Организация праздников

Александра Зенирова

Большинство компаний регулярно проводят какие-либо корпоративные мероприятие, предполагающие активное совместное времяпрепровождение. Предлагаю несколько рекомендаций по проведению корпоративного праздника с разными бюджетами, а также порядок действий при его организации.

Начинаем с определения бюджета (сколько денежных средств компания готова потратить на праздник) и целей (для чего проводится праздник?). Только после получения ответов на эти вопросы вы сможете понять, какие ресурсы вам потребуются. Можно прибегнуть к помощи фирм, специализирующихся на организации празднеств или привлечь обучающие компании, организовав всё остальное самостоятельно.

Сразу хочу оговориться, что с какой бы целью ни проводился праздник — отметить крупную сделку, день рождения компании, плановый тимбилдинг, в качестве дополнительного «бонуса» вы всегда можете и должны получить элемент «командообразования» и вот почему:

1. праздник проводится для всех работников компании (общение внутри компании);

2. совместная деятельность на празднике (поездка, игры, танцы и др.);

3. совместное преодоление сложностей на мероприятии (решение задач в командах, конкурсы и др.).

Следующий шаг — анализ целевой аудитории. Мы с вами проводим ПРАЗДНИК для СОТРУДНИКОВ, так что было бы неплохо выяснить, а что именно ваши сотрудники подразумевают под словом «праздник» и как они хотели бы его провести.

В компаниях, где я работала, мы делали рассылку с анкетой, где были варианты проведения праздника, предпочтения по музыке, угощениям. В результате после обработки информации мы уже имели приблизительное представление о сценарии, меню, плей-листе, и нам оставалось только всё организовать.

Очень важно при организации праздников в компаниях, особенно если штатная численность превышает 50 человек, думать также и об индивидуальных особенностях сотрудников.

Конечно, мы не можем сделать праздник идеальным для каждого, потому что уж слишком мы все разные, но уловить общие тенденции предпочтений персонала — наша прямая обязанность. Всегда обращайте внимание на возрастной состав: ведь вам нужно будет подбирать мероприятия для всех возрастов, а как мы знаем не всё, что нас интересует в 20 лет, продолжает интересовать в 50.

Немаловажным аспектом при анализе кадрового состава является должностной состав: насколько «разношёрстна» компания? Есть компании, где штатный состав примерно одинаков по уровню образования и доходу, а есть такие, где прослеживается градация от младшего помощника уборщицы до генерального директора.

И здесь надо будет использовать весь свой творческий потенциал на полную мощность, для того чтобы изобрести достаточное количество «активностей» и предоставить возможность весело провести время всем желающим.

Не рассчитывайте, что все 100 % сотрудников обязательно должны принять участие в конкурсах, поскольку всегда будут те, кто, придя на праздник, любят посидеть тихо в стороне и понаблюдать за тем, как другие веселятся. Позвольте им чувствовать себя комфортно и с уважением отнеситесь к их природной стеснительности: не вытягивайте их для участия в конкурсе, используя разного рода увещевания на глазах у всей компании. Поверьте, они будут вам благодарны.

Имея на руках всю информацию, вы можете приступать к разработке сценария праздника.

Я формирую сценарий в программе Excel по следующей схеме:

Такая табличка позволяет сразу понять тип активности, количество человек, которые будут задействованы, необходимый инвентарь, призы, а также сумму, которая необходима для проведения. Как формировать сценарий, более подробно расскажу на практическом примере, приведённом ниже.

После формирования сценария не забудьте согласовать его с бухгалтерией на предмет расходов и отделом закупок, если закупками всего необходимого занимаются они.

Далее хочу обратить внимание на ведущего праздника. Эта роль значительна и обязательна, поскольку именно этот человек следит за тем, чтобы у всех было отличное настроение и глаза горели от восхищения.

Выбрать ведущего можно из своих сотрудников либо пригласить профессионала. Самое главное, чтобы человек, которому вы доверите эту роль, был ОЧЕНЬ коммуникабельным, активным, позитивным, умел выходить «сухим из воды», имел опыт публичных выступлений и мог определить настроение группы. Не стоит забывать и о том, что это должен быть человек, способный организовать и себя и других, ведь ему предстоит двигаться по сценарию, а в случае если праздник пойдет не по «плану», то действовать на своё усмотрение.

Вы можете привлечь ведущего к составлению сценария либо полностью дать ему мероприятие «на откуп» (в последнем случае вы можете выступить как согласующий и утверждающий орган).

Мы с вами сделали уже большую часть работы, дело осталось за созданием праздничного настроения. Не стоит пренебрегать этим пунктом, поскольку праздничное настроение у ваших сотрудников позволит вам более качественно провести мероприятие. Что мы можем для этого сделать?

1. Сделайте календарь с обратным отсчётом до праздника. Такой календарь можно выполнить в электронном виде и разместить на корпоративном портале, либо в бумажном — на доске объявлений.

2. Разместите краткую информацию с анонсом праздника. Сделайте это не сухим текстом, а красиво: с картинками, с использованием необычного шрифта, аппликаций.

3. Проведите конкурс на тематику праздника, итоги которого с награждением подведёте на празднике. Так, мы проводили конкурс по самым вкусным блинам на масленицу, выбору самой красивой елки на Новый год.

4. Созданию праздничного настроения способствует и праздничная (не ежедневная) одежда. Попросите своих сотрудников принарядиться или используйте праздничные элементы в одежде (колпаки, смешные носы, и прочее).

5. Рассылайте приглашения на праздник. Сделайте это не в электронном виде, а в бумажном. Составьте текст (если есть талант, то в стихах). Возможно, это будет какая-то загадка. Раздайте приглашения лично в руки каждому сотруднику, обязательно загляните в глаза, улыбнитесь и скажите, что вы будете очень рады, если он найдёт время и придет на мероприятие.

6. Праздничное украшение интерьера. Не обходите стороной этот момент, постарайтесь украсить помещение, где будет проводиться ваш праздник. Обязательно разместите название, логотип компании, поздравления, тематические украшения.

7. Продумайте навигацию по помещению и соскобы информирования приглашённых о месте проведения того или иного конкурса при помощи весёлых плакатов.

8. Встречайте и провожайте своих сотрудников с улыбкой и пожеланием приятного вечера. Лично общайтесь с ними и уточняйте, что наиболее запомнилось и понравилось. Делайте это не с позиции должности, а в простом дружеском разговоре.

Думая о проведении праздника, мы не должны упустить из виду такой вопрос: а в какой день недели лучше проводить мероприятие?

Ответ на него, который подходил бы для каждой компании, дать сложно. Если вы хотите, чтобы ваши сотрудники хорошо отдохнули, то назначайте праздник на пятницу и закупайтесь перекисью и бинтами (на всякий случай). Большинство же руководителей предпочитают проводить праздник на неделе, да так, чтобы на следующий день все были к 9.00 на рабочем месте. В этом вопросе стоит соблюсти баланс между отдыхом и корпоративными интересами.

Теперь перехожу к практическому примеру, который наглядно продемонстрирует все теоретические моменты, приведенные ранее.

Я имею опыт организации праздников в компаниях со штатной численностью от 50 до 700 человек, при этом всегда с разноуровневым персоналом (сотрудники имеют разный уровень образования, разный доход, разный культурный уровень). Ещё одна особенность, на которую следует обратить внимание, кроме количества и уровней персонала, — это психологические особенности коллектива.

Так я организовывала Новый год в компании – лидере по производству программного обеспечения для бухгалтерии и кадров. Как все знают, программисты — особенные люди, как правило, интроверты, не склонные к общению, достаточно замкнутые. Ситуация усугублялась тем, что в этой компании были и складские работники — простые, весёлые ребята, у которых никакой праздник не проходит без выпивки, песен и плясок. Проблема была решена следующим образом:

1) для проведения праздника была выбрана площадка в несколько уровней (мы сняли помещение в 3 этажа);

2) мы разработали сценарий проведения праздника на каждом этаже, учитывая особенности нашего персонала (там были как индивидуальные развлечения: гадалка, шаржист, игровые автоматы, так и коллективные: групповые игры, на одном этаже площадка под танцы).

Новый год проводился в период начинающегося экономического кризиса, и мы были вынуждены экономить каждую копейку. Но и из этой ситуации мы нашли выход: использовали неисчерпаемые творческие ресурсы наших сотрудников. Так, один кладовщик был практически профессиональным фотографом — он сам вызвался фотографировать праздник. Все были очень довольны получившимися фотографиями!!!

Был кинут клич: кто хочет организовать конкурс на новогодней вечеринке, — и мы смогли набрать необходимое количество активистов.

Затем у выразивших желание принять участие в организации праздника мы запросили сценарий конкурсов, который заполняли по следующей таблице:

Таким образом, мы получили тайминг по мероприятиям, смогли распределить конкурсы по типу «воронки» (постепенного увеличения активности), определить необходимый бюджет для проведения мероприятий.

Мы сразу отмели мероприятия, которые могут поставить сотрудников в неловкое положение, например, излюбленный конкурс по перекатыванию яиц, передаче коробка и прочее. На другое время отложили интересные, но бюджетные конкурсы,

Мы старались выбирать такие конкурсы, которые позволят принять участие любому сотруднику (не требуют какой-либо дополнительной подготовки).

Закончив работу над сценарием, начали поиск помещения и компанию, которая обеспечит наш праздник разными вкусными блюдами. При этом сотрудники, отвечавшие за данные задачи, сами выезжали на места и проводили осмотр помещений (на предмет территориальной близости, наличия рядом общественного транспорта, наличия сцены и прочее), снимали пробу с блюд (нам было очень важно, чтобы сотрудники не получили пищевого отравления).

Одновременно с этим мы проводили разработку пригласительных билетов, которые пронумеровали для розыгрыша памятных призов. Эти пригласительные билеты за 2 недели до намеченной даты раздали лично в руки каждому сотруднику и сразу ответили на все возникающие вопросы.

Поскольку компания была довольно большой, нам пришлось заказывать специальные автобусы для доставки сотрудников. Разъезжались они самостоятельно в удобное для них время. В пригласительном билете мы это предварительно указали, чтобы сотрудники могли рассчитывать свои возможности.

Приезжавших на мероприятие сотрудников в вестибюле встречали Снегурочка и Дед Мороз: сообщали, где гардероб, вручали с поздравлениями маленький сувенир от компании. Далее сотрудники проходили в помещение, где проводилась официальная часть и фуршет, а потом каждый выбирал то место (этаж), где ему комфортней.

Праздник удался на славу, все остались довольны. Очень надеюсь, что у вас получится ещё лучше.