Экономия бюджета в ваших руках

Сейчас все большую актуальность приобретает бюджетирование деятельности каждого подразделения. Бюджеты делаются от ежемесячных до ежегодных. Руководители формируют, защищают и затем отчитываются по использованию запланированных бюджетных средств и достигнутым результатам.

На хорошем счету в каждой организации будет тот руководитель, который способен добиться запланированного при использовании меньших ресурсов, в том числе и денежных. В этой связи всегда очень актуален вопрос оптимизации бюджета. Предлагаю разобраться, как можно оптимизировать бюджет подразделения, не сильно «затягивая пояса».

Для того, чтобы начать работать над оптимизацией средств, предлагаю собрать весь материал по их расходованию. В этом может помочь обычная тетрадь или электронный файл, где вы будете тщательно вести учёт всего, что было затрачено. Учёт обязательно должен быть сплошным, поскольку только такой подход поможет увидеть реальную картину расходования средств.

Можно воспользоваться следующей таблицей:

Дата	Подразделение	Категория	Группа	Наименование	Количество	Примечание
12.06.2014	Закупки	Канцелярия	Бумага	Бумага А4	2 пачки	Для внутреннего пользования
	Продажи	Канцелярия	Ручки	Паркер	10 шт.	Для встреч с клиентом
	Реклама	Канцелярия	Бумага	Мелованная бумага	1 упаковка	Для печати визиток
	Продажи	Канцелярия	Карандаши	Простой	5 шт.	Для внутреннего пользования

Благодаря использованию такой таблицы вы сможете:

1. сформировать основные статьи расхода (категории в таблице);

2. установить наименования используемых товаров (графа «Наименования»);

3. знать частоту и объёмы использования товаров каждого наименования (колонки «Количество» и «Дата»);

4. знать, для каких целей используется тот или иной товар.

Хочу обратить особое внимание на колонку «Примечание», где вы будете записывать цели использования средств. Её заполнение позволит вам сначала собрать данные, а затем предложить возможные способы оптимизации расходов. Можно привести следующий пример оптимизации при помощи учёта расходования средств:

У нас в компании тратились солидные бюджеты на покупку ручек. Ручки целыми пачками заказывались в секретариате и сразу расходились по кабинетам, а на следующий месяц всё повторялось. Создавалось такое впечатление, что в компании работают писцы, которые все документы заполняют от руки. Ручки постоянно терялись, их уносили посетители и так далее.

Чтобы оптимизировать расход ручек, мы предприняли следующие шаги:

1. Разработали наклейки на канцелярские товары (ручки, карандаши, линейки, маркеры, степлеры, ножницы — теперь всё имело свой ярлычок). Наклейки имели стандартный вид и отражали следующую информацию: логотип компании, наименование товара, кабинет, номер стола (все канцелярские наборы были прикреплены к рабочим местам — столам, которые имели свой номер);

2. Сформировали перечень канцелярских принадлежностей, которые необходимы и достаточны для каждого рабочего места (данный шаблон мы затем стали использовать при сдаче / приёмке рабочего места при уходе сотрудника в отпуск и т. д.);

3. Наклеили ярлычки на все предметы канцелярии.

Теперь у каждого сотрудника был необходимый комплект, который обновлялся уже не каждый месяц, а один раз в полгода / год. Бюджет на канцелярию при помощи таких средств мы смогли сократить в 3 раза!!!

Следующий пример поможет проводить оптимизацию при помощи замещения товаров их более дешёвыми аналогами. Прошу не думать, что «более дешёвые» значит самые дешёвые, поскольку все мы знаем английскую пословицу: «Мы не настолько богаты, чтобы покупать дешёвые вещи».

Для определения соотношения «цена / качество» каждого товара стоит делать пробные закупки и постоянно собирать обратную связь при закупке товаров у нового поставщика. Сейчас настолько велико разнообразие канцелярских товаров, что глаза разбегаются при выборе, но наша компания обращает внимание не только на цену, качество, но и на экологичность. Также мы разрабатываем проекты по электронному документообороту.

Оптимизировать использование средств с помощью стандартизации.

Раньше в компании руководители составляли списки «пожеланий» для приобретения канцелярских товаров, и мы тщательно выписывали из каталогов артикулы, количество и стоимость товаров. Это занимало немало времени, да и «хотелки» сотрудников было сложно запланировать. Сегодня бухгалтер хочет шариковую ручку, завтра гелевую, а потом перьевую. Как планировать бюджет, когда отсутствует элементарная возможность предвидеть?

Этот вопрос мы решили при помощи стандартного набора канцелярских принадлежностей для каждого рабочего места. Теперь у всех всё одинаковое, а если мы решаемся на замену какого-либо товара, то сначала используем контрольную закупку, тестируем, а потом принимаем окончательное решение о замене.

Такой подход значительно сократил время для заказа товаров: теперь сотрудники не разыскивают по каталогам артикулы и не бояться ошибиться. То есть сам процесс закупки канцтоваров мы сделали более предсказуемым и планируемым.

Еще один пример, где вы сможете увидеть оптимизацию при помощи более рационального использования средств.

Компания большое внимание уделяла созданию образа профессионала, всеми возможными способами старалась произвести впечатление успешной и стабильной. С этой целью все менеджеры по продажам, которые имели личный контакт с клиентами (предпринимали выезды к клиентам и практиковали частые личные встречи), были «укомплектованы» дорогими ручками.

Через некоторое время мы обратили внимание, что такими ручками пользовались уже не только на встречах, но и на рабочих местах. Менеджеров легко понять: к хорошему быстро привыкаешь, но компания тратила лишние денежные средства, а наша задача была экономить.

После некоторых раздумий мы сделали следующее:

1. Составили перечень необходимого для выезда к клиенту (в данный список вошли визитка, ручка, рекламные проспекты, каталог, информация о компании и прочее);

2. Отвели место в секретариате для хранения «выездных комплектов»;

3. Выездные комплекты выдавали менеджерам для проведения встречи и затем забирали на хранение до следующей встречи.

В самом начале проекта мы встретили некоторое сопротивление со стороны менеджеров, но после проведения разъяснительной беседы и объяснения причин таких нововведений проблем больше не возникало.

Ещё один, не совсем обычный, способ оптимизации затрат, но, поверьте моему опыту, достаточно хорошо работает — инструкции по применению в местах использования техники.

Конечно, мы применяем не текстовые инструкции, которые никто не хочет читать, а делаем «пошаговые» цветные картинки. Они помогают обеспечивать оптимальную работоспособность техники и не тратить лишнюю бумагу при копировании.

Если вы захотите использовать данный метод, то рекомендую ознакомиться с таким инструментом, как визуализация, и составить шаблонную пошаговую инструкцию для работы ксерокса.

Пригласите сотрудника, который не работает с оргтехникой, и попросите его копировать при помощи инструкции. Обратите внимание на моменты, которые вызывают затруднения, обязательно внесите корректировку в инструкцию и снова проведите «пилотный проект», но с другим сотрудником. После нескольких итераций вы сможете выработать простой и понятный стиль в написании данных инструкций.

Мы используем инструкции в том числе и для демонстрации получения желаемого результата при использовании ксерокса. Например, Вы знаете, что часто приходится делать копии документов и иногда требуется, чтобы на одной странице были и фотография и прописка.

Сотрудники, которые редко пользуются ксероксом (а таких большинство), зачастую по несколько раз переделывают копии, поскольку неверно закладывают лист в ксерокс. Расходы бумаги, картриджа налицо. Мы повесили инструкцию, как сделать ту или иною копию, и это помогло значительно сократить затраты на расходные материалы. Как мы это поняли, спросите вы. Всё достаточно просто: в местах, где находятся ксероксы, у нас лежит определённое количество бумаги. В момент, когда этого запаса стало хватать на больший период, мы поняли, что инструкции приносят нам ощутимую пользу.

Еще один немаловажный, но достаточно трудоёмкий процесс сокращения затрат канцелярии — это переход в электронный формат. Мы используем для этого единую программу 1С, где отлажен механизм согласования договоров, утверждения расхода денежных средств, есть напоминания об отпуске и прочее.

В нашей компании мы используем программу 1С для учёта расходов подразделения. Ведение учета в настоящее время перестало занимать большое количество времени. Также вы можете реализовать блок аналитики: количество по каждому наименованию будут автоматически суммироваться, и вы увидите в таблице динамику использования средств. Я предпочитаю в таких случаях визуальное отображение информации в виде графиков, где линии разных цветов будут показывать колебания расходования средств за разные годы.

Имея такую базу, вы без труда сможете выявить пики и спады в использовании тех или иных средств, заложить «рост» использования из года в год. То есть с математической точностью сможете планировать бюджет на закупку того или иного и всегда будете иметь возможность общего планирования средств в бюджете.

При помощи нехитрых способов оптимизации вы постепенно сделаете ваш бюджет более выгодным для компании.

Не останавливайтесь при получении первых позитивных результатах, будьте наблюдательны, обращайте внимание, как производятся те или иные действия, и старайтесь продумать способы оптимизации работы. Такой подход будет заразительным для ваших коллег, и вскоре вся компания начнет заниматься маленькими улучшениями, которые смогут принести значительную экономию бюджету.

Возможно, с целью стимулирования общественности руководители примут решение премировать авторов наиболее полезных идей ценными подарками. Всё в ваших руках!