СОГЛАСОВАНИЕ ДОКУМЕНТОВ В СИСТЕМЕ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА
Ольга Подолина, консультант Центра консалтинговых услуг и внедрений, компания «ИнтерТраст», opodolina@intertrust.ru
Одним из этапов жизненного цикла документа является его согласование, когда документ уходит от автора, и до вступления его в законную силу с ним знакомятся, высказывают свое мнение и спорят другие заинтересованные стороны.
Если рассмотреть жизненный цикл документа с учетом количества людей, работающих с ним на каждой стадии, получится примерно вот такой график.
Наибольшее количество людей работают с
документами на стадии их согласования. Процесс согласования – одна из самых трудоемких
стадий при подготовке документа. Как правило, в ней участвует несколько служб, и работа
с документом каждой из них занимает определенное время. А общее время на согласование
документа может стать весьма продолжительным, учитывая, что циклов согласования иногда приходится выполнять несколько.
Задержки при передаче документа от одной службы к другой еще более затягивают процесс. А если о документе невзначай забывают в какой-нибудь службе, процесс просто встает, и требуется приложить усилия, чтобы понять, где же документ находится.
Для решения этих проблем системы электронного документооборота предлагают возможность совместной подготовки и согласования документов. Стоит отметить, что эти процессы похожи, но реализуются по-разному.
При совместной подготовке участники процесса вносят изменения и замечания в сам текст документа. Итогом является документ, в который уже внесены все исправления. В некоторых случаях необходимо хранить промежуточные версии документа, что также можно сделать в СЭД. Версии документа хранятся с номером, и по нему можно отследить, как изменялся документ.
При согласовании документа, содержание его не изменяется. Участники согласования высказывают свои замечания («Согласен», «Не согласен», «Особое мнение») вне текста документа. Итогом является исходный текст документа, а также набор мнений и замечаний согласовывающих сторон.
Инициатор согласования сам вносит все изменения в текст документа и, при необходимости, может оправить документ на повторное согласование. Какой способ выбрать, определяется конкретными условиями работы с документом. Например, при подготовке договора внутри организации удобнее использовать совместную подготовку – каждая служба вставляет в документ нужные ей разделы, оттачивает формулировки, касающиеся ее деятельности.
При работе с проектом договора, который поступил от контрагента, удобнее использовать согласование. Этот режим позволяет сохранить исходный текст договора неприкосновенным и собрать мнения всех служб для составления протокола разногласий.
Сложность согласования заключается в разнообразии маршрутов прохождения документов и ситуаций поведения участников этого процесса. Например, согласование может идти как независимо от порядка участников, так и в строгом с ним соответствии. Процесс согласования может как доводиться до конца вне зависимости от мнений его участников, так и приостанавливаться в случае, если кто-то выскажет свое несогласие.
При разработке маршрутов согласования документов в системе электронного документооборота Company Media, используется специальный конструктор. Так, с помощью конструктора пользователь системы может выбирать параметры согласования: параллельное, последовательное, комбинированное.
Как «работает» параллельное согласование? При работе в СЭД, реального движения документа не происходит. Он «лежит» в базе данных на сервере, поэтому эксперты, включенные в лист согласования, одновременно получают доступ к документу и могут независимо друг от друга работать с ним.
Сигналом к началу работы является получение участником согласования уведомления, которое поступает по электронной почте. Оно содержит стандартный текст, информирующий получателя о том, что он назначен участником процесса согласования. Открыв уведомление, пользователь по ссылке может «перейти» на сам документ.
При последовательном согласовании, доступ к документу по очереди получают эксперты, включенные в список согласующих. Последовательное согласование при необходимости можно настроить сложным образом: указать длительность каждого этапа согласования (и сделать их разными), «прописать», что именно делать в случае, когда срок согласования прошел, а виза не получена.
Полный текст читайте в печатной версии журнала Секретарское дело.