В наше непростое время мы стареемся максимально экономить, в том числе на аренде площадей для офиса, производства или торговой площадки. В этой связи от руководства может поступить задание подобрать подходящую по функциям площадь, но с меньшей арендной платой, и осуществить переезд. Конечно, это задача не из простых, поскольку надо учесть довольно много нюансов, но если следовать уже проверенной схеме и адаптировать эту схему под свою компанию (только надо это сделать заранее), то вы сможете выполнить порученное вам ответственное задание с легкостью профессионала-виртуоза.
Итак, давайте начнем с того, что выясним, какой конкретно результат хотят от нас получить. Для этого следует задать несколько вопросов руководителю, а также руководителям всех подразделений, которые будут так или иначе задействованы в переезде.
Начнем с перечня вопросов, которые вы можете адресовать высшему руководству:
1. вилка арендной платы (в каком ценовом диапазоне вы можете подбирать варианты площадей);
2. предпочитаемые направления (территориальная локализация) – возможно, для вашей компании важно, чтобы торговый зал был рядом с производством, чтобы склад был в шаговой доступности и прочее. Все эти нюансы определяются профилем бизнеса;
3. бюджет переезда (сколько мы готовы тратить на осуществление переезда – найм машин, простой и так далее) – эти вопросы помогут вам подобрать оптимальную компанию, которая поможет перевезти мебель, оборудование и прочее;
4. какие подразделения переедут (этот вопрос поможет в определении функциональных зон);
5. срок переезда (этот вопрос важен как для ведущего проекта по переезду, так и для отдела персонала, поскольку им, согласно законодательству, следует заблаговременно уведомить сотрудников о предстоящих изменениях в месте работы).
После того, как вы получите исчерпывающие ответы на данные вопросы, вы можете отправлять служебное информационное письмо в отдел персонала о том, что определенные подразделения планируется перевезти на другую территорию. Также следует указать ориентировочный срок переезда.
Аналогичное письмо следует отправить в юридическую службу, поскольку юристы должны оформить обособленное подразделение, либо новое юридическое лицо, которое будет находиться на данной территории.
И третье письмо, которое вы можете направить – информационное письмо для всех руководителей подразделений, которые будут переведены на новую территорию. Пригласите их на рабочую встречу и подготовьте следующие вопросы:
1. бизнес-процессы, которые осуществляются данными отделами (бизнес-процессы должны быть визуализированы, чтобы легче было увидеть, что придется менять);
2. требования к занимаемым помещениям (если это офисное помещение, то должна быть разводка для персональных компьютеров, система водоснабжения, освещения, и так далее, если производственные помещения, то здесь может быть важным даже материал, из которого сделан пол (он должен выдерживать определенные нагрузки, вибрации и прочее);
3. оптимальное (с меньшим числом перемещений сотрудников и потерей времени) размещение подразделений на занимаемой площади;
4. предварительный макет размещения.
Вы можете попросить руководителей заранее подготовиться к вашей рабочей встрече, чтобы результативность встречи была выше, а время, затраченное на работу, максимально сокращено.
Обязательно расскажите, какие конкретно результаты (документы или договоренности) от рабочей встречи с руководителями вы хотите получить, в нашем случае это следующее:
-
корректировка бизнес-процессов. Следует указать, как после переезда будет выполняться работа. О предполагаемых изменениях следует известить отдел персонала, поскольку изменения в выполняемых работах следует вносить в должностные инструкции.
-
перечень требований к помещению: метраж, высота потолков (важна для производства и складов, например), длина помещения, ширина (важно учитывать при производственных линиях – установка оборудования), требования к электрообеспечению, связи (телефон, интернет, беспроводной доступ и прочее), требования к водоснабжению и водоотведению, наличие очистных сооружений, транспортная доступность (пешая, общественный транспорт, личный транспорт) и прочее;
-
перечень сотрудников с должностями, которые готовы переехать на новое место работы и перечень вакансий, которые будут открыты для набора персонала, поскольку не всем сотрудникам может быть удобна транспортная доступность;
-
макет размещения функциональных зон.
Одна важная деталь: заранее следует определить приоритеты при выборе помещения, поскольку вероятность встретить идеальный вариант не так высока. Для этого попросите проставить степень важности для каждого из руководителей напротив каждого пункта. И помните о том, что если вы перевозите производство и бухгалтерию, то наиболее важными будут требования производственников.
После того, как все составлено и согласовано с вашей рабочей группой (все руководители подразделений, которые будут переезжать), эти документы следует согласовать с руководством и получить окончательную картинку, чего следует искать.
Следующий этап – поиск площадей, отвечающих заявленным требованиям. В этом вам могут помочь открытые источники информации, где размещаются объявления о площадях, сдаваемых в аренду, так и услуги брокеров. Советую пользоваться всеми вариантами, если время поджимает.
Обязательно лично выезжайте на осмотр помещений и записывайте все свои впечатления (как плюсы, так и минусы). Особое внимание обращайте на качественное состояние стен, потолков, полов (наличие трещин, пробоин, деформаций несущих конструкций), водопровода (присутствие запаха). Не упустите шанс пообщаться с арендаторами, которые в настоящее время пользуются данными площадями. В дружеской беседе уточните у них, с какими неприятностями приходилось сталкиваться, что им очень нравится, имели ли место отключения электричества, водоснабжения, стабильна ли связь, интернет, можно ли вести переговоры с арендодателями или все очень жестко и изменению не подлежит.
Итак, вы осмотрели несколько предложенных вариантов, и теперь предстоит сделать выбор. Помните, что от того, насколько качественно вы предоставите информацию, руководитель сможет принять то или иное решение.
Выбор сделан, и мы начинаем переезд.
Сначала вы работаете с планами помещений - делаете реальный макет функциональных зон (для этого следует организовать еще одну рабочую встречу со всеми руководителями), затем командой отправляетесь в помещение и начинаете отмечать зоны функциональности (прямо на полу, если покрытие позволяет) отмечать столы, оборудование и прочее.
В результате вашей работы у вас появится макет каждой зоны. Согласно этому макету в дальнейшем будет проводиться расстановка мебели, техники, размещение оборудования и персонала. Вы можете использовать условные обозначения, чтобы затем маркировать коробки.
Например, бухгалтерия: буква Б, принтер – пиктограмма принтера, рабочий стол 1.
На коробке вы увидите надпись Б1. Оповестите сотрудников, которые будут осуществлять сборку документов и мебели о системе маркировки коробок, а также подготовьте достаточное количество этикеток.
Помните, что сначала собираются документы, а потом мебель, а на новом месте сначала ставится мебель, а затем расставляются документы. Следуя этой схеме, организовывайте переезд.
С целью экономии времени вы можете в конце рабочего дня организовать сборку и транспортировку. Ночь на новом месте сборщики собирают мебель, согласно макету ее расставляют, а утром приходят сотрудники и разбирают документы, расставляя их по местам.
Особо ценные документы, к которым относятся бухгалтерские и кадровые документы, а также юридические документы следует перевозить с ответственным лицом из соответствующего подразделения, чтобы избежать утери.
Также для снижения возможности утери документов вы можете сделать описи на коробки, правда, это может потребовать некоторого дополнительного времени.
Последний этап – организуйте праздник на новом месте работы, чтобы отблагодарить ваших сотрудников за помощь в переезде и «обжить» новое место работы. Это может быть совместный ужин, поход в кино или боулинг, но праздник сделать нужно, поскольку это сразу придаст переезду положительную окраску.