Новые Правила работы архивов и электронные документы

• Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях

• Формат электронного архивного документа

• Хранение электронных документов и дел

• Передача электронных документов в архив организации

В сентябре 2015 г. после регистрации Минюстом РФ вступили в силу новые «Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях»2. Правила — основной документ, определяющий порядок работы с документами в ведомственных архивах. Однако правила не распространяются на порядок работы с документами, содержащими государственную тайну.

Помимо традиционного порядка работы с архивными документами, отработанного до мелочей поколениями архивистов, новые Правила содержат и рекомендации по работе с новой для архивистов категорией — с электронными документами.

Например, обязательными условиями хранения электронных документов, установленными в Правилах, являются:

• наличие в архиве организации не менее двух экземпляров каждой единицы хранения электронных документов (основной и рабочий экземпляры должны находиться на разных физических устройствах);

• наличие технических и программных средств, предназначенных для воспроизведения, копирования, перезаписи электронных документов, контроля физического и технического состояния;

• обеспечение режима хранения электронных документов, исключающего утрату, несанкционированную рассылку, уничтожение или искажение информации.

Одно из наиболее важных положений Правил — определен формат архивного хранения электронных документов — установлено, что передача текстовых электронных документов для хранения в архив организации, являющейся источником комплектования государственного и муниципального архива, осуществляется в формате PDF/A. Формат PDF был разработано компанией Adobe Systems Software как универсальный формат для создания документов, который позволял бы корректно просматривать документы на самых разных компьютерных устройствах, работающих под управлением разнообразных операционных систем — Windows, Linux, Mac OS и т. д. Разновидность этого формата, специально модифицированная для архивного хранения — PDF/Archives закреплена в стандарте ISO 19005-1:2005/Cor.2:2011 Управление документацией. Формат файлов электронных документов для долгосрочного хранения Часть 1. Использование PDF 1.4 (PDF/A-1). (Document management — Electronic document file format for long-term preservation) и его дополнении ISO 19005-2:2011 Document management -- Electronic document file format for long-term preservation — Part 2: Use of ISO 32000-1 (PDF/A-2) (Использование PDF 1.5-1.7). В основе стандарта обычный формат PDF, из которого исключены некоторые особенности (возможности), не подходящие для долговременного архивного хранения.

Так как для воспроизведения электронных документов нужны специальные аппаратно-программные средства, то есть компьютеры, операционные системы, прикладные программы, Правила предусматривают, что в случае установки новых версий программ соответствующие изменения должны производиться и в архиве, чтобы обеспечить корректную работу с ними. Также ставится задача переноса электронных документов на новые носители и конвертация их в новые форматы для обеспечения работы с документами на новом оборудовании: «В целях обеспечения хранения, учета и использования электронных документов, находящихся на хранении в архиве организации, должно производиться синхронное изменение программно-аппаратной среды в организации и в архиве организации, а также своевременная перезапись электронных архивных документов на новые носители и в новые форматы (п. 2.32 Правил).

Электронные документы хранятся на физически обособленных носителях, обычно на оптических компакт-дисках (CD, DVD, Blu-ray) и размещаются отдельно от других документов. Архивный шифр электронных документов, хранимых на обособленных электронных носителях, указывается на вкладыше, вложенном в футляр носителя.

Так как срок жизни электронных носителей существенно ниже, чем срок хранения бумаги (в среднем 15-25 лет, если мы говорим о носителях, специально предназначенных для архивного хранения, например, DVD дисках класса Archive Gold, Lifetime Archival и т. п.), то «в процессе хранения электронных документов в архиве организации не реже одного раза в 5 лет производится технический контроль физического состояния носителей электронных документов и воспроизводимости электронных документов». На практике выборочная проверка носителей (CD, DVD, Blu-ray дисков) проводится ежегодно, так, чтобы за 5 лет каждый носитель был проверен на читаемость. «В случае, если при осуществлении технического контроля установлены изменения физического состояния носителей электронных документов, архив организации по решению руководителя организации должен проводить работу по перезаписи электронных документов на новые носители». То есть, если программа проверки читаемости показывает сбой, производится запись нового носителя на основе резервной копии. Периодичность проверки наличия электронных документов — 1 раз в пять лет, то есть в два раза чаще, чем традиционных бумажных, установлена также п. 2.40. Правил.

Проверка читаемости носителей может совмещаться с проверкой наличия. При этом выявляются и учитываются электронные документы, требующие перезаписи на новые электронные носители, проводится контроль физического и технического состояния единиц хранения, осуществляется проверка на наличие вредоносных компьютерных программ.

Правила предусматривают, что в случае обнаружения вредоносных программ (вирусов и т. п.) носители (единицы хранения электронных документов, содержащие вредоносные компьютерные программы) изымаются и помещаются на специально выделенную полку (в ящик) для последующей обработки.

В то же время необходимо отметить, что проверка на наличие вредоносных программ наиболее актуальна только при приеме документов в архив и при хранении документов на перезаписываемых носителях с прямым доступом (чаще всего — дисковых массивах). Если документ записан на обособленный носитель с однократной записью, то возможность заражения таких документов при архивном хранении практически исключена. Повторная проверка на наличие вредоносных программ после поступления документов в архив может дать положительный результат только в том редком случае, если при приеме документов проверка осуществлялась устаревшей версией антивирусной программы, которая не смогла диагностировать вирус, и впоследствии, при повторной проверке «свежим» антивирусом, вредоносная программа все-таки будет диагностирована. Соответственно, проверять многократно на наличие вирусов носители с однократной записью, на взгляд автора, нецелесообразно.

Для того чтобы с документами устаревших форматов было удобно работать, их преобразовывают (конвертируют) в новые форматы, например, документы в формате MS Office 95 могут быть конвертированы (преобразованы) в формат MS Office 2007. Особенно эта операция актуальна при работе со специфическими видами документов, созданными с использованием мало распространенных программ, например, проектно-конструкторская документация, базы данных.

«При изменении форматов в результате преобразования программно-аппаратной среды, ухудшения воспроизводимости электронных документов архив организации по решению руководителя организации должен проводить работу по перезаписи электронных документов в новые форматы.

При осуществлении перезаписи должна быть обеспечена аутентичность, полнота, достоверность, целостность и неизменность информации, содержащейся в электронных документах».

Правила указывают, что «текстовые электронные документы, подвергшиеся перезаписи в новые форматы и/или на новые носители, должны отвечать требованиям, установленным пунктом 2.31 Правил», то есть быть преобразованы в формат PDF/A.

«Для оперативного доступа к электронным документам в справочных и поисковых целях в архиве создается фонд пользования электронных документов» (п. 2.33.). Обычно фонд пользования находится на дисковом массиве или сервере архива, что обеспечивает оперативный доступ к документам. Чаще всего фонд пользования — это архивная база данных (БД), обеспечивающая оперативный доступ к документам. Во многих организациях используется единая БД, содержащая как документы текущего делопроизводства, так и архивные документы. Использование единой корпоративной информационной системы (КИС) обеспечивает удобный доступ к любым документам и информации каждого сотрудника организации с использованием единого интерфейса (естественно, с учетом разграничения прав доступа). Однако при наличии архивных документов в системе корпоративного электронного документооборота (СЭД, КИС) обязательным элементом системы (карточки документа) должен являться архивный шифр электронного документа (контейнера электронного документа) (п. 3.4 Правил). Архивный шифр состоит из: номера архивного фонда; номера описи дел, документов; номера единицы хранения (электронного носителя).

Выдача электронных документов может осуществляться или в виде электронной копии, или в виде копии на бумаге (п. 2.47 Правил). В случае выдачи электронной копии, она заверяется электронной подписью руководителя организации или уполномоченного лица. В соответствии с текущим законодательством, используется усиленная квалифицированная электронная подпись.3 Обычно для таких случаев организация получает электронную подпись для заведующего ведомственным архивом или руководителя службы ДОУ, а в сертификате ключа подписи указывается, что подпись может использоваться для заверения архивных копий. Порядок и право на заверку архивных копий регулируются внутренними нормативными правовыми актами организации (должностная инструкция, приказ о наделении правом заверения электронных копий и т. п.).

Раздел V Правил также предусматривает возможность выдачи архивных справок и архивных выписок в электронном виде, заверенных электронной подписью.

В области экспертизы ценности работа с электронными документами мало чем отличается от традиционной. Электронные документы так же, как и традиционные, включаются в номенклатуру дел, формируются в виртуальные электронные дела и выделяются к уничтожению после истечения сроков их хранения. Материальные носители уничтожаются, документы удаляются из баз данных, стираются с дисковых массивов.

Как и раньше, уничтожение документов допускается только после утверждения описей дел постоянного и долговременного сроков хранения, в т. ч. по личному составу, за соответствующий год.

Форма описи для электронных документов немного отличается от традиционной наличием графы «Объем», измеряемого в мегабайтах (см. рис. 1).

Наименование организации	УТВЕРЖДАЮ
Фонд N ________	Руководитель организации
Опись N _______	Подпись Расшифровка подписи
электронных дел, документов	Дата
постоянного хранения
за ____ год

N п/п	Индекс дела	Заголовок дела	Крайние даты	Объем, Мб	Примечания
1	2	3	4	5	6

В данный раздел описи внесено ________________________________________ дел,

(цифрами и прописью)

с N ___________________________________ по N _____________________________.

(цифрами и прописью) (цифрами и прописью)

объемом __________________________________ Мб.

Наименование должности составителя описи	Подпись	Расшифровка подписи
Наименование должности
руководителя архива (лица, ответственного за архив)	Подпись	Расшифровка подписи

СОГЛАСОВАНО		УТВЕРЖДЕНО
Протокол ЦЭК (ЭК) организации		Протокол ЭПК архивного учреждения
от ________ № ___________		от ___________ N ____________

Рис. 1. Опись электронных дел, документов постоянного хранения

На каждое электронное дело формируется внутренняя опись — реестр электронных документов (контейнеров электронных документов), прилагаемый к описи электронных дел постоянного срока хранения (рис. 2).

ПРИЛОЖЕНИЕ К ОПИСИ N ______

электронных дел, документов

постоянного хранения

за ____ год

Реестр документов (контейнеров электронных документов) электронного дела:4

N ед. хр. по описи _______________________ Индекс дела ____________________

Заголовок дела ____________________________________________________________

Дата документа	Рег. N документа	Наименование документа	Объем, Мб	Примечания
1	2	3	4	5

Наименование должности

составителя описи Подпись Расшифровка подписи

Формат A4 (210 x 297 мм)

Рис. 2. Реестр документов (контейнеров электронных документов) электронного дела

Понятие архивного контейнера не включено в ГОСТ Р 7.0.8-2013. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. Оно появилось недавно и используется при описании технологии выгрузки архивного документа в электронной форме для целей архивного хранения. «Рекомендации по комплектованию, учету и организации хранения электронных архивных документов в архивах организаций» определяют контейнер электронного документа как «упаковка, включающая электронный документ в формате архивного хранения и его метаданные».

Опись на дела долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения формируется аналогично, отличия — только в наличии графы «срок хранения дела» и отсутствии необходимости утверждения описи экспертно-проверочной комиссией архивного учреждения (рис. 3). Точно так же, как и к описи дел постоянного срока хранения, к описи прилагаются реестры документов (контейнеров электронных документов) электронных дел.

Наименование организации	УТВЕРЖДАЮ
Фонд N ________	Руководитель организации
Опись N _______	Подпись Расшифровка подписи
электронных дел, документов	Дата
временных (свыше 10 лет) сроков хранения
за ____ год

N п/п	Индекс дела	Заголовок дела	Крайние даты	Срок хранения	Объем, Мб	Примечания
1	2	3	4	5	6	7

В данный раздел описи внесено ________________________________________ дел,

с N ___________________________________ по N _____________________________.

(цифрами и прописью) (цифрами и прописью)

объемом __________________________________ Мб.

Наименование должности составителя описи	Подпись	Расшифровка подписи
Наименование должности
руководителя архива (лица, ответственного за архив)	Подпись	Расшифровка подписи

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЦЭК (ЭК) организации

от ___________ N ____________

Формат A4 (210 x 297 мм)

Рис. 3. Опись электронных дел, документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения

Описи дел, документов (годовые разделы) направляются на рассмотрение ЭПК в трех экземплярах на бумажном носителе и одном экземпляре на электронном носителе через 3 года после завершения дел в делопроизводстве.

Правила предусматривают, что при передаче электронных документов в архив организации выполняются следующие основные процедуры работы с документами:

• формирование в информационной системе организации электронных дел. Каждое дело — это совокупность электронных документов, выгруженных в виде контейнеров электронных документов. Каждый такой контейнер содержит контент (файл или файлы документа), метаданные электронного документа (в виде XML файла), файлы электронных подписей и визуализированную копию текстового электронного документа в формате PDF/A;

• формирование описи электронных дел, документов структурного подразделения;

• проверка архивом организации электронных документов на наличие вредоносных компьютерных программ (проверка выгружаемого годового раздела антивирусной программой);

• проверка воспроизводимости электронных документов (пакетная проверка файлов на корректное их открытие);

• проверка физического и технического состояния носителей (при передаче электронных документов в архив организации на физически обособленных материальных носителях), чаще всего — проверка компакт-дисков на читаемость программой типа Nero DiscSpeed;

• проверка электронной подписи, которой подписан электронный документ (проверяется подлинность и действительность подписи — документ не должен быть видоизменен с момента подписания. На сегодняшний день самое трудоемкое — это проверка сертификата, так как правильность сертификата приходится проверять вручную. Так как электронная подпись в работе с управленческими документами только начинает использоваться, не редкость использование подписи за пределами круга полномочий, установленных в сертификате ключа подписи, что можно выявить только при просмотре сертификата.

Проверка юридической значимости электронной подписи при приеме в архив тем более важна, что при приеме на архивное хранение электронные дела заверяются электронной подписью руководителя организации или уполномоченного им должностного лица (например, зав. архивом).

Прием электронных документов в архив организации по информационно-телекоммуникационной сети (при наличии в архиве организации информационной системы) или на физически обособленных носителях оформляется составлением итоговой записи в конце описи электронных дел, документов, в которой цифрами и прописью указывается количество фактически принятых в архив электронных дел и электронных документов. Итоговая запись подтверждается подписями сотрудника архива и сотрудника структурного подразделения, передавшего электронные дела и документы.

После приема в архив электронных документов на физически обособленных материальных носителях вкладыши, помещенные в футляр единицы хранения в структурном подразделении, заменяются на вкладыши, оформленные в архиве.

На вкладыше, помещаемом в футляр единицы хранения, оформляемом в архиве, указывается:

наименование организации (полное, сокращенное);

номер фонда;

номер описи электронных дел, документов;

номер дела по описи;

отметка о статусе экземпляра электронных документов: «Осн.» (основной) или «Раб.» (рабочий);

крайние даты документов электронного дела;

при необходимости оформляются дополнительные отметки об ограничении доступа к документам.

Вкладыш помещается в футляр физически обособленного материального носителя таким образом, чтобы надписи на нем были видны при закрытом футляре.

К сожалению, Правила не описывают требования к передаче дел в электронной форме на государственное хранение. Вопрос выгрузки соответствующего годового раздела для загрузки в программный комплекс (ПК) «Архивный фонд» государственного или муниципального архива — это вопрос, который требует дополнительной детализации. Однако выход новых Правил — это уже большой шаг вперед в организации работы с документами в электронной форме.