Елизавета Кондрашова, 22 года, Москва. Выпускница Московского Института Иностранных Языков (2008 г.), переводчик. Место работы: ОАО «СИТРОНИКС», секретарь Правления
1. Что повлияло на Ваш выбор профессии помощника?
- Не могу сказать, что я выбирала эту профессию, скорее, все сложилось само собой. На третьем курсе института стала искать подработку, и позиция вечернего секретаря пришлась как раз кстати. Дальше – больше, проявив свои организационные качества, я в скором времени стала помощником генерального директора компании. Поработав около года в этой должности, я ушла в «СИТРОНИКС» секретарем Правления.
2. Какими полномочиями Вас наделяет начальник?
- Помимо стандартных секретарских обязанностей типа приема и распределения звонков, почты, встречи посетителей и выполнения личных поручений руководителя в мои обязанности входит подготовка материалов к заседаниям Правления, формирование повестки, сводных отчетов по продажам компании и ведение протоколов заседаний, также я слежу за выполнением поручений Правления.
3. Что для Вас является главным в работе? На что Вы тратите основные силы, а где можно ослабить внимание?
- Главным в работе для меня является результат. Если рабочий день руководителя спланирован правильно, материалы ко всем встречам подготовлены, ни один важный звонок не упущен и протокол заседания согласован без правок – значит, день прошел успешно. Конечно, есть вещи, где стопроцентная сосредоточенность не нужна – например, в бумажной работе, при оформлении служебных записок или актов на представительские расходы – ведь здесь все уже доведено до автоматизма, и меняются только суммы и даты. На совещаниях же, наоборот, следует быть собранной и готовой к любому вопросу.
4. Кто является для Вас примером для подражания?
- Не скажу, что у меня есть конкретный пример для подражания, скорее, это собирательный образ успешной женщины, начавшей свою карьеру так же, как и я - секретарем.
5. Известно много примеров, когда должность секретаря являлась отправной точкой в стремительном карьерном росте. Для Вас это – старт или призвание?
- Безусловно, для меня это старт; секретарем я работаю в общей сложности уже полтора года, за это время смогла определиться в том, чего хочу, и в какой области буду развиваться. Я смогла изнутри посмотреть на работу всех отделов, понять внутреннюю политику компании, зарекомендовать себя как ответственный и исполнительный сотрудник и получить отличные карьерные перспективы.
6. Названий Вашей профессии немало – секретарь, ассистент, помощник etc. Какое Вам ближе и почему?
- Мне ближе понятие «секретарь». «Помощник» или «ассистент» – как-то сужает круг обязанностей, привязывает к конкретному руководителю. Я все же работаю на благо всей компании, а не одного человека.
7. Какие профессиональные планы Вы строите на ближайшие 5, 10, 15 лет?
- В ближайшие 5 лет мне хотелось бы поработать в PR-департаменте, стать начальником отдела, а к 30-и годам - партнером в компании или начать свое дело. Сложно говорить о моих профессиональных планах через 15 лет, так далеко я не заглядываю…
8. Расскажите о рабочих буднях – с чего начинается Ваш день в офисе, как он проходит, о чем Вы думаете перед уходом?
- Мой рабочий день начинается в 9 утра с чашки кофе, утренней газеты и чтения почты. К 10-и подтягивается руководство, и начинается работа. Обычно до 12-и я разбираюсь с присланными материалами в еженедельный отчет по продажам компании, потом рассылаю таблицу контроля выполнения поручений Правления и по ходу получения ответов актуализирую ее, по мере необходимости составляю командировочные отчеты и прочие «служебки», отвечаю на звонки и приветствую гостей. Ко всем совещаниям я готовлю и переплетаю материалы, назначаю встречи и подбираю удобные авиа-рейсы для командировок… Когда приезжают наши коллеги из Греции или других стран, я также занимаюсь их регистрацией. В общем, дел невпроворот, и скучать не приходится.
9. Каким образом Вы мотивируете себя на профессиональное развитие? Как повышаете квалификацию?
- Мне не приходится себя как-то мотивировать на профессиональное развитие – я просто не могу делать свою работу плохо, поэтому всегда и во всем стараюсь быть лучшей. Вот в чем залог успеха – быть безупречной во всем.
10. Ваш любимый афоризм, связанный с работой.
- «Не старайся быть незаменимым, иначе тебя никогда не повысят».
11. Самые сложные ситуации у Вас и Ваших коллег в работе. Как Вы их разрешали?
- У каждого человека на работе бывали сложные ситуации, секретарь же с такими ситуациями сталкивается ежедневно. Отвечать на звонки, угощать гостей чаем и кофе, держать в голове расписание руководителя, готовить протокол заседания и скреплять 10 презентаций одновременно и с улыбкой – нормальный каждодневный стресс для секретаря. Главное – не теряться в огромном потоке информации и не сдаваться. Успевать все и сразу – основное качество хорошего сотрудника.
12. Бывали случаи, когда Вы выручали руководителя? А он Вас?
- Случаев, когда выручаешь руководителя, не счесть. У меня был такой опыт – мой руководитель, будучи в командировке в Лондоне, опоздал на свой рейс до Москвы и опаздывал на очень важную встречу. Мне пришлось сильно постараться, чтобы уже через 40 минут он смог забрать билеты в кассе Хитроу и блестяще выступить на встрече.
13. Без чего невозможно представить себе секретаря? А начальника?
- Секретаря невозможно представить без ежедневника, ручки, телефона и улыбки. А начальника – без секретаря.
14. Попадали ли Вы в неловкое положение на работе, и какой находили выход из сложившейся ситуации?
- Пару раз я попадала в неловкое положение на работе, но в обоих случаях мне помог юмор. Буквально недавно, по ошибке, отправила нашему вице-президенту по стратегии фотографии своего отпуска – немножко ошиблась адресом…Вроде, ничего страшного, но он не был готов увидеть меня в таком ракурсе. Посмеялись и забыли.
15. Какими Вы представляете офисные технологии через 25 лет?
- Сложно предположить, какими будут офисные технологии через 25 лет, одно могу сказать точно – должность секретаря не заменит никакой компьютер, ведь настоящую живую улыбку ничем не заменишь.
16. Что Вас радует в работе, в жизни?
- В работе меня радует возможность получения новых знаний, общение с интересными людьми, мой активный и динамичный день. Так приятно сознавать: когда все получается так, как надо, в этом есть и твоя заслуга.