Управление и ассистент - Отчеты

Александра Зенирова

Ни для кого не секрет, что руководитель ежедневно сталкивается с множеством отчётов: цифр, фактов, которые должен проанализировать и на их основании принять управленческое решение. Зачастую ему приходится буквально выуживать информацию, поскольку отчёты, предоставляемые ему, трудно читаются, их просмотр занимает много времени и сил.

Помощники руководителя, проявляя свой профессионализм и доказывая свою незаменимость, могут оказать посильную помощь руководителю в контроле ситуации и принятии решений. В Ваших силах разработать и представлять руководителю отчёт в удобной форме, с необходимым набором показателей (ежедневный мониторинг ситуации), и полный отчёт — для более внимательного ознакомления с ситуацией. Конечно, первое время руководителю придётся привыкать к новой форме отчёта, возможно, потребуются некоторые доработки шаблона, но очень скоро Вы будете легко готовить отчёт, а Ваш руководитель столь же легко его читать.

Мы все знаем, что быстрее всего информация усваивается, если она представлена в виде изображения или картинки, значит, и наш отчёт должен будет состоять из изображений, а если точнее — графиков и диаграмм.

Но в отчёте не следует пренебрегать информацией, представленной в цифрах, поскольку руководитель должен в подробностях понимать ситуацию для того, чтобы принять верное решение.

Ваш отчёт не должен быть чрезмерно громоздким, поскольку будет сложно отслеживать взаимозависимые показатели. Но он не должен быть и слишком кратким, поскольку не сможет отразить необходимые критерии, и мы рискуем представить ситуацию однобоко (как в известной притче о слепых и слоне, когда одному слон показался столбом, другому — змеёй и т. д).

Ваш проект по разработке шаблона отчёта может стать первым шагом к созданию электронного отчёта, который будет в дальнейшем формировать система. Но этим лучше заняться только после того, как утверждён и находится в работе бумажный прототип.

Итак, работу по шаблонированию отчёта следует начать с того, что записать на листе бумаге все параметры, которые отслеживает руководитель. Здесь можно прибегнуть к помощи как руководителей отделов, каждый из которых предоставляет свои отчёты, так и самого руководителя.

Рядом с каждым критерием стоит проставить букву Р (рабочий) — если этот критерий контролируется часто, и П (полный) — если он контролируется время от времени.

Далее структурируем показатели. Для этого можно использовать следующую классификацию:

• экономические показатели — к ним мы отнесём показатели финансовые: выручка, прибыль, задолженности, фонд платы труда.

• качественные показатели — показатели, характеризующие эффективность работы компании. Например, доля брака, возвратов продукции, отношение произведённой продукции к фонду оплаты труда и прочее.

• прочие показатели — к этой категории могут относиться показатели, важные для компании в данный момент, но не отражающие ни экономической, ни качественной составляющей. Например, автоматизация процессов, количество бизнес-процессов, имеющих формализацию, и прочее.

Следующий шаг — размещение данных на шаблоне отчёта.

При работе на этом этапе нам следует помнить о том, что взгляд сразу падает в центр (и задерживается там дольше всего), затем идёт по часовой стрелке и меньше всего задерживается в левом верхнем углу.

То есть самую важную информацию Вам следует расположить в самом центре, а в верхнем левом углу — оставить место для оформления реквизитов отчёта.

Определившись с показателями, мы переходим к следующему этапу — графическое отображение.

Если Вы хотите сравнить 2-4 показателя, то лучше выбрать гистограмму. Например, Вы показываете размеры продаж по типам продукции за текущий и прошлый год.

Ключевые слова при выборе данного графика: больше чем, меньше чем, равно.

Если мы хотим указать долю (вклад) каждого товара в общий объём выручки, то нагляднее будет выглядеть круговая диаграмма.

Ключевые слова при выборе данного графика: доля, проценты от целого, составило Х %.

Для того чтобы наглядно представить изменение параметра во времени, лучше всего подойдёт график.

Ключевые слова при выборе данного графика: изменяться, расти, убывать, возрастать, снижаться.

Шаг третий — оформление графиков.

Выбор цвета. Как Вы знаете, красный цвет на бессознательном уровне ассоциируется с опасностью, тем, чему следует уделить особое внимание.

Так, мы можем использовать красный цвет при создании диаграммы по дебиторской (нам должны) и кредиторской (мы должны) задолженностям. В этом случае красным цветом будем отражать именно дебиторскую задолженность.

Увидев такую диаграмму, руководитель сразу поймёт, что пора требовать выплаты долгов.

Также красным цветом принято изображать понижение. Вы можете выделять цифры в таблице значений, тем самым давая понять руководителю, какие изменения произошли.

Из этой таблицы мы сразу видим, что в марте выручка от продажи товаров категории А ниже, чем в том же периоде прошлого года, а выручка от продаж товаров категории С выше. Если таблица «пестрит краснотой», то дела с продажами обстоят не лучшим образом.

Старайтесь выбирать для оформления таблиц контрастные цвета, а не оттенки одного цвета, поскольку мы преследуем цель именно выделить параметры.

Помните и о том, что у мужчин может встречаться дальтонизм (невосприимчивость цветов), в этом случае надо использовать максимально контрастные цвета.

Если работаете с графиками, то линии, соединяющие точки, старайтесь рисовать более интенсивно. Есть такой закон восприятия: чем толще (интенсивней) выделена линия, тем большее значение ей придаётся. Так, более интенсивно можно выделять среднее значение, тренд и т. п., что будет являться «эталоном» для сравнения.

Итак, мы закончили работу с отчётом, теперь осталось отработать его использование уже с руководителем в виде пилотного проекта.

Обязательно получите обратную связь, ведь Вы делаете данный отчёт именно для удобства руководителя, и потому доведите шаблон отчёта до совершенства. Далее вы сможете автоматизировать отчёт уже при помощи программ.