Научно-справочный аппарат к документам архива организации

Попова Е.Н., зам. начальника общего отдела Минтруда России

• Историческая справка к фонду

• Вспомогательные элементы НСА архива организации

• Методика их составления

В предыдущей статье рассмотрены вопросы составления и оформления описи дел, как основного и обязательного элемента научно-справочного аппарата (НСА) архива организации.1 Продолжая тему создания и совершенствования НСА, в настоящей статье остановимся на других элементах системы, обеспечивающих раскрытие состава и содержания документов архива.

К обязательным элементам НСА, создание которого предусмотрено «Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях»2 (далее — «Правила»), относится историческая справка к фонду.

Историческая справка к фонду — это архивный справочник, в котором сконцентрированы все сведения по истории организации-фондообразователя и его архивного фонда. При этом в отличие от предисловия к описи дел историческая справка содержит более подробные сведения по истории фондообразователя, а сведения по истории фонда, наоборот, носят более обобщенный характер без раскрытия особенностей формирования дел и описей.

Такой справочник полезно иметь в архиве любой организации. Для организации, являющейся источником комплектования государственного (муниципального) архива, составление исторической справки обязательно, так как она вместе с комплектом описей дел представляется на рассмотрение ЭПК. При утверждении новых годовых разделов описей дел постоянного хранения на ЭПК вместе с ними представляется «Дополнение к исторической справке».

Заголовок исторической справки включает название фонда и хронологический период. Например, «Историческая справка об Акционерном обществе «ДОМ.РФ» и его фонде за 2010–2015 годы».

В соответствии с п. 5.6. «Правил» историческая справка состоит из 3 разделов:

• история фондообразователя,

• история фонда,

• характеристика документов фонда.

При подготовке исторической справки используются следующие основные источники:

• нормативные правовые акты органов государственной власти и управления,

• учредительные документы фондообразователя, а также его вышестоящей организации,

• нормативные и распорядительные документы фондообразователя,

• учетные документы архива фондообразователя,

• историческая и справочная литература.

Раздел по истории фондообразователя отражает характеристику исторических условий возникновения организации, масштаба ее деятельности, места в системе государственного аппарата (отрасли) и включает такие сведения, как:

• даты создания, преобразования, переименования, изменения ведомственной подчиненности, ликвидации (далее — реорганизации) фондообразователя. При подготовке исторической справки на ликвидированную организацию указывается название организации-правопреемника (при отсутствии прямого правопреемника — организация(и), которой (которым) переданы выполняемые фондообразователем функции). Как правило, датой реорганизации считаются даты соответствующих нормативных правовых актов. В случае, если текст такого акта содержит фактические даты реорганизации (например, образовать или упразднить с конкретного числа, не совпадающего с датой акта), то указываются обе даты. Даты действия ликвидационных комиссий упраздненных организаций оговариваются особо;

• название организации — предшественника (при отсутствии прямого предшественника указывается организация, которая выполняла аналогичные функции);

• подчиненность организации;

• задачи и функции организации и их изменения с указанием дат (включаются на основании уставов, положений и др. нормативных правовых актов);

• состав подведомственных организаций с указанием их видов, названий, территориального размещения и изменения этой системы с указанием дат;

• структура организации и ее изменения с указанием дат;

• состав коллегиальных (совещательных и др.) органов и его изменения с указанием дат.

По возможности указываются и причины структурных и других изменений, однако в большинстве случаев нормативные правовые акты и распорядительные документы не содержат указаний на причины проводимых реорганизаций, и установить их архивистам не представляется возможным.

В исторической справке на основании нормативных правовых актов указываются точные и полные, а также официально принятые сокращенные наименования всех упоминаемых организаций. Все сведения включаются в хронологической последовательности и со ссылками на соответствующие нормативные правовые акты или распорядительные документы, при этом обязательно указание места их публикации (нахождения). Отражая сведения о реорганизации фондообразователя, сохраняются точные формулировки нормативных правовых актов: «образовать», «создать на базе», «преобразовать путем слияния», «реорганизовать», «исключить из», «ликвидировать», «упразднить» и т.п.

При отсутствии правовых актов о создании, реорганизациях и ликвидации фондообразователя, эти сведения устанавливаются на основании косвенных данных (например, самое раннее упоминание организации, наличие переписки с этой организацией и т.п.). Предположительно установленные данные оговариваются в исторической справке.

Сведения о структуре фондообразователя, сети подведомственных организаций и изменениях в них могут излагаться как в тексте исторической справки, так и в виде приложений (например, «Приложение № 1. Перечень федеральных бюджетных учреждений, подведомственных фондообразователю»).

Историческая справка к объединенному архивному фонду (ОАФ) содержит сведения по истории каждого фондообразователя, входящего в состав ОАФ.

В разделе по истории фонда отражаются следующие сведения:

• объем фонда;

• крайние даты документов фонда. Крайними датами, как правило, являются даты создания и ликвидации организации. Для действующей организации крайними датами документов фонда будут являться годы, за которые обработаны документы. Если документы фонда сохранились не за весь период деятельности организации-фондообразователя, или выходят за хронологические рамки ее деятельности, то крайними датами документов фонда будут являться годы, за которые имеются документы;

• дата первого поступления документов фонда в архив;

• степень сохранности документов;

• дата передачи документов на постоянное хранение;

• даты проведения и результаты мероприятий по описанию документов;

• изменения в составе и объеме фонда и их причины (например, проведение экспертизы ценности, утраты, незадокументированные периоды и др.).

Раздел «Характеристика документов фонда» отражает состав и содержание документов и научно-справочного аппарата к ним. Это такие сведения, как:

• разновидности документов, включенных в опись (описи) дел фонда;

• полнота состава. В случае отсутствия (утраты) документов указываются их виды, крайние даты, причины отсутствия, результаты розыска, возможности восполнения информации;

• наличие документов, выходящих за хронологические рамки фонда (с обоснованием необходимости включения этих документов в состав фонда);

• наличие документов других фондообразователей в составе фонда (если их изъятие нецелесообразно);

• состав научно-справочного аппарата к фонду (указываются номера и названия всех описей дел фонда, крайние даты документов каждой описи, а также другие элементы НСА);

• виды носителей документов фонда;

• место хранения (с указанием фактического адреса) документов, в т.ч. по личному составу.

Историческая справка подписывается исполнителем с указанием должности и даты составления, а также руководителем архива организации.

При выявлении новых данных по истории фондообразователя и истории фонда в историческую справку вносятся соответствующие уточнения и дополнения.

Историческая справка включается в дело фонда или формируется в отдельный том дела фонда. Организация, являющаяся источником комплектования государственного (муниципального) архива, один экземпляр исторической справки передает в государственный (муниципальный) архив.

В небольших организациях, архивы которых хранят только собственные документы, быстрый поиск дел и потребности использования вполне обеспечиваются описями дел. В архиве, хранящем фонды нескольких организаций (например, предшественников, подведомственных и др.) за разные периоды, разной степени сохранности и т.п., требуется создание дополнительных элементов НСА, раскрывающих состав и содержание документов. К сожалению, «Правила» не содержат специального раздела по научно-справочному аппарату к документам архива, ограничиваясь перечислением вспомогательных архивных справочников — каталоги, указатели и историческая справка к фонду (п. 5.4.), причем вопросы содержания и структуры справочника рассматриваются только применительно к исторической справке.

Вместе с тем потребность в рекомендациях по выбору оптимального состава НСА и методике подготовки справочников весьма велика, т.к. большинство архивов организаций не имеют возможности уделять этому направлению деятельности должного внимания в силу недостатка штатов, загруженности справочной и оперативной работой.

Потребности практики диктуют, что в первую очередь необходимо создавать справочники, которые бы обеспечивали быстрый и эффективный поиск сведений для ответа на запросы социально-правового характера, сроки исполнения которых строго регламентируются действующим законодательством3.

Одним их таких справочников могут быть «Сведения о документах по личному составу архива организации». Учитывая возможные неполноту фондов и несовпадения крайних дат фонда с крайними датами имеющихся видов документов по личному составу, сведения должны отражать информацию не по фонду в целом, а конкретно по каждому виду документов.

Например:

№№ п/п	Название организации	Виды документов	Годы
1	2	3	4
1.	Главное переселенческое управление при Совете Министров РСФСР 1946–1956 гг.	1. Приказы по личному составу 2. Лицевые счета 3. Личные дела	1946–1952 гг. 1948–1956 гг. —

Если организация входит в состав объединенного архивного фонда, то указывается его название, например:

1	2	3	4
10.	Российское агентство содействия занятости населения 1992–1993 гг. (ОАФ А-438 «Всероссийский центр по трудоустройству, переобучению и профориентации населения»)	1. Приказы по личному составу 2. Лицевые счета 3. Личные дела	1992–1993 гг. — 1993 г.

Использование такого справочника особенно помогает при личном приеме или консультировании заявителей — без обращения к описям дел можно дать разъяснения о наличии или отсутствии запрашиваемой информации.

Не только граждане, но даже организации далеко не всегда знают, куда следует обращаться за необходимыми справками, учитывая многочисленные реорганизации учреждений всех уровней. Кроме того, зачастую довольно трудно определить логику поступления фондов ликвидированных организаций в архивы. Например, документы Министерства трудовых ресурсов СССР оказались на хранении в Министерстве образования и науки Российской Федерации. А иногда бывают немыслимые с точки зрения архивоведения случаи нарушения принципа недробимости фонда, когда его документы оказываются на хранении в разных местах. Так, например, приказы по личному составу Рострудинспекции при Минтруде России находятся в одной организации, а лицевые счета ее работников — в другой. Поэтому так велико количество непрофильных запросов, поступающих в архивы организаций. В этой связи важно постоянно концентрировать информацию о местах нахождении документов по личному составу ликвидированных или реорганизованных учреждений профиля архива. Эти сведения возможно оформить, например, в виде таблицы:

№ п\п	Наименование организации	Местонахождение документов по л/с	Адрес
1	2	3	4
	Институт повышения квалификации Госкомтруда СССР — Минтруда СССР	Российский государственный социальный университет	Москва, ………..
	Центральный научно-исследовательский институт (ЦНИИ) протезирования и протезостроения	Федеральное бюро медико-социальной экспертизы	Москва, ……….

Организации располагаются в списке в алфавитном порядке. В зависимости от их количества, наличия однородных учреждений и др. возможна систематизация по разделам и рубрикам, например: органы исполнительной власти (СССР, РСФСР, России), институты, центры, лечебные учреждения (больницы, медико-санитарные части, поликлиники) и т.д.

Ведение такого справочника, конечно, требует дополнительных затрат, информацию иногда приходится собирать по крупицам, но его наличие позволяет существенно сократить количество отрицательных ответов на запросы социально-правового характера. Размещение справочника на официальном сайте организации, ориентируя заявителей, поможет избежать непрофильных запросов.

Выяснение мест нахождения документов по личному составу организаций тесно связано с установлением их истории. Только после того, как удалось проследить многочисленные (иногда самые неожиданные) реорганизации Министерства трудовых резервов СССР, было установлено место хранения его документов по личному составу4. Поэтому представляется обязательным формирование такого архивного справочника, как указатель (картотека) организаций. На каждую организацию заводится карточка, содержащая сведения о ее создании, реорганизациях (преобразовании, переименовании, изменении подчиненности и т.д.) и ликвидации.

Вот так, например, выглядит карточка ликвидированной организации Ремонтно-строительное управление (РСУ) Министерства социального обеспечения РСФСР (Минсобеса РСФСР) — Министерства социальной защиты Российской Федерации (Минсоцзащиты России):

Создание	Реорганизация	Ликвидация
1	2	3
Приказ Минсобеса РСФСР от 17.01.1963 № 10		Приказ Минсоцзащиты России от 25.07.1995 № 168 в соответствии с распоряжением Правительства Российской Федерации от 01.07.1995 № 926-р
	Минсобес РСФСР ликвидирован — Указ Президента РСФСР от 06.11.1991 № 171. Образовано Министерство здравоохранения и социального обеспечения РСФСР — постановление Президиума Верховного Совета РСФСР от 30.07.1991 № 1617-1. На базе упраздненного Министерства здравоохранения и социального обеспечения РСФСР образовано Министерство социальной защиты населения РСФСР (Минсоцзащиты РСФСР) — Указ Президента РСФСР от 28.11.1991 № 242, далее Минсоцзащиты России — Закон РСФСР от 25.12.1991 № 2094-1. РСУ в ведении Минсоцзащиты России — приказ Минсоцзащиты России от 08.07.1993 № 131 «Об утверждении Устава РСУ»

Все сведения приводятся со ссылкой на нормативный правовой акт. Если не удалось установить точные даты создания, реорганизации и ликвидации учреждения, указываются возможные основания с оговоркой «Предположительно».

В случае неоднократного изменения наименования организация карточка заполняется на каждое ее название. Например, Центральное бюро по трудоустройству и информации населения Госкомтруда РСФСР с 1970 г. по 1994 г. последовательно преобразовывалось: во Всероссийский центр по трудоустройству, переобучению и профориентации населения Госкомтруда РСФСР, Госкомзанятости РСФСР; в Республиканский центр по проблемам занятости населения Госкомзанятости РСФСР, Минтруда РСФСР; в Российское агентство содействия занятости населения и, наконец, во Всероссийский центр по трудоустройству, переобучению и профориентации населения Федеральной службы занятости России. В этом случае в карточке «Центральное бюро по трудоустройству и информации населения Госкомтруда РСФСР» прослеживаются все переименования организации за 1970–1994 гг. Одновременно заводятся карточки на все остальные наименования организации, при этом в графе 1 указывается, на базе какой организации она создана, а в графе 3 — в какую организацию переименована.

Карточка организации создается при первом выявлении сведений по ее истории. В дальнейшем в карточку вносятся дополнения вплоть до ликвидации организации.

Установление необходимой для указателя организаций информации осуществляется как целенаправленно в результате изучения нормативных правовых актов, а также распорядительной документации организаций, находящейся в т.ч. уже в государственных (муниципальных) архивах, так и попутно при выполнении любых архивных работ, связанных с полистным просмотром дел — во всех случаях обязательно фиксируются сведения по истории учреждений.

Карточки систематизируются по алфавиту наименований организаций. Возможно включение одной карточки организации в несколько рубрик, например, карточка «Всероссийский научно-исследовательский институт (ВНИИ) охраны и экономики труда» Минтруда России включается в рубрику «В» (по полному названию) и в рубрику «И» (институты).

Картотека ведется в электронном виде.

Значительная часть обращений граждан связана с подтверждением получения ведомственных наград и других поощрений. В настоящее время кадровые службы уже на стадии делопроизводства ведут соответствующие базы данных награжденных, которые вместе с документами по личному составу передаются в архив. Но поиск сведений за предыдущие годы зачастую связан с полистным просмотром дел, т.к. заявители не всегда точно помнят год награждения и практически никогда не помнят номера приказа. В этом случае необходимы алфавитные указатели к приказам по личному составу о награждении работников.

Указатель — это архивный справочник, представляющий собой систематизированный по какому-либо признаку перечень названий предметов, упоминаемых в архивных документах, с указанием их поисковых данных. Указатели бывают:

• предметными (к которым относятся: тематический, именной, географический) и хронологическими;

• глухими (содержат только предметные понятия и их поисковые данные) и аннотированными (предметные понятия сопровождаются пояснениями);

• алфавитными, систематическими и хронологическими (в зависимости от принципа группировки предметных понятий);

• фондовыми (составлены к документам одного фонда) или межфондовыми (к документам нескольких фондов).

Например, для раскрытия содержания наградных приказов фонда Министерства труда и социального развития Российской Федерации (1996–2004 гг.) была выбрана следующая форма именного аннотированного алфавитного фондового указателя награжденных работников:

№№ п/п

Фамилия, имя, отчество, награда

Регион или организация

№№ и дата приказа

№№ дела

Примеча-ние

Фамилия, имя и отчество (ФИО) награжденного вносятся в указатель один раз, независимо от количества поощрений. В случае награждения работника разными наградами все они указываются с соответствующими ссылками на приказ и дело под одним порядковым номером. ФИО группируются строго в алфавитном порядке, рубриками указателя являются буквы алфавита. Одинаковые фамилии располагаются, соответственно, в алфавитном порядке имен.

Указатель имеется как на бумажной основе, так и в электронном виде.

Подобный справочник существенно помогает при исполнении запросов социально-правового характера.

Состав и содержание документов, уровень описания дел, интенсивность и направления их использования определяют состав НСА архива организации. При принятии решения о том, какие архивные справочники целесообразно создавать и в каком виде, следует обращаться, помимо действующих «Правил», к «Основным правилам работы архивов организаций», подготовленных ВНИИДАД в 2002 г. Они не носят нормативного характера, но содержат специальные разделы о таких элементах НСА, как каталоги, ведомственные картотеки, указатели, обзоры и др. Методически эти положения не устарели и могут помочь при организации практической работы в области НСА. А составление архивных справочников — это одно из наиболее творческих и интересных направлений архивной работы.