Дмитрий Яковлев, генеральный директор компании OZON.travel
Хорошо, когда компания может себе позволить выделить отдельного сотрудника или отдельное подразделение, которое отвечает за служебные поездки. Специалисты отдела командировок не только бронируют гостиницы, подбирают билеты, но и оформляют медицинские страховки, решают вопросы безопасности, собирают для сотрудников информацию о районе служебной поездки. Но на практике эти задачи чаще всего выполняют секретари и личные помощники руководителей, которым не всегда хватает квалификации и времени для отслеживания всех тонкостей.
Организация командировки — многоэтапный процесс. Первоначально необходимо получить информацию о датах деловой поездки, составе группы (будет это руководитель с сопровождающими или один сотрудник), планируемых мероприятиях, предпочтительном виде транспорта, необходимости оформления визы. Затем следует переходить к процессу поиска билетов и подбору оптимального варианта размещения. Обычно нужно проработать огромный объем информации, чтобы выбрать оптимальный вариант, и учесть множество деталей и нюансов.
Облегчить жизнь секретарей и уменьшить траты на организацию командировок могут современные travel-сервисы. На первый взгляд это кажется странным: чем больше посредников — тем выше затраты, но с бронированием дело обстоит иначе. Крупные тревел-сервисы получают особые условия от авиакомпаний и гостиниц, что дает до 20% экономии по сравнению с самостоятельным бронированием. За документы по командировке отвечает тоже компания-посредник: они доступны в личном кабинете, а оригиналы направляются по почте заказным письмом.
Некоторые тревел-сервисы, имеющие прочную репутацию на рынке, берут на себя решение форс-мажоров, которые секретарю было бы крайне сложно разрулить. Например, мы, если что-то случилось и сотрудника не заселяют в отель, решаем вопрос своими силами, вплоть до предоставления проживания в альтернативной гостинице не ниже уровнем и без доплат. Секретарю не приходится срочно искать замену и спорить с управляющими. Еще у крупных онлайн-сервисов для бизнес-путешественников есть такой полезный лайфхак: если забронировать билет нужно срочно, то для пользователей сервиса возможна кратковременная отсрочка платежа, что здорово экономит время.
Мы выбрали топ-5 нюансов, на которые стоит обратить внимание, чтобы все детали командировки сложились и вам удалось избежать ошибок:
1. Время перелета. Удобное время вылета и прилета сэкономит время и силы направленного в командировку сотрудника, особенно важно учесть и фактор смены часовых поясов. Большую роль играет и продолжительность стыковок между рейсами. Стоит выбрать прямой перелет, нежели бронировать более дешевый вариант, предполагающий длительную стыковку. Если же пересадка неизбежна, потому что, например, нет прямых перелетов, то лучше заранее продумать, достаточно ли времени отведено на стыковку. Получаса с лихвой хватит для пересадки в аэропорту Риги, а вот лондонский «Хитроу», знаменитый своими размерами, за это время «не покорится».
2. Расположение отеля: насколько он близок к местам, где предстоят рабочие встречи. Руководителю или сотруднику намного важнее, сколько времени займет дорога до делового центра или офиса партнеров, чем до известных достопримечательностей. Существует и такой риск: если забронировать гостиницу вблизи достопримечательностей, то у сотрудника будет велик соблазн большую часть времени посвятить прогулкам или шопингу, решая бизнес-задачи как бы между делом. Подобная модель поведения, как отмечают психологи, характерна для молодых сотрудников и для тех, кто отправляется в командировку впервые. Также не стоит лениться проверить, в каком районе расположена гостиница: забронировав отель подешевле, можно поселить сотрудника в неблагополучном районе, как, например, 11 или 20 округа Парижа. Возвращаться вечером после затянувшихся переговоров будет просто небезопасно, а незначительная экономия вряд ли стоит подобных рисков.
3. Расчетный час. Выселение из номера в гостиницах, как правило, раннее — в среднем до 12 часов номер нужно освободить. При этом заезд назначается на вторую половину дня — в 14 часов или позже. Секретарю важно грамотно спланировать заселение, ориентируясь на правила отеля, а также время прилета и вылета. В противном случае командированный сотрудник будет занят не деловыми задачами, а тем, куда ему деть свой багаж и где переждать, пока нет возможности заселиться в номер.
4. Способ оплаты. Несмотря на кажущуюся простоту, этот момент может вызвать множество вопросов: принимает отель оплату до командировки или уже после заселения, доступен ли безналичный расчет, может ли создать заказ секретарь, а оплатить ответственный сотрудник и др. Зачастую на решение этих вопросов просто не хватает времени: забронировать гостиницу или выкупить авиабилеты нужно срочно. Играет роль и человеческий фактор — достаточно легко перепутать или не посмотреть условия заселения и оплаты конкретного отеля, когда выбираешь из множества вариантов. Большую часть финансовых вопросов может снять онлайн-сервис, который берет на себя обязательства и гарантирует размещение. Он же позволяет оплатить услуги отеля как по безналичному расчету, так и корпоративной банковской картой.
5. Оригиналы документов. Бухгалтерская отчетность по итогам поездки — необходимость, и ответственность за наличие всех документов чаще всего также лежит на секретаре. Распечатанный ваучер с подтверждением бронирования с сайта гостиницы не подходит для бухгалтерии, поэтому лучше либо выяснить заранее, готов ли каждый отдельный отель предоставить документы либо надо рассчитывать на помощь интернет-сервиса, который предоставит все документы по всем приобретенным услугам самостоятельно и в едином стандарте.
Сегодня можно выбрать, как организовать свой рабочий день: как много времени стоит тратить на организацию командировок сотрудников, стоит ли организовывать деловую поездку своими силами или доверить это дело онлайн-сервисам. Современные высокотехнологичные компании автоматизируют рутинные обязанности секретарей — интернет-сервис не болеет, не уходит в отпуск и готов отвечать на вопросы круглосуточно. Главное — проверять такие сервисы на благонадежность: хорошие тревел-помощники готовы брать на себя финансовые обязательства и гарантируют прозрачность услуг, предоставив вам доступ к личному кабинету, где будет собрана вся информация по каждому заказу.