Время тикает, Бусыгин Олег Владимирович

1. Какие типичные ошибки допускают, на ваш взгляд, помощники руководителя, планируя или не планируя свой рабочий день-неделю-месяц?

Наиболее типичная ошибка помощника руководителя — это когда он расставляет приоритеты, руководствуясь своим личным видением ситуации, что не всегда соответствует позиции его начальства. В результате цели руководителя могут быть достигнуты в меньшей степени.

2. Трудоголизм — норма для успешных менеджеров или это их же миф?

Трудоголизм, как понятие, предусматривает, что человек не может без работы, чувствует себя опустошенным и беспомощным. Довольно часто с трудоголизмом путают высокую работоспособность, повышенную степень ответственности за результат и самоорганизованность топ-менеджеров.

3. Как вести учет рабочего времени?

Существует несколько подходов в зависимости от того, о каком диапазоне времени идет речь. Когда мы планируем один рабочий день, здесь используется методология тайм-менеджмента, если мы хотим спланировать месяц работы и более продолжительные периоды, тогда необходимо обратиться к методологии долгосрочного планирования. Обычно, когда речь идёт об оптимальном распределении рабочего времени, имеется в виду тайм-менеджмент, здесь ключевым моментом является расстановка приоритетов, определение категории задач, распределение их в течение рабочего дня.

4. Как правильно расставить приоритеты?

Используется ABC-анализ, с помощью которого распределяются задачи по категориям:

1) A (важные и срочные, решение которых максимально приближает вас к вашей главной цели). От общего числа задач занимают не более 20 %, однако определяют 70-80 % вашего результата.

2) B (важные, но не срочные, либо срочные, но не важные). Они также составляют 20% от всего перечня задач.

3) C (не важные и не срочные задачи, которые тем не менее необходимо выполнять). Это так называемая «текучка». Такие задачи занимают 60 % рабочего времени и влияют лишь на 10-15 % результата.

5. Делить дела на срочные и важные? Но как? Легко дать совет, но порой это все равно, что отделить воду от масла.

Безусловно, методы тайм-менеджмента субъективны. Человек сам, имея определенный список задач, должен определить, выполнение которых из них приблизит его к главной цели.

6. Каких знаний порой не хватает тем, кто вечно не успевает?

В тайм-менеджменте существует правило 60 на 40. То есть лишь 60% спланированного вами времени вы проведете на работе, а 40% — это резерв, который необходимо закладывать. Люди не учитывают возможные риски, переоценивают свои возможности и в результате ничего не успевают.

7. Перепоручить другим и проконтролировать.... Это ведь непросто? Есть ли у Вас советы здесь?

Большинство ошибок, связанных с делегированием, заключается в том, что руководитель: 1) не учитывает уровень своих подчиненных, 2) неправильно ставит задачи, 3) сам не имеет представления, как эту задачу выполнить. Необходимо вместе с подчиненным, если Вы делегируете ему задачу, составить некий план и, исходя из этого, отметить контрольные точки. Когда у руководителя сотрудники компетентные, адаптированные, мотивированные в достаточной степени, он может делегировать им задачи любой категории.

8. Губит людей не пиво, а невнимательность к деталям. Есть ли у Вас средство для «лечения» этой проблемы?

Невнимательность к деталям возникает из-за отсутствия компетенции. Единственный способ этого избежать — составить их полный перечень. Детали — это задача категории С. Очень часто люди просто их не учитывают, концентрируясь на глобальных вещах.

9. Как грамотно спланировать время своих сотрудников?

Тайм-менеджмент — это правильное распределение энергии. Чтобы получать удовольствие, быть в гармонии физической и эмоциональной, нужно понимать, когда Вы максимально работоспособны. КПД у всех разное в течение рабочего дня. У «сов» КПД максимальное во второй половине, им задачи категории A надо выполнять в 5, 6, 7 часов вечера; у «жаворонков» наоборот, им первостепенные задачи необходимо делать до полудня. Поэтому важно дать сотрудникам возможность влиять на распределение своего рабочего времени.

10. Прокрастинация свойственна всем нам. С ней не могут справиться самые успешные и опытные. Что делать?

Прокрастинация действительно свойственна многим людям. Факторами прокрастинации являются: 1) отсутствие интереса к заданию, 2) наличие более важных дел, 3) личные проблемы, 4) непонимание значимости выполнения дела, 5) наличие более интересных дел, 6) обескураженность характером задания, 7) боязнь выполнения задания.

Для того чтобы избежать прокрастинации, надо декомпозировать (разбить на подцели) то, что вы делаете, расставить приоритеты среди задач. Надо понимать, что у каждой задачи есть определенный резерв времени и уровень срочности. Факторами прокрастинации также являются некомпетентность подчиненного и руководителя, отсутствие мотивации.

11. Как не дать себе «засохнуть», устать от однотипных работ?

Только осознав, зачем вы делаете то, что вы делаете, зачем вы работаете, какая конечная цель. Тогда будет внутренняя мотивация и не будет засыхания.

12. Какие работы лучше сочетать, а какие наоборот разносить по времени и месту?

В тайм-менеджменте есть понятие порционности задач. Если в течение дня у вас есть 20 и более задач, то распределять все 20 — это очень сложный трудоемкий процесс. Поэтому эти задачи разбиваются на 5,10,15, 30-минутки и час. Все задачи, которые длятся меньше, чем час, объединяются в часовые блоки, из 30 задач может получиться 5 часовых блоков, которые в дальнейшем распределяются по времени дня. Важно отметить, что чем больше людей работает над проектом, тем больше задач выполняется параллельно. Если человек работает один, то чаще всего дела выполняются последовательно.

13. Какие программы посоветуете использовать в работе секретаря для контроля дел и своих работ-обязанностей?
    
    Результатом планирования в конечном счете должна быть таблица, где отмечены задачи и время их выполнения. Ехсеl и Outlook прекрасно для этого подходят.

Бусыгин Олег Владимирович

Генеральный директор консалтинговой компании «Intake Consult» (intake-group.com), практикующий бизнес-тренер с 10-летним опытом работы, преподаватель по программе ЕMBA в РАНХиГС, доцент Института Телевидения Останкино, кандидат социологических наук, психолог, автор книги «Факторы организационного развития компаний».