На сегодняшний день помощник руководителя играет более существенную роль в успехе организации, нежели ранее. Если десять лет назад основными требованиями, которые предъявлялись к административной должности помощника, были набор текстовой информации, навыки обработки и знание телефонных бизнес-систем, то за последние 5 лет наблюдается тенденция возрастания обязанностей такого рода персонала. Теперь помощнику руководителя под силу выполнить более трудные и разнообразные задачи, а для этого необходимо обладать широким спектром навыков.
«Мой персональный ассистент выполняет стандартные для данной должности обязанности: составляет ежедневное деловое расписание, занимается организацией деловых поездок и т.д. Помимо профессиональных навыков для этого рода деятельности очень важны личные качества: высокая психологическая адаптация, доброжелательность, пунктуальность, способность быть внимательным к деталям, отличные коммуникативные навыки. Ассистент всегда должен чувствовать, что еще можно сделать для улучшения условий работы руководителя. Хорошая поддержка очень важна для руководителя, особенно если он работает в неродной для себя стране и не знает все ее особенности и обычаи», - говорит Режис Ломм, глава представительства Pfizer в России.
Рецессия в мире, и в России в частности, а также быстрое развитие технологий оказало влияние на характер административных должностей помощников за последние несколько лет. В сложные экономические времена, когда компании были вынуждены урезать расходы, многие административные помощники помимо обычных задач взяли на себя обязанности руководителей среднего звена. Следовательно, изо дня в день специалисты такой категории всё больше брали участие в таких процессах как закупки, планирование корпоративных мероприятий, обучение сотрудников, использование программного обеспечения и решение финансовых вопросов. Также они часто играют роль в найме новых управленческих кадров, анализируя резюме и проводя собеседование с кандидатами.
Как утверждают многие предприниматели, наем сотрудника, выполняющего функции офис-менеджера, секретаря и администратора является наиболее выгодным для предприятий малого бизнеса. При этом большинство помощников, проработавших на данной должности несколько лет, рекомендуют «обойти эту работу и податься в более целенаправленную сферу бизнеса». Всесторонние знания – это то, чем должен обладать современный помощник руководителя. Приоритет в этом плане отдается кандидатам, которые имеют такие навыки как:
а) ведение бухгалтерского учёта и кредиторской задолженности;
б) пользование программным обеспечением и базами данных;
в) техническое обслуживание сайта, включая обновление, размещение вакансий, поиск и удаление неисправностей.
В связи с увеличением за последние 5 лет сферы деятельности помощника руководителя возросли и запросы касательно качеств, которые определяют первоклассного профессионала. Среди них:
1) Отличные коммуникативные навыки. Сейчас, как никогда, работодатели стремятся отыскать административного помощника, обладающего сильными устными и письменными навыками. Административные специалисты постоянно взаимодействуют с широким кругом людей, в том числе поставщиков, клиентов и сотрудников. На мировом рынке также увеличился спрос на многоязычных административных работников.
2) Широкие технологические навыки. Рабочее место сотрудника последних лет претерпело существенные изменения. В связи с этим помощникам пришлось расширить свои навыки, чтобы не отставать от прогресса. Сегодня сфера деятельности административного работника прошла путь от заполнения крупноформатных таблиц и заметок до таких областей как бухгалтерский учёт, расчет заработной платы и HR-приложений. Навыки обработки текстов по-прежнему необходимы для административных должностей помощников, став теперь только одной из частей большого набора знаний. В настоящее время технологические навыки административного первоклассного специалиста включают в себя:
• Знание конструкции и компоновки программного обеспечения, такого как Microsoft Publisher и AdobePhotoshop и InDesign;
• Опыт работы с веб-инструментами, такими как Concur – для организации поездок и отслеживания командировочных расходов;
• Продвинутые знания Microsoft Office, в том числе Word, Excel, Outlook и PowerPoint;
• Практические знания социальных медиа (например, Facebook, LinkedIn, Twitter, Google+, Instagram и Pinterest), чтобы помочь компании построить свою репутацию онлайн;
• Знания программного обеспечения СУБД, таких как Microsoft Access и FileMaker Pro;
• Наличие сертификации знаний (например, IAAP);
• Навыки поиска в Интернете.
3) Предыдущий опыт в конкретной отрасли. Организации в сфере здравоохранения предпочитают кандидатов, имеющих опыт в этой сфере с последующим переходом к электронным медицинским карточкам и рабочими нагрузками, связанными с защитой пациентов в соответствии с законом о здравоохранении. Эти административные специалисты должны обладать большим опытом в использовании специального программного обеспечения, такого как NextGen и Centricity. Другие стремительно развивающиеся отрасли, такие как недвижимость, производство и строительство также требуют от своего административного персонала широких знаний технологий.
«Наши текущие ожидания, как руководителей, существенно отличаются от тех, что были 5 лет назад. В прошлом помощник должен был в целом наладить жизнедеятельность колледжа, теперь же нам нужны преподаватели-лидеры, которые имеют глубокое понимание педагогики, опыт обучения больших коллективов и приобретения качественных материалов», - таково мнение директора колледжа и подготовительных курсов в Теннеси доктора Джареда Бикхема.
Возрастает потребность в сертификации сотрудников, регулярном посещении ими семинаров и профессиональных организаций в целях повышения квалификации. Обучение без отрыва от работы (оn-the-job) стало непременной составляющей расписания помощника, в результате чего повышаются аналитические навыки сотрудника. Административный помощник уже давно отошел от стереотипного названия «секретарь», став неким «супер-человеком», который готов взять на себя делопроизводство фирмы, планирование событий и создание презентаций.
По данным Международной ассоциации административных специалистов (IAAP), 60% административных помощников во всем мире отвечают за приобретение офисного программного обеспечения и обучение их коллег его использованию. Некоторые из них стали теми, к кому обращаются, чтобы провести ремонт сломанного оборудования или программного обеспечения на предприятии. Таким образом, помощник руководителя за несколько лет освободился от монотонных обязанностей. Многие из них утверждают, что разнообразие и вызовы профессии в настоящее время делают должность административного помощника более привлекательной.
Сложностью в работе ассистента руководителя, как в мире, так и в России является «необходимость работать в режиме многозадачности и правильно расставлять приоритеты». В некоторых отраслях для того, чтобы получить такую работу, потребуется длительное интервьюирование и тестирование, но в любом случае приоритет отдается кандидатам, имеющим степень бакалавра, организационные навыки, изобретательность и ответственность. В то время как на исполнительных помощниках лежит выполнение всех поручений начальства компании, административные помощники обеспечивают поддержку на всех уровнях организации. По наблюдениям Бюро трудовой статистики, потребность в найме административных помощников к 2022 году возрастет на 13,2 процента.
Один из сотрудников поделился своей историей работы на должности помощника. «Я работал ассистентом в течение четырех лет, помогая вначале вице-президенту, а затем президенту некоммерческой организации. За это время, помимо всего прочего, я принял на себя роль менеджера проектов, планировщика событий, редактора фото и вики, составителя документации и многое другое, естественно, выходящее за пределы банальных ответов на телефонные звонки и ксерокопии». Директор программ и услуг в Международной ассоциации административных специалистов (IAAP) Эмили Аллен утверждает, что «по сравнению со временем пятилетней давности, когда помощник в основном выполнял поручения директора, теперь на этого сотрудника возлагается ответственность в принятии решений. Помощник руководителя может быть поставлен во главе целых проектов. По этой причине общие навыки управления проектами и навыки критического мышления должны быть несменными атрибутами профессионального помощника руководителя».
Для того, чтобы проследить тенденцию развития занимаемой позиции, можно вернуться в 2008 год, когда большая часть менеджеров среднего звена были уволены, а дополнительная нагрузка была распределена между помощниками. Такая тенденция продолжается и сегодня – менеджеры и руководители передают свои проекты ассистентам. Для тех, кто видит в себе потенциал к данному направлению, стоит воспользоваться советами директоров известных фирм:
??? Современный помощник руководителя не должен ждать пока босс выдаст инструкции, ему необходимо быть инициативным и самому подходить с идеями.
??? Даже если сотруднику назначена роль поддержки, он должен быть лидером.
??? Необходимо искать непрерывное образование, руководство должно наблюдать заинтересованность сотрудника в данной отрасли.
Но стоит ли быть уверенным, что на смену наемным работникам в будущем не придут виртуальные помощники? Новые технологии в мире не только изменили роль помощника руководителя в офисе, но и за его приделами. Виртуальные помощники работают на себя и предлагают ряд услуг аутсорсинга, в которые входят традиционные административные обязанности помощника, например, планирование встреч, создание презентаций, бронирование поездок в организации, обслуживание базы данных и многое другое.
Некоторые утверждают, что виртуальный помощник по административным вопросам станет правой рукой, работающей удаленно на несколько организаций, и в то же время он позволит сократить расходы за счет почасовой заработной платы за проделанную работу. Тем не менее, такое решение является оптимальным лишь для малого и среднего бизнеса. Показатель, в котором виртуальный помощник уступает наемному сотруднику – безопасность. Нет никакой гарантии конфиденциальности паролей и файлов предприятия при обращении к виртуальному работнику.