Для начала давайте разберемся, что же такое проект и в чем заключаются его ключевые особенности. Итак, проектом называется любое мероприятие, которое имеет ресурсные ограничения, чаще всего такими ресурсами становятся время и деньги. Успешность проекта зависит от многих факторов. Одним из основных является личный вклад каждого участника проекта, который включает в себя несколько параметров: время выполнения (сколько человек реально проводит времени в проекте), направление (куда он тратит свое время) и качество работы в проекте (определяется уровнем компетенции). Если какой-то из параметров отклоняется от нормы, то общий результат проекта может быть низким. Например, если человек недостаточно времени тратит на проект, то даже при правильно выбранном направлении и высоком качестве работы, результаты могут быть скромными. Ключевым моментом является то, что на параметры личного вклада влияет уровень мотивации и адаптивности человека. У сотрудника должен быть внутренний стимул и внешняя мотивация, а также высокий уровень адаптивности и стрессоустойчивости к этой работе.
Любой проект включает в себя пять основных задач – это постановка цели, её декомпозиция, сетевое планирование, оценка рисков, календарное планирование. Остановимся на каждом из них подробнее.
-
Постановка цели. Если цель сформулирована абстрактно, то и результат будет таким, поэтому очень важно четко поставить цель. Согласно концепции SMART цель должна быть конкретна, измерима, достижима, соотносима с другими целями и распределена во времени. В обратном случае она теряет конкретность и становится абстракцией, в итоге мы не можем понять, чем и когда закончится проект.
-
Декомпозиция цели. Следующий этап управления проектом - декомпозиция цели, то есть ее разделение на более мелкие цели и задачи. Декомпозиция может иметь несколько уровней, оптимальным количеством считается от трех до пяти, таким образом, получается дерево целей. Существуют компьютерные программы, с помощью которых можно формализовать процедуру управления проектами и построить сетевой или календарный график, например, Microsoft Project. Однако декомпозиция цели, равно как и её постановка, всегда производится вручную.
-
Сетевое планирование. Данный этап проводится для того, чтобы понять, каким образом цели и задачи проекта взаимосвязаны между собой, фактически показывает, в какой последовательности они будут выполняться. Сетевой график всегда строится слева направо и отражает ход проекта, который подразумевает четкое определение того, каким образом подзадачи, задачи и цели будут взаимосвязаны между собой в процессе выполнения проекта, то есть позволяет из декомпозиции сделать целенаправленную логическую структуру проекта. На шкалах могут указываться разные параметры, например, продолжительность каждой задачи или стоимость ее выполнения. Таким образом, построив сетевой график, можно определить бюджет и временные рамки проекта. Более того, иногда в сетевом графике обозначают конкретных исполнителей, кто будет выполнять каждую из намеченных задач. Таким образом, декомпозиция показывает, из каких элементов состоит цель, а сетевое планирование показывает, как эти элементы в пространстве расположены, и связь между ними. В рамках любого проекта есть оперативная работа, которая включает в себя составление перечня задач, их сортировку, зачистку (удаление второстепенного) и распределение во времени. Для того чтобы полноценно реализовывать проект, руководитель должен владеть как методологией долгосрочного, так и краткосрочного планирования.
-
Оценка рисков. К сожалению, часто пренебрегаемый этап, тем не менее именно из-за его игнорирования чаще всего случаются срывы сроков или вообще невыполнение проекта, поэтому крайне важно уделить этому внимание. Риски могут быть разных категорий: низкие, средние и высоко вероятностные. Особое внимание надо уделить высоко вероятностным рискам – именно они требуют проектирования вариантов предотвращения, становятся отдельными задачами, которые также войдут в финальный график проекта.
Оценка рисков происходит по следующему алгоритму:
а) Определение факторов, влияющих на выполнение задач;
b) Определение рисковых событий;
с) Оценка вероятности наступления этого рискового события;
d) Формулирование вариантов реагирования (для средних и низко вероятностных рисков) или предотвращения (для высоко вероятностных рисков).
5) Календарное планирование (диаграмма Ганта). Включает в себя перечень задач и целей проекта, причем этот перечень составляется последовательно, по мере реализации проекта. Поскольку варианты предотвращения высоко вероятностных рисков становятся отдельными задачами, важно, чтобы они также были внесены в календарный график. Шаг планирования может быть разным – неделя, месяц, квартал и даже год. В календарном графике важно отметить контрольные точки и, соответственно, сопровождать отчётностью.
Проект требует постоянного контроля со стороны руководителя. Чтобы оценить степень реализации проекта, необходимо обратиться к ключевым показателям эффективности – это может быть количество переговоров, объем продаж или количество привлеченных клиентов. Как скорректировать работу человека? В первую очередь надо влиять на мотивацию и компетенцию сотрудника, за счет этого корректируется направление работы, и, как следствие, изменяются ключевые показатели эффективности. Результативность работы на проекте – это последнее, на что необходимо влиять, но первое, на что стоит обратить внимание.
Таким образом, при грамотном выполнении работы на каждом из перечисленных этапов, можно гарантировать успешность выполнения проекта.