Информационные технологии в использовании архивных документов: история и современное состояние

Обратиться к проблеме внедрения информационных технологий в использовании документов Архивного фонда РФ побудили впечатления от практики студентов факультета архивного дела в Центральном государственном архиве Московской области (ЦГАМО). В рамках действующего договора о сотрудничестве ЦГАМО и РГГУ студенты бакалавриата проходили в архиве практические занятия по дисциплине «Создание и эксплуатация архивов оцифрованных документов». Сопровождая студентов, я испытала невольное чувство гордости за свою профессию и за то, что все же дожила до того дня, когда молодые, продвинутые сотрудники отдела использования ЦГАМО будут обсуждать со студентами проблемы «тяжелых» форматов для хранения графики.

В рамках государственной программы «Цифровая экономика» в ЦГАМО корпорацией «ЭЛАР» реализуется масштабный проект по созданию электронного фонда пользования (ЭФП). В настоящее время оцифровано более 100 000 ед хр., работа сопровождается реставрацией метрических книг и других источников. Также студенты ознакомились с поисковой системой «Каисса-архив», которая будет соединена с копиями ЭФП, электронными системами климат-контроля и автоматизированными рабочими местами (АРМ) сотрудника читального зала и читателя.

В своем развитии информатизация использования прошла долгий путь, который начался еще в конце 1980-х гг. Использование документов — направление работы архивов, которое позволяет подвести итог и поставить «оценку» всей деятельности архива в целом, поэтому одним из первых подверглось всесторонней информатизации. Создание БД началось с решения задачи исполнения запросов, лавинообразный рост которых наблюдался в 1990-е гг. Задачи информатизации использования на каждом этапе шли от практики и возникали на уровне архивов, а затем перерастали в задачи, решаемые на уровне всей архивной отрасли.

На первом этапе, в 1990–2000-е гг., мы можем выделить следующие функции архивов в области использования, в которых применялись информационные технологии:

— исполнение запросов органов государственной власти, местного самоуправления, прежде всего социально-правовых запросов граждан (соблюдение сроков исполнения запросов, итоги: количество положительных и отрицательных ответов, непрофильных запросов);

— для учета интенсивности и эффективности использования (получения статистики обращений в архив по различным фондам, тематике, категориям пользователей, периодам и другим критериям для анализа и прогнозирования деятельности) — это направление информатизации было характерно и для архивов организаций, и для государственных и муниципальных архивов;

— для усовершенствования информационного обслуживания в читальном зале (БД по картотекам исследователей (пользователей), тематике работы, учету копирования документов, связь читальный зал — хранилище через электронную форму заказа — требования);

— в области публикации документов — использование современных издательских систем для подготовки оригинал-макетов изданий, издание документов на СD-ROM и в интернете; БД по учету публикаций.

Два последних направления были характерны для государственных и муниципальных архивов.

Базы данных по контролю исполнения запросов стали создаваться с начала 1990-х годов во многих архивах, прежде всего региональных, где количество социально-правовых запросов было выше, чем в федеральных — Главархиве г. Москвы, ЦГА МО, Марийском республиканском Центре хранения документов по личному составу, ЦГА Алтая, Удмуртской республики, Чувашской республики, республики Хакассия, архивных учреждениях Ханты-Мансийского автономного округа, областных и краевых архивах. В большинстве архивов базы данных содержали сведения о социально-правовых или социально-правовых и тематических запросах. Например, подсистема «Использование документов Архивного фонда Москвы» (Главархив г. Москвы) представляла собой электронную картотеку социально-правовых, тематических и консульских запросов. Ведение БД в сетевом режиме позволяло сотрудникам различных подразделений объединения регистрировать, ставить запрос на контроль, вносить данные об исполнении и снимать его с контроля. В ряде архивов создавались базы данных, которые регистрировали не запросы, а личные обращения в приемную архива, а также совмещались с поисковыми сведениями о местонахождении документов по личному составу. Например, в Главархиве г. Москвы была создана система «Учет обращений граждан в приемную объединения Мосгорархив» для анализа данных об обращениях (по телефону, ходе приема граждан и заявлений от них, выдачи архивных справок) поквартально и за год по тематике, а также получать статистические данные в абсолютном и процентном выражениях. Поскольку задача контроля исполнения запросов была важна для всех архивных учреждений, во ВНИИДАД была создана первая общеотраслевая программа по использованию — «Учет использования документов архива», предназначенная для решения задачи автоматизации учета использования документов во всех архивных учреждениях.

Типичный пример базы данных по контролю исполнения запросов граждан — программа ГА Мурманской области «Регистрация запросов граждан социально-правового характера» (1998). Если рассмотреть поля БД, она немногим отличается от обычной системы электронного документооборота, где регистрируются, в частности, письменные обращения граждан. Ниже приведены информационные характеристики запроса.

1. Регистрационный индекс.

2. Заявитель.

3. Объект.

4. Годы работы.

5. Вид запроса.

6. Вид поступившего документа (по почте, анкета, заявление на личном приеме).

7. Регистрационный индекс.

8. Дата получения запроса.

9. Вид запроса (по классификатору).

10. Объект запроса.

11. Автор запроса.

12. Автор запроса.

13. Адрес, по которому направлен ответ.

14. Краткое содержание запроса.

15. Журнал контроля за ходом исполнения запроса.

16. Резолюция (дата, автор, содержание).

17. Отметка о контроле.

18. Срок исполнения.

19. Исполнитель.

Однако эта, казалось бы, обычная электронная карточка регистрации документа может быть использована для получения широкого круга отчетов:

— анализ исполнения по исполнителям в % отношении;

— расход бюджетного времени исполнителя;

— запросы по географии;

— результат использования фондов (положительный, отрицательный, непрофильный запрос).

Неслучайно программы по контролю исполнения запросов создавались прежде всего в тех федеральных архивах, где существовали разработки на основе научных исследований по анализу интенсивности и эффективности использования — РГАЭ и РГВИА, а также ГА РФ, РГА КФД. В 1980-е гг. вклад в разработку данной проблемы внесли такие ученые, как В.Н. Автократов, И.А. Иоффе, Н.С. Валуева, В.В. Цаплин, А.Н. Гапонова, Б.С. Илизаров и др. Собственные методики анализа интенсивности и эффективности использования разработали такие архивы, как РГАЭ, ГА РФ, РГВА и др. В 1980 — нач. 90-х гг. ВНИИДАД выпустил методические рекомендации и пособия для архивистов по анализу интенсивности использования.

Еще одним направлением информатизации использования документов был учет исследователей — БД по картотекам пользователей и тематике исследований, позволяющие вести учет использования документов через читальный зал. Например, в Центре документации общественных организаций Свердловской области были созданы БД «Картотека тематики исследований» и «Картотека учета публикаций ЦДОСО». В первой из них отражаются фамилия, должность, ученая степень, звание исследователя; время его работы в читальном зале, а также сведения о цели и теме исследования, ее хронологических рамках, использованных при разработке данной темы в фондах; другая включает данные обо всех публикациях, теле- и радиопередачах, подготовленных сотрудниками центра или с их участием на основе документов ЦДООСО. Комплекс функциональных задач «Учет и анализ работы исследователей в читальных залах архивов Москвы», (Главархив г. Москвы) был многофункциональным — позволял вести электронные картотеки читателей и тематики исследований, заполнять заказы на выдачу дел, создавать статистические отчеты о работе читальных залов.

В 1990–2000-е гг. началось использование интернет-технологий для общения и обратной связи архива с исследователями через интернет-сайт. На сайте архива стала размещаться не только информация о расписании и правилах работы читального зала и приемной, правилах составления запроса, но и начали организовываться форумы, доски объявлений для обсуждения проблем обслуживания пользователей архивной информации. На портале Федеральной архивной службы «Архивы России», информационных ресурсах других архивных учреждений появился специальный раздел, посвященный запросам пользователей. Непосредственно на форуме исполнялись запросы или давались консультации об их переадресовании.

Также новым направлением информатизации использования стали архивные выставки. Так как подлинники документов нельзя долго подвергать воздействию ультрафиолетового излучения, стали создаваться «виртуальные выставки» с цифровыми копиями документов, аннотированные в интернете. Оцифрование проводилось в культурно-просветительских целях для создания тематических виртуальных выставок (особенно активно такие тематические проекты реализовал Главархив Москвы и даже виртуального музея Л.Б. Пастернака на DVD-диске.

Информационные технологии на этом этапе стали применяться для подготовки сборников документов и отдельных публикаций к изданию. Использование издательских систем позволило существенно ускорить традиционную деятельность архивов, издавать сборники и документальные серии по популярной у исследователей тематике, а также различные справочники, буклеты, проспекты, исторические фотографии и открытки и календари. Например, широко известны издательские проекты Главархива г. Москвы по истории Москвы, Государственного архива Свердловской области и других архивов.

В 1990-е годы архивисты осознали, что использование документов в современных условиях невозможно без автоматизированного научно-справочного аппарата архивов. Одним из направлений развития электронного НСА стало повсеместное соединение поисковых систем с оцифрованными образами документов — создание полнотекстовых баз данных. Работа по оцифрованию началась с отдельных тематических проектов и видов справочников. В большинстве государственных архивов были созданы фотокаталоги, соединявшие описание фотодокументов с их цифровым изображением. Наиболее масштабными проектами в области создания полнотекстовых БД в 1990–2000-е гг. можно назвать «Электронный каталог документальных фильмов РГАКФД» (1999–2000-е гг, 42 200 описаний); «Архив Коминтерна» РГАСПИ (1999–2003 гг., 250 тыс. записей заголовков ед. хр., 1 млн. страниц документов на 90 языках); «Электронный архив СВАГ» в ГАРФе (271 тыс. описаний документов, столько же изображений); БД «Документы Секретариата НКВД-МВД СССР. 1944–1960 гг.» в ГАРФ с 1998 г. (15 700 описаний документов, 76 700 страниц. На современном этапе в 2010-е гг. продолжается создание проектов, связанных с оцифрованием отдельных, вызывающих интерес у исследователей, комплексов документов (например, архива Сталина в РГАСПИ. Однако все это были разовые проекты по темам, вызывающим стойкий интерес исследователей.

Также к рассматриваемому периоду 1990–2000-х гг. относится первый опыт работы архивов по оцифрованию документов с целью создания электронного фонда пользования. В Концепции информатизации архивного дела в РФ, утвержденной Росархивом в 1995 г., ставилась задача осуществления экспериментальных работ для выработки стандартов и рекомендаций в области создания электронного фонда пользования.В отечественном архивоведении проводилось изучение опыта зарубежных архивов по оцифрованию документов, ряд российских архивов выработал практические рекомендации по оцифрованию.

Таким образом, в 1990–2000-е гг. в области информатизации использования были достигнуты определенные результаты;

— началось создание автоматизированного НСА архивов, в том числе полнотектовых БД, хотя без доступа в интернет;

— полностью был компьютеризирован контроль исполнения запросов и учет использования;

— был накоплен определенный опыт в области создания электронного фонда пользования, разработки методической базы оцифрования документов как ВНИИДАД, так и региональными архивами;

— были реализованы проекты оцифрования архивных документов в культурно-просветительских целях, в том числе виртуальные выставки;

— началось информационное обслуживание пользователей с помощью онлайн-технологий (консультирование, исполнение запросов).

В 2010-е гг. наступил, на наш взгляд, новый этап информатизации использования документов. Функционирование архивных учреждений в рамках концепции «Электронного правительства» предполагает целый комплекс мер:

— внедрение систем электронного документооборота, межведомственного электронного документооборота и систем межведомственного электронного взаимодействия в архивной отрасли, как при внутриведомственном, так и в межведомственном взаимодействии;

— оказание государственных услуг в электронной форме гражданам и организациям (в том числе в части исполнения социально-правовых запросов);

— автоматизацию и информатизацию основных направлений деятельности архивов, в т.ч. создание информационных ресурсов для выполнения государственных услуг и удовлетворение информационных потребностей пользователей;

— создание условий для приема на государственное хранение, хранения и использования электронных документов, возникающих в результате развития и внедрения информационных и информационно-технологических систем обеспечения деятельности органов государственной власти и других организаций;

— развитие полномасштабной единой системы автоматизированного электронного учета фондов;

— последовательный перевод в цифровую форму документов Архивного фонда РФ с целью формирования страхового фонда и фонда пользования электронных копий (на первом этапе) особо ценных и уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации, а в последующем — наиболее востребованных архивных фондов;

— создание и развитие локальных вычислительных сетей (далее — ЛВС) в федеральных архивах, обеспечивающих доступ к защищенному сегменту сети Интернет, систем хранения электронных документов в федеральных архивах и единого Центра хранения электронных документов.

Организовать работу по использованию документов от архивов требуют изменения в федеральном законе «Об Архивном Деле в РФ» от 22.10.2004 № 125-фз ст. 24, 26, который обязал архивы предоставлять удаленный доступ к электронным копиям документов и НСА «с использованием сетей общественной информации и телекоммуникаций, включая Интернет, с возможностью их копирования», при этом обращения и запросы пользователей могут быть направлены в виде электронных документов с использованием сетей общественной информации и телекоммуникаций, в том числе сети Интернет. В федеральной программе «Цифровая экономика РФ» (принята распоряжением правительства РФ от 28.07. 2017 № 1632-р) намечен план создания единого информационного центра обслуживания пользователей — ЦХЭД. «Необходимо урегулировать условия и порядок постоянного и временного хранения архивных документов в электронном виде, находящихся в ведении органов государственной власти или относящихся к документам Архивного фонда Российской Федерации, порядок передачи документов в электронном виде на архивное хранение, порядок обеспечения их доступности, сохранности и юридической значимости…Ядром ЦХЭД станет информационная система, построенная на принципах многоуровневого описания и многофункциональности. Система должна стать воплощением модели система НСА архива, быть размещенной в глобальной сети и осуществлять писк с помощью поисковых машин WWW, что предъявляет требования к форматам поисковых данных. Информационные системы архивов должны быть в свою очередь интегрированы в единую информационную систему отрасли на основе Автоматизированного фондового каталога. Они должны быть соединены с массивом оцифрованных копий документов электронным фондом пользования (ЭФП). Одно из значений ЭФП как раз и предполагает создание системы электронных (оцифрованных) копий архивных документов, информационно идентичных (адекватных) подлинникам, к которым создана необходимая поисковая система и существует возможность их электронного или принтерного копирования. Источниками комплектования ЦХЭД будут являться федеральные органы государственной власти, передающие в ЦХЭД электронные документы, а также федеральные архивы, передающие в ЦХЭД копии электронных образов архивных документов (ЭФП), возникающие в ходе планомерной оцифровки фондов в рамках наполнения программного комплекса «Архивный фонд» — «Фондовый каталог» — «Центральный фондовый каталог» и создания НСА архивов. При этом предполагается, что на местах будут сохраняться комплекты электронных копий документов, созданных в архивах, т.е. будет создана система электронных архивов распределенной структуры, связанных через портал «архивы России». Такова модель грандиозной межархивной информационно-поисковой системы. Для обслуживания пользователей и предоставления доступа к поисковым системам и электронным копиям документов планируется создать специальный сервис «виртуальный читальный зал» на портале Росархива.

Реализация этой модели требует от архивов решения целого ряда задач. Во-первых, это создание единой информационно-поисковой системы Архивного фонда РФ путем интеграции информационных ресурсов архивов. В этом направлении существует ряд трудностей. Прежде всего, объединить множество разнородных баз данных в единую систему гораздо сложнее, чем изначально вводить данные в единый интегрированный комплекс. Однако поиск оптимального ПО для общеотраслевой программы продолжается до сих пор, несмотря на создание и внедрение 4 и 5 версий программы «Архивный фонд». Модель этой системы, соответствующей системе НСА архивов, и опыт практической ее реализации относится к 1990-м годам. К настоящему времени в федеральных и региональных архивах были внедрены интегрированные программы в разных форматах (Delfi, Oracle 9i и 10g и т. п.), что существенно затруднит поэтапное объединение этих ресурсов в единую информационную систему архивной отрасли. Одной из самых масштабных систем, включающей в себя около 1,5 млн записей является интегрированная система РАН, реализованная ныне на сайте «Мнемозина ВНИИДАД» (включает ИС АРАН, АФЦК РАН, цифровые копии предметов музейного фонда РАН, библиографическую базу на основе специального ПО «Печатник»). Согласно обзору ВНИИДАД, программным комплексом, который автоматизирует максимальное количество процессов и процедур в рамках осуществления внутриархивной деятельности, является система КАИСССА-АРХИВ (разработчик ЗАО «Альтсофт», СПБ). Данное ПО внедрено за 17 лет в 56 архивах России, в том числе 17 федеральных и 21 муниципальных.

Также важной задачей является стандартизация лингвистического обеспечения информационно-поисковых систем. Классификаторы многих архивных ИПС были разработаны до внедрения действующей версии единого классификатора документной информации (ЕКДИ), изданного ВНИИДАД в 2006 г. Вместе с тем разработка стандартов и форматов представления данных в информационных системах стимулирует развитие архивной науки в направлении возможностей применения международных стандартов архивного описания. В 2000-е гг. в России находят применение Общий международный стандарт описания архивных документов. International Standard Archival Description, ISAD (G), UNI MARC, US MARC, OAE, Dublin Code, RUSMARC. В настоящее время исследуется возможность применения других стандартов — ЕАD, ISAAR и др.

Совершенно иные масштабы приобрела работа по оцифрованию документов. В 2010-е годы реализуются проекты региональных электронных фондов пользования. В Москве, Брянской, Курганской, Липецкой, Нижегородской, Тюменской, Томской, Свердловской областях, Перми, Красноярском, Ставропольском краях, Ямало-Ненецком АО и других регионах осуществляются проекты формирования электронных архивов, часть из них совместно с корпорацией «Электронный архив» (ЗАО «ПроСофт-М»). Цель проектов — обеспечить доступ пользователей к информационным системам и архивным документам в режиме on-line. Например, в ГА Тюменской области в 2006–2008 гг. были оцифрованы все описи архива и 15,6 млн. листов документов. Все это побудило региональные архивы разработать обширную методическую базу по созданию электронного фонда пользования.Были созданы аналитические обзоры по результатам представления электронных копий документов исследователям.

В настоящее время проект Концепции развития архивного дела РФ до 2020 года предполагает довести долю переведенных в цифровую форму архивных фондов до 20 % АФ РФ, предоставив к ним онлайн доступ. В 2011– 12 гг. ВНИИДАД был проделан анализ реализованных в архивах проектов по оцифрованию и на его основе разработаны 12 методических документов по созданию электронного фонда пользования. Однако остается проблема установления требований к технологии оцифровки с целью создания сравнимых электронных копий однотипных объектов на основе изучения зарубежного опыта оцифрования объектов культурного наследия.

Наконец, еще одно направление информатизации использования —широкое представление информационных ресурсов архивов в глобальной сети интернет. В 2010-е гг. изучение современных методов представления в глобальной сети архивных документов и справочников стало одним из направлений архивоведения, которое представлено десятками исследований. Что касается качества архивных ресурсов, создаваемых отечественными архивами, на наш взгляд, их можно с достаточной степенью условности разделить на несколько групп:

— представительские сайты (содержащие контактную и рекламную информацию) — из-за лаконичности их иногда называют сайты-визитки;

— справочные сайты (содержат более подробные сведения о деятельности архива, и составе его документов);

— научные сайты (содержащие научные труды, элементы системы НСА архива, БД, публикации документов, презентации выставок, сведения о научных проектах и конференциях).

Большинство существующих в Интернете архивных сайтов можно отнести к первой группе. Однако в настоящее время растет количество научных ресурсов, сайты архивов становятся прежде всего инструментами доступа к архивным справочникам. К ним можно, на наш взгляд, отнести сайты РГА КФД, РГА НТД, ГАРФ, РГАЛИ, «Архивная служба Прикамья», «Архивные учреждения Республики Карелия», сайты Государственной архивной службы Удмуртской Республики; Управления по делам архивов администрации Брянской области, Самарской области, ГА Новгородской, Омской, Читинской области и др. Эти ресурсы содержат базы данных, гипертекстовые справочники системы НСА, научные труды. Основными перспективами развития интернет-технологий в архивах можно признать:

— развитие функции интернет как интерактивного архивного справочника, инструмента архивной эвристики;

— публикация документов в интернет;

— реализация выставочных проектов в интернет;

— использование глобальной сети с целью связи между архивом и потребителями информации (исполнение запросов, получение архивных справок), в том числе через специальный сервис, реализованный в ряде архивов — виртуальный читальный зал.

Различные информационные продукты для архивов интегрируются в единую информационную среду. Современное автоматизированное рабочее место сотрудника читального зала объединяет систему регистрации обращений, выдачи дел пользователям из хранилища (путь дела из территориально разрозненных хранилищ отслеживается с помощью штрихкодирования), личные кабинеты пользователей, поисковые системы, фонд оцифрованных копий документов. Имеется отдельный модуль управления подготовкой виртуальных выставок. Для функционирования этого мощного ресурса нужны сервера нового поколения или https://arenda-it.ru/1s-oblako.

Таким образом, современными направлениями информатизации использования мы можем назвать:

— создание электронного фонда пользования, разработку методической базы оцифрования документов как объектов культурного наследия документов и контроля качества полученных копий;

— дальнейшее совершенствование полнотекстовых баз данных путем развития межархивной отраслевой информационной системы, реализующей принцип многоуровневого описания на основе международных стандартов, соединенной с копиями фонда пользования;

— разработку информационной среды для функционирования читальных залов по принципу терминального доступа;

— разработку программного обеспечения для единого «Электронного читального зала» с «личными кабинетами исследователей», установленного на портале «Архивы России»;

— осуществление научно-исследовательских и опытно-конструкторских работ по созданию стандартного программного обеспечения типовых архивных работ (функций), обслуживание читальных залов;

— разработку ПО на основе стандартизации анализа интенсивности и эффективности использования документов.

Документы по теме

Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» В ред. 11.02.2013 Раздел VI. Ис // Собрание законодательства Российской Федерации. 2004. № 43. ст. 4169. Глава 6. Доступ к архивным документам и их использование. Ст. 24–26;

Административный регламент Росархива по предоставлению государственной услуги «Организация исполнения запросов российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их законных прав и свобод, оформления в установленном порядке архивных справок, направляемых в иностранные государства». Утвержден приказом Министерства культуры РФ от 28.12.2009 № 894 // Опубликовано на сайте «Архивы России. Федеральное архивное агентство» http://www.rusarchives.ru/lows/list.shtml;

Административный регламент Федерального архивного агентства по предоставлению государственной услуги «Организация приема граждан, обеспечение своевременного и полного рассмотрения устных и письменных обращений граждан, принятие по ним решений и направление ответов в установленный законодательством Российской Федерации срок» (Утвержден приказом Министерства культуры Российской Федерации от 23.01.2012 № 25) // Там же. http://www.rusarchives.ru/lows/list.shtm;

Административный регламент Росархива по оказанию государственной услуги «Организация информационного обеспечения граждан, органов государственной власти, местного самоуправления, организаций и общественных объединений на основе документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов» от 22.12.2011 № 1216 // Там же. http://www.rusarchives.ru/lows/list.shtml;

Правила работы пользователей в читальных залах государственных архивов Российской Федерации (Утверждены приказом Росархива от 6.07.1998 № 51) . Там же. http://www.rusarchives.ru/lows/list.shtml;

Методические рекомендации по исполнению запросов социально-правового характера. М.: ВНИИДАД, 2011.