Роль цифровизации делопроизводства в цифровом офисе компании

Автор: Серова Г.А.

Цель создания цифрового офиса
Цифровизация ― на смену информатизации и компьютеризации
Разработка чат-ботов
Значение корпоративного портала

Современный цифровой офис ― это территориально-распределённая рабочая среда, включающая в себя удалённые мобильные и стационарные рабочие места сотрудников с безопасным доступом к инфраструктуре на базе использования вычислительных и коммуникационных технологий, средств широкополосной и беспроводной связи, интеграции как цифровых устройств (число которых постоянно растёт), так и встраиваемых в устройства технологий. Это использование вычислительных информационных систем, цифровых технологий, делающих работу сотрудников компании более продуктивной и гибкой за счёт своевременного получения необходимой информации независимо от своего местоположения. Такое понимание цифрового офиса можно сегодня встретить в журналах «КомпьютерПресс», «PCWeek», на семинарах и конференциях.

В современном офисе помимо технического оснащения, важную роль в эффективной и плодотворной работе коллектива играет фактор своевременной доставки питьевой воды, которую осуществляет компания https://watertodrink.ru

Облик цифрового офиса будущего формируется уже сегодня. Компании объединяют инновационные процессы в настольные и мобильные ПК, которые радикальным образом изменят привычный способ работы. Компании внедряют технологии, направленные на улучшение безопасности и управляемости, повышение эффективности сотрудничества и обеспечение улучшенных средств удалённого управления IT-системами, интегрируя их в решениях на платформенном уровне. Для этого в компаниях создаются структурные подразделения, призванные осуществлять инновационную деятельность.

Цель создания современного цифрового офиса компании заключается в определении для компании новых возможностей в разработке базовых технологий, позволяющих создавать эффективные модели управления. Для реализации этой цели выделяются три основных направления, учитывающих специфические потребности руководителей, пользователей и сотрудников IT-отделений:

Гибкость ― это возможность переориентации компании без коренного изменения материально-технической базы компании, т. е. способность к оперативным изменениям организационных и технологических процессов, таких как смена приоритетов и частных целей при сохранении главных; пересмотр поставленных задач; корректировка состава и содержания выполняемых функций; состав, последовательность, согласованность отдельных технологических операций и т. д.
Взаимодействие сотрудников компании через эффективные средства коммуникации, т. е. использование самых современных средств связи для своевременного получения информации через мобильность сотрудников и настольных ПК с использованием процесса конвергенции голоса, данных и видео.
Внедрение эффективных средств защиты информации и данных (технических, программных, организационных), снижающих риск проведения разрушительных атак, усиливающих защиту клиентских платформ, что является одним из главных аспектов цифрового офиса.

В офисной среде компании стремительно развиваются цифровые технологии. Мы уже сейчас видим результаты их применения в различных сферах деятельности (образование, производстве, сферы услуг, медицине и т. д.). Создавая цифровую инфраструктуру и формируя цифровое пространство за счёт технологий и построенных на их основе программных продуктов, обеспечивающих вычислительные, телекоммуникационные и сетевые мощности, компании стремительно развиваются, создаются, и при этом обеспечивается:

единая цифровая сеть для передачи информации;
масштабируемая и гибкая инфраструктура;
простота интеграции с существующими современными и будущими технологиями;
высокие показатели доступности и надёжности;
стандартизованные процедуры управления сетью;
быстрый, эффективный и гибкий доступ к текущей и архивной информации:
возможность создания новых бизнес-процессов, услуг;
снижение эксплуатационных расходов.

Конечно, при разработке и развитии цифровой инфраструктуры в нашей стране анализировался и учитывался опыт Японии, Сингапура, США, Скандинавских стран и т. д., в которых информационные технологии позволяют переводить услуги в электронный формат; широко использовать онлайн-обучение; внедрять системы цифровизации управления компанией, что приводит к эффективности решения поставленных задач и принятию решений по управлению; автоматизировать рабочие процессы с помощью цифровых информационно-коммуникационных инструментов. Всё это позволяет ускорить обработку информации, усилить степень прозрачности, исключить многие рутинные процедуры, повысить производительность труда и т. д.

Цифровизация новый тренд, который пришёл на смену информатизации и компьютеризации. Он основан на цифровом представлении информации. Цифровизация, как новый этап развития информационных технологий, требует развития и повышения гибкости центров обработки информации компаний, а также принципиально новых технологических, технических и программных подходов работы в компании.

Определение. «Цифровизация ― переход с аналоговой формы передачи информации на цифровую...» Источник: распоряжение Правительства Москвы от 11.10.2010 № 2215-РП «О Концепции обеспечения жителей города Москвы телекоммуникационными услугами для получения социально значимой информации путём создания условий равного доступа к кабельному телевидению и Интернет-ресурсам».

Цифровое представление информации (т. е. переход к электронным документам и данным) ― основа цифровой трансформации для управления не только компанией, но и основа в государственном управлении, при обеспечении взаимодействия общества и государства в рамках цифровой экономики (см. Национальный проект «Цифровая экономика», созданный по Указу Президента РФ В. В. Путина от 7 мая 2018, № 204).

Цифровая трансформация — это процесс интеграции цифровых технологий во все аспекты деятельности компании, требующий внесения коренных изменений в технологии, культуру, операции и принципы создания новых продуктов и услуг. Цифровая трансформация — процесс непростой. Для неё необходимы: новая стратегия, пересмотр моделей и процессов, новая инфраструктура, новое программное обеспечение, оптимизация набора услуг, эффективные механизмы внедрения, программы обучения и надёжная текущая поддержка и т. д.

В области информационного обеспечения компании и внедрения новых подходов цифровизации необходимо:

наполнить информационные системы необходимыми сведениями, данными, информацией;
автоматизировать процесс работы с информационными массивами;
организовать, ускорить и упростить обмен информационными массивами с использованием сетевых технологий;
внедрить аналитику и прогнозирование на основе современных научных методов работы с массивами информации;
максимально исключить из процессов работы с массивами информации человеческий фактор;
формировать новые данные только в цифровом виде;
создавать цифровую копию бумажного оригинала, что решает задачу сохранности и даёт возможность работы с документами большому количеству исследователей;
решать вопросы безопасности доступа документов и их хранения;
решать задачу возможности быстрого поиска материалов;
решать задачу цифровизации документооборота и автоматизации рабочих процессов.

Основной системой в компании, которая работает по созданию массива информации, является система делопроизводства и документооборота. Новые задачи, связанные с развитием и использованием нового вида информации в цифровом формате, требуют не только оперативно перенастроить эту систему, но и внедрять новые технологии работы с массивом.

Следует отметить, что в разных странах универсальных или типовых подходов к решению этого вопроса нет. В странах создаются свои системы по организации безбумажного документооборота, приёма на постоянное хранение и использование электронных документов, и связано это с законодательством, традициями, делопроизводственной и архивной практикой, интеллектуальными и финансовыми ресурсами.

Вместе с тем внедрение как цифровых технологий, так и новых методов и технологий работы с массивом (анализ больших данных, чат-боты, искусственный интеллект (ИИ), оптическое распознавание и т. д.) в сфере делопроизводства и документооборота требует решения вопросов, связанных с необходимостью совершенствования нормативной правовой базы, программного и технического обеспечения, подготовки квалифицированных кадров.

Говоря о перспективах цифровизации сферы делопроизводства и документооборота, следует ожидать широкого использования возможностей искусственного интеллекта. Компании Facebook, Google, Apple активно вкладывают деньги в разработку и внедрение чат-ботов. Россия также подключилась к разработкам чат-ботов.

Чат-бот ― это определённая программа взаимодействия человека с искусственным интеллектом. Общение с пользователем идёт по заданному алгоритму. Программа способна расшифровывать сообщения в мессенджерах и выполнять соответствующие действия на основе этих сообщений, т. е. программа автоматически отвечает на сообщения, введённые пользователем в чате.

Определение. Мессенджер ― это программа, предназначенная для обмена разного вида сообщениями между пользователями.

Уже сегодня чат-боты находят свое место в управлении деятельностью компаний: кадровом делопроизводстве и подборе персонала, внутренних коммуникациях, административной офисной работе, в качестве личного секретаря и т. д. Чат-боты способны автоматизировать процессы, требующие речевого взаимодействия. Программы создаются на основе технологий машинного обучения и нейросетей.

Крупные западные компании уже давно используют в работе чат-боты для упрощения кадрового делопроизводства: чат-бот может оформлять отпуска, информировать о новых приказах, напоминать о совещаниях, уточнять у сотрудников то или иное решение после встреч и планёрок.

В нашей стране созданием чат-ботов активно занимается компания «Крок», которая создала программы по согласованию командировок, оформлению и печати билетов, внутреннего обучения в компании и т. д. На рынке программных продуктов уже сегодня предлагаются готовые чат-боты: для рекрутинга, автоматизации найма сотрудников, автоматизации процесса адаптации новых сотрудников, а также предлагается набор решений для автоматизации обучения сотрудников и повышения квалификации.

К разработкам чат-ботов подключилась компания «ЭОС», которая многие годы занимается созданием СЭД. Компания создала отдельный интерфейс СЭДа, чат-бот которого позволяет оперативно знакомиться с документами и информацией, осуществлять поиск и формирование заявок и запросов в структурные подразделения. Используя мобильную связь, сотрудник может посмотреть поступившие к нему документы, поручения, выполнить действия по согласованию и утверждению документа.

Большая работа проводится компанией «ЭОС» по использованию искусственного интеллекта (ИИ) для обработки неструктурированной информации. Используя решения искусственного интеллекта, системы компании позволяют находить в тексте документов важные реквизиты, такие как название документа, названия организаций, адреса, вид документа и т. д. В настоящее время апробация этого решения осуществляется в одном из федеральных ведомств.

Система позволяет заказчику выполнять обработку неструктурированного текста (бумажные документы или электронные файлы) и на основании полученной информации автоматически вносить данные в регистрационные карточки.

Хорошо известно, что одной из задач делопроизводства является решение проблемы преобразования в цифровой вид большого количества бумажных документов, как накопленных в архивах, так и новых. Процесс такой цифровой трансформации требует больших затрат и имеет свои проблемы. Дело не только в его техническом и программном обеспечении, но и в том, что информация, которая циркулирует в компании, может иметь рукописный вид, что затрудняет её оцифровку.

Формализованные счета и накладные, в которых данные вписаны от руки, также с трудом могут поддаваться оцифровке. Как правило, неструктурированные документы приходится оцифровывать вручную, что многократно увеличивает необходимое для цифровой трансформации время и приводит к дополнительным расходам.

Одним из решений этой проблемы является использование технологий ИИ, которые умеют распознавать отсканированный и оцифрованный документ с помощью интеллектуальной компьютерной системы. Сегодня комплексное решение данной проблемы для ускорения и удешевления процедуры цифровой трансформации предлагает компания KYOCERA в системе KCM (KYOCERA Capture Manager).

КСМ ― это не просто приложение для анализа неструктурированных данных, но система, использующая возможности аппаратных средств перевода в цифровой вид «бумажной» информации, присутствующей в локальной сети компании. По аналогии с системами управления печатью (часто используемой в компании) КСМ называют системой управления оцифровкой. Программные решения KYOCERA Document Solutions образуют мощную многофункциональную платформу для цифровой трансформации в любой компании. Удобный и продуманный интерфейс КСМ позволяет настроить рабочий процесс и обеспечить чёткую и надёжную работу системы, которая включает три этапа: ввод (собственно оцифровка), обработка и вывод.

Ввод данных обеспечивается отдельными поточными сканерами, многофункциональными устройствами (МФУ) или через мобильные телефоны с их (очень неплохими на сегодня) камерами. Цифровые документы могут поступать по электронной почте, загружаться c облачных и веб-ресурсов. Именно ввод информации требует больше всего сил и времени на этапе трансформации документооборота в цифровой вид. Высокая эффективность КСМ в деле структурирования данных высвобождает значительные ресурсы предприятия и ускоряет весь процесс ЭДО.

Определение: Многофункциональное устройство (МФУ) — устройство, сочетающее в себе функции принтера, сканера, факсимильного устройства, копировального модуля.

На этапе обработки цифровой документации производится идентификация документа, обработка его с извлечением сущности информации и её реквизитов.

На этапе вывода цифровой документ загружается в соответствующие базы данных и направляется в различные целевые ресурсы, используемые компанией (сетевые хранилища, локальные либо облачные, системы ECM, ERP, корпоративные базы данных, CRM-системы и т. п.).

Главная особенность решения компании KYOCERA заключается в том, что решение создавалось в расчёте на распознавание и обработку неструктурированной информации в самых разнообразных форматах — с тем чтобы далее предоставлять уже преобразованные в структурированный вид данные другим ИТ-приложениям, т. е. КСМ на этапе идентификации и обработки данных выполняет задачу автоматической конвертации форматов внутри системы цифрового документооборота.

Основной оценкой результата цифровой трансформации в компании является реакция системы на изменения (это скорость принятия решений, оптимизация количества вовлечённых в процесс сотрудников, аналитика и т. д.), что требует от компании решения технических вопросов по созданию единой информационной среды. Одним из решений, которое позволяет создавать единое информационное пространство, является создание и использование корпоративного портала, который объединяет множество ИТ-систем компании, обеспечивая удобную работу сотрудников с информацией, поступающей из разных источников.

Сотрудник, используя свой индивидуальный логин и пароль, может обмениваться документами и информацией непосредственно через корпоративный портал. Используя этот портал, компания может проводить дистанционное обучение и тестирование своих сотрудников (создавая курсы, уроки, тесты). После обработки результатов тестирования принимаются решения о профессиональной квалификации сотрудника.

Корпоративные и информационные сети — одна из неотъемлемых частей процесса трансформации компании. Трансформация, как правило, связана с внедрением в компании большого количества технологий и практик, что и приводит к трансформации самой компании. При этом надо понимать, что возрастают требования к сетевым коммуникациям, так как для информационного потока как внутри, так и за пределами компании требуется построение таких коммуникационных сетей, которые обеспечивали бы безопасность этого потока.

Информационная безопасность цифрового офиса компаний на сегодняшний день обеспечивается куда лучше, чем это было ещё несколько лет назад, она встраивается в программы цифровой трансформации.

Требования по защите информации чётко прописаны в руководящих документах ФСТЭК и ФСБ, а разработки ведущих компаний в области информационной безопасности (ИБ) обязаны полностью выполнить эти требования. Это и является залогом безопасной работы всех современных компаний.

Важным требованием, отражённым в российской национальной программе «Цифровая экономика», которое должно учитываться в делопроизводстве и документообороте, является создание единой цифровой среды доверия между компаниями, которые обмениваются информацией, где, единожды созданный, электронный документ передаётся в машиночитаемом виде и уже нигде и никогда больше не должен обрабатываться вручную.

Юридически значимый электронный документооборот при цифровой форме взаимодействия и однократность ввода документа обеспечиваются сегодня с применением электронной подписи (простая, усовершенствованная электронная подпись (УЭП), усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП)) между контрагентами, базирующимися на единых инфраструктурных, технологических и методологических решениях. Но важнейшим вопросом остается юридическая значимость документа, юридическая сила которого будет обеспечена в течение действия сертификатов электронной подписи. Для обеспечения юридической силы документа при долговременном хранении, кроме доверия к первичному электронному документу, необходимо создать и поддерживать непрерывную цепочку доверенных хранителей и добавлять штампы времени. Программные решения этой проблемы сегодня предлагаются фирмами «ЭОС», «DIRECTOM», «ТОП КРОСС» и др.

Цифровая трансформация началась, необходимость перевода документооборота на цифровые рельсы неоспорима, и большая роль и ответственность при выполнении этой задачи ложится на специалистов по делопроизводству и документообороту.

Вернуться в раздел