Крис Бэйли
Часть третья
Конец тайм-менеджмента
Основное: в момент «возникновения» времени в результате Большого взрыва, случившегося 13,8 млрд лет назад, у Вселенной в первый раз появилось прошлое, настоящее и будущее. Вопрос о точном измерении времени впервые со всей серьезностью встал в эпоху индустриальной революции, когда владельцам фабрик нужно было заставить рабочих вовремя приходить на работу. Если же вы хотите стать продуктивным в современной экономике знаний, управление временем должно уступить место управлению вниманием и энергией.
Расчетное время чтения:
7 минут 2 секунды.
ЭКОНОМИКА ВРЕМЕНИ
НАЧАЛО ВРЕМЕН
В момент Большого взрыва у Вселенной возникло прошлое, настоящее и будущее. В определенной последовательности стали образовываться первые ядра, атомы, звезды и галактики, а затем появилась и наша Солнечная система.
В известной нам области Вселенной невообразимое число галактик — большинство оценок сходится на том, что их порядка 100 млрд, при этом многие из них по размерам и форме напоминают нашу — Млечный Путь. На мой взгляд, наиболее интересным аспектом нашей космической истории является не столько само по себе множество галактик, сколько тот факт, что эти галактики не стоят на месте, а с течением времени все больше и больше отдаляются друг от друга.
Время — это способ каталогизации и маркировки событий, их хронологии по отношению к другим событиям. Пока существует последовательность событий, существует и время. Иначе говоря, без последовательности событий, каждое из которых имеет свое прошлое, настоящее и будущее, время просто не существовало бы.
КОГДА ВРЕМЯ СТАЛО ВАЖНЫМ
Если бы вам довелось жить до индустриальной революции, в начале XVIII в., вы не измеряли бы время с точностью до минуты — не только ввиду отсутствия соответствующих инструментов, но и потому, что в этом не было особой необходимости. До индустриальной революции точное измерение времени было не так важно, как сегодня: большинство людей работали на фермах и не испытывали острой потребности в точном планировании сроков, встреч и событий. Фактически, пока в 1850-х гг. не появились первые массовые часы фабричного производства, они были недоступны никому, кроме чрезвычайно состоятельных людей, а большинство довольствовалось определением времени дня по солнцу. Поскольку мы не имели возможности свериться с часами, приходилось говорить о событиях по отношению к другим событиям, а не по отношению к абсолютному времени. В малайском языке, например, есть выражение pisan zapra, что примерно переводится как «примерно столько же времени, сколько нужно, чтобы съесть банан».
Однако к середине XIX в. развитие технологий ускорилось, и произошел ключевой сдвиг, сделавший измерение времени более актуальным: по всей территории Соединенных Штатов и Канады, а также в других частях света протянулись железные дороги. По мере развития железных дорог возникла интересная проблема: невозможно было найти два города с одинаковым временем. Да и в конце концов, почему города должны были измерять время одинаково? В пределах отдельно взятого города время было одинаковым, а поскольку сообщение между городами было плохим, то не имелось серьезных оснований синхронизировать время между ними. И хотя железные дороги соединяли все новые города, в пределах одного штата по-прежнему существовали десятки часовых зон. С точки зрения железнодорожных компаний это вело к многочисленным проблемам.
Вплоть до 1883 г. ситуация оставалась крайне запутанной, поскольку сами железные дороги для отслеживания поездов использовали 53 часовые зоны. После нескольких аварий железнодорожные компании, наконец, решили, что измерение времени по солнцу больше не отвечает их требованиям. Поэтому в 1883 г. они договорились сократить количество часовых поясов. Ровно в полдень 18 ноября того же года на территории США и Канады железные дороги перешли на использование четырех часовых поясов. Изначально они предназначались исключительно для внутреннего пользования.
Тридцать пять лет спустя, в 1918 г., Соединенные Штаты установили четыре часовых пояса вместо использовавшихся ранее нескольких сотен, и закрепили эти часовые пояса федеральным законом. Мне кажется, это потрясающая история. Даже если люди существуют всего 200 000 лет, по часам мы живем только последние 175 лет.
Идея часовых поясов оказалась удобной и во многих других отношениях: только представьте себе, как трудно было бы согласовать время встречи или собрать людей в одном месте в случае необходимости, если бы каждый город по-прежнему сохранял свое собственное время. В начале XX в., примерно в то же время, когда законодательно были установлены часовые пояса, в Северной Америке произошли еще два крупнейших сдвига: все больше и больше людей стали работать на фабриках, а профсоюзы на всей территории Соединенных Штатов начали бороться за более короткий — восьмичасовой рабочий день (и в результате победили).
За несколько десятилетий мы проделали путь от продажи товаров, которые производили сами, к массовому производству товаров на фабриках. Это также означало, что мы начали обменивать свое время на зарплату. И хотя время никогда не останавливалось, только с началом индустриальной революции у нас появилась настоящая причина измерять его с точностью до минуты: время стало деньгами, и возникла прямая связь между количеством отработанного времени и тем, сколько мы произвели. Конечно, мы и до этого всегда работали за деньги, но точное измерение отработанного времени стало актуальным только в фабричную эпоху.
Почти моментально управление временем стало неотъемлемой частью жизни в индустриальную эпоху. Родилась «экономика времени».
CЕГОДНЯ
Конечно, вы уже знаете, что произошло далее. Точно так же, как в свое время люди тысячами покидали фермы, чтобы пойти работать на фабрики, с 1950 г. начался массовый исход работников с фабрик и заводов в офисы.
В Соединенных Штатах за последние 60 лет доля производственных отраслей в составе ВВП снизилась с 28 до 12%, причем это сокращение произошло на фоне бурно развивающейся автоматизации производства. За тот же период наиболее значительно вырос сектор профессиональных и деловых услуг — звучное название той части экономики, которая включает высокотехнологичные отрасли, инжиниринг, юридические, консалтинговые и бухгалтерские услуги и в которой работают такие компании, как Apple, Google, Boeing, General Electric, McKinsey & Company и Deloitte. По мере того как доля обрабатывающей промышленности сокращалась, этот сектор вырос втрое.
С переходом к индустриальной экономике мы начали обменивать свое время на зарплату. Но как только совершился переход к экономике знаний, предметом обмена стало не только время. Большинство людей, которые работают не на заводах, продают определенную комбинацию своего времени, внимания, энергии, навыков, знаний, социального интеллекта, связей — и в конечном итоге получают зарплату за свою продуктивность. Сегодня время уже не деньги. Продуктивность — вот настоящие деньги.
ЭКСЦЕНТРИЧНАЯ ИДЕЯ
Таким образом, перед нами вопрос: как выглядит тайм-менеджмент в экономике знаний?
Я хочу представить на ваш суд не совсем обычную идею, которая по мере чтения этого раздела начнет выглядеть все более разумной: если вы хотите достичь большей продуктивности, управление временем должно уступить место управлению энергией и вниманием. Не поймите меня превратно: время все равно важно, мы не живем в каком-то фантастическом мире, где времени не существует. И тем не менее его важность снизилась по сравнению с эпохой, когда большинство из нас работало на фабриках, где, собственно, и возник традиционный взгляд на тайм-менеджмент.
С момента, когда произошли первые в истории Вселенной события, время неумолимо идет вперед, и нет способа его остановить. Насколько мы можем судить, оно будет продолжать идти теми же темпами. На что мы на самом деле можем влиять, так это на количество энергии и внимания, которыми мы располагаем ежедневно. В экономике знаний именно от навыков управления энергией и вниманием зависит, будете ли вы в конечном итоге продуктивны или нет. Что еще более важно, энергией и вниманием можно реально управлять. Безусловно, время является необходимым естественным условием, но в плане продуктивности оно не более чем фон, на котором вы работаете.
Возьмем, к примеру, самую известную из реликвий индустриальной эпохи — рабочий день с девяти до пяти. В экономике времени сама идея работы с девяти до пяти имела глубокий смысл: было много машин и людей, оставалось скоординировать их. Организация эффективного производства предполагала, что надо собрать машины и людей в одном месте. Была оправдана и почасовая оплата, поскольку операции, выполняемые работниками, не слишком отличались от того, что делали машины. Сегодня, когда продуктивность заключается скорее в результатах, которых вам удается добиваться, а не в том, сколько вы произведете, в рабочем дне с девяти до пяти столько же смысла, сколько и в усердном отслеживании использования времени на ферме. В конце концов, а что если ваш биологический пик приходится на то время, когда вы не работаете? Или вы наиболее работоспособны с 6:00 до 9:00 или с 19:00 до 23:00? Или если у вас проблемы с концентрацией внимания, потому что вы пытаетесь работать в многозадачном режиме и делать миллион дел одновременно? Или если вы постоянно подвергаетесь атаке отвлекающих факторов? Время все еще важно, и мы не можем себе позволить измерять его интервалами вроде времени, необходимого, чтобы съесть один банан.
И тем не менее сегодня время всего лишь одна из трех переменных в уравнении продуктивности.
РАБОТАЕМ БОЛЕЕ РАЦИОНАЛЬНО
Просто удивительно, что невозможно говорить об управлении временем, одновременно не говоря об управлении вниманием и энергией. Если, с вашей точки зрения это звучит как натяжка, подумайте вот о чем: когда мы планируем время для какого-либо дела, мы на самом деле просто решаем, когда именно мы собираемся инвестировать в него свое внимание и энергию. Именно в этом смысле время присутствует в уравнении продуктивности. Планирование времени — это просто способ определить, какие ресурсы времени и энергии вы хотите направить на ту или иную задачу, и по этой причине наше время, внимание и энергия неотделимы друг от друга.
Управление временем становится актуальным только после того, как возникает ясность с количеством энергии и внимания, которым вы будете располагать в течение дня, и с тем, чего вы хотите достичь. Если вы не предприниматель или генеральный директор, вы, скорее всего, не имеете полного контроля над своим временем. Если вы работаете в контакте с несколькими людьми, вам неизбежно приходится встречаться с ними, и поэтому существует необходимость управлять своим временем, по крайней мере в некоторой степени. Поскольку вы не имеете полного контроля над последовательностью событий, которые составляют ваш рабочий день — такой контроль есть лишь у немногих, — критически важно выделять время на координацию своих планов с окружающими. И тем не менее (если, конечно, вы работаете не на заводе) какие-то возможности контролировать свое время и выбирать, чем в данный момент заняться, у вас все же имеются.
Когда мне удается составить план заранее на весь день, этот день нередко становится невероятно продуктивным. Но к составлению плана на день я приступаю только после того, как у меня возникает полная ясность, на какое количество внимания и энергии я в этот день смогу рассчитывать и, самое главное, чего конкретно я намереваюсь достичь. В ходе проекта я научился работать рациональнее, а не просто интенсивнее. Это умение помогло мне написать книгу, которую вы держите в руках. Отсюда вовсе не следует, что я умнее или талантливее других — просто я отлично прочувствовал на своем опыте, что означает перейти от традиционного тайм-менеджмента к мышлению в терминах экономики знаний.
Вот некоторые из лучших способов, которые мне удалось найти.
Основное: если вы постоянно работаете допоздна или тратите слишком много времени на выполнение дел, это может быть признаком не слишком разумного распределения времени и энергии. Вот пример из моего эксперимента: выяснилось, что за 90 рабочих часов в неделю мне удавалось сделать лишь немногим больше, чем при работе по 20 часов.
Расчетное время чтения: 9 минут 29 секунд.
РАБОТАЕМ МЕНЬШЕ
РАБОТАЕМ ПО 90 ЧАСОВ В НЕДЕЛЮ
Одним из интересных аспектов моего проекта было то, что поскольку преобладающую часть своего времени я тратил на чтение, изучение материалов по продуктивности, проведение интервью и экспериментов, а также на написание статей, то в техническом смысле я мог бы работать и по 168 часов в неделю (24 × 7), если бы хотел. Объем работы мог расширяться или сжиматься в зависимости от того, много или мало у меня было на нее времени. Если не считать то давление, которое я сам на себя оказывал, чтобы сделать как можно больше, я располагал полной свободой и гибкостью, поскольку сам решал, сколько времени мне работать. Например, я мог поставить эксперимент и работать по 90 часов в неделю. (Для сравнения: как правило в ходе проекта я работал в среднем по 46 часов в неделю.)
До начала «Года продуктивности» я был постоянно завален делами, и времени никогда не хватало, чтобы сделать их все. Мое решение в то время? Работать дольше и постараться успеть все. Когда вы чувствуете, что список дел растет чуть ли не быстрее, чем расширяется Вселенная, возникает ощущение, что наращивать количество рабочих часов — лучший способ переделать все. На первый взгляд это выглядит абсолютно разумно: чем дольше вы работаете, тем больше у вас времени, чтобы завершить все дела.
Но на практике при увеличении количества рабочих часов вы ужимаете время, необходимое для восстановления энергии и способности концентрировать внимание, а это ведет к стрессам и снижению работоспособности. Это и пробудило мое любопытство (особенно когда я в ходе проекта заметил, что дела стали быстро накапливаться): существует ли более эффективный и разумный способ все успевать? Или единственный вариант — просто работать дольше? К счастью, мне удалось создать для этого идеальную тестовую среду. Какая связь существует между количеством отработанных часов и продуктивностью? Чтобы до конца разобраться в этом, я провел эксперимент, во время которого в течение четырех недель я чередовал работу по 90 часов в неделю («безумный режим») с работой по 20 часов в неделю («расслабленный режим»).
В конце каждого дня и недели эксперимента я задавал себе одни и те же три вопроса:
• Сколько энергии и внимания у меня осталось?
• Насколько легко я отвлекался?
• Удалось ли мне выполнить намеченное?
Каждый день и каждую неделю я также составлял список всего, что мне удавалось добиться, чтобы сравнить, как мой режим повлиял на продуктивность. Как поклонник научного подхода, вынужден констатировать: этот эксперимент не был совсем уж научным. Но я вынес из него два важных и удивительных урока.
ДВА ВАЖНЫХ УРОКА
Отработав 90 часов в течение одной недели и 20 часов в течение следующей, я стал просматривать свои записи. И тут же обнаружил нечто потрясающее: в течение «безумной» недели мне удалось сделать лишь ненамного больше, чем в течение «расслабленной». Это было одним из самых ошеломляющих открытий. Оно противоречило всему, что я знал о продуктивности; я всегда полагал, чем больше времени мы работаем, тем более значительных результатов достигаем.
Такой результат был не до конца понятен, пока я не проанализировал не только количество затраченного времени, но и количество внимания и энергии, которые были мной вложены. В ходе «безумной» недели я отработал огромное количество рабочих часов, но сам процесс работы стал намного менее интенсивным; я прикладывал относительно меньше энергии и концентрации. Напротив, когда мое время было ограничено 20 часами в неделю, мне пришлось подстегивать себя и прилагать гораздо больше энергии и внимания на единицу времени, чтобы успеть сделать все быстрее. Конечно, источником давления, которое я испытывал во время эксперимента, был я сам — у меня не было начальника, команды сотрудников или крайних сроков, неисполнение которых грозило всяческими карами. И тем не менее я сделал очень важный вывод:
Управляя количеством времени, которое уходит на ту или иную задачу, вы одновременно регулируете количество энергии и внимания, которые будут в нее инвестированы.
Второй бесценный урок, который мне удалось извлечь: несмотря на примерное равенство результатов, достигнутых в течение той и другой недели, когда я работал 90 часов, у меня была иллюзия, что я вдвое более производителен. И хотя я не слишком рационально управлял своим вниманием и энергией в течение «безумной» недели, в моем восприятии с продуктивностью у меня все обстояло более чем здорово.
Действительно, трудно не чувствовать себя продуктивным, когда вы целый день заняты. Но занятость не эквивалентна продуктивности, если в результате сделано мало.
Когда до начала проекта мне приходилось размышлять о том, наскольк я был продуктивен в течение дня, я часто допускал критически важную ошибку: меня скорее интересовало, насколько я был занят в этот день, вместо того чтобы оценить, сколько мне удалось сделать. Продуктивность не так просто измерить: часто оказывается трудно оценить, сколько вы реально сделали, зато гораздо легче на глаз прикинуть, насколько вы были заняты. Но такая упрощенная оценка дает неверный результат.
Работая по 20 часов в неделю, я заметил, что испытываю чувство вины. Мне начинало казаться, что я не так занят, как следовало бы. Поскольку я работал меньше времени, чем обычно, я воспринимал свою продуктивность как явно недостаточную. И хотя я по-прежнему направлял массу энергии и внимания на свои дела, и мне удавалось сделать примерно столько же, сколько и раньше, мое отношение к себе сменилось на критическое.
В эту ловушку попадают почти все. Если у вас столько работы, что вы не успеваете выполнить ее в имеющееся время, легко обмануть себя, полагая, что у вас есть всего лишь два варианта: продолжать работать стандартное количество рабочих часов в неделю и позволить несделанному накапливаться или же увеличить количество рабочих часов и успеть все.
Но существует и третий, менее очевидный, но более эффективный вариант: научиться за единицу времени вкладывать больше энергии и внимания в работу, делая столько же за существенно меньшее время.
ОТВОДИТЕ НА ВАЖНЫЕ ДЕЛА МЕНЬШЕ ВРЕМЕНИ
Когда я работал по 20 часов в неделю, вдруг случилось чудо: я смог заставить себя вкладывать больше энергии в течение более короткого периода времени и в результате завершал работу быстрее.
Если вы ограничиваете количество времени, которое хотите потратить на выполнение какого-либо важного дела, то происходит следующее:
• Возникает искусственный срок для завершения работы; это мотивирует прилагать больше энергии и внимания в течение более короткого промежутка времени.
• Вокруг задачи создается ощущение срочности: времени мало, а задачу надо выполнить.
• Перестают срабатывать некоторые из триггеров прокрастинации - небольшой лимит времени на решение задачи делает работу более структурированной, менее скучной, однообразной и трудной.
А что если еще и работать над данной задачей во время вашего биологического пика? Тогда ваша продуктивность может достичь небывалых высот.
Кстати, сокращение количества времени, которое вы готовы инвестировать в решение задачи, — отличный способ облегчить себе переход к делам, на которые в данный момент нет настроения и которые вынуждают вас прокрастинировать. Например, в те дни, когда у меня нет настроения медитировать или идти в спортзал, я просто медитирую или занимаюсь спортом меньше времени, чем обычно; я мысленно подбираю тот промежуток времени, в течение которого в этот день готов позаниматься медитацией или спортом, уменьшая его до тех пор, пока не почувствую, что внутреннее сопротивление прекратилось. Пример: «Есть ли у меня сегодня настроение заниматься спортом в течение часа? Нет, я чувствую, что сопротивляюсь этой идее. 30 минут? Уже лучше, но все равно слишком долго. Как насчет 20 минут? Подходит, позанимаюсь спортом 20 минут». Сокращение времени, отводимого на какое-либо дело, каждый раз творит чудеса, и этот же прием полезен для формирования новых ежедневных привычек. Более того, как только вы приступите к делу, к которому до этого испытывали сопротивление, весьма вероятно, что вы захотите продолжать заниматься им и после того, как закончится первоначально отведенное время.
Впоследствии каждый раз, когда мне надо было написать важную статью, подготовиться к выступлению или выполнить какой-либо мини-проект, то вместо отведения на эту задачу половины дня я посвящаю ей всего два-три часа, обычно приходящиеся на мой биологический пик. И каждый раз, если мне удавалось заранее точно рассчитать, какое количество времени, внимания и энергии понадобится, чтобы справиться с данной задачей, мне удавалось завершить ее в отведенное время. Когда времени было мало, у меня просто не оставалось другого выбора.
СКОЛЬКО ЧАСОВ В НЕДЕЛЮ НУЖНО РАБОТАТЬ
Если ограничение времени, направляемого на какую-либо задачу, позволяет решить ее более эффективно, то нельзя ли применить этот принцип к своему рабочему времени в целом? Парадоксально, но ряд исследований указывает на то, что дело может обстоять именно так.
Если работать по часу в неделю, то независимо от того, насколько хорошо вы управляете своей энергией и вниманием на протяжении этого часа, вам не добиться выдающейся продуктивности. За один час в неделю просто невозможно сделать много, даже если заниматься исключительно чем-то важным.
Но если работать слишком много, то продуктивность катастрофически падает. Работа по 90 часов в неделю — прекрасный рецепт, чтобы перегореть. В результате практически не остается времени на восстановление запасов энергии и внимания. Иначе говоря, работать слишком мало и слишком много одинаково плохо.
Так сколько же часов в идеале нужно работать каждую неделю? Мне удалось найти для себя удачный баланс между работой и отдыхом: 46 рабочих часов в неделю достаточно, чтобы сделать все дела, при этом остается достаточно времени на перерывы в течение дня для восстановления запасов энергии и внимания. Однако ряд исследований говорит о том, что идеальное количество рабочих часов в неделю даже ниже и оптимальная продолжительность рабочей недели должна составлять от 35 до 40 часов.
На первый взгляд, продолжительность рабочей недели 35–40 часов представляется недостаточной. Если вы систематически не успеваете сделать все дела за время, что у вас есть, то, если вы перейдете на 40-часовую рабочую неделю и станете работать меньше, чем раньше, вас может посетить чувство вины, особенно если люди вокруг вас продолжают работать по 50, 60, а то и больше часов в неделю. Но исследования показывают, что после 35 или 40 часов работы продуктивность начинает резко падать. Если работать дополнительное время, то в краткосрочной перспективе наблюдается огромный прирост продуктивности, особенно когда поджимают сроки. Действительно, бывают ситуации, когда работы так много, что вы просто вынуждены посвящать ей больше часов. Но в долгосрочной перспективе увеличение количества рабочих часов — рецепт катастрофы, особенно если в результате у вас остается слишком мало возможностей для восстановления внимания и энергии. Подробнее об этом мы поговорим в следующих главах. Исследования показывают, когда вы переваливаете за 35 или 40 рабочих часов в неделю, продуктивность начинает падать, через восемь недель по 60 рабочих часов объем выполненной работы становится равным объему, который вы в состоянии выполнить, работая те же 40 часов в неделю. В том же исследовании отмечается, если работать по 70–80 часов в неделю, вы достигнете этой точки всего за три недели. Работая по 90 часов в неделю, я уперся в этот предел уже через две недели, даже несмотря на то, что эти недели разделяла неделя, в течение которой я работал всего 20 часов. Зачастую увеличение количества рабочих часов отрицательно влияет на продуктивность даже в краткосрочной перспективе. В результате одного исследования было показано, что при работе по 60 часов в неделю для выполнения дополнительного объема работы, которая в нормальных условиях занимает час, вам понадобятся два сверхурочных часа.
И как следует еще из одного исследования на эту тему, «после 55 рабочих часов в неделю продуктивность просто рушится — до такой степени, что тот, кто в этой ситуации все равно отрабатывает 70 часов, с учетом этих дополнительных 15 часов не производит вообще ничего». Начиная с определенного момента видимость работы начнет преобладать над реальной важной и значимой работой. Да, вы не будете испытывать чувство вины, как не испытывал его я, работая по 90 часов в неделю, но продуктивность существенно снизится.
В экономике времени, когда работа требовала гораздо меньше энергии и внимания и существовала прямая корреляция между тем, сколько часов вы отработали и сколько произвели, удлинение рабочего дня (даже за пределы разумного) в целом повысило бы вашу продуктивность. Сегодня, однако, уравнение изменилось. Поскольку на продуктивность, кроме времени, влияют также способность концентрироваться и энергия, работа на протяжении слишком долгого времени может оказывать разрушительное воздействие на продуктивность: невозможно в течение столь длительного времени поддерживать свою энергию и способность концентрироваться на приемлемом уровне.
В экономике знаний наиболее продуктивные люди не только хорошо управляют своим временем, они еще и эффективно управляют своей энергией и вниманием. Ограничиватьколичество времени, отводимого на важную задачу или на работу в целом, — отличный способ разумно распорядиться временем, вниманием и энергией. Если от вас не полностью зависит, в какое именно время работать, то введение лимита на продолжительность рабочей недели — даже такого разумного, как 35 часов, — может оказаться нереалистичным. Но всякий раз, когда возможно, такой лимит целесообразно установить — это позволит направля