Секретарь и помощник руководителя — лица отнюдь не последние в компании, а, напротив, очень даже важные, ведь именно от них, от их работы зависит, чем сегодня будет заниматься руководитель. В любой более-менее крупной компании в штате присутствуют должности секретаря и помощника руководителя.
Зарплата: средняя зарплата на сайтах Super-Job и HeadHunter по Москве составляет 50–80 тысяч рублей для помощника руководителя и 30–55 тысяч для секретаря. Почему же такая разница? А все дело в том, что персональный помощник требуется конкретно руководителю, его задача будет проводить все рабочее и нерабочее время с руководителем, вести его планер, записывать задачи, следить за встречами, чтобы руководитель ничего не упустил из виду. Секретарь же — это офисная работа. Вести деловую переписку, отчетность, встретить гостей, предложить чай, кофе, давать задания водителям и курьерам, а также отвечать на звонки должны секретари. Многие иностранные граждане при устройстве на работу требуют официального оформления в штат компании. Как правило, для организации, оформление отнимает много ресурсов, поэтому выгоднее всего обратиться к услугам аутстаффинговой компании Ваш кадровый советник - outstaffing-sovetnik.ru/oformleniye-inostrannykh-grazhdan.
Кому же чаще отдадут предпочтение? Секретарь, как правило, должность женская, даже из сериальных и мыльных опер мы можем увидеть милую девушку с ангельским лицом, которая заходит в кабинет к начальнику и предлагает чай, кофе, — это секретарь. А вот личный помощник — существо бесполое. Им может быть как мужчина, так и женщина, все зависит от личных предпочтений руководителя или квалификации кандидата.
Какими качествами должен обладать кандидат? Для ответа на этот вопрос обратимся на сайт hh.ru. Просмотрев множество вакансий, можно сделать следующий вывод.
Персональный помощник руководителя должен заниматься:
-
планированием рабочего дня руководителя;
-
организацией встреч и переговоров руководителя и сотрудников подразделения;
-
подготовкой и оформлением корреспонденции, организационно-распорядительных и иных документов руководителя;
-
информационным обеспечением руководителя и сотрудников подразделения;
-
приемом, обработкой и отправкой электронной и бумажной корреспонденции;
-
ведением телефонных переговоров по официальному телефону подразделения;
-
прочими обязанностями, возложенными руководителем.
Требования к кандидату предъявляются такие:
- грамотная устная и письменная речь;
- знание ПК на уровне пользователя;
- коммуникабельность, стрессоустойчивость.
Значит кандидат должен быть ответственным, стрессоустойчивым, коммуникабельным, должен уметь принимать решения за себя и за компанию. За такую работу компании готовы платить 55–80 тысяч рублей в месяц, в то время как секретарям готовы платить 30–50 тысяч рублей в месяц за следующие обязанности:
1) прием‚ регистрация и распределение входящей и исходящей корреспонденции;
2) прием и распределение входящих звонков;
3) ведение телефонных переговоров и переписки по электронной почте с клиентами;
4) подготовка и обработка документации (документооборот);
5) координация работы курьера, водителя;
6) встреча гостей, чай/кофе;
7) жизнеобеспечение офиса (канцелярия, чай/кофе, вода).
А требования предъявляют следующие:
- грамотная речь, хорошая дикция;
- презентабельная внешний вид;
- в некоторых организациях нужен английский язык уровня Upper-Intermediate;
- свободное владение ПК (знание офисных программ, таких как Word, Excel, Outlook);
- стрессоустойчивость‚ оптимизм‚ коммуникабельность.
Мы связались с несколькими компаниями, чьи вакансии размещены на hh, и узнали, в чем же сложность при подборе кандидатов. Оказалось, что компании страдают от беспечности и необязательности сотрудников, некомпетентности кадров. Так, на должности секретаря нам посоветовали, чтобы соискатели больше внимания уделяли подбору компании в которую они направляются, а компании должны делать воронку кадров больше и тщательнее продумывать каждый этап воронки, с вакансией помощник руководителя дела обстоят несколько иначе — претендентов много, каждая компания решает кадровый вопрос по-своему, но в целом либо предлагают определенные задания, после чего выявляют лучшего, либо каждый кандидат проводит день с руководителем и далее уже руководитель оценивает работу кандидата и принимает решение.
Итак, резюмируя, можно сделать выводы, что секретарь — это женская профессия, на нее готовы взять молодую опрятную девушку с высшим или неполным высшим (студентку-заочницу последних курсов) образованием, в ее обязанности будет входить офисная работа: деловая переписка, отчеты, звонки, встреча гостей и пр.; помощник руководителя — должность посолиднее, на нее готовы принимать кандидатов постарше, от 30–35 лет, с оконченным высшим образованием, несколько высших даже будет лучше, помощник должен быть советником — помогать руководителю во всем, вести его личные дела, руководитель должен проникнуться к помощнику, доверять ему во всем, а потому помощнику руководителя предъявляют повышенные требования и более высокую зарплату.