Анна Березовская
Что можно назвать активным информационным пространством?
Информационное пространство представляет собой совокупность объектов, вступающих друг с другом в информационное взаимодействие, а также сами технологии, обеспечивающие это взаимодействие. Информационное пространство образуется средствами информационного взаимодействия, а также информационными ресурсами и инфраструктурой. Оно имеет центром субъект, который в процессе своей деятельности создаёт информацию, присваивает её, накапливает и передаёт. Таким субъектом может выступать человек либо социальная группа, а также компании, органы государственного управления и все, кто в ходе осуществления деятельности использует возможности современных информационных технологий, но в любом случае информационное пространство не может существовать без деятельности человека.
Формирование личности человека начинается с его рождения, и фактически с этого времени начинается влияние на этот процесс окружающего его информационного пространства. На всех этапах развития человек является объектом информационного воздействия со стороны семьи, школы, неформальных групп. В подростковом возрасте человек начинает структурировать окружающую его информацию, интегрировать со своим опытом.
Когда человек начинает осознанно управлять информационными потоками и использовать информацию в работе, информационное пространство становится активным.
Таким образом, можно выделить основные компоненты активного информационного пространства:
Объект — информация, которая окружает человека. На работе это документы, письма, фильмы, аудиозаписи, слухи.
Субъект — человек или группа людей.
Информационные ресурсы — любые средства приёма, передачи, хранения и обработки информации.
Чтобы эффективно управлять информационными потоками, необходимо понимать, зачем нам нужна информация и какой она должна быть.
Основные требования к информации:
1. Достоверность. Информация достоверна, если она не искажает истинного положения дел.
2. Адекватность. Информация адекватна, если с помощью полученной информации об объекте, процессе или явлении создаётся их образ определённого уровня соответствия.
3. Объём. Информация полна, если её достаточно для понимания и принятия решения.
4. Лаконичность. Информация выражена чётко и кратко, если она не содержит в себе ненужных сведений.
5. Доступность для понимания. Информация ясна и понятна, если она выражена языком, на котором говорят те, кому она предназначена.
6. Своевременность. Информация своевременна, если она не потеряла актуальности и несёт в себе сведения, необходимые в данный момент для понимания и принятий решений.
Как грамотно сформулировать вопросы, на которые руководителю будет легко отвечать?
Умение задавать правильные вопросы — это целое искусство.
До того, как вы решили задать вопросы руководителю, необходимо определить цель вопросов и конечный результат. Продумайте порядок вопросов, которые вы зададите.
Чётко сформулируйте их, чтобы руководитель не мог многозначно толковать их. Вопросы должны содержать конкретную достоверную информацию, которая помогает сразу понять суть решаемой задачи.
Если нужно обговорить несколько вопросов, то последовательно заканчивайте обсуждение одного вопроса и переходите к следующему.
С помощью стандартных фраз старайтесь отделять один вопрос от другого.
Есть ряд ошибок, которые мешают грамотно задавать вопросы.
1. Слишком открытые вопросы. Например, вопросы, начинающиеся со слов «Что Вы думаете о...», «Расскажите, пожалуйста, про...».
2. Наводящие вопросы. Много ненужных вопросов, перед тем как перейти к сути. Тем самым вы тратите время — своё и руководителя.
3. Ожидание от руководителя конкретного ответа. Когда вы настроены на определённый ответ, вы не готовы воспринимать другую информацию. А значит, нет смысла сейчас что-то спрашивать.
Главный принцип в формулировании вопроса — меньше слов, больше информации.
Существуют ли особые правила грамотного информационного запроса?
Для сотрудников, которые работают с большим объёмом новой информации, необходимо продуманно подойти к самому процессу организации поиска информации. Есть ряд требований, соблюдение которых влияет на результаты информационных запросов:
-
скорость проведения поиска;
-
достоверность получаемой информации;
-
полнота охвата ресурсов при поиске.
Скорость проведения поиска зависит в основном от двух факторов: от грамотного планирования поиска (выбора информационных ресурсов и инструментов) и навыков работы с уже выбранным ресурсом (умения быстро разобраться в его структуре и способах навигации).
Вопрос достоверности информации очень актуален, так как в современном мире любой человек может разместить любую информацию без какого-либо контроля её соответствия действительности. Это, в свою очередь, приводит к большому количеству недостоверных источников.
В чём особенности работы в режиме «недостатка информации» и «информационного перегруза»?
Прогресс цивилизации в настоящее время развивается стремительно и, естественно, не обращает внимания на физическую способность человека развивать характеристики своего мозга с нужной скоростью. Поэтому стало актуальным такое понятие, как информационная перегрузка. Подобное расстройство возникает из-за постоянного напряжения, когда человек продолжительное время усиленно думает сразу о нескольких задачах, хранит в памяти большое количество единичной информации (например, множество не связанных между собой цифр), отслеживает большое количество визуальной информации, вынужден быстро обрабатывать входящие данные (например, получая вопрос, быстро отвечать). Если подобное состояние фрагментарно, кратковременно, оно очень полезно и развивает, но если оно постоянно, можно в один прекрасный момент ожидать сбоя.
Если людям предоставлять слишком много информации в течение длительного времени, то может наступить своего рода «паралич», т. е. информация не будет восприниматься, так как становится невозможно реагировать на всю информацию. Информационные перегрузки вызывают пропуск или невосприятие сигнала, ошибочные ответы или их отсрочку, искажение или упрощение сообщений, неадекватную реакцию на них, фильтрацию информации, наконец, отключение от её источника. Это может иметь место при монотонности информации, её опасности для жизни и благополучия, несоответствии ее реальным потребностям.
Когда сотрудник, особенно деловой, понимает, что он воспринимает не всю информацию по заинтересованной теме, это отрицательно сказывается на его нервной системе. Он испытывает неуверенность, раздражительность и даже чувство страха. Доктор Джеймс Дж. Миллер, директор Института исследований психического здоровья Мичиганского университета, подчёркивает, что «насыщение человека большей информацией, чем он может переварить, приводит к разбалансировке». Он предполагает, что информационная перегрузка может вызывать разнообразные формы психических заболеваний.
Чтобы этого не произошло, необходимо точно определять свои потребности в информации, а также планировать её потребление и использование.
Вот несколько простых правил работы с информацией.
1. Потребляйте информацию только тогда, когда это нужно.
2. При обработке информации выбирайте наиболее существенную для решения проблем и не углубляйтесь сразу в изучение деталей.
2. Используйте небольшое количество источников, и только то, что действительно нужно.
3. Планируйте фиксированное время для потребления информации.
Другая сторона работы с информацией — работа в режиме «недостатка информации». Если информация отсутствует или недостаточна, особенно в течение длительного времени, это приводит не только к беспокойству и возникновению напряжённости, но и к нервным расстройствам, к увеличению числа ошибок и сбоев в работе.
Недостаток информации может привести к бездействию, неправильному пониманию целей, снижению мотивации. Сотрудник, играя информационные роли, должен получать и передавать информацию, только он может определить необходимые объёмы и виды информации.
Чтобы справиться с этой ситуацией, задавайте себе следующие вопросы:
1. Какая информация от руководителей / подчинённых мне нужна?
2. Где я могу её получить?
3. Когда я могу её получить?
4. Какие группы могут предоставить мне необходимую информацию?
5. Что я с этой информацией буду делать?
Ответы на них помогут грамотно спланировать поиск нужной информации и преодолеть дефицит информации.
В конечном счёте, кто больше всех знает — тот главный?
Это утверждение можно считать верным лишь при наличии у сотрудника информационной компетентности.
Информационная компетентность — это качество личности, представляющее собой совокупность знаний, умений и ценностного отношения к эффективному осуществлению различных видов информационной деятельности и использованию новых информационных технологий для решения значимых задач, возникающих в реальных ситуациях повседневной жизни человека в обществе.
Информационная компетентность включает следующие элементы:
-
осуществление поиска информации,
-
интерпретация информации,
-
систематизация и структурирование информации,
-
критическое оценивание информации,
-
анализ полученной информации с позиции решаемой задачи,
-
аргументированные выводы,
-
использование полученной информации при планировании и реализации деятельности в той или иной ситуации,
-
представление информации в различных формах и на различных носителях, адекватных запросам потребителя информации.
Без этих навыков любая информация представляет собой просто «мёртвый груз» и не даёт ни власти, ни статуса.
Чем грозит использование устаревших стереотипов восприятия информации?
На адекватность восприятия информации во многом влияют стереотипы, то есть стандартные наборы упрощённых представлений о сложных явлениях и объектах окружающей действительности, содержащие их одностороннее описание, принимаемое за полное. Стереотипы создают основанное на чужом мнении представление о том, с чем человеку ещё сталкиваться не приходилось, и этим в определённой степени облегчают ориентацию в окружающей действительности и оценку получаемой информации.
В то же время, снимая неопределённость существующей ситуации, стереотипы неадекватно отражают, а зачастую значительно искажают реальность. Часто старые стереотипы служат основой формирования новых, поскольку в соответствии с психологическим законом предшествования существующая информация определяет усвоение последующей.
По воздействию на восприятие к стереотипам близки такие психологические эффекты как, например,
-
перенос оценки одних явлений и людей на других (все толстые люди — добрые);
-
обобщение оценки одной характеристики объекта на все его свойства в целом (вежливый — значит порядочный человек);
-
проекция собственных чувств и ощущений на других (если мне плохо, как может быть хорошо остальным, и наоборот);
-
первое впечатление, которое обычно бывает более благоприятным и запоминающимся (его устойчивость и длительность объясняется стабильностью поведения самого человека, ограниченностью информации, неосознанным подражанием другому и закреплением его у самого воспринимающего);
-
идеализация (гиперболизация положительных черт).
Нужно также упомянуть
-
«эффект бумеранга», когда человек, воспринимая и оценивая информацию, направленную на изменение его социальных установок, только укрепляет их (при неприязненном отношении к партнёру или низком качестве самой информации);
-
«эффект затмения» — влияние одного или нескольких свойств объекта на восприятие остальных;
-
«эффект контраста» (доминирование одних свойств по сравнению с другими, отодвигаемыми на второй план);
-
«эффект ожидания», в результате которого люди часто принимают желаемое за действительное, на что воздействует также «эффект предварительной информированности»;
-
«эффект порядка», когда при противоречивой информации больший вес придаётся сообщениям, полученным в первую очередь, но при общении со старыми знакомыми — наоборот (вообще, знакомые оцениваются более правильно, чем малознакомые люди);
-
«эффект опережения», заключающийся в том, что сведения, получаемые непосредственно перед общением, усваиваются прочнее;
-
эффект средней ошибки, проявляющийся в усреднении крайних оценок.
То есть стереотипы — это фильтры, которые помогают нам ориентироваться в информационном пространстве, но при этом искажают саму информацию. Чтобы убрать эти барьеры, необходимо пересмотреть свой набор стереотипов и заменить их на новые, более эффективные.
Что даст создание индивидуальной мультимедийной «информационной карты» помощника руководителя?
Мультимедиа (multimedia) — это современная компьютерная информационная технология, позволяющая объединить в компьютерной системе текст, звук, видеоизображение, графическое изображение и анимацию. Мультимедийная «информационная карта» (МИК) — это сумма технологий, позволяющих вводить, обрабатывать, хранить, передавать и отображать такие типы данных, как текст, графика, анимация, оцифрованные неподвижные изображения, видео, звук, речь.
Другими словами, это современный эффективный метод систематизации информации в уникальной форме с использованием различных форм информации. Это его первое преимущество — возможность объединять разные информационные объекты и создавать свою уникальную систему работы с информацией. Во-вторых, использование МИК увеличивает скорость работы с этой информацией. Представьте себе интерактивную карту города. Когда вы вводите запрос на поиск нужного вам адреса, вы видите не просто одиноко стоящее здание, а целую панораму города, вы видите, где находится это здание относительно других объектов и относительно вашего текущего местоположения. Именно это помогает вам ориентироваться в пространстве и эффективно передвигаться. Тот же самый эффект достигается при использовании МИК — возможность находить и использовать информации, а также видеть связь этой информации с другими объектами информационного пространства.
Беседовала Наталья Селивёрстова
Анна Березовская. Бизнес-тренер, руководитель Центра Тренинга и Развития. Центр Тренинга и развития — консалтинговая группа, знания и опыт экспертов которой позволяют создавать уникальные авторские тренинги и семинары, максимально адаптированные под требования современного бизнеса и индивидуальные задачи клиента. www.ctir.ru