ДОУ. Еще раз о главном
Интервью с Г. И. Серовой, профессором РГГУ, каф. автоматизированные системы ДОУ
1. Что можно сказать о важности подготовки специалистов службы документационного обеспечения управления (ДОУ)?
- Одним из центральных вопросов в организации информационно-документационного обслуживания деятельности любого учреждения, фирмы, предприятия является создание службы ДОУ. Сегодня уже никому не надо доказывать важность информации в сфере управления. Чем быстрее получена информация, и чем она полнее, тем больше шансов разработать в кратчайший срок наилучшее решение и опередить своих конкурентов.
Сегодня, чтобы повысить оперативность процесса управления, меняется роль и место звеньев аппарата, занятых в организации работы с документами. Службы документационного обеспечения управления становятся одним из основных структурных подразделений любого учреждения. В этих службах сконцентрированы все технологические операции документационного обеспечения управления учреждением. Современные службы ДОУ призваны организовывать подготовку документов специалистами, оказывать помощь руководителям в подборе справочных и нормативных материалов по интересующим их вопросам, разрабатывать проекты документов. Ее работникам приходится постоянно совершенствовать систему контроля, влиять на укрепление исполнительской дисциплины, активно способствовать улучшению стиля и методов работы аппарата, повышению культуры его труда. Для этого, безусловно, нужны глубокие знания, творческий подход, хорошие организаторские способности. Анализ задач служб делопроизводства в системе управления показал, что они должны быть укомплектованы высококвалифицированными специалистами, способными участвовать в выработке ответственных решений и контроле исполнения заданий, создавать или использовать автоматизированные системы делопроизводства. Историко-архивный институт (ИАИ), как одна из структур Российского государственного гуманитарного университета (РГГУ), является базовым вузом страны по подготовке специалистов в области документоведения и документационного обеспечения управления.
2. Как давно Вы занимаетесь темой практического использования прикладных офисных компьютерных программ в работе секретарей, менеджеров?
- Учитывая тот факт, что российская экономика остро нуждалась в популяризации новых и эффективных методов управления, я была приглашена в 1985 году в качестве преподавателя в Историко-архивный институт (ИАИ) для преподавания курса по автоматизации ДОУ.
Специалисты по документационному обеспечению управления должны владеть офисными прикладными программами, уметь практически использовать эти программы для решения своих профессиональных задач. Этому я уделяю много времени при подготовке специалистов в качестве профессора РГГУ и в своих публикациях.
3. Почему Ваши работы, и особенно книги, пользовались и пользуются такой большой популярностью, ведь, в принципе, многие и самостоятельно по инструкции осваивают программы... подумаешь, Word, Excel..?
- По приглашению Общества «Знание» я, работая в ИАИ, принимала участие в семинаре проф. Т.В. Кузнецовой. Мы много ездили по стране, мне приходилось объяснять возможности ПК и его программного обеспечения специалистам в области делопроизводства, которые, возможно, в первый раз видели компьютер. Всегда хотелось объяснить эти возможности “простым языком”. Этот большой опыт преподавания и был использован при работе над книгами. Не скрою, мне было очень приятно слышать от издательств «Бизнес-школа», «Финансы и Статистика» о том, что даже их сотрудники учатся работать с офисными программами по моим книгам.
3. Приведите примеры проблем, возникающих при самоусвоении программы.
- Конечно, можно освоить программы и самостоятельно, но в таком случае, во-первых, для этого потребуется значительно больше времени. Во-вторых, при общении со слушателями преподаватель большее внимание уделяет тем моментам, с которыми в своей профессиональной деятельности часто сталкивается специалист.
4. Сколько Вы обучили очно людей за эти годы?
- Я не вела такой подсчет. За тридцать лет, думаю, обучила многих.
5. Каков общий тираж ваших книг?
- В настоящее время издано более 15 моих книг с тиражом в среднем 5 000 экземпляров, многие из них переиздавались несколько раз.
6. Что актуально сегодня из программ?
- От специалистов сегодня требуется умение работать с офисными программами: Word, Excel, Access, Outlook, PowerPoint, а также в Интернете, со справочными правовыми системами, например, Консультант Плюс. Специалисты должны знать и уметь обоснованно выбрать специализированное программное обеспечения, предлагаемое сегодня на рынке программных продуктов, которое может быть использовано в профессиональной работе специалистов в области документационного обеспечения управления.
7. Ваши советы опытным секретарям?
- В настоящее время компьютерные информационные технологии так быстро изменяются, появляются все новые и новые версии, поэтому опытным секретарям необходимо думать о своей переподготовке постоянно.
В РГГУ имеется Высшая школа документоведения и документационного обеспечения управления (ВШД), в рамках которой проводятся семинары силами преподавательского состава ИАИ РГГУ, ВНИИДАД которые я бы посоветовала посещать.
8. А начинающим?
- Многие начинающие специалисты не имеют профильного образования, им бы я порекомендовала поступить в ВШД на курсы переподготовки (520 уч. час., т.е. 2 семестра). После защиты выпускной работы выдается Диплом государственного образца о профессиональной переподготовке.
9. У Вас есть хобби, как Вы расслабляетесь?
- Почему-то сегодня на хобби совершенного нет времени. Расслабляюсь, когда появляется возможность со своими подружками встретиться и сходить в театр, на выставку или просто погулять по Москве.