есть два подхода к проведению занятий:

В первом преподаватель дает теорию, а студенты выполняют практические задания к темам. Во втором преподаватель дает темы для самостоятельного изучения, а студенты используют справочную систему (F1) системы электронного документооборота, в том числе видеоролики, для изучения тем и выполняют задания. Однако надо учитывать, что не все темы следует оставлять на самостоятельное изучение, так как есть такие темы, о которых необходимо рассказать подробнее.

Для выполнения практических занятий, в которых отрабатываются методики взаимодействия и совместной работы в демонстрационной базе, студентам можно разделиться на подгруппы по 2-3 человека.

Занятия в системах электронного документооборота проводятся по темам, требующим приобретения практических навыков и закрепления теоретических знаний. Они построены в виде имитации реальных работ или технологических процессов, осуществляемых в аппарате управления. Студенты выполняют задания в среде систем электронного документооборота и управления взаимодействием.

План практических работ

Занятие 1. Компания, ее продукты и услуги.

Занятие 2. Введение в систему. Информация о работе в среде СЭД.

Занятие 3. Исследование автоматизированного рабочего места. Личные папки.

Занятие 4. Информация о работе с папками, карточками, файлами.

Занятие 5. Работа с регистрационными карточками входящих, исходящих и внутренних документов.

Занятие 6. Работа с проектами документов. Связывание документов.

Занятие 7. Формирование задач и заданий. Выполнение заданий. Учет рабочего времени.

Занятие 8. Согласование документов.

Занятие 9. Поиск документов, задач, заданий в СЭД.

Занятие 10. Формирование отчетов и анализ данных модуля.

Содержание практических работ

Занятие 1. Компания, ее продукты и услуги

Изучается контент официального сайта компании. Анализируются данные о разработанных программных продуктах и предоставляемых компанией услугах.

Занятие 2. Введение в систему. Информация о работе в среде СЭД

• назначение и архитектура системы, основные понятия и определения, общие принципы работы;

• функциональные возможности системы, опционные подсистемы;

• ролевые функции должностных лиц и общая схема работы в системе;

• состав и структура системных справочников, порядок формирования и общие вопросы технологии их ведения;

• вход в систему;

• особенности интерфейса и основные приемы работы в системе;

• доступ к функциям, особенности интерфейса и основные приемы работы в системе.

Основным инструментом работы пользователя в среде СЭД является навигатор, принцип работы которого аналогичен принципу работы проводника Windows. В навигаторе отражается дерево папок, в общем случае ― сложной структуры, которое по назначению и принципу работы также аналогично дереву папок, которое можно видеть в проводнике, однако, в отличие от проводника, папки навигатора содержат не файлы, а карточки.

Основными карточками, с которыми работают пользователи, являются карточки документов различных типов.

Карточка документа представляет собой максимально подробное описание отдельного документа: тип, дата создания, фамилия лица, зарегистрировавшего документ, сведения о содержании, ссылки на другие документы, а также может включать в себя графический файл с изображением отсканированного бумажного документа и файл, содержащий распознанный текст документа. Каждый из указанных выше элементов или ссылки на них содержатся в отдельном поле карточки.

Карточки размещаются в папках в соответствии с установленными в организации принципами, однако чаще всего дерево папок строится в соответствии со структурой организации, наглядно отображая иерархическую подчинённость её подразделений, а также принадлежность каждого сотрудника к определённой структурной единице.

Во избежание многократного повторного ввода одной и той же информации, а также исключения возможных ошибок предусмотрен набор справочников ― каталогов различного назначения, содержащих информацию, сгруппированную по определённым критериям. Включаемая в справочники информация используется при заполнении некоторых полей карточек документов, позволяя избежать ввода заведомо неверных сведений (например, в тех полях, где должны указываться данные о сотрудниках организации, невозможно ввести запись о несуществующем сотруднике).

Помимо карточек документов, платформа позволяет организовать упорядоченное хранение файлов любого формата, содержащих информацию в текстовой, графической, табличной или другой форме. Для этого в механизме платформы предусмотрен особый вид карточки ― карточка файла.

Для всех типов карточек предусмотрен механизм поиска, который может осуществляться по записям в полях карточек, тексту прикреплённых к ним файлов и совокупности условий в любом сочетании.

В зависимости от назначения документов, а также выполняемых сотрудниками обязанностей предусмотрена система безопасности, позволяющая разрешать или запрещать сотруднику (группе сотрудников) доступ к любому виду данных в целях ограничения доступа к хранящимся сведениям и гарантии сохранности всей используемой информации.

К дополнительным средствам, обеспечивающим безопасность данных, относятся возможности шифрования и/или добавления к документам электронной подписи (при наличии соответствующих сертификатов).

Занятие 3. Исследование автоматизированного рабочего места. Личные папки

• изучение интерфейса рабочего места конкретного пользователя;

• настройки системы на рабочем месте пользователя, особенности обеспечения работы пользователей системы с учетом их должностных обязанностей;

• назначение и выполнение пользовательских настроек;

• пользовательские списки;

• работа с личными папками;

• создание папок и размещение в них документов.

Занятие 4. Информация о работе с папками, карточками, файлами

Иерархию папок с карточками и права пользователей на доступ к папкам настраивает специалист по внедрению системы.

В корневой ветви дерева папок располагаются системные папки, которые не могут удаляться пользователями, и как минимум одна пользовательская папка.

Она может иметь другое название, назначенное при внедрении, и может содержать произвольный набор вложенных папок, в том числе ― со сложной древовидной структурой, которая отражает либо организационную структуру (папки филиалов, департаментов, входящих в них отделов, лабораторий и т. д.), либо специфику профессиональной деятельности, либо и то, и другое.

Пользовательские папки могут создаваться и удаляться в зависимости от прав, которые имеет тот или иной пользователь. К пользовательским относится и «Персональная папка пользователя» ― это папка, которая создаётся для пользователя, включённого в справочник сотрудников. Папка также может иметь сложную структуру, которая создаётся самим пользователем или специалистом по внедрению системы.

Информация о работе с карточками. В СЭД используют в качестве элементов операционной среды карточки различного вида и назначения.

Одни карточки представляют собой максимально подробное описание отдельного документа: тип, дата создания, фамилия лица, зарегистрировавшего документ, сведения о содержании, ссылки на другие документы, а также могут включать в себя графический файл с изображением отсканированного бумажного документа, файл, содержащий распознанный текст документа или любой другой сопутствующий файл.

Другие карточки предназначены для совершения определённых операций делопроизводства: наложение резолюций, визирование, утверждение документов, подготовка отчётов, контроль выполнения заданий и т. п.

Ряд карточек имеют вспомогательное назначение: ведение справочников, поиск документов, настройка параметров и т. п.

Имея достаточно сложную структуру, каждая карточка позволяет регистрировать одну единицу хранения (например, документ). В общем случае карточка включает несколько именованных вкладок, каждая из которых содержит специфическую информацию о документе или другом объекте, для описания которого создавалась карточка. Каждая вкладка состоит из одной или более секций (разделов), которые представляют собой группу полей, содержащих связанную информацию.

Поле карточки предназначено для описания одного из атрибутов объекта, например автора документа, даты регистрации, номера и т. д.

Каждое поле может содержать только определённый тип данных: это может быть произвольная текстовая информация, числовое значение, дата и время и т. д. Некоторые поля могут заполняться только данными, которые уже имеются в системе. Например, автором, исполнителем и лицом, подписавшим документ, могут быть только сотрудники организации, зарегистрированные в справочнике сотрудников и т. д.

Карточки, реализованные в различных СЭД, могут отличаться набором вкладок, полей, их названиями и поведением. Более того, карточки могут несколько отличаться в различных внедрениях даже в рамках одного приложения благодаря возможности гибкой перенастройки системы под требования конкретного заказчика, но все они строятся на основе общего набора элементов.

Основными карточками, с которыми работают пользователи, являются карточки документов различных типов.

Информация о работе с файлами. Помимо сведений о документе, которые заносятся в поля карточки документа, к ней могут присоединяться файлы, содержащие текст документа, его графическое изображение, а также различную связанную с документом вспомогательную информацию (схемы, графики, таблицы, иллюстративный материал).

Файлы могут присоединяться к карточке документа разными способами и с различными параметрами, от указания которых зависят дальнейшие возможности работы со связанным файлом.

Возможны четыре способа добавления файла в карточку документа: с помощью карточки файла; из существующего файла; созданием карточки из шаблона, содержащего связанный файл; сканированием бумажного документа.

Занятие 5. Работа с регистрационными карточками входящих, исходящих и внутренних документов

• назначение функции, определение РК;

• различные типы РК в системе, состав реквизитов, основные и дополнительные, заполнение обязательных и не обязательных реквизитов;

• регистрация входящих документов и писем граждан;

• регистрация создаваемых (исходящих) документов;

• работа с электронными образами документов;

• прикрепление в РК файлов документов, созданных в офисных приложениях, в том числе с использованием прилагаемых шаблонов;

• сканирование бумажного документа и прикрепление его к РК;

• возможность закрытия прикрепленного файла для редактирования, закрытие файла отдельным грифом доступа;

• возможность наложения электронной подписи на прикрепленный к РК файл;

• контроль за движением и состоянием бумажных документов: понятие Журнала передачи документа, занесение информации о передаче, списании или уничтожении бумажного документа в данный Журнал;

• печать РК, печать перечня зарегистрированных документов;

• просмотр и редактирование РК.

Занятие 6. Работа с проектами документов. Связывание документов

• назначение задачи «Работа с проектами документов»;

• общая схема работы с проектами документов;

• способы создания проекта документа;

• регистрационная карточка проекта документа (РКПД), состав реквизитов и их заполнение;

• задание маршрута движения документа: отправка проекта документа (в т. ч. электронной копии проекта приказа или любого другого документа) на согласование и/или на подпись;

• автоматическое изменение статуса проекта документа;

• множественность версий проектов документов;

• регистрация документа на основе утвержденного проекта;

• поиск по заданным параметрам регистрационных карточек проектов документов;

• понятие связки, прямые и обратные связки, симметричные связки;

• связывание документа в момент регистрации;

• связывание документов, находящихся в базе;

• ссылка на внешний (сетевой) адрес;

• заполнение карточки рабочего дня;

• хронометраж рабочего времени.

Занятие 7. Формирование задач и заданий. Выполнение заданий. Учет рабочего времени

• создание и заполнение карточки задачи;

• маршрутизация заданий;

• передача заданий в работу;

• режимы открытия и статусы карточки задания;

• работа участников выполнения задания (исполнителя, ответственного исполнителя, контролёра);

• создание подчинённых задач и заданий;

• заполнение карточки рабочего дня;

• хронометраж рабочего времени.

Занятие 8. Согласование документов

• создание карточки согласования;

• заполнение карточки согласования;

• запуск процесса согласования;

• выполнение согласования;

• создание подчиненных согласований;

• консолидация изменений.

Занятие 9. Поиск документов, задач, заданий в СЭД

• поиск по номерам;

• поиск по реквизитам РК и содержанию документа;

• поиск по резолюции;

• поиск по журналу передачи документов;

• обобщенный поиск;

• поиск проектов документов;

• обработка результатов поиска ― вывод на печать.

Занятие 10. Формирование отчетов и анализ данных модуля

• демонстрация вариантов использования стандартных отчетных форм;

• формирование запросов.

Итоговая работа по выполненным на занятиях заданиям оформляется в виде отчета в электронном виде. Включаются все исследованные студентом СЭД. Этапы тестирования системы подтверждаются скриншотами.

Структура отчета:

1. Компания, ее продукты и услуги.

2. Характеристика и возможности СЭД.

3. Тестирование системы (практикум).

При проведении практических работ используются методические материалы, разработанные вендорами3.

Проведение практических работ в среде облачных систем электронного документооборота значительно сокращает затраты на модернизацию оборудования и обеспечивает качественное обучение (в том числе дистанционное и заочное) без значительных затрат.

Сегодня на факультете документоведения и технотронных архивов ИАИ РГГУ, в учебных целях, можно бесплатно пользоваться профессиональной IT-инфраструктурой, при этом необходимо просто подключиться к Интернету. Не нужно покупать дорогостоящие программы и устанавливать их на компьютеры. Большинство необходимых функций уже реализовано онлайн. Отпадает проблема совместимости программ (и данных) с операционными системами. Программное обеспечение используется виртуально и доступно практически с любого устройства связи. Не нужно заботиться о его обновлениях, так как самые свежие версии программ всегда доступны онлайн. Имея такие преимущества, преподаватели могут приложить максимальные усилия для развития основного направления деятельности, повышения уровня профессиональной компетентности и инновационного потенциала, что повысит их конкурентоспособность.

На круглом столе, организованном ECM-Journal4, представители вузов и разработчиков ECM-систем обсуждали вопросы повышения качества образования в сфере управления информацией. И по результатам обсуждения и обмена мнениями был сделан вывод, что «в «продвинутых» вузах будущие специалисты документоведческих специальностей получают возможность поработать с несколькими системами электронного документооборота. Это здорово, так как у студентов формируются «надсистемные» знания, то есть они могут обобщить опыт использования нескольких систем и в дальнейшем оперировать понятиями более высокого порядка. Что позволяет с высоты «капитанского мостика» взглянуть на задачи организации в части управления документами»5.

Сегодня организации хотят видеть в наших выпускниках современных специалистов, которые компетентны в своей области и умеют работать с информационными технологиями, в частности с системами электронного документооборота и корпоративного взаимодействия. Наша цель ― подготовить высококвалифицированный персонал, соответствующий нуждам современного предприятия. Развитие образования в такой динамичной сфере, как электронный документооборот, ― не простой вопрос. Наша сфера узкая, специфическая и преподаватели разрозненны, удалены друг от друга, нет УМО. Поэтому мы с удовольствием обмениваемся опытом на конференциях, посвященных актуальным проблемам управления электронными документами, и решаем вместе вопросы профессиональной подготовки специалистов по управлению электронными документами.

Пусть совместные усилия повысят ИТ-грамотность наших студентов и выпускников и их конкурентоспособность при трудоустройстве.