Злой, плохой, хороший, или один день из жизни «чудо-секретаря»
Антон Немцов, Бизнес-тренер
На улице зима, и от первого снега зябнут не только птицы, но и прохожие. Некоторые расстались с работой и завистливо заглядывают в теплые офисы через освещающие проспекты окна. По разным исследованиям, в среднем в компаниях сократили и еще продолжают сокращать до 30% сотрудников. Как грибы после летнего дождя полезли тренинги «Как избежать увольнения в условиях кризиса», «Как договориться со злым боссом!» и т.д. Но давайте задумаемся, какого сотрудника никогда не уволят?
Одна из профессий, подвергнувшаяся волне массовости – секретарь, офис менеджер. Секретарь или офис-менеджер – достаточно распространенная профессия, и часто на эту должность в компанию приходят девушки без должного опыта работы или знаний. Проработав полгода, они втягиваются в процесс и уже на автомате выполняют те или иные нужные функции. Или не выполняют.… И тогда «злые» боссы увольняют за неуспеваемость, неэффективность, в связи с кризисом: «Ты уж извини!».
Очень часто мы оцениваем наших коллег с точки зрения эмоционального восприятия их нами, а критикуем за технические недочеты. Однажды, обсуждая подобные вещи на тренинге, участник группы мне сказал, что это банальные вещи, но, порой, чтоб восхититься красотой радуги в полной мере, надо знать из каких цветов она складывается и почему возникает (хотя, праздное любование тоже приятно).
Итак, разложим работу секретаря на составляющие и поймем, каким должен быть «хороший» секретарь, а как сразу определить «плохого». В обязанности секретаря входит: прием звонков, трансфер его на нужное контактное лицо, обеспечение офиса канцтоварами (в небольших компаниях, секретарь и офис-менеджер – совмещенные должности). Предлагаю понаблюдать за одним рабочим днем «хорошего» секретаря (офис-менеджера) Екатерины.
Утро. Первый человек, который пришел на работу, – это Катя. Сняла пальто, включила компьютер, поставила чайник и с легкой улыбкой села за стол. Начался рабочий день. «Доброе утро, Роман!» – радостно прозвенело навстречу системному администратору.
Телефонный звонок: «Доброе утро, компания «Звезда Олимпа»! Екатерина. Слушаю Вас!». Приветствие по телефону звучит радостно и приветливо, в голосе слышна реальная готовность ответить на все вопросы звонящего. Екатерина помнит, что она представляет всю компанию целиком, все 184 сотрудника и восьмилетний имидж компании как профессионального и надежного партнера. Коллеги не оказалось на месте, секунда – и уже в Outlook открыто новое сообщение, а на его адрес летит письмо со всей контактной информацией. Быстро сверившись с календарем (там же в Outlook) отметила, что на 11.30 у директора назначена встреча, еще раз проверила наличие всех подготовленных с вечера материалов. День летит, звонок за звонком, курьер бодро забирает из принтера путевки и под строгим взором Екатерины дублирует адреса: «Вопросов нет! Извольте бежать?»,- кивок, улыбка и след курьера уже простыл.
Мы все очень хорошо понимаем, что наши клиенты – это наша прибыль. Потому мы должны обеспечить лучший сервис для них. Но наш секретарь помимо этого еще и отлично работает с внутренними клиентами – коллегами. Коммуникабельность, приветливость, сметливость, отличная образовательная база отличают в Екатерине незаменимого работника. Кто как не она всегда ответит «злому» шефу на каверзный вопрос, взбодрит его чашкой кофе, поможет новому сотруднику определиться на рабочем месте, обеспечит весь офис канцтоварами, встретит курьера с документами и приветливо ответит на телефонный звонок.
Логично понимать, что «плохой» секретарь (офис-менеджер) вряд ли справится с таким потоком информации и списком задач. Но важна не только техническая сторона вопроса.
Мы живем и работаем в социуме. Вокруг нас постоянно находится большое количество людей, с которыми мы коммуницируем, сотрудничаем, которыми управляем или подчиняемся. Мало того, время не стоит на месте, и каждый день новые технологии, изменения рынков, веяния моды заставляют нас шагать в ногу со временем, а порой и опережать его. Что поможет «хорошему» секретарю быть всегда «в форме», так это хороший ежедневник или Outlook. Журналы и Интернет расскажут о новостях и подскажут правильный ответ на тот или иной вопрос. Тренинги помогут получить необходимые навыки и знания, маленькие секреты мастерства, которые будут незаметно, но ощутимо помогать в работе. Конференции и форумы богаты прямым общением и обсуждениями наболевших вопросов. Вот такое развитие событий есть действительно правильное. Но, вернемся к нашей героине. Опять разрывается телефон, и на этот раз звонок от шефа с просьбой забронировать, оплатить и прислать ему электронные билеты на почту, он уже на пути в аэропорт. Нет ничего проще! Один звонок в компанию ***Авиа, и на этот раз коммуникативные навыки опять помогли Екатерине совершить чудо – через 10 минут после звонка электронный авиабилет Москва – Екатеринбург уже отправлен шефу на почту. И вот так весь день. Гибкий план, четкий график, жесткие задачи. Но Екатерина неутомима.
А что помогает ей сохранять силы и равномерно их рассчитывать на весь рабочий день? Хороший тайм-менеджмент и правильный отдых. Каждые полтора часа – перерыв на 10-15 минут. Девушка набрасывает легкую ветровку и выходит на улицу, чтобы немного пройтись. Ведь только кардинальная смена обстановки может дать полноценный отдых. Представим на минутку, что вы решили устроить себе перерыв и зашли на один из известных Интернет-порталов. Посмеялись, улыбнулись, отвлеклись, но, по сути, вы не сменили ни положения тела (все так же сидя), ни окружающей обстановки. Ваше тело ощущает себя в состоянии работы – это отдых на 1 балл. Плюс еще и коллеги будут оглядываться на вас, усмехаясь, мол, «анекдотики на работе почитываем-с?!»
Можно пойти на кухню и выпить чашку кофе, но разговор с коллегами опять будет крутиться вокруг рабочих вопросов. Лучше позвоните другу или подруге и поговорите на отвлеченные темы. Мой совет: постарайтесь на 5-10 минут полностью отвлечься от работы и физически, и умственно. Тогда вернувшись на рабочее место, вы почувствуете, как повысилась ваша личная эффективность.
День выдался солнечным и теплым, но коллеги независимо от этого улыбаются и хитро перемигиваются – сегодня у Екатерины день рождения! В 17:30 как будто незаметно сослуживцы начали собираться вокруг ее рабочего места. Букет цветов, сувениры на память, разноцветные воздушные шары, добрые слова и радостные аплодисменты, делегированное поздравление от шефа. Все ценят в Екатерине веселый и приветливый нрав, ответственность и профессионализм.
Такие работники могут быть твердо уверенны в завтрашнем дне. А кому уже не зависимо от ситуации на рынке стоит задуматься о возможной смене рабочего места?
Девушкам «из анекдотов». Секретарям 90-х, когда длина ног и цвет волос были основополагающими факторами выбора. Пилочка и зеркальце таким секретарям уже давно заменяют компьютер, а перерывы на кухне с подружками до получаса важнее рабочих обязанностей. Посмеявшись и дружно обсудив очередное происшествие в коллективе, все разбежались по рабочим местам. Косынка ждет! Невнимательность, рассеянность, безответственность, непонимание и незнание (а главное, нежелание понять и научиться) элементарных вещей.
Вряд ли возможно встретить одновременно все в одном человеке, но это основополагающие факторы, влияющие на негативное восприятие работы такого сотрудника. И никакой кризис не нужен, чтобы уволить такого работника.
Мораль?
Совершенствуйтесь! Внимательней относитесь к себе и своим
должностным обязанностям. Стремитесь к росту и продвижению – и
тогда у вас все будет отлично!
Желаю успехов!