Почта. Как наладить работу с ней?

Наталия Пластинина

• Обязанности ответственного за работу с почтой

• Договора с почтой

Совсем не иметь дело с почтой, наверное, не удается никому. Рано или поздно с услугами Почты России сталкиваются все. В том числе и организации в своей производственной деятельности.

Почта России — это федеральное унитарное государственное предприятие (ФГУП «Почта России»), находится в ведомственном подчинении Министерства цифрового развития, связи и массовых коммуникаций Российской Федерации1, имеет множество филиалов практически во всех субъектах РФ.

Как позиционирует Почта России на своем сайте, ее миссия — объединять людей.

«Мы предоставляем надежные и доступные услуги почтовой связи в России и по всему миру» — вот лозунг компании.

Действительно, услуги Почты России — самые доступные и по стоимости, и по ассортименту, и по всеохваченности территорий. Альтернативные курьерские службы, чьи услуги намного дороже, могут и отказаться доставлять письмо на какой-нибудь хутор или удаленную территорию. Почта России, конечно же, возьмется доставить корреспонденцию по любому существующему адресу. Но полной уверенности в доставке отправления, как при пользовании услугами курьерской службы, конечно же, нет. Почта легко теряет корреспонденцию, и чрезвычайно мало фактически отвечает за утрату (хотя такая ответственность теоретически, конечно же, предусмотрена).

Эти и много иных недостатков заставляют учреждения и организации искать альтернативный выход из положения (например, нанять собственного курьера или обращаться в курьерскую службу), а чаще всего возлагать обязанности по работе с почтой на кого-либо из работников. Как правило, эта работа поручается секретарю, делопроизводителю, как наиболее близкому по функциональным обязанностям работнику.

Обязанности ответственного лица

Логичнее и проще всего закрепить данные функции в должностной инструкции работника. Как альтернативный вариант: в трудовом договоре, в соглашении о совмещении.

Конечно, если в организации уже есть секретарь или делопроизводитель, должностные инструкции которых содержат нужный перечень обязанностей — вопросов об уточнении обязанностей ответственного за работу с почтой лица может и не возникнуть. Однако следует заметить, что большинство организаций оптимизируют штат, изобретая универсальные должности с максимумом смежно-функциональных обязанностей.

Зачастую должностные инструкции секретарей содержат обтекаемые общие формулировки в части обязанностей работы с почтой, которые не содержат конкретных параметров. Например, при описании обязанностей секретаря указывается: «…принимает поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителем для использования в процессе работы либо подготовки ответов...

«Почтовые» обязанности

Поэтому, в связи с отсутствием в штате должности, содержащей обязанности по работе с почтой или же в связи с отсутствием документальной фиксации данных обязанностей, руководителям рано или поздно приходится закрепить «почтовые» функции за кем-либо из работников.

Что детально указать в любом из данных документов в качестве вменяемой обязанности:

— оформление отправлений (упаковка в конверты нужного формата, оформление адресов адресата и отправителя, оформление уведомлений о вручении и описей вложения (при необходимости)),

— ведение реестра отправлений,

— взвешивание отправлений, наклеивание марок, проставление отметок франкировальной машиной*2,

— ведение журнала исходящей и входящей корреспонденции,

— осуществление отправки и получения отправлений в почтовом отделении Почты России,

— распределение прибывшей корреспонденции по назначению/адресатам,

— обеспечение своевременного вручения корреспонденции исполнителям/адресатам...

Естественно, при «утяжелении» обычных обязанностей лица, на которое возложили и функции по работе с Почтой России, работодателю придется подумать и о достойной компенсации за это (повышении зарплаты, доплате).

Некоторые нюансы работы с Почтой

Следует учесть, что ответственное лицо будет довольно часто отсутствовать на своем рабочем месте. Причиной тому могут стать:

— «походы» в почтовое отделение для отправки почты, получения посылок,

— доставка полученной и обработанной корреспонденции по этажам и отделам,

— получение корреспонденции, принесенной почтальоном, на вахте (при закрытой территории предприятия).

Конечно, такое частое и продолжительное отсутствие ответственного лица мало кому из руководителей покажется привлекательным. Однако выполнять данную техническую работу в нерабочее время (например, перенося визит в почтовое отделение) мало кто из работников согласится бесплатно, а при согласии данное время работодателю надо будет оплатить как сверхурочную работу.

Для решения этой проблемы можно:

— нанять курьера. Но это потребует дополнительных материальных затрат (его зарплата, уплата страховых взносов), а также необходимость введения дополнительной единицы в штат предприятия.

— оплачивать ответственному лицу сверхурочную работу или установить ему ненормированный рабочий день (по всем правилам трудового законодательства для данной процедуры).

— принять как данность и согласиться с тем, что ответственный сотрудник будет некоторое время отсутствовать на рабочем месте из-за выполнения обязанностей по работе с почтовой корреспонденцией. В этом случае работодатель хотя бы не понесет дополнительных материальных расходов.

Вывод: работа с Почтой России потребует частого отсутствия ответственного работника на рабочем месте. Работодатель вправе избрать выгодные для себя меры решения этой проблемы: либо за счет материальных затрат, либо временных.

Заключение договора с Почтой России

Почта России оказывает услуги связи на основании различных нормативных актов. Но основным документом, который регулирует непосредственно сам порядок оказания услуг, являются «Правила оказания услуг почтовой связи», утв. Приказом Минкомсвязи России от 31.07.2014 № 234 (в редакции Приказа Минкомсвязи России от 13.02.2018 № 61; далее — «Правила»).

Чаще всего организацию интересует вопрос о необходимости заключения специального договора с Почтой России и выигрыш при этом.

Так ли это необходимо — иметь договор с Почтой России, чтобы пользоваться ее услугами?

В последнее время по многим городам России прокатилась волна отказов Почты России принимать корреспонденцию от юридических лиц без наличия заключенного договора с ней. Многие поддались натиску, и такой договор заключили. А надо ли было на самом деле?

А надо ли?

Выясним, насколько это является необходимостью или все же рекомендацией.

С одной стороны, согласно статье 161 ГК РФ сделки между юридическими лицами совершаются в простой письменной форме. Здесь все понятно: хочешь воспользоваться услугами — заключи договор. Применяя подобное обоснование требований о заключении письменного договора, Почта России, конечно же, права.

С другой стороны, учитывая статус Почты России и положения абзаца 2 пункта 13 «Правил» «.. оператор почтовой связи, оказывающий универсальные услуги почтовой связи, не вправе отказать пользователю услугами почтовой связи в приеме внутренней письменной корреспонденции, если она соответствует предельной массе, допустимому вложению и предельным размерам, указанным в приложении № 1 к настоящим Правилам…»

Поэтому отказы операторов связи принимать «кучку писем» от представителя организаций, мягко говоря, незаконны. По крайней мере, необоснованны.

Следует учитывать, что существует «Список объектов почтовой связи, в адрес которых периодически ограничивается прием посылок и бандеролей с объявленной ценностью для пересылки наземным транспортом» (утвержден Госкомсвязи Российской Федерации 21.04.1998). Но касается он только территорий, которые периодически из-за погодных условий оказываются «отрезаны» от внешнего мира — в периоды отсутствия наземного транспортного сообщения (ряд регионов Севера, Сибири, Дальнего Востока). Однако это никак не соотносится с ситуацией отказа операторов связи принимать многочисленные письма из-за большой загруженности отделения связи.

Тем не менее добиться обслуживания при таком отказе чрезвычайно тяжело, а возникновение таких ситуаций происходит довольно часто.

Вывод: прямой, обоснованной законом обязанности заключать договор с Почтой России для того, чтобы иметь возможность пользоваться ее услугами, у предприятий нет. Они могут пользоваться ее услугами и без договора. Заключение договора — это все-таки рекомендация, а не необходимость.

Сравниваем плюсы и минусы

А теперь рассмотрим те плюсы и минусы, которые может ощутить организация, заключившая договор с Почтой России.

1-й вариант: Договор с Почтой ЕСТЬ.

Плюсы НАЛИЧИЯ действующего договора с Почтой:

Зафиксированная повышенная ответственность Почты России, связанная с доставкой корреспонденции.

Договором об оказании услуг почтовой связи может быть предусмотрен отказ отправителя от возврата неврученных почтовых отправлений по истечении установленного срока хранения (последний абзац п. 34 «Правил оказания услуг почтовой связи»). Это немаловажное условие, если организации часто приходится иметь дело с отсутствующими адресатами (например, в сфере претензионной работы неполучение должником претензии — дело обычное. Однако отправка претензии зачастую является обязательной для последующего обращения в суд). Получение же возвращенного неполученного адресатом отправления является платным для отправителя и не всегда нужным.

Есть возможность в договоре предусмотреть прием корреспонденции (на отправку) в месте нахождения организации, а не почтового отделения. Так, согласно п. 31 «Правил» регистрируемые почтовые отправления, за исключением заказных почтовых отправлений, пересылаемых в форме электронного документа, и почтовые переводы принимаются в объектах почтовой связи, а также по выбору отправителя могут приниматься иным способом, если такая возможность предусмотрена оператором почтовой связи в соответствии с договором об оказании услуг почтовой связи.

Есть возможность предусмотреть доставку и вручение заказной корреспонденции по месту нахождения организации. Ведь согласно п. 32 «Правил» «… почтовые отправления доставляются в соответствии с указанными на них адресами или выдаются в объектах почтовой связи, а также иными способами, определенными оператором почтовой связи. Порядок доставки почтовых отправлений (выплаты почтовых переводов) в адрес юридического лица определяется договором между ним и оператором почтовой связи».

Есть возможность воспользоваться услугой «Бокс-сервис. Получение и отправка писем и бандеролей в офисе». При подключении данной услуги (в соответствии с заявкой, являющейся приложением к договору) сотрудник Почты может доставлять в офис вашей компании входящую письменную корреспонденцию и забирать исходящую по заранее согласованному графику. Вызывать сотрудника можно и без графика. Разница — только в цене услуги (выезд вне графика — дороже). При подключении услуги организация получает специальный короткий адрес (например, ООО «Ромашка», 112233, бокс № 3). Письма и бандероли, отправленные на этот адрес, будут доставлены в офис организации.

Возможность применения постоплатного порядка оплаты услуг Почты. Так, пункт 23 «Правил» предусматривает, что плата за оказание услуг почтовой связи взимается с отправителя при приеме почтовых отправлений и почтовых переводов в соответствии с тарифами, действующими на дату приема, если иное не определено договором между оператором почтовой связи и пользователем услугами почтовой связи.

Срок хранения почтовых отправлений и почтовых переводов может быть продлен в соответствии с договором об оказании услуг почтовой связи. Это предусматривает п. 34 «Правил».

Договор может предусматривать систему скидок к ценам Тарифов при определенных условиях.

Договором можно установить жесткие сроки выполнения определенных действий для Почты, каковых не существует при отсутствии договора. Например, в части поставки почтовых марок и конвертов к определённому сроку.

Много удобств для интернет-магазинов и крупных отправителей, у которых присутствует массовая рассылка и большое количество корреспонденции в части использования онлайн-сервиса. Однако многие жалуются на некачественное программное обеспечение (ПО) Почты России, сбои и ошибки при обработке информации и корреспонденции.

Минусы НАЛИЧИЯ действующего договора с Почтой:

Придется делать различные планы-графики, как то предполагает предлагаемый Почтой договор на оказание услуг (неприятие вызывает, прежде всего, обязанность Заказчика прогнозировать на следующий отчетный период количество отправляемых писем).

Придется постоянно (раз в месяц) подписывать Акты приема-передачи оказанных услуг, периодически проводить сверку расчетов.

Письма придется отправлять по реестру.

Может быть ограничен перечень отделений Почты, принимающих регистрируемую корреспонденцию (заказные, ценные письма и пр.). Так, предлагая к заключению проект Договора, Почта России зачастую предусматривает однозначное условие примерно следующего содержания: «…Исполнитель при наличии экономически и/или технологически обоснованных причин оставляет за собой право в одностороннем порядке изменять перечень ОПС3, в которых Заказчиком производится сдача почтовых отправлений в рамках настоящего Договора, предупредив об этом Заказчика письменно не менее чем за 30 календарных дней до предполагаемой даты изменения перечня ОПС. Изменение перечня ОПС производится в границах одного муниципального образования.

2-й вариант: договора с Почтой нет

Плюсы ОТСУТСТВИЯ договора с Почтой:

Не нужно никаких планов, Актов, графиков и прочих регулярно составляемых документов.

Можно отправлять письма/бандероли с какого угодно почтового отделения и с незапланированной частотой и объемом.

Минусы ОТСУТСТВИЯ Договора с Почтой:

Только предоплатный порядок расчетов. Если ответственному лицу (курьеру) не хватило денег на отправку писем организации, часть его писем сотрудником ОПС просто будет ему возвращена без обработки и отправки.

На почту придется ходить ответственному лицу самостоятельно: как для отправки корреспонденции, так и для получения заказных писем. Простую корреспонденцию почтальоны доставляют на адрес организации.

Все оплачивается по тарифам. Скидок быть не может.

Сложности с организацией розыска пропавшего отправления.

Может случиться (как это уже неоднократно бывало) кризис с наличием в почтовых отделениях конвертов, марок, в связи с чем организация не сможет своевременно отправить корреспонденцию.

Вывод: заключать договор с Почтой имеет смысл, если организация много и часто пользуется услугами Почты, нуждается в массовой рассылке. Если же от организации в неделю исходит 20 заказных писем и 20 простых, заключать договор и выполнять все его условия особого смысла нет.

Заключение договора с Почтой России способно существенно облегчить работу с корреспонденцией, но потребует дополнительные материальные затраты (на оплату услуг почты) и задействует немалые трудовые ресурсы организации (придется выделять время на сверки, планы, графики и пр.).

Как заключить договор

Проект договора можно отыскать на просторах официального сайта Почты России. Чтобы не блуждать долго по сайту, можно легко найти его при помощи выборки «договор» в разделе сайта «помощь» (www.pochta.ru/support).

На сайте он представлен как «ДОГОВОР No ___ на комплексное почтовое обслуживание, заключаемый с региональными клиентами — юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями». Однако рекомендуем все же пойти другим путем:

1. Связаться с главпочтамтом вашего муниципального образования, с отделом по работе с юридическими лицами (корпоративными клиентами) и выразить желание заключить договор.

2. Полученный проект договора (способ передачи может быть разный : лично в руки, файлом на электронную почту). Он может отличаться от представленного на сайте, очевидно, по причине неактуальности прикрепленного на сайте образца и неактуализации сайта. Так, например, в апреле 2018 года главпочтамты рассылали договор уже с иным названием: «ДОГОВОР № ___ на оказание услуг Блока почтового бизнеса, заключаемый с региональными клиентами — юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями».

3. Провести стандартную проверку контрагента на стадии заключения договора (обычно выполняет юридическая служба, служба безопасности) очень легко — все необходимые для этого документы находятся в открытом доступе: на сайте самой Почты России, на сайте ИФНС (выписки из ЕГРЮЛ), в справочно-правовой системе «Главбух: проверка контрагентов».

Информация для сведения:

• Последняя действующая редакция Устава ФГУП «Почта России» утверждена 10.05.2018 приказом Министерства связи и массовых коммуникация РФ № 215.

• Актуальные «Правила оказания услуг почтовой связи» утверждены приказом Минкомсвязи России 31.07.2014 № 234 (в редакции приказа от 13.02.2018 № 61).

4) Прочитав и заполнив проекты договора, тем же путем следует обменяться с отделом по работе с юридическими лицами главпочтамта оригиналами. И…начать работать!

Придется держать руку на пульсе

Расслабляться, заключив соответствующий договор с Почтой России, не следует. Придется постоянно «держать руку на пульсе», отслеживать, актуализировать следующую информацию (в зависимости от заинтересованности в определенном наборе почтовых услуг):

1. Тарифы на пересылку. Увы, но они меняются. В последнее время довольно часто. Так, немного ранее простое письмо можно было отправить за 21 рубль, а теперь — за 25 рублей.

2. Возможно изменение списка отделений в рамках муниципального образования, принимающих регистрируемую корреспонденцию. За изменениями списка тоже придется следить. Хотя это не происходит неожиданно, и, скорее всего, вам сообщит об этом оператор в почтовом отделении или почтальон.

3. В связи с заключением договора придется постоянно следить за сроками и фактом составления оговоренных графиков, планов, Актов приема услуг и расчетов по ним. Возможно, что отслеживанием выполнения всех этих действий будут заниматься несколько ответственных лиц, а не одно (например, в части расчетов и составления Актов приема-передачи выполненных услуг, скорее всего, будет заниматься бухгалтерия).

Вопросы о неглавном. И ответы на них

Можно ли изменить условия Договора с Почтой, если они не устраивают организацию, которая хочет заключить с Почтой договор?

Да, такой вариант существует. Все этапы заключения договоров и преддоговорные споры свойственны и процедуре заключения договора между организацией и Почтой Россией. Однако следует учитывать слабую заинтересованность Почты в заключении договора с какой бы то ни было организацией. Услугами Почты пользуются все. Соответственно, при незаключении вашей организацией с Почтой России договора вы будете либо пользоваться ее услугами в бездоговорном порядке, либо не будете пользоваться, но услугами будут пользоваться другие. Дефицита клиентов у Почты нет. Таким образом, с учетом монополистического положения Почты на рынке почтовых услуг не следует особо надеяться на то, что Почта России согласится с каким-либо вашим условием или даже ознакомится с разногласиями с вашей стороны.

Можно ли возложить функции по запечатыванию конвертов и написанию адресов на конвертах (согласно представленному реестру) на операторов связи?

Нет, точно такой услуги в «Почтовых правилах» не предусмотрено, типовой договор с юридическими лицами и ИП также не предусматривает такой вид услуг. Все это придется делать самим. Но есть схожие услуги. Взвесить, отфранкировать или наклеить марки — пожалуйста, с оплатой по соответствующим почтовым тарифам.

Есть еще онлайн-сервис «Отправка писем и посылок» (в автоматическом режиме организацией формируются все необходимые адресные ярлыки, сопроводительная документация и присваиваются трек-номера (ШПИ) для каждого регистрируемого отправления. Организации остается только сдать письма и посылки, подготовленные с помощью сервиса, в любое почтовое отделение).

Почтой также предлагается программа «Партионная почта» (программа для подготовки регистрируемых почтовых отправлений (посылок, заказных писем, бандеролей) к отправке Почтой России) и услуги предпочтовой подготовки посылок (при которой сотрудник почты рассчитывает стоимость пересылки, оформляет, распечатывает и прикрепляет к отправлениям нужные бланки, а представитель организации лишь передает сотруднику сами посылки с наклеенными трек-номерами и таблицу с данными об отправителе и получателях, заполненную по образцу).

Выводы:

1. Пользоваться услугами Почты России приходится всем.

2. Чтобы облегчить и упорядочить работу с почтовой корреспонденцией и ОПС, организации следует назначить ответственное лицо и заключить договор с Почтой России.

3. Заключение договора с Почтой России является рекомендацией. Для пользования услугами Почты его заключать не обязательно.

4. Заключая договор, в специальной форме заявки организация вправе выбрать и пользоваться в дальнейшем целым набором удобных услуг, направленных на автоматизацию процесса обработки отправляемой корреспонденции, ускорение процессов обработки корреспонденции и сокращении времени на процедуру работы с почтовыми отправлениями. Если организация имеет дело с большим количеством почтовой корреспонденции и/или массовой рассылкой, пользование данными современными услугами Почты существенно облегчит производственный процесс для организации.