(О проекте Росархива «Порядок признания документов Архивного фонда Российской Федерации находящимися в неудовлетворительном физическом состоянии»
Шабанова Т.Е.
-
Нормативные основы проекта
-
Порядок подготовки заключения о физическом состоянии документа
-
Перспективы завершения проекта
Активное использование документов Архивного фонда Российской Федерации и ограниченные возможности архивов в организации их реставрационно-профилактической обработки в условиях объективного старения документов обуславливают невозможность выдачи отдельных документов пользователям без предварительного проведения работ по восстановлению их первоначальных или близких к первоначальным свойств и внешних признаков.
В этой связи актуальной является разработка нормативно-правового акта, регулирующего отношения архива и пользователя в части временного ограничения доступа к документам Архивного фонда Российской Федерации, отнесенным к числу находящихся в неудовлетворительном физическом состоянии, и определяющего процедуры проведения этих работ.
Рассматриваемый ниже проект, получивший название Порядок признания документов Архивного фонда Российской Федерации находящимися в неудовлетворительном физическом состоянии, разработан в архивной практике впервые. Документ одобрен Комиссией по научно-исследовательской и методической работе Росархива, в установленном порядке прошел независимую антикоррупционную экспертизу, рассмотрен Общественным советом при Росархиве.
Законодательной основой его подготовки являются федеральные законы от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (ст. 25 часть 2) и от 18.06.2017 № 127-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации» (ст. 9), в соответствии с которыми ограничивается доступ к документам Архивного фонда Российской Федерации, признанным в порядке, установленном уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства, находящимися в неудовлетворительном физическом состоянии (т.е. Росархивом).
К числу нормативных основ проекта следует отнести новый Порядок использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах Российской Федерации (утвержден приказом Росархива от 01.09.2017 № 143, зарегистрирован Минюстом России 01.11.2017, регистрационный № 48765) и действующие в настоящее время Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утвержденные приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 № 19 (зарегистрирован Минюстом России 06.03.2007, регистрационный № 9059).
В соответствии с указанными нормативными актами:
- пользователю предоставляется доступ к делам и документам с учетом ограничений, установленных законодательством Российской Федерации;
- пользователь имеет право получать дела и документы, не признанные находящимися в неудовлетворительном физическом состоянии;
- решение о признании документа Архивного фонда Российской Федерации находящимся в неудовлетворительном физическом состоянии и его постановке на специальный учет для организации в срочном порядке специальной обработки принимает руководитель архива на основании экспертного заключения.
При подготовке Порядка изучались также методические источники в области порядка доступа пользователей к документам Архивного фонда Российской Федерации, оценки их физического состояния, практика государственных и муниципальных архивов на рассматриваемых направлениях.
В проект необходимо было включить определение документа Архивного фонда Российской Федерации, находящегося в неудовлетворительном физическом состоянии. Оно должно носить обобщающий характер и охватывать документы на всех видах носителей.
После многочисленных редакций, уточнений и корректировок в рамках указанных выше обсуждений в проект вошло следующее определение:
«Находящимся в неудовлетворительном физическом состоянии признается документ Архивного фонда Российской Федерации (далее — архивный документ):
— с высокой степенью разрушения или недостаточной прочностью носителя документированной информации, предоставление которого пользователю архивными документами (далее — пользователь) до проведения реставрационно-консервационных работ угрожает физической целостности архивного документа;
— возможность зрительного и/или слухового восприятия пользователем содержащейся в нем информации без проведения реставрационно-консервационных работ затруднена или невозможна вследствие ее угасания, утраты, нестабильности и/или повреждения».
Принципиальной позицией авторов, поддержанных при коллегиальных обсуждениях, являлось невключение в проект описаний видов и степеней разрушения, нестабильности, повреждения архивного документа, поскольку это вопрос не нормативного акта, а методического пособия.
Предметом обсуждения явился также состав архивных документов, которые должны подвергаться экспертизе для принятия решения об отнесении их к числу находящихся в неудовлетворительном физическом состоянии (далее — НФС). В окончательном варианте проекта этот состав ограничен только архивными документами, из числа затребованных пользователями. Расширение этого круга за счет архивных документов, нуждающихся в реставрации, выявленных, например, в ходе плановых проверок наличия и состояния фондов, привело бы к неоправданным затратам труда и рабочего времени.
Последовательность процедур по отнесению архивного документа к НФС базируется на технологии проведения архивных работ. Основанием для их начала является докладная записка руководителя подразделения архива, ответственного за хранение архивных документов и выдачу их из архивохранилищ, на имя руководителя архива или уполномоченного им лица о необходимости проведения экспертизы затребованного пользователем архивного документа на предмет возможности его выдачи для использования.
Далее докладная записка с резолюцией руководства архива об организации выполнения служебного задания по подготовке экспертного заключения вместе с архивным документом передается на рассмотрение постоянно действующей комиссии архива. Здесь важно подчеркнуть, что вопрос об отнесении архивного документа к числу НФС решается коллегиально. В состав комиссии должны входить не менее трех квалифицированных специалистов в области обеспечения сохранности архивных документов, что сводит практически на нет возможный элемент коррупционности при решении этого вопроса.
Сроки проведения всех мероприятий по отнесению архивного документа к НФС и информирование об этом пользователя прописаны в строгом соответствии с действующим нормативом — Порядком использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах Российской Федерации.
Особое внимание в проекте уделено содержанию экспертного заключения. Основную его часть должно составлять описание результатов анализа физико-химического и/или технического состояния архивного документа, истолкование выявленных фактов. В обязательном порядке в экспертное заключение предполагается включать указание на возможность или невозможность изготовления в полном объеме или частично копии фонда пользования архивного документа до проведения с ним реставрационных работ. Таким образом, уже на этом этапе максимально учитываются интересы пользователя.
Кроме того, пользователь вправе:
- ознакомиться с экспертным заключением, в том числе с использованием информационно-коммуникационных сетей;
- получить информацию в устной или по его требованию в письменной форме о планируемых сроках и условиях устранения повреждений и/или дефектов архивного документа.
Традиционным в такого рода нормативах является включенное в проект положение о праве пользователя обжаловать в соответствии с законодательством Российской Федерации временное ограничение на доступ к архивному документу, признанному НФС.
Но, пожалуй, наибольший интерес и особую важность для пользователей составляет положение проекта о том, что архивный документ, признанный НФС, включается в общий перечень таких документов архива с указанием планируемых сроков проведения реставрационно-консервационных работ и размещается в информационно-коммуникационных сетях.
Таким образом, все пользователи, работающие в данном конкретном архиве, будут иметь в своем распоряжении указанного рода информацию, что поможет им соответствующим образом планировать свою работу.
Проект исходит из положения о том, что любой архивный документ, признанный НФС, будет получен пользователем. Срок его выдачи в читальный зал находится в прямой зависимости от объема архивных документов, ранее признанных НФС, и финансовых возможностей архива, что также прописано в проекте.
Как уже отмечалось ранее, Порядок рассмотрен и одобрен совещательными органами Росархива. Для придания ему статуса нормативного документа, затрагивающего права и интересы пользователей, Порядок должен быть утвержден приказом Росархива, зарегистрированным Минюстом России.
Однако Минюст России рекомендовал Росархиву представить Порядок для регистрации вместе с новыми Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях, работу над которыми в текущем году завершает ВНИИДАД. Тем не менее, в информационном письме Росархива № 4/2175-А от 11.09.2018 «О планировании работы архивных учреждений Российской Федерации на 2019 г. и их отчетности за 2018 г.» рекомендовано предусмотреть в планах на 2019 г. использование в практической работе положений проекта Порядка признания документов Архивного фонда Российской Федерации находящимися в неудовлетворительном физическом состоянии в части, не противоречащей действующим нормативным правовым актам.
Компания ЛИНпринт предлагает все услуги современной типографии, различные виды печатных работ, нанесение изображений на текстильные изделия и сувениры, бумажные и полиэтиленовые пакеты и многое другое. Полный перечень выполняемых работ представлен на сайте, ознакомиться с уникальным предложением по печати на крафт-пакетах можно тут. Среди партнеров и заказчиков компании известные организации и государственные ведомства РФ.