Бурное развитие техники, программного обеспечения, средств коммуникации привело к изменению основного содержания офисной деятельности. В настоящее время в ее основу положено широкое использование компьютерных информационных технологий и современных технических средств.
Богатейший опыт высокоразвитых стран и опыт последних лет наглядно свидетельствуют: офисная деятельность, управленческая деятельность, основанная на использовании современных технологий, оснащенная современными средствами оргтехники, способствует повышению производительности труда, качеству принимаемых решений, улучшению управляемости и прогнозируемости бизнеса. Наличие у фирмы современного офиса является наглядным подтверждением ее респектабельности и надежности.
Сейчас все большее распространение начали получать так называемые многофункциональные устройства. Это один аппарат, который совмещает в себе в различных сочетаниях функции факса, принтера, сканера, копировального аппарата.
Опыт показывает, что новые компьютерные (информационные) технологии часто ведут к преобразованию офисной деятельности на новой технологической и концептуальной основе и могут успешно функционировать.
Одной из таких разработок является система управления взаимоотношениями с клиентами (CRM-система: Customer Relationship Management). Это прикладное программное обеспечение для компаний, предназначенное для автоматизации стратегий взаимодействия с клиентами, в частности, для повышения уровня продаж, оптимизации маркетинга и улучшения обслуживания клиентов путём сохранения информации о клиентах и истории взаимоотношений с ними, установления и улучшения бизнес-процессов и последующего анализа результатов.
CRM-система применима в любом бизнесе, где клиент персонифицирован, где высока конкуренция, и успех зависит от предоставления наиболее выгодных для клиента условий. Максимального эффекта от внедрения CRM-систем добиваются компании, работающие в областях:
-
Услуг;
-
Производства;
-
Оптовой и розничной торговли;
-
Страхования и финансов;
-
Телекоммуникации и транспорта;
-
Строительства.
CRM-система является самостоятельной, самоокупаемой компанией с двумя офисами — в Москве и Сан-Франциско (Калифорния, США). По версии отраслевых рейтингов, это лучшая CRM-система для малого и среднего бизнеса. Продуктом пользуются клиенты в Канаде, Великобритании, Австралии, Новой Зеландии, Филиппинах, ЮАР, США и Европе.
Современный офис немыслим без современного оснащения. Главная цель работы офиса — это контроль за процессами, которые обеспечивают существование и функции организаций как системы, а эффективность коммуникаций определяет жизнеспособность организации в целом.