Кто становится персональным помощником высокого уровня в США и Европе

Введение

В настоящее время руководителя невозможно представить без персонального помощника. Персональный помощник должен соответствовать высокому уровню руководителя. Основная задача помощника — это управление производительностью руководителя, временем и информационным потоком. Помощник обязан знать специфику деятельности своего руководителя, брать часть его работы на себя. Работа персонального ассистента выходит далеко за пределы бизнеса. Помощник регулирует процесс рабочего и личного времени руководителя. Является «правой рукой» руководителя в самом широком смысле этого слова.

Любая современная организация сталкивается с потребностью в подборе персонала. Сотрудники являются одним из самых ценных ресурсов компании. Удачный подбор персонала является залогом успешной деятельности и развития компании. Поэтому и критерии в подборе персонального помощника для руководителя стоят на самом высоком уровне. Всем руководителям нужен надежный помощник, преданный и ответственный, который сможет решить обычные проблемы, выполнить организационные и информационные поручения, освободив руководителя для более серьезных дел.

Стандартные методы подбора кадров на Западе.

Существуют два варианта подбора персонала — японский и американский (европейский).

В японском варианте, как и в советской эпохе, кадры воспитываются и подбираются на длительную перспективу, для работы в одной и той же компании. Причем переход в другую компанию воспринимается на уровне предательства. Ставка идет на качество образования и внутренний потенциал работника.

В американском (европейском) варианте присутствует рыночный подход в подборе кадров. Ставка идет на текущие задачи: соответствие работника требованиям данной работы, после выполнения которой он может быть уволен или перемещен, если этого требуют экономические условия.

Направление американского (европейского) варианта при подборе персонала характеризуется сотрудничеством с кадровыми агентствами с полным анализом жизни претендента на должность.

Стандартный подбор персонала основан на том, чтобы как можно больше людей узнали об образовавшейся вакансии. Затем из списка большого количества кандидатов проходит тщательный отбор. На первом этапе, отсеивают неподходящих кандидатов бесконтактный методом общения с претендентом(тщательный анализ резюме, рекомендаций с предыдущего места работы и др.) Медицинское заключение на Западе имеет большое значение. Вне зависимости от должностных обязанностей кандидата могут попросить пройти общую диспансеризацию, чтобы знать какие проблемы со здоровьем у него имеются. Кандидат проходит серьезные профессиональные испытания при приеме на работу. За ним закрепляют куратора, который выставляет оценки за проделанную работу. Кандидат проходит психологические тестирования и проверку в неформальной обстановке, его постоянно передвигают с места на место. Испытательный срок длится до шести месяцев. Только после прохождения испытания кандидат попадает в резерв на получение должности.

Методы отбора опираются на бюджет, который предприятие может потратить на поиск и количество специалистов, занимающихся отбором кандидатов.

Существуют внутренние и внешние методы подбора сотрудников: 1) при поиске сотрудников внутри компании вакансия озвучивается в средствах внутренней информации или составляются списки возможных кандидатов руководителями отделов; 2) рассматриваются кандидаты, обращающиеся в компанию, с целью получить работу; 3) озвучивание вакансии в средствах массовой информации — интернет, радио, телевидение, пресса; 4) поиск перспективных молодых специалистов в учебных заведениях, для формирования резервного списка; 5) обращение через частные рекрутинговые агентства; 6) обращение в государственные биржи труда. Для эффективной организации процесса подбора персонала необходимо всегда в первую очередь искать специалиста внутри организации, одновременно привлекая кандидатов извне.1

Привлекая на вакансию внутренних специалистов по совету подчиненных, всегда есть риск развития «кумовства» внутри компании, которое основывается чаще всего на личной выгоде советчиков, нанося ущерб профессионализму нанимаемых кадров. Лучше, если методом подбора внутренних сотрудников будет заниматься рекрутинговое агентство, которое максимально объективно выполнит всю работу. Для хорошего результата наниматель обязан максимально точно сформулировать образ необходимого сотрудника.

Рекрутинговые агентства нацелены на работодателей. В зависимости от стоимости услуг используются разные методы подбора персонала: скрининг, рекрутинг или Executive Search.

Технология Executive Search нацелена на поиск кандидатов среди успешно действующих специалистов, переманивая лучших на другое место работы. Способ возник в США в середине 20-го века. В Европе эта услуга является обычной практикой. Глобализация мировой экономики породила конкурентную борьбу и за интеллектуальные ресурсы в достижении успеха предприятий. Executive Search позволяет искать не просто хороших специалистов, а таких, которые могут принести реальную прибыль, организовать новое направление или увеличить долю на рынке. «Охота» на специалистов идет во всех отраслях, ведь на всех их не хватает. Компания, не нашедшая специалиста среди собственных ресурсов, а времени на подготовку нового специалиста нет, старается перехватить специалиста на стороне, обращаясь за услугой к «охотникам за головами».2 Технология Executive Search самая дорогая, вознаграждение составляет от 30 до 50% от годовой зарплаты специалиста.3

Отбор персонала в США основывается на «рыночном» подходе. Управление персоналом создается конкуренцией на рынке труда, зависимости от состояния экономики и т.п. В США фирмы придерживаются политики постоянной смены кадров, где любой сотрудник может быть уволен или перемещен, а карьерный рост достигается конкуренцией в сфере деятельности.

Подбор персонального помощника

При подборе персонального ассистента можно использовать принципы подбора кадров, но чаще всего в Европе и в США предпочитают воспользоваться услугами рекрутера, не придавая огласке информацию о наборе сотрудника. Рекрутер профессионально, быстро и по условию заказчика проводит отбор кадров. Однако хорошего сотрудника найти непросто, поиск может тянуться месяцами.

В Европе, России и по всему миру подбором персональных помощников по международному управлению занимается ассоциация IMA. Персональных помощников для богатых и знаменитых в США поставляет ACPA — «Ассоциация личных ассистентов для знаменитостей».

Виктория Рабин основала ассоциации, поддерживающие помощников, EAO и Behind Every Leader в начале 2012 года.4 Ассоциация проводит обучающие мероприятия. Журнал «Исполнительный секретарь» предоставляет полный список ассоциаций, организаций и сетей на международном, национальном, региональном и местном уровнях.

Кто становится персональным помощником

Персональный помощник вместе с административным обеспечением выполняет большое количество личных поручений, касающихся личной жизни и семьи босса, включая его родственников, друзей и партнеров. Руководитель доверяет ему самые эксклюзивные личные и бизнес сведения. Уровень лояльности к работодателю и организации беспредельный. Личностные знания важнее профессиональных. Обязанности многофункциональны. Персональный помощник постоянно сопровождает работодателя, на встречах, переговорах и т.д. Рабочий день неограничен. Персональный помощник доверенное лицо работодателя, полномочный его представитель, ставящий задачи сотрудникам и контролирующий его исполнение, обладает властью.

О персональных помощниках снято много фильмов. Например, работа помощника хорошо видна в американской романтической комедии режиссера Энна Флетчера «Предложение», «Дьявол носит Прада» Девида Френкеля, научно-фантастическом боевике Джона Фавро «Железный человек», в Российском сериале «Год Культуры», режиссера Тито Калатозишвилли, фильме «Стажер» от режиссера Ненси Майерс и др.

Тема о персональном помощнике не сходит со страниц прессы. Граница между работой и личной жизнью в такой профессии прозрачна, часть «заданий» работодателей переходят «границы. Между знаменитостями и их помощниками вспыхивают судебные споры. Например, фотомодель Наоми Кемпбел избила по голове свою помощницу телефонной трубкой. Суд обязал знаменитость выплатить компенсацию в размере 8 миллионов долларов помощнице. Помощница Тори Спленинг получила три года условно за продажу информации о клиентке желтой прессе.

Однако, многие высокопоставленные люди высоко ценят своих помощников и относятся к ним хорошо, компенсируя условия труда достойным вознаграждением. А многие помощники считают своей честью помогать своим знаменитым работодателям.

Браки между руководителями и помощниками обычное явление. Американский актер Джош Бролин женился на своей помощнице Кэтрин Бойд. Алексей Толстой женился на своей секретарше Людмиле Баршевой. Лучано Поваротти в 2003г. сочетался браком с личным помощником Николеттой Мантовани. Ким Чен Ир женился на своей секретарше Ким Ок. Бил Гейтс оформил брак со своей помощницей Мелиндой Френч. Царь Зимбабве Роберт Мугабе женился на своей секретарше Грейс Маруфу.5

Работа персонального помощника близко связана с личной жизнью работодателя. Поэтому помощником становится человек, способный ладить, готовый помогать везде и во всем. Работа не подойдет человеку, который хочет самореализации, т.к. задача персонального помощника помогать другому, быть его «правой рукой», уметь организовать работу и быт работодателя, организовать помощь во всех сферах, решая множество мелких проблем. Уметь хранить секреты.

Что должен уметь профессиональный ассистент?

Персональный помощник должен обладать такими качествами и умениями, типом характера, чтобы он смог соответствовать уровню своего работодателя.

К профессиональным (стандартным) навыкам относятся:

1) Ведение документации подразумевает грамотное составление деловых писем, бумаг, договоров, отчетов и др., редактирование писем и бумаг руководителя, подготовка презентаций и проектов, работа с почтой.

2) Тайм-менеджмент включает все, что связано с планированием времени руководителя — оптимальная организация и отслеживание рабочего графика, фиксирование задач, своевременное информирование о встречах, поездках и т.п.

3) Организация рабочих командировок и мероприятий охватывает сферу подготовки встреч, совещаний, презентаций, переговоров с участием руководителя, начиная с рассылки пригласительных писем участникам мероприятий, заканчивая ведением протоколов, сообщений об итогах встреч.

4) Работа заместителем требует быть представителем руководителя на деловых мероприятиях, формулируя его позицию; самостоятельно решать некоторые вопросы, не боясь брать ответственность за принятые решения; иметь способность организовывать сотрудников и контролировать решение задач, отвечать за отдельные бизнес-проекты.

5) Управление секретариатом — это организация процесса работы кабинета руководителя и приемной, совмещение функций офис-менеджера.

6) Поддержание деловых контактов подразумевает то, что нужно знать, кого и когда нужно пропустить к боссу, а кого можно переключить на другое лицо, ограждая руководителя от ненужных контактов, не нанося ущерб имиджу руководителя; поддерживать связь с клиентами компании.

7) Trevel-сопровождение включает организацию деловых поездок руководителя от приобретения билетов до точного расписания встреч и ужинов в ресторане по установленному меню, приобретения подарков, мониторинга цен на аренду автомобилей, яхт, отелей и т.п..

8) Работа переводчиком — перевод на деловых встречах, ведение деловой переписки на иностранном языке и письменный перевод документов.

9) Финансовая грамотность;

10) Управление Личными делами руководителя.

На сайтах размещены вакансии со стандартным набором требований. Но негласных и нетипичных требований к кандидату огромное количество. Личный помощник решает не только рабочие задачи, но и личные поручения руководителя.6 Организация личного времени, хобби, отдыха, медицинских мероприятий руководителя, организация содержания загородных домов. Сопровождение родственников, родителей, друзей или партнеров руководителя. Если есть у руководителя дети, то отслеживать посещение занятий, контролировать работу нянь, репетиторов и др. Следует знать марки модной одежды, обуви и аксессуаров, взаимодействовать с известными модельерами, домами мод. Знать лучшие рестораны. Знать лучших художников, скульпторов, антикваров. Отслеживать важные культурные, спортивные, знаковые мероприятия. Этот перечень дел напрямую зависит от личной и культурной жизни руководителя.

Рабочее время помощника не ограничивается обычным рабочим временем, помощник должен быть на связи в любое время суток.

Заключение

Подбор персонального помощника напрямую связан с производительностью труда. Эффективная кадровая политика должна быть сориентирована на потребность конкурентного рынка с постоянным обучением и подтверждением собственной квалификации, на профессиональный рост. Подбор должен осуществляться более скрупулезно, профессионально, опираясь на личные и профессиональные качества претендентов, чтобы обеспечить более стабильную и эффективную работу руководителя. Целесообразно накапливать на каждом предприятии в кадровых службах информацию о профессиональной компетенции каждого работника. А метод подбора можно использовать в зависимости от ситуации.

Управление персоналом играют важную роль во всем функционировании организации. Некорректный подбор помощника оказывает прямое влияние на производительность труда, размер прибыли или убытков, конкурентоспособности организации. Совокупность индивидуальных качеств руководителя и помощника, психологическая совместимость, общее взаимопонимание, совместная деятельность, единство понимания и целей, позволяют создать сплоченную команду, устойчивую к внешним воздействиям, обеспечивает слаженность и эффективность деятельности. Недостаточный профессионализм является тормозом в работе команды, напрямую влияет на развитие и рост результативности. Руководители должны быть заинтересованы в помощнике не только по долгу службы, т.к. эффективность работы персонала зависит не только от поставленных задач, но и от личных взаимоотношений. Руководитель несет личную ответственность по поддержанию равновесия между личной свободой и обязанностями перед персоналом. Необходимо определить насколько далеко он может вторгаться и ограничивать личную свободу персонального ассистента, не нарушая при этом работу.

Обязанности персонального помощника руководителя обширны, не ограничиваются только деловой сферой руководителя. Стать персональным помощником руководителя может целеустремленный, коммуникабельный, ответственный, неконфликтный, хорошо организованный и самодисциплинированный человек. Заинтересованный сферой деятельности своего работодателя, способный организовать его работу и быт. Ясно понимающий цели и задачи своего руководителя. Готовый быть надежной опорой, быть преданным общему делу и уметь хранить секреты.