Экспертиза ценности документов в сфере делопроизводства: актуальные вопросы современного развития

Г.Н. Ланской, д-р ист. наук, проф., декан ФДиТА ИАИ РГГУ

• Необходимость внесения изменений в нормативно-правовые документы по делопроизводству и архивному делу

• Учёт полноты информационных ресурсов при экспертизе ценности документов

Вопросы осуществления экспертизы ценности документов на стадии организации их хранения в создавших данные документы организациях, учреждениях и предприятиях имеют высокую степень актуальности в условиях современных социально-экономических отношений, основанных на постоянной конкуренции. Вплоть до принятия в 2004 г. федерального закона «Об архивном деле в Российской Федерации»1, в котором было предложено частичное решение проблемы систематического пополнения Архивного фонда Российской Федерации, и в первые годы после его принятия специалисты в области архивного дела регулярно ставили вопрос о качестве хранения, о перспективах комплектования и организации использования документов, отражающих деятельность создававшихся с этого периода и существовавших в нестабильном режиме в силу часто возникавших хозяйственных кризисов негосударственных организаций2.

Также во второй половине 1990-х и в начале 2000-х гг. исследователями ставился вопрос о качестве сложившейся документальной базы по истории развития государства и общества, ставился в исторической плоскости. Критически интерпретируя опыт управления системой создания, хранения и использования архивных документов в советский период, они предлагали не только пересмотреть утвердившуюся в нормативно-методических документах систему критериев экспертизы ценности документов государственного делопроизводства, но и в отдельных случаев провести переоценку ряда собранных в тот период документов. В наиболее категоричной форме такого рода рекомендации были представлены в работах В.А. Савина3, который в контексте развивавшейся длительное время в РГГУ традиции оппозиционного восприятия государственной политики в области архивного дела выстроил собственную аналитическую модель интерпретации опыт советского архивного строительства.

Другая, также развивавшаяся в стенах Московского государственного историко-архивного института и затем некоторое время в стенах РГГУ, концепция в области комплектования и, соответственно, экспертизы ценности документов выходила за рамки анализа информационных ресурсов, созданных в сфере делопроизводства, и распространялась на весь массив создаваемой документированной информации. В своих работах, обосновывавших и представлявших данную концепцию4, Б.С. Илизаров предлагал для обогащения документально обоснованных знаний о прошлом расширять число источников комплектования архивных документов за счёт тех организаций и граждан, которые ранее не включались в официальные списки источников комплектования и в то же время были значимыми участниками и (или) очевидцами) важных исторических событий. В своих наблюдениях и выводах он опирался на опыт деятельности созданного и длительное время возглавлявшегося им центра документации «Народный архив», документальная база которого формировалась в своём большинстве по критериям, альтернативным рекомендациям советской архивоведческой литературы.

В первой половине и в середине 2010-х гг. значительный вклад в сферу концептуального осмысления теории и методики комплектования, а также организации использования архивных документов внёс В.П. Козлов. Опираясь, с одной стороны, на свой богатый практический опыт работы в системе архивных учреждений5 и, с другой стороны, на опыт научно-исследовательской работы с источниками о различных периодах российской истории6, он сформулировал собственную систему представлений о функциях документов в социальной среде, придавая данным функциям универсальный характер7. Поставив перед собой задачу выйти за рамки существовавших ранее в достаточно разрозненном качестве информационной, управленческой и источниковедческой интерпретаций сущности документа, он рассмотрел данный объект в первую очередь как необходимый ресурс для научно-исследовательского и практического использования.

Данный ракурс, имеющий под собой весьма глубокое по смыслу содержание, встречался ранее в отдельных научных8 и учебных9 работах, выдвигает на первый план понятие документального наследия в его целостной совокупности, не разделяемой на делопроизводственные документы, публицистические документы, документы личного происхождения и некоторые другие группы информационных ресурсов. Исследовательский подход, представленный и разносторонне обоснованный В.П. Козловым, отразился в форме отчётливо выраженной методологической направленности в созданной им на кафедре архивоведения Историко-архивного института РГГУ магистерской образовательной программе «Управление документацией и документальным наследием в условиях российских модернизаций». Характерной чертой этого подхода является его отчётливо выраженный уклон в области источниковедческих и археографических разработок и вызванный данной особенностью отход от решения прикладных с точки зрения научно-исторического знания вопросов, связанных с выбором оптимальной для конкретной организации модели организации комплектования и хранения документов в масштабах информационных систем различного вида.

С точки зрения повседневно реализуемой практики работы с делопроизводственными документами, ориентируемой, в частности, на обеспечение их практического использования в различных целях, представляется необходимым изучать создаваемые в каждой конкретной организации или в конкретном учреждении документальные информационные ресурсы в непосредственной связи со структурой, функциями и профильной направленностью деятельности такой организации или такого учреждения. Учитывая при этом имеющиеся связи организации или учреждения с внешней институциональной средой управления общественными отношениями, совокупность создаваемых в организации или в учреждении документов наряду с предусмотренной информационной инфраструктурой их хранения и использования следует, на наш взгляд, рассматривать в дискретном и самодостаточном качестве.

Данный исследовательский подход, который позволяет выбрать применительно к делопроизводственным документам каждой имеющей собственный предметный и функциональный профиль организации индивидуальную схему проведения экспертизы ценности, имеет под собой как минимум три основания. Первое из них заключается в том, что процесс управления каждым конкретным документом от момента его создания до его преобразования в исторический источник имеет непрерывный характер, обусловленный информационным потенциалом, заложенным в данном документе. Второе обоснование состоит в том, что документоведение и архивоведение, имеющие признанный статус научно-методических дисциплин, помимо опоры на общенаучные методы имеют собственную методическую базу, отличающуюся ярко выраженными междисциплинарными свойствами и включающую в себя группы методов моделирования и организационного проектирования управленческой деятельности. Третье обоснование дискретного восприятия сложившейся документальной базы каждой конкретной организации или конкретного учреждения связано с тем, что помимо совокупности так называемых типовых управленческих документов, применительно к которым методика и практика экспертизы ценности определяется специальными нормативными документами10, в процессе деятельности имеющих собственный профиль деятельности организаций и учреждений создаются документированные информационные ресурсы, обладающие отчётливо выраженной тематической спецификой.

В силу наличия такой специфики и в контексте находящейся в стадии выработки государственной политики в области делопроизводства и архивного дела регулярно ставится задача формирования вначале на уровне министерств и ведомств, а затем и на уровне находящихся в их подведомственном подчинении учреждений и организаций собственных перечней архивных документов с указанием сроков хранения. Однако создание таких локальных нормативных документов не только представляет собой трудоёмкую и затратную задачу, но и имеет также не вполне практичный смысл, поскольку процесс создания новых видов документов в письменной, электронной и иной форме и исчезновение отдельных старых видов имеет мобильный, подверженный изменениям характер. Об этом свидетельствуют не только повседневная практика организационно-управленческой деятельности, но также исторически сложившиеся и неоднократно апробированные принципы преемственного между сферами делопроизводства и архивного дела учёта архивных документов, среди которых наряду с принципами централизации и унификации важное место занимает принцип мобильности.

В связи с обозначенными обстоятельствами, а также с наличием в институциональной среде большого числа значимых организаций, передающих на постоянное хранение в государственные и в отдельные уполномоченные для осуществления подобного режима хранения документов ведомственные архивы, представляется необходимым инициировать ряд изменений в сфере нормативно-правового регулирования системы делопроизводства и особенно системы архивного дела в Российской Федерации. Их подробное и аргументированное изложение было представлено в недавно опубликованной на страницах журнала «Отечественные архивы» статье М.В. Ларина11.

В контексте нашего исследования следует подчеркнуть, что помимо очевидно назревших новаций, обусловленных развитием электронного документооборота, созданием архивов электронных документов, установлением статуса прямой юридической силы норм обеспечения прав собственности на документированные результаты интеллектуальной собственности, целый комплекс юридических изменений предполагает корректировку целой системы теоретических понятий. Помимо очевидных коллизий, связанных со спецификой соотношения понятий «архивного документа» и «документа Архивного фонда Российской Федерации» и необходимости, по нашему мнению, учёта документированной записи в качестве и единицы учёта, и единицы хранения электронных делопроизводственных документов, методологически важным является внедрение в юридическую практику понятия «документальный фонд организации», тем более что оно уже было апробировано в ряде подзаконных актов. Обосновывая необходимость легитимации данного понятия, М.В. Ларин в указанной выше статье, в частности, пишет: «Введение данного понятия в закон наряду с понятием Архивного фонда Российской Федерации позволит законодательно регулировать жизненный цикл документов от момента их создания в делопроизводстве до выделения к уничтожению или перехода в категорию архивных документов на единой правовой основе, чётче обозначить границы ответственности архивистов и специалистов служб делопроизводства за свои сферы деятельности и комплексы документации»12.

Помимо рассмотренных выше вопросов теоретической интерпретации сущности делопроизводственных документов в качестве инструментов управленческой деятельности и одновременно объектов документального наследия и определения их юридического статуса в институциональной среде в качестве дискретно обособленной ресурсной базы конкретных организаций и учреждений применительно к экспертизе ценности создаваемых в делопроизводстве документов существуют два методических вопроса. Они заключаются в определении степени полноты документирования областей деятельности конкретных организаций и учреждений с помощью созданной информационно-документационной базы и в выработке методики анализа делопроизводственных документов, содержащих информацию, повторяющуюся в формах поглощённости и вариантности.

Данные вопросы ранее практически не ставились как в рамках архивоведения, так и в рамках документоведения. В период, предшествовавший созданию в России государственной архивной службы, ему не уделялось внимания в связи с тем, что имевшие свои собрания документов министерства, ведомства и иные институционально оформленные структуры могли самостоятельно распоряжаться созданными или собранными в процессе их деятельности информационными ресурсами. Затем, после создания системы государственных архивных учреждений, между ними, с одной стороны, и структурами, создававшими имевшие постоянный или долговременный срок хранения документы, была выстроена вполне жёсткая вертикальная связь, оформленная с помощью нормативных и нормативно-методических документов, устанавливавших критерии отбора документов на постоянное хранение и сроки их передачи на государственное хранение. Близкий по своей сути вертикальный порядок движения ценных с точки зрения хранения и использования документов был установлен также в рамках определения связи между ведомственными и негосударственными архивными учреждениями, с одной стороны, и источниками их комплектования, с другой стороны. Именно по этой причине после предпринятой на основании специального указа Президента РСФСР от 24 августа 1991 г.13 национализации и передачи в государственную собственность документов бывших организаций КПСС сотрудникам государственных архивов не пришлось моделировать или адаптировать к новым условиям систему организации хранения и учёта документов, сформированную по институциональному и в его рамках по номинальному принципу.

Складывавшаяся и во многих отношениях сохраняющаяся система определения ценности делопроизводственных документов не подвергается ревизии в силу удобства своего использования как сотрудниками архивных учреждений, так и работниками служб делопроизводства, поскольку им не приходится при её наличии выходить за рамки технологического цикла приёма-передачи документов. Однако практический опыт указывает на то, что учёт в рамках оценки документов исключительно номинальных параметров, обозначенных в нормативных и нормативно-методических документах, способен охватить, главным образом, источники документированной информации, отражающие управленческую деятельность в организации или в учреждении. Тем самым он оставляет за рамками экспертного внимания значительный комплекс делопроизводственных документов, фиксирующих и отражающих основную деятельность организации и остающихся на архивном хранении именно в ней вследствие своей неучтённости сформированными нормативами. Такая широко распространённая практика, придающая данному комплексу информационных ресурсов по существу второстепенную значимость, приводит к существенным изъянам в сфере организации хранения, учёта, описания и, наконец, в области использования документов. В качестве распространённого, имеющего ключевое значение недостатка такого рода является широкое использование обобщённых по отношению к тематическому объекту документирования заголовков «документы» и «материалы», в рамках раскрытия которого перечень хранящихся в деле информационных ресурсов раскрывается далеко не в полном объёме.

С учётом того, что формирование дел или других разновидностей единиц хранения (например, альбомов документации) должно с точки зрения будущего использования достаточно полно раскрывать определённое тематическое направление деятельности организации или учреждения, большое внимание при экспертизе ценности делопроизводственных документов должно уделяться содержательной комплектности объединяемых в состав дела документов. Сотрудник архива организации самостоятельно или совместно с делопроизводителем должен по существу встать на позицию будущего потенциального пользователя и ответить на вопрос о том, смогут ли дать собранные делопроизводственные документы исчерпывающее или достаточно полное представление о сущности и о значимых свойствах объекта документирования, в качестве которого выступает конкретное событие или явление. Создаваемая далее система учётных и поисковых средств, представленная в виде информационной системы, объединяющей в себе элементы книги (или журнала) учёта и внутренней описи, при наличии достаточной полноты состава и содержания документов в деле существенно облегчит его поиск и использование, а не станет, напротив, препятствием для эффективной практической работы. Именно исходя из этой имеющей фундаментальное значение логики Международным советом архивов в начале 2000-х гг. был разработан и в 2003 г. утверждён международный стандарт архивных авторитетных записей для организаций, лиц и семей14, обеспечивший на нормативно-методическом уровне связь между создателями представляющих общественно-историческую ценность документов и архивами, принимающими такие документы на постоянное хранение.

Также актуальным является рассмотрение и решение вопроса об экспертизе ценности делопроизводственных документов, содержащих поглощённую или вариантную повторяющуюся информацию. Его игнорирование может приводить к существенным трудностям при регулировании ситуаций выборочного приёма документов организации на постоянное хранение или в случае существования практики полного приёма к тому, что исследователи без ощутимого эффекта могут длительное время искать перспективные для изучения определённого события или явления источники информации.

Для решения данного вопроса, который признаётся крайне сложным даже специалистами, уже выработавшими применительно к его решению методические рекомендации15, представляется необходимым определение в каждой организации, относящейся к определённой отраслевой и тематической группе, стандарта документирования конкретных событий, процессов и явлений. Его содержание сможет, в частности, определить, какие аспекты, относящиеся к данным объектам документирования, могут и должны быть представлены не только в целостном виде, но и в отдельных наиболее значимых деталях, что позволит сформировать качественные характеристики вариантной делопроизводственной документации. При решении проблемы поглощённости информации в отдельных делопроизводственных документах представляется необходимым вести целенаправленный учёт всех документов, созданных для фиксирования конкретного события в его содержательной полноте и последовательном развитии. В этом случае специалисты служб делопроизводства смогут выявить ситуации как избыточного, так и в отдельных случаях недостаточного документирования определённых явлений и процессов.

Исследование рассмотренных в данной статье актуальных вопросов экспертизы ценности документов в сфере делопроизводства сможет, на наш взгляд, способствовать ещё большему повышению статуса документоведения в качестве научно-методической дисциплины и в новом контексте определить его связь с архивоведением в системе областей информационного знания. Такая задача выглядит актуальной и с точки зрения существующей практики профессиональной подготовки специалистов в области документоведения и архивоведения, доминирование в которой прикладного, технологического компонента оттеняет для учащихся исследовательские компоненты практической деятельности и представления о соотношении в их подготовке фундаментальных и частных, имеющих в некоторой степени «ремесленную» окрашенность знаний. Сфера экспертизы ценности делопроизводственных документов является благодатной почвой для развития как у формирующихся, так и уже у опытных специалистов элементов творческого инновационного мышления по отношению к реализуемой ими профессиональной деятельности.