Оксана Лындина, независимый HR эксперт
Для чего нужны HRслужбы внутри любой организации? Для оказания сервисного сопровождения сотрудников в компании от подбора, приема, всех кадровых процедур, их адаптации, мотивации и развития. Одной из форм мотивации персонала является предоставление различного рода льгот. Самой популярной из них является добровольное медицинское страхование (далее ДМС/ страховка). Существуют различные формы компенсации ДМС:
— 100% страховки компенсирует компания;
— страховка частично компенсируется компанией и частично работником;
— 100% страховки оплачивает сам сотрудник, компания является лишь организатором процесса получения страховки.
На мой взгляд, самой удобной из форм компенсации является вариант, когда работник и компания несут расходы по страховке вместе. Тогда сотрудник прикрепляется к страховке не «на всякий случай» или «автоматически», а потому что для него это важно и востребовано. Солидарное участие компании в компенсации может быть различным, например:
— зависеть от уровня должности: чем выше должность, тем большую часть страховки сотрудник компенсирует сам;
— зависеть от стажа работы в компании. Например, при стаже до 1-го года компания и сотрудник оплачивают страховку 50/50; при стаже от 1 года до 3-х лет компания оплачивает 75%, а сотрудник 25%; при стаже от 3-х лет до 5-ти лет компания оплачивает 90% страховки, а сотрудник 10% от ее стоимости; при стаже от 5 лет и более, компания компенсирует сотруднику 100% стоимости страховки.
Чем привлекателен второй вариант? Тем, что помимо заботы о сотрудниках, компания демонстрирует лояльность к сотрудникам, которые работают в ней.
Пройден тендер, компания выбрала страховщика, совместно разработаны качественные программы и, например, с 01 января вы готовы начать страховать сотрудников. Специалист по льготам размещает на внутрикорпоративном портале (далее портал) информацию о программах с адресами клиник и стоимостью программ (вариантов может быть много, но лучше, когда их меньше, но они качественные), и производится массовая коммуникация по почте о начале процедуры прикрепления сотрудников к страховке на следующий год.
Каким будет бизнес-процесс далее:
1. сотрудник заходит на портал, выбирает программу;
2. сотрудник начинает вспоминать дату приема в компанию, в лучшем случае вспоминает, а в худшем начинает писать/звонить в отдел кадров с просьбой напомнить дату приема;
3. сотрудник берет калькулятор и начинает высчитывать компенсацию по тем или иным программам в зависимости от стажа, сколько ему придётся заплатить самому;
4. сотрудник отправляет письмо специалисту по льготам с просьбой прикрепить его к программе № Х, указав ФИО полностью (так нужно для страховой), дату рождения, паспортные данные, адрес регистрации и телефон. Большие временные потери на заполнение имеют место, если у сотрудника нет паспорта под рукой, он не помнит его номер, звонит домой или в отдел кадров, чтобы ему подсказали данные;
5. специалист по льготам после получения письма открывает Заявку на прикрепление по форме страховой, в которую переносит полученные данные (опечататься нельзя, так как полис ДМС может быть признан в клинике недействительным), чтобы направить ее в страховую компанию. Более того, бывают случаи, когда специалист по компенсациям и льготам «пропускает» какое-то из писем, и сотрудник остается без страховки, особенно перед началом нового страхового года, когда одновременно, если компания большая, страхуют 2 000 — 3 000 человек одновременно. Что происходит с незастрахованным сотрудником? Он огорчен, раздосадован и винит во всем, конечно,HRслужбу;
6. после того, как полисы готовы и получены от страховой компании, специалист по льготам открывает электронную почту и начинает вручную из адресной книги выбирать адрес каждого застрахованного по фамилии из полиса, чтобы сделать рассылку о том, что его можно получить в кабинете № Y, прихватив с собой заявление для бухгалтерии на удержание из заработной платы компенсации за свою страховку. Представим, что вы работаете в компании с численностью 5 000 человек, и в начале страхового периода у вас страхуется одновременно 2 000 сотрудников. Риск, что специалист по льготам пропустит в рассылке один или несколько адресов, очень велик. А реакция будет аналогичной, что в случае с ручным оформлением Заявки в страховую компанию;
7. после получения полисов их номера перебиваются в сводный файл специалистом по льготам, чтобы при получении счетов и актов от страховой компании сделать сверку данных по номерам полученных полисов;
8. сотрудник заполняет заявление, снова вспоминает, сколько должен он, а сколько компенсирует компания, иногда неверно заполняя заявление, так как заполняет его самостоятельно, путая, например, месяц удержания, указывая текущий месяц, а не будущий, забывая указать ФИО или должность в шапке, дату. Ошибки обнаруживаются, когда сотрудник стоит рядом с рабочим местом специалиста по льготам, а заявление составлено не корректно. Тогда уже специалист по льготам открывает форму заявления и начинает заполнять его под диктовку сотрудника, потом печатает, подписывает его у сотрудника и, наконец, вручает заветный полис ДМС;
9. оригиналы заявлений специалист по льготам передает в бухгалтерию.
Сейчас, я думаю, для многих руководителей описанный мною процесс кажется удивительным и сложным, но, поверьте, именно таким он и является. Как я написала выше, HRслужба — это сервисное подразделение, которое работает на благо сотрудников компании. Прежде всего оно должно быть клиентоориентированным. И одна из форм этой ориентированности — оптимизация сложных бизнес-процессов. Безусловно, это должно быть девизом каждого руководителя.
Я расскажу о нашем опыте реализации этой автоматизации на базе Босс-кадровик в ОАО «НОМОС-Банк».
Это совместная деятельность специалиста по льготам и IT-разработчика, который сопровождает вашу HR систему (1С, Босс-кадровик, SAP, и другие).
Мы попросили нашего разработчика создать для нас новый модуль в Босс–кадровике, назвав его ДМС. Он заполнялся специалистом по льготам 1 раз в год до начала периода предоставления льгот. В соответствии с программами, предусмотренными в договоре, заключенном со страховой компанией, заполняем справочник программ:
Наименование программы — в соответствии с договором со страховой компанией
Период действия — период действия договора
Стоимость программы — годовая стоимость программы в соответствии с договором
Страховая компания.
Сортировочный номер — порядковый номер программы в выпадающем списке, если потребуется сделать отчет застрахованных по одному из видов программ.