Т. Сотникова
Почему в организациях разного профиля опоздания воспринимаются неодинаково?
Отраслевая специфика работы компании, направленность на достижение интеллектуальных или производственных результатов являются важнейшими факторами, определяющими её корпоративную культуру, традиции, нормы поведения, а соответственно, и отношение к дисциплинарным нарушениям сотрудников.
Есть две основные причины разного отношения к опозданиям в организациях: традиционные и технологические.
Традиционно всё зависит от норм и правил, существующих в организации длительное время (возможно, сформированных ещё в период плановой советской экономики). Безусловно, мнение первого лица компании также оказывает влияние на отношение к дисциплине (например, если директор — человек в прошлом военный или долго работал в государственных учреждениях, то ему важен строгий порядок везде и всегда, поэтому любые опоздания персонала строго караются).
Технологически в компаниях / подразделениях, где больше важен результат, а не процесс, к опозданиям относятся спокойно, если только это не опоздание на встречу с клиентом или «срыв сроков проекта». В сбыте, рекламных агентствах, IT-компаниях, издательствах необходимости в специальных методах и способах борьбы с опозданиями просто не возникает, главное — креативная идея (которая часто приходит к человеку «заполночь») и своевременный результат.
В случае, когда опоздания нарушают технологические процессы компании, (например, конвейер, производство, обслуживание клиентов), опоздания сотрудников неприемлемы. Причём, как правило, в таких компаниях график деятельности производственных подразделений «диктует» свои условия режима работы и для представителей офисного блока компании.
Из опыта работы HR-директором:
Работая в компании, где директором был выпускник военного училища, я привыкла к тому, что на работу надо приходить на 10 минут раньше (успеть «подготовиться — оправиться»), и если сотрудника в 9.00 нет на рабочем месте — то ему сразу «грозит» дисциплинарное взыскание.
Перейдя работать в компьютерный холдинг, которым руководил бывший программист, пришлось отвыкать вовремя приходить на собрания и «заманивать» программистов прийти на работу хотя бы к 11 часам «вкусными плюшками к кофе».
Насколько существенна проблема опозданий, можно определить по тому, как они влияют на работу и отношения в компании. Но если ценный сотрудник, несмотря на выговоры, всё равно постоянно опаздывает, с ним скорее расстанутся или будут давать шансы?
Если сотрудник действительно «ценный» и его опоздания не влияют на результат работы или действия «смежников», то, как правило, руководители это понимают и опоздания такого сотрудника особо никого не волнуют. Всегда можно правильно оформить режим работы любого работника как «гибкий» или «с суммированным учётом времени».
Иногда же непунктуальность одного человека (особенно представляющего компанию перед внешними заказчиками и партнёрами) может отразиться на репутации всей организации. В этом случае с недисциплинированным, даже очень ценным, сотрудником расстаются.
Из опыта работы HR-директором:
В продажах важно быстро реагировать на изменения рынка, и маркетолог, обладающий чутьём «по какой цене сегодня продавать товар», является конкурентным преимуществом любой компании. Маркетолог нашей компании жил в пригороде и никак не хотел успевать вовремя на работу. Подписав с ним договор о гибком графике и договорившись о том, что к 8 часам утра на сервере организации должны находиться его «вводные данные на день», несмотря на его график работы, мы решили проблемы и с бизнесом, и с человеком.
Считаете ли Вы, что опоздания становятся реальной проблемой только тогда, когда они приводят к технологическому сбою?
Проблема опозданий становится существенной, если начинает влиять на работу и отношения в компании (если сотрудник отвечает только за свой результат, то опоздания коллег незаметны и несущественны, если же его работа жёстко привязана к технологическому процессу, то его отсутствие тормозит весь производственный цикл).
Когда сотрудник сломя голову прибегает на работу только для того, чтобы «повесить на стул пиджак» или «отметить магнитную карту», а потом полдня отходит от утреннего стресса — совершенно нет никакой необходимости контролировать опоздания. Другое дело — если опаздывает кладовщик, без которого бригада грузчиков «курит бамбук», или руководитель на совещание. Это не только технологический сбой компании, но и нарушение элементарной этики взаимоотношений с людьми, которые зависят от твоего «своевременного прихода».
Из анекдотов:
…Объяснительная опоздавшего на работу: «Я пришёл на работу в 10:00, не в 8:00, потому что до 10:00 всё равно никто ничего не делает, а только чай пьют. А я столько чая выпить не могу»…
Имеет ли смысл бороться с единичными опозданиями и как это делать?
Смысл бороться с любыми опозданиями есть всегда, если это необходимо для рабочей деятельности компании. Способов много:
-
«пряник» (бонусы, премии, гибкий или свободный график, мягкий стул, новый компьютер, отпуск летом — если в месяц ни одного опоздания);
-
«кнут» (невыплата премий и бонусов, дисциплинарные наказания, вплоть до увольнения, вывешивание списка «злостных опоздальщиков» на информационной доске организации);
-
«оргметоды» (утренний звонок начальника — для побудки, коллега, заезжающий перед работой за «нарушителем дисциплины», невыплата премии всему подразделению из-за опоздания одного сотрудника).
Основное противоречие в российских организациях возникает в особом подходе к опозданиям руководителей (они традиционно приезжают на работу «попозже»). В этом случае важно чётко обозначить их «привилегии» в корпоративных регламентах (например, разрешить для топ-менеджеров компании «плавающее» начало и окончание рабочего дня и определить это как технологическую необходимость).
Из опыта работы HR-директором:
Ещё в советское время, работая на большом авиационном предприятии, не могла себе позволить опоздания никогда. В соответствии с заводским регламентом, если за месяц в отделе (250 человек работников, пропускная система) было выявлено опоздание, то премия отделу не выплачивалась (…ох, как не хотелось мне подводить коллектив, приходилось в этом случае оформлять отгул или отпуск за свой счёт…).
Если у человека закрепилась привычка постоянно опаздывать, можно ли разорвать эту установку?
Любую привычку / установку можно изменить, главное, чтобы человек сам этого захотел, но, безусловно, необходимо понимать, что для этого требуется время и усилия. Можно посоветовать ему «побороться самостоятельно с дурной привычкой», а можно «активно помогать».
Советы «бывалых» — для работников и их начальников:
1. Ставьте будильник правильно. «Если вы не можете спланировать большой промежуток времени, поделите его на маленькие, подумайте, сколько времени вам нужно на завтрак, душ, макияж, и поставьте таймер для каждого отрезка». (Дарите опоздавшим будильник после каждого опоздания).
2. Правильно рассчитывайте время на дорогу. «Вы закладываете только поездку на метро либо чистое время пути за рулём. На самом деле к этому всегда прибавляется минимум 15 минут и учитываются возможные пробки». (Если всё-таки сотрудник опоздал утром — пусть отрабатывает «вдвойне» вечером).
3. Придумывайте развлечения. «Планируйте приехать на полчаса раньше. Возьмите с собой интересную книгу либо запланируйте провести эти лишние минуты в кафе». (Заранее выясните, что интересного можно предложить «вечно опаздывающему» в пустом утреннем офисе или близлежащем районе).
4. Делайте максимум с вечера. «Когда вы учились в школе, мама накануне собирала вам портфель и гладила форму, теперь нужно делать это самостоятельно». Очень важно продумать и приготовить то, что вы наденете утром, и, если надо, приготовить вечером ланч-бокс. (Попросите сотрудника вечером присылать Вам смс о его готовности к завтрашнему дню).
5. Почувствуйте себя «плохим». Задумайтесь о том, сколько раз вы подводили людей, срывали важные встречи. Опоздания — это недостойно взрослого умного человека. (Поговорите с подчинённым откровенно, объясните последствия его поведения для Вас лично и для его рабочей деятельности).
А возможно извлечь из опозданий пользу?
Безусловно, польза от опозданий есть (чувствующий свою вину перед коллегами и руководителем «нарушитель» часто работает с бОльшим рвением, чем обычно).
В любом случае необходимо подойти к вопросу творчески:
-
прямые материальные выгоды компания может получить от суммы планируемого дополнительного вознаграждения, которые не выплачиваются нарушителям трудовой дисциплины по «Положению о премиальных выплатах» (не путать со «штрафами»);
-
дополнительные материальные средства на проведение корпоративного мероприятия работники внесут самостоятельно по договорённости с коллегами (во многих компаниях существует «заветная баночка», куда каждый сотрудник, опоздавший на работу или совещание «вносит червонец»);
-
мотивационная польза от опозданий будет, если поощрять тех сотрудников, кто не опаздывает (отгулами, гибким графиком «начала дня», внесением в «кадровый резерв», номинацией на «корпоративе»);
-
уволить «нерадивого сотрудника» без проблем позволит грамотно выстроенная система контроля доступа (СКД), позволяющая быстро обнаружить / зафиксировать опоздание и юридически обосновать дисциплинарное наказание, вплоть до «прекращения трудового договора».
Из опыта работы HR-директором:
В компании, где корпоративные праздники проходили для различных категорий сотрудников на разных «площадках», были предусмотрены «приглашения» для «лучших сотрудников компании» на «корпоратив директоров». Например, кладовщики, отработавшие год с хорошими показателями и без нарушений трудовой дисциплины, могли быть приглашены на ужин с топ-менеджерами в загородный ресторан. Приятно было видеть их в праздничных костюмах и понимать, что это приглашение действительно мотивирует многих сотрудников на плодотворную работу в компании в дальнейшем.
В большинстве случаев виной опозданий становится неумение планировать свое время?
Причины опозданий, как правило, можно разделить на несколько групп:
1. Индивидуальные особенности психики человека (неспособность организовать время, искажённое его ощущение, особенности темперамента).
В этом случае, если технологически опоздания невозможны для сотрудника — необходимо находить ему другую должность или расставаться. Если же график его работы не влияет на бизнес-процессы компании или рабочую деятельность коллег, можно подумать о переводе его на гибкий график, например.
2. Отсутствие у сотрудника мотивации для того, чтобы не опаздывать («штрафы маленькие — не обеднею», «подумаешь — все опаздывают, ничего страшного»). Выход из этой ситуации — диагностика мотиваторов сотрудника и системы мотивации компании в целом, и при необходимости их корректировка.
3. Труднодоступность рабочего места.
Решение этой проблемы, как правило, зависит от руководителей. Необходимо организовать доставку своими силами или объединить усилия с муниципальными транспортными службами.
4. «Форс-мажорные» обстоятельства (авария, сломанный каблук / машина).
Прежде чем принимать решение о наказании, необходимо рассмотреть объективность «обстоятельства» и уровень вины сотрудника за опоздание.
Надёжный способ «профилактики опозданий» — развитие у сотрудников навыков планирования и организации времени. Например, тренинги по тайм-менеджменту чрезвычайно полезны не только для решения проблемы опозданий, но и для более эффективного использования личных ресурсов каждого сотрудника и решения организационных проблем компании.
Из опыта работы тренером по тайм-менеджменту:
Один из участников тренинга по тайм-менеджменту спустя некоторое время написал: «Научились планировать, расставлять приоритеты, перестали опаздывать, освободили до 50 % своего рабочего времени. Теперь возникла новая проблема — куда его девать?»…
Слова «успех» и «успеть» являются однокоренными, главное — убедить людей, что успевать сделать главное можно с помощью простых инструментов и правил тайм-менеджмента. И не добавлять себе и другим стрессовых ситуаций, тормозя опозданиями рабочий процесс или получая негативное отношение коллег и партнёров.
Сложно ли определить истинные причины опозданий и как от них избавиться?
Социологи давно выяснили, что 30 % людей опаздывают раз в неделю (кто-то честно говорит о том, что случилось, а кто-то «нафантазирует»). Чаще всего опаздывают из-за того, что забывают дома «важное» — приходится возвращаться домой. 31 % людей списывает опоздание на транспорт и пробки, 16 % — что проспали, а 18 % — объясняют опоздание затянувшимися сборами детей в школу либо детский сад.
А стоит ли тратить драгоценное рабочее время на выяснение истинных причин опозданий?
Лучшее решение — не бороться с опозданиями, а предупреждать их!!!
Уже на этапе отбора кандидата на вакансию можно оценивать и его способность организовывать свое время, и понимание ответственности за опоздания. Прекрасный метод борьбы с опозданиями — грамотно разработанная система мотивации в компании (например, на основе МВО (управление по целям) или KPI (вознаграждения за индивидуальные показатели). В этом случае не так важно, кто и во сколько приходит и уходит, — важен только результат.
Желаю успеха в достижении результатов и жизни без опозданий!
Беседовала Наталья Селивёрстова
Сотникова Татьяна. Бизнес-тренер ITC Group, старший преподаватель СПбГУ, HR-специалист, финалист конкурса Сбербанка «Бизнес-тренер России», финалист конкурса эссе Московской школы бизнеса «Развитие бизнес–образования России», автор книги «Отдел продаж под ключ».