Американские ученые попытались опровергнуть то, что в психологии называется «ловушкой последней соломинки». Оказывается, если сотрудник не справляется с работой до дедлайна, её объем нужно не уменьшать, а увеличивать… Работа в этом случае будет выполняться качественнее, а негативных эмоций от неё будет меньше.
И всё-таки в этих рассуждениях что-то настораживает…
Ответы на вопрос о том, как же не «сломать спину верблюда», даёт профессионал…
Г.В. Юстус, бизнес-тренер
«Ловушка вечной занятости». Как с этим бороться?
С одной стороны, это не так плохо. Если ты занимаешься любимым делом, то это уже не ловушка, а стиль жизни. Бороться с этим состоянием не стоит. Иначе можно потерять своё внутреннее «Я». С другой стороны, есть определённый процент людей — лентяи «продвинутого уровня», которые показывают всем, что вечно заняты, а по факту это далеко не так. Мнение, что лень — двигатель прогресса, на практике далеко не всегда подтверждается.
Всем тем, кто действительно в «ловушке вечной занятности», может помочь понимание следующих подходов. Во-первых, мы никогда сразу (в один момент) не заболеваем и не выздоравливаем. Любая болезнь начинает плавно завоевывать / сдавать свои позиции. Так же с вечной занятностью. Если вы почувствовали, что у вас нет времени на себя (здоровье, хобби, времени на уединение и пр.), на родных и друзей, а вы думаете только о работе, то наступил момент пересмотреть ориентиры и внести корректировки.
Избегайте однобокости, она никогда не приводит к добру. Вспоминайте спортсменов-культуристов, которые всегда развивают себя в разных направлениях, иначе их тело будет ассиметрично и однозначно некрасиво.
Во-вторых, вечная занятность всегда боится внутренней честности. Не бойтесь задавать разнообразные вопросы: «Зачем я это делаю? Можно ли все дела переделать? Кому это нужно? Что я хочу доказать?». Честные ответы на них позволят посмотреть на происходящее вокруг под другим углом. Помните, что в большинстве случаев трудоголики — это люди, которые бегут от себя…
В-третьих, если вы делаете большой объём работы, то её всегда нужно оптимизировать, правильно расставить приоритеты и уметь чувствовать настоящую ценность своих трудов (не все наши результаты идут на пользу, часть просто «прогорает вхолостую»» / уходит в никуда).
Если «ловушка вечной занятности» затянула вас в свои сети полностью и нет сил на обозначенные три подхода, то не переживайте, а просто возьмите тайм-аут. Съездите в отпуск или добавьте пару дней за свой счёт к выходным. Не зря исследователи говорят: «Попадая в непривычную для себя среду, мы понимаем, чего не хватает в нашей». Учитесь качественно отдыхать, и тогда вечная занятность не сможет вас одолеть!
Удалённая работа и гибкий график помогут снизить загруженность сотрудника?
Смогут и одновременно не смогут. Всё зависит от каждого конкретного случая, от взаимосвязи загруженности с результатами труда и способами их достижения (часто нужно работать не много, а правильно / результативно). Представим, что человек каждый день тратит 2 часа на дорогу из дома на работу. Привычная картина для жителей Подмосковья, работающих в Москве. Получается 4 часа в день, или 20 часов в неделю при 5-дневной рабочей неделе. Если функционал не требует присутствия в офисе (например: программист, переводчик, художник и пр.), то удалённая работа сможет пойти на пользу. Четыре часа можно будет направить на работу или на другие дела (в том числе и личные) не в ущерб результату.
Другой пример. Любой работающей маме приходится периодически брать отгулы, уходить на больничный и просто отпрашиваться. К сожалению, почти все дети иногда болеют, и приходится перекраивать свой рабочий график. Если работа не требует жёсткого присутствия на работе в течение всего рабочего дня, то вполне можно обсуждать гибкий график. Ключевым, на мой взгляд, должна быть договорённость между сотрудником и работодателем о том, что это не идёт в ущерб работе. От гибкого графика в этом случае выигрывают две стороны: работодатель приобретает лояльного сотрудника, нацеленного в результат. Редкая мама при наличии гибкого графика захочет подвести своего работодателя. А значит, работа будет сделана в срок и качественно.
Эти два примера наглядно показали нам, что существует очень много исходных данных и вариантов. Поэтому перед внедрением удалённой работы и гибкого графика нужно обязательно провести аудит имеющихся возможностей и предполагаемых результатов. Если совокупность результатов будет положительной, то тогда такие возможности стоит обсуждать и внедрять в практику.
Также нельзя забывать об общих тенденциях рынка труда в РФ. Недавно один ведущий сайт вакансий и резюме проводил интересное исследование. Согласно его результатам, каждый год в нашей стране всё больше и больше людей начинают работать удалённо или с гибким графиком…
Исследователи отмечают, что дополнительные задачи — порой как раз именно то, что нужно сотрудникам, пишет The Wall Street Journal. Ваши комментарии?
Вспомним золотое правило разных областей знаний: «Если где-то убыло, то обязательно где-то прибыло», и транслируем его в наш вопрос. Если у сотрудника много свободного времени, то его количество можно сократить с помощью дополнительных задач. Если этого не происходит, то, скорее всего, имеет место неграмотный менеджмент. А вот если у сотрудника много задач, то дополнительные поручения вначале заставят поднатужиться, а потом просто отказаться от какой-то их части. К сожалению, не всегда сотрудники отказываются от малозначимых и наименее приоритетных задач. Если «перегруз» происходит постоянно, то возможны внутриличностные, межличностные и даже внутригрупповые конфликты. Призываю помнить о «золотой середине» (оптимальный выбор между двумя крайностями). Лучше всего, чтобы её создавал и контролировал непосредственный руководитель. Если отпустить удила, то лошадь это сразу почувствует и начнёт сама выбирать маршрут или просто кормиться травкой. Если их перетянуть, то лошадь встанет на дыбы и может даже скинуть наездника. Так и в работе: дополнительные задачи должны способствовать оптимизации труда, личностно-профессиональному росту, но не ломать человека.
Прокрастинация (в психологии — откладывание дел «на потом», которое приводит к каким-то болезненным психологическим эффектам: сотрудник отвлекается на бытовые мелочи и развлечения) сегодня является серьёзной проблемой и становится «нормальным» рабочим поведением. Как избежать этого?
Начну с того, как увидеть прокрастинацию. В этом нам помогают коллеги, руководители, внутренние и внешние консультанты и наша неудовлетворённость работой. Часто откладывание дел становится привычкой (неосознанным действием, плотно вошедшим в нашу жизнь), и мы её даже не замечаем, в отличие от окружающих нас людей.
Если вокруг вас есть люди, которым вы доверяете, то прислушайтесь к их обратной связи по этому вопросу. Если таких людей нет или их немного, то прислушайтесь к себе. Часто при регулярном откладывании дел в человеке накапливаются негативные эмоции (обида на мир и себя, неудовлетворённость своей работой и т. д.). Также шикарно работает техника хронометража (иногда её называют «Картина дня»). Сотруднику выдаются специальные листки, в которые он с 15-минутным интервалом записывает всё, что делает за это время. Потом проводят анализ результатов, и любая внутренняя «пробуксовка» сразу становится видна.
В преодолении прокрастинации могут помочь: 1) позитивные примеры в нашем окружении (ищите людей, которые не откладывают «на потом», а сразу делают, и равняйтесь на них); 2) если что-то откладываете больше одного-двух раз, то мотивируйте себя «кнутом или пряником». Один мой знакомый штрафует себя за откладывание дел. Он переводит суммы мини-штрафов на банковскую карту, с которой может снять деньги только раз в году. Он признаётся, что с каждым годом на карте накапливается всё меньше средств. Другой знакомый, когда делал дело, которое перед этим откладывал несколько раз, покупал себе билет в кино. Каждый из нас может сам придумать, что для него будет хорошим мотиватором. Важно помнить о том, что часто мы откладываем дела, которые нам не интересны. Чтобы избежать прокрастинации, достаточно просто поменять свой внутренний настрой по отношению к этому делу. И тогда дело будет сделано на отлично в кратчайшие сроки!
В исследовании говорится, что сотрудники, пропустившие дедлайн, но при этом в достаточной степени загруженные работой, в итоге завершат задачи быстрее, чем их более «свободные» коллеги. Согласны ли Вы с этим?
Если сотрудник захочет что-то сделать, то он это сделает вне зависимости от нагрузки. «Свободные» коллеги в принципе редко нарушают дедлайны, это ведь привлекает к ним ненужное внимание, и у них есть свободное время, которое оно могут посвятить рабочим делам с соблюдением сроков. Но более занятым сотрудникам легче настроиться на выполнение новых дел. У них нет времени на внутреннее переключение и длительную подготовку к выполнению нового дела. Они просто берут и делают. А вот «свободные» коллеги, тратят на раскачку значительно больше времени.
Давайте представим, что в 15:00 два сотрудника получают одинаковую задачу. Один из них только что закончил выполнять другое поручение, а другой просто «отдыхал». Если у них одинаковый опыт, они схоже относятся к этой задаче, руководитель их одинаково простимулировал, то тогда велика вероятность, что с задачей быстрее справится загруженный коллега. Ведь к этой задаче он будет уже «разогрет», и ему не нужно будет на неё настраиваться. В итоге мы действительно увидим, что результат будет на его стороне. Но если до этого дела он уже сделал кучу других дел и устал, то тогда его шансы будут невелики. Он ещё не успеет восстановиться, и это, безусловно, отразится на скорости его работоспособности и как следствие на итоговом результате.
Почему сотрудники с достаточно свободным расписанием тратят на выполнение задачи времени больше, нежели сотрудники с более высоким уровнем загруженности?
Предпосылок для этого много. Они верят, что у них всегда будет свободная минутка, и если они не сделают это дело сейчас, то сделают позже. Часто свободное расписание дает чувство фиктивной свободы и самостоятельности. На деле, к сожалению, это не так. Например, если человек работает в формате «home-office» (дома), то ему ещё нужно приучить себя отключаться от домашних / семейных забот. А вот загруженному сотруднику очень помогают рабочие ритмы и офисные традиции.
Попробуйте целую неделю вставать в разное время. Очень быстро ваш организм намекнет на внутренний дискомфорт и призовёт вас к единому графику. Схожая ситуация происходит с человеком. Он быстро привыкает к свободному графику или, наоборот, к фиксированному графику и настраивается на работу в сложившихся условиях.
Много лет назад я часто работал по графику две/ три рабочих недели и один выходной. Такое количество рабочих дней на разных работах давались мне относительно легко. Но когда я уставал, то внутренний анализ показывал мне, что усталость накопилась не от сделанных дел и задач, а от зацикленности на рабочих вопросах. Организму нужен был «выход из системы» или глоток нового. Выходной день был тем самым днём, когда организм делал перезагрузку, и после него я возвращался в рабочий ритм другим человеком.
Пропущенный дедлайн ещё не повод для беспокойства?
Ответ на этот вопрос зависит от уровня задачи, у которой пропущен дедлайн. Если это «не важное» и «не срочное» дело (по матрице Эйзенхауэра) по отношению к другим делам исполнителя, заинтересованным людям или организации в целом, то тогда ситуация не критична. Если пропущен дедлайн у дела, которое привело к закрытию или банкротству организации, то тогда это тоже не повод для беспокойства. Поздно волноваться о том, чего уже нет…
Если нарушение дедлайнов стало для вас привычкой, то это плохой знак. Возможно несколько предпосылок для этого: вы неправильно устанавливаете (или вам неправильно устанавливают) сроки; вы неверно распределяете приоритеты; используете свои силы не рационально; вам просто не нравится ваша работа и пр. При наличии даже одной причины пропусков дедлайнов просто подумайте об этом и сгенерируйте варианты выхода из этого своеобразного «кризиса». Ведь любой пропущенный дедлайн — это стресс, а когда стрессов много, весь организм даёт сбой или включается «тотальное безразличие». Лучше всего не пропускать дедлайны, и тогда повода для беспокойства точно не будет!
Почему маленькая загруженность на работе ведёт к контрпродуктивности?
Контрпродуктивные действия — это действия сотрудника, которые наносят вред организации. Рабочая контрпродуктивность противопоказана коммерческим и государственным организациям. Любой управляющий (проверяющий / контролирующий) рано или поздно загружает малозагруженных сотрудников или расстаётся с ними. Вот несколько основных причин для такого решения в бизнес-практике. Постоянно отдыхающий или ничего не делающий сотрудник быстро деградирует и привыкает к этому свободному ритму. Малозагруженные сотрудники часто растлевают коллектив, у них есть время и силы на сплетни и домыслы, на создание или участие в оппозиционных коалициях. Любое поручение руководителя часто воспринимается «в штыки», так как вырывает из «зоны комфорта». Это провоцирует конфликты с руководителем и взаимное неудовлетворение. Безусловно, это не все причины, а только те, которые наиболее часто встречались в моих наблюдениях. К радости для современного российского бизнеса, малозагруженные сотрудники встречаются все реже и реже. И это хороший знак!
Что в большей степени мотивирует сотрудника — наличие свободного времени или плотный график?
Мы все очень разные. Не зря есть мнение о том, что 100%-одинаковых людей в мире нет. Есть люди, которым результативнее работается в свободном графике, есть люди, которые достигают сверхрезультатов в плотном графике, а есть смешанные типы. Им свойственно часть времени работать в плотном графике, а часть времени — в «свободном полёте». Каждому своё. Если вы хорошо себя знаете и чувствуете, то уже точно знаете, что вас больше мотивирует. И учитываете это при поиске работы и при выполнении самой работы. Отдельно выделю содержание работы. Для большинства из нас очень важно понимать и осознавать, что и зачем мы делаем. Если наши рабочие цели «возбуждают» нас (выступают «топливом» для работы / развития), то мы легко с ними справимся при любом графике!
Чем больше руководитель дает поручений своим подчинённым, тем больше это их мотивирует. Вы согласны с этим?
Поручение «Сходи туда — не знаю куда, принеси то — не знаю что» мало кого мотивирует. Но если в поручении есть конкретика, если оно соотносится не только с целями организации, подразделения или руководителя, но и самого исполнителя, если учитывает его психологические и личностные характеристики, не ставит его в оппозицию коллективу, не противоречит нормам этики и морали; а также помогает исполнителю развиваться, то такие поручения, безусловно, мотивируют, и часть из них даже помогают сотруднику сделать не просто результат, а сотворить подвиг. В идеальных условиях на второй план отходит график сотрудника, текущая нагрузка и даже его внутреннее состояние. Такие поручения для исполнителя переходят из категории задач в другие категории. Для кого-то важен вызов; для кого-то просьба руководителя, к которому есть доверие; для кого-то признание коллег, а для кого-то преодоление себя. Как видно из списка, мотивация есть везде, а вот её правильное использование всегда происходит ситуативно.
Но как определить ту тонкую грань между оптимальной и чрезмерной загруженностью?
«Лакмусовой бумажкой» должен и может стать сам человек. Однозначно он не должен быть загружен меньше, чем коллектив в среднем. Самому будет неудобно, да и коллеги не поймут. Когда человек чрезмерно загружен, у него нет блеска в глазах, он болезненно реагирует на новые поручения, у него портятся отношения с коллективом и т. д.
Если вы заметили у себя проявление одного или более названных симптомов, то пришло время немного замедлить ход и / или пересмотреть приоритеты. Существует масса способов достигнуть этого. Самый простой из них сводится к тому, что вы берёте чистый лист А4 и пишете всё, что вы сейчас делаете или должны сделать в ближайшее время. Когда закончите составлять список дел, ответьте на несколько важных вопросов: «Что можно объединить?», «Как можно оптимизировать выполнение этих дел?», «Что можно сделать, но попозже?». При правильном подходе результаты не заставят себя ждать. А при регулярном использовании данного приёма человек привыкнет к нему и техника будет работать неосознанно. Вопросы будут сами «закрываться» в голове человека, который работает в условиях чрезмерной нагрузки, и не будут доставлять лишнего дискомфорта.
Как руководителю не «переборщить»?
Опытный руководитель сразу видит изменения в поведенческих индикаторах и правильно на них реагирует. Например, мне иногда приходилось сотрудников, близких к выгоранию от перегрузки, отправлять в одно- или двухдневный выходной. За это время они успевали прийти в себя, и потом их эффективность была на порядок выше. Иногда для ряда задач и направлений требуются сверхусилия. В этом нам может помочь регулярная тренировка сотрудников. Увеличиваем рабочие обороты постепенно. Через некоторое время мы начинаем привыкать к высокой нагрузке, и со временем нам даже её становится мало. Всегда вспоминайте опытных спортсменов и начинающих. Благодаря опытному тренеру и регулярным тренировкам, большинство людей могут показать необыкновенные результаты.
Что поможет сотрудникам чувствовать себя на работе счастливее?
Недавно принимал участие в небольшом проекте на территории ведущего российского поисковика. Дело было поздно вечером, и меня поразило большое количество работающих людей. По ним нельзя было сказать, что они несчастливы. Наоборот, несмотря на прекрасный летний вечер, они все трудились с блеском в глазах и даже не собирались домой. Общая атмосфера была очень позитивной и продуктивной. Всё это достигается системными и целенаправленными действиями с разных сторон. Напомню несколько прописных истин. Работодатель хорошо знает своих сотрудников; нанимает правильных людей; создаёт условия для того, чтобы сотрудники шли на работу с радостью; отмечает их победы и неудачи; даёт перспективы для роста и просто уважает их как личностей. Сотрудники в свою очередь реагируют зеркально. Они чётко знают, что они могут сделать, и принимают на себя всю ответственность за происходящее; помнят о человеческих ценностях: помогают коллегам; считают себя частью организации и делают всё возможное и невозможное для того, чтобы она сохранила лидерские позиции в своей отрасли и не только. Отвечая на вопрос, что помогает сотрудникам быть на работе счастливее, нужно в первую очередь честно ответить самим себе на следующие вопросы: «А что мы реально делаем для наших подчинённых?» и «Чего мы ждём от них?».
Что обычно на работе приводит к негативным эмоциям?
Источник негативных эмоций в большинстве случаев находится в человеческих коммуникациях (с клиентами, коллегами, руководителями, с подчинёнными, с партнёрами и пр.). Не зря работа с людьми считается одной из самых энергозатратных. Есть много примеров, когда люди, работающие с другими людьми (учителя, судьи, продавцы и пр.), на время отпуска или даже после выхода на пенсию уезжают в малолюдные места и там в тишине накапливают внутренние силы и восстанавливают свой энергетический баланс. Далее в формировании нашего негатива обычно выделяют следующие предпосылки: несовершенство мира, состояние здоровья, отношения с близкими и родными, разнообразные мимолетные события и пр. Человек всегда был социальным, и он тесно взаимосвязан со всем, что происходит вокруг. Также отдельно напомню, что у нас у всех разная эмоциональная «пропускная способность». Есть люди, которым для волнения достаточно пустяка, а есть люди, которые, наоборот, эмоционально устойчивы. Таким образом, частота и уровень причин негативных и позитивных эмоций у всех очень индивидуальны. Если негативное настроение стало в ваших коллективах нормой, то пора бить тревогу. Уже давно известно, что в негативных эмоциях сотрудники достигают меньших результатов, чем в нейтральных и в позитивных. Искренне улыбнитесь своим коллегам, и они ответят вам взаимностью!
Как сотрудникам держать под контролем свои эмоции?
Во-первых, большая часть негативных эмоций находится внутри самого человека. У оптимистов и позитивно настроенных людей негатива значительно меньше, чем у остальных. Он там не задерживается, и там для негатива нет свободного места. Во-вторых, нельзя негатив принимать близко к сердцу. Чрезмерное переживание вредно для организма в целом. В-третьих, познавайте себя и учитесь правильно «переваривать» эмоции. В этом большинству людей помогают разные приёмы и инструменты. Вот только часть из них: любимая музыка, сон, контрастный душ, служба в храме или домашняя молитва, общение с коллегами, друзьями или родственниками, немного вкусной еды, приятный фильм и т. д. Если пик эмоций настиг вас на работе и нет сил дождаться внерабочего времени, то просто напишите негативную ситуацию на листке, разорвите и выбросьте в мусорную корзину; обсудите её с теми коллегами, кому доверяете; настройтесь на понимание, что эта ситуация не самая страшная в жизни; немного прогуляйтесь; подумайте о вариантах развития этой ситуации и т. д. Выбор конкретного инструмента всегда за вами. От себя добавлю: выбирайте способ, который наиболее результативен лично для вас и позволяет оперативно вернуться в рабочий строй в хорошем расположении духа!
Беседовала Екатерина Кахраман