Кадровое делопроизводство

Кадровое делопроизводство

Т.В.Кузнецова

Глава 4
Трудовые правоотношения в системе государственной гражданской службы

Свои особенности имеет оформление трудовых правоотношений с государственными служащими. Здесь кроме Трудового кодекса РФ многие статьи которого, например о трудовой книжке, сроках выдачи различных документов и т.д. необходимо знать и соблюдать, действуют и другиме законы, и прежде всего, Федеральный закон от 27.05.2003 № 58-ФЗ «О системе государственной службы Российской Федерации (в ред. от 01.12.2007).

В соответствии с этим законом Система государственной службы включает в себя следующие виды государственной службы:

• государственная гражданская служба;
• военная служба;
• правоохранительная служба.

Формирование кадрового состава государственной службы обеспечивается:

• «созданием федерального кадрового резерва, кадрового резерва в федеральном государственном органе, кадрового резерва субъекта Российской Федерации, кадрового резерва в государственном органе субъекта Российской Федерации для замещения должностей государственной службы, а также эффективным использованием указанных кадровых резервов;
• развитием профессиональных качеств государственных служащих;
• оценкой результатов профессиональной служебной деятельности государственных служащих в ходе проведения аттестации или сдачи квалификационного экзамена;
• созданием возможностей для должностного (служебного) роста государственных служащих;
• использованием современных кадровых технологий;
• применением образовательных программ, федеральных государственных образовательных стандартов и федеральных государственных требований».

В книге рассматриваются особенности документирования и работы с кадровыми документами на примере государственной гражданской службы, под которой понимается «вид государственной службы, представляющей собой профессиональную служебную деятельность граждан на должностях государственной гражданской службы по обеспечению исполнения полномочий федеральных государственных органов, государственных органов субъектов Российской Федерации, лиц, замещающих государственные должности Российской Федерации, и лиц, замещающих государственные должности субъектов Российской Федерации».

Государственная гражданская служба подразделяется на федеральную государственную гражданскую службу и государственную гражданскую службу субъекта Российской Федерации.

Работа с кадровыми документами в государственной гражданской службе регламентируется Федеральным законом «О государственной гражданской службе Российской Федерации» от 27.07.2004 № 79 ФЗ (в ред. от 29.03.2008) и детализирующими его указами Президента РФ:

• Указ Президента Российской Федерации от 1 февраля 2005 г. № 110 «О проведении аттестации государственных гражданских служащих Российской Федерации»
• Указ Президента Российской Федерации от 1 февраля 2005 г. № 111 «О порядке сдачи квалификационного экзамена государственными гражданскими служащими Российской Федерации и оценке их знаний, навыков и умений (профессионального уровня)».
• Указ Президента Российской Федерации от 1 февраля 2005 г. № 112 «О конкурсе на замещение вакантной должности государственной гражданской службы Российской Федерации».
• Указ Президента Российской Федерации от 1 февраля 2005 г. № 113 «О порядке присвоения и сохранения классных чинов государственной гражданской службы Российской Федерации федеральным государственным гражданским служащим».
• Указ Президента Российской Федерации от 16 февраля 2005 г.№ 159 «О примерной форме служебного контракта о прохождении государственной гражданской службы Российской Федерации и замещении должности государственной гражданской службы Российской Федерации»
• Указ Президента Российской Федерации от 30 мая 2005 г. № 609 «Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела».

В соответствии со ст. 44 закона «О государственной гражданской службе РФ кадровая работа включает в себя:

• «формирование кадрового состава для замещения должностей гражданской службы;
• подготовку предложений о реализации положений настоящего Федерального закона, других федеральных законов и иных нормативных правовых актов о гражданской службе и внесение указанных предложений представителю нанимателя;
• организацию подготовки проектов актов государственного органа, связанных с поступлением на гражданскую службу, ее прохождением, заключением служебного контракта, назначением на должность гражданской службы, освобождением от замещаемой должности гражданской службы, увольнением гражданского служащего с гражданской службы и выходом его на пенсию за выслугу лет, и оформление соответствующих решений государственного органа;
• ведение трудовых книжек гражданских служащих;
• ведение личных дел гражданских служащих;
• ведение реестра гражданских служащих в государственном органе;
• оформление и выдачу служебных удостоверений гражданских служащих;
• обеспечение деятельности комиссии по урегулированию конфликтов интересов;
• организацию и обеспечение проведения конкурсов на замещение вакантных должностей гражданской службы и включение гражданских служащих в кадровый резерв;
• организацию и обеспечение проведения аттестации гражданских служащих;
• организацию и обеспечение проведения квалификационных экзаменов гражданских служащих;
• организацию заключения договоров с гражданами на время их обучения в образовательном учреждении профессионального образования с последующим прохождением гражданской службы;
• организацию профессиональной переподготовки, повышения квалификации и стажировки гражданских служащих;
• формирование кадрового резерва, организацию работы с кадровым резервом и его эффективное использование;
• обеспечение должностного роста гражданских служащих;
• организацию проверки достоверности представляемых гражданином персональных данных и иных сведений при поступлении на гражданскую службу, а также оформление допуска установленной формы к сведениям, составляющим государственную тайну;
• организацию проведения служебных проверок;
• организацию проверки сведений о доходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера, а также соблюдения гражданскими служащими ограничений, установленных настоящим Федеральным законом и другими федеральными законами;
• консультирование гражданских служащих по правовым и иным вопросам гражданской службы»

Как показывает перечисление, функции кадровой службы в Законе указаны значительно полнее и асширены по сравнению с функциями кадровых служб, не связанных с оформлением трудовой деятельности государственных гражданских служащих.

Должности гражданских служащих классифицируются по категориям:

• Руководители
• Помощники (советники)
• Специалисты
• Обеспечивающие специалисты.

По группам должности подразделяются на:

• высшие должности гражданской службы;
• главные должности гражданской службы;
• ведущие должности гражданской службы;
• старшие должности гражданской службы;
• младшие должности гражданской службы.

В соответствии с замещаемой должностью гражданской службы в пределах группы должностей присваиваются классные чины:

Гражданским служащим федеральной гражданской службы высшей группы, присваивается классный чин гражданской службы – действительный государственный советник Российской Федерации 1, 2 или 3-го класса (чин присваивается Президентом РФ).

Гражданским служащим, федеральной гражданской службы главной группы, присваивается классный чин гражданской службы – государственный советник Российской Федерации 1, 2 или 3-го класса (чин присваивается Правительством РФ).

Гражданским служащим гражданской службы ведущей группы, присваивается классный чин гражданской службы – советник государственной гражданской службы Российской Федерации 1, 2 или 3-го класса.

Гражданским служащим гражданской службы старшей группы, присваивается классный чин гражданской службы – референт государственной гражданской службы Российской Федерации 1, 2 или 3-го класса.

Гражданским служащим гражданской службы младшей группы, присваивается классный чин государственной гражданской службы – секретарь государственной гражданской службы Российской Федерации 1, 2 или 3-го класса.

Гражданским служащим гражданской службы субъекта Российской Федерации высшей и главной групп, классные чины гражданской службы субъекта Российской Федерации присваиваются в соответствии с законом субъекта Российской Федерации.

Классные чины присваиваются по результатам квалификационного экзамена. Порядок присвоения и сохранения классных чинов государственной гражданской службы РФ установлен указом Президента РФ от 01.02.2005 № 113.

Запись о присвоении классного чина вносится как в личное дело работника, так и в его трудовую книжку.

В законе «О государственной гражданской службе РФ» подробно установлены права, обязанности, ограничения и запреты, связанные с государственной гражданской службой, требования к служеюному поведению, порядок урегулирования конфликтов.

4.1 Поступление на гражданскую службу.

Закон установил для пребывания на гражданской службе предельный возраст от 18 до 65 лет.

Поступление и замещение должности происходит по конкурсу. Организация и документирование конкурса расписаны очень подробно в «Положении о конкурсе на замещение вакантной должности государственной гражданской службы РФ», утверждённом указом Президента РФ от 01.02.2005 № 112.

Закон «О государственной гражданской службе» установил случаи, когда конкурс не проводится:

• при назначении на замещаемые на определенный срок полномочий должности гражданской службы категорий «руководители» и «помощники (советники)»;
• при назначении на должности гражданской службы категории «руководители», назначение на которые и освобождение от которых осуществляются Президентом Российской Федерации или Правительством Российской Федерации;
• при заключении срочного служебного контракта;
• при назначении на должность гражданской службы гражданского служащего (гражданина), состоящего в кадровом резерве, сформированном на конкурсной основе и др.

Кроме того конкурс может не проводиться

• при назначении на отдельные должности гражданской службы, исполнение должностных обязанностей по которым связано с использованием сведений, составляющих государственную тайну, по перечню должностей, утверждаемому указом Президента Российской Федерации;
• при назначении на должности гражданской службы, относящиеся к группе младших должностей гражданской службы.

Конкурс проводится в два этапа. На первом этапе государственный орган публикует объявление о приеме документов для участия в конкурсе не менее чем в одном периодическом печатном издании и размещает информацию о проведении конкурса на сайте государственного органа в информационно-телекоммуникационной сети общего пользования.

В публикуемом объявлении о приеме документов для участия в конкурсе указываются наименование вакантной должности гражданской службы, требования, предъявляемые к претенденту на замещение этой должности, место и время приема документов, срок, до истечения которого принимаются указанные документы, а также сведения об источнике подробной информации о конкурсе (телефон, факс, электронная почта, электронный адрес сайта государственного органа).

Одновременно эта информация размещается на сайте государственного органа в информационно-телекоммуникационной сети общего пользования с указанием дополнительно предполагаемой даты проведения конкурса, места и порядка его проведения, других информационных материалов.

В Положении о конкурсе перечислены документы, представляемые для участия в нём:

• Гражданин Российской Федерации, изъявивший желание участвовать в конкурсе, представляет в государственный орган:

а) личное заявление;

б) собственноручно заполненную и подписанную анкету, форма которой утверждается Правительством Российской Федерации, с приложением фотографии;

в) копию паспорта или заменяющего его документа (соответствующий документ предъявляется лично по прибытии на конкурс);

г) документы, подтверждающие необходимое профессиональное образование, стаж работы и квалификацию:

• копию трудовой книжки (за исключением случаев, когда служебная (трудовая) деятельность осуществляется впервые) или иные документы, подтверждающие трудовую (служебную) деятельность гражданина;
• копии документов о профессиональном образовании, а также по желанию гражданина – о дополнительном профессиональном образовании, о присвоении ученой степени, ученого звания, заверенные нотариально или кадровыми службами по месту работы (службы);

д) документ об отсугствии у гражданина заболевания, препятствующего поступлению на гражданскую службу или ее прохождению;

е) иные документы, предусмотренные Федеральным законом от 27.07.2004 № 79-Ф3 «О государственной гражданской службе Российской Федерации», другими федеральными законами, указами Президента Российской Федерации и постановлениями Правительства Российской Федерации.

Срок подачи документов установлен 30 дней со дня объявления о приёме. Заявление направляется на имя представителя нанимателя. Кадровая служба обязана обеспечить претенденту получение документов, необходимых для участия в конкурсе. К таким документам прежде всего относится анкета, форма которой была утверждена распоряжением Правительства РФ от 26.05.2005 № 667 (в ред. от 16.10.2007).

Все сведения, представленные в кадровую службу для участия в конкурсе на замещение вакантной должности, относящейся к высшей группе должностей, подлежат проверке. Кроме того с согласия претендента на вакантную должность проводится процедура оформления его допуска к сведениям, составляющим государственную и иную охраняемую законом тайну, если исполнение должностных обязанностей по должности связано с использованием таких сведений.

После проверки документов, представленных претендентом и оформления в случае необходимости допуска к сведениям ограниченного доступа принимается решение о месте, дате и времени второго этапа конкурса – работы конкурсной комиссии. Недопущенные ко второму этапу извещаются в письменной форме о причине отказа в участии в конкурсе.

Для проведения второго этапа конкурса правовым актом (обычно приказом) образуется конкурсная комиссия, действующая на постоянной основе. В правовом акте (приказе) указывается состав конкурсной комиссии, сроки, порядок и методика работы.

Конкурсная комиссия состоит из председателя, заместителя председателя, секретаря и членов комиссии. Допускается образование нескольких конкурсных комиссий для различных категорий и групп должностей гражданской службы.

Конкурс заключается в оценке профессионального уровня кандидатов, их соответствия квалификационным требованиям к должности.

При проведении конкурса конкурсная комиссия оценивает кандидатов на основании представленных ими документов об образовании, прохождении гражданской или иной государственной службы, осуществлении другой трудовой деятельности, а также на основе конкурсных процедур с использованием методов оценки профессиональных и личностных качеств кандидатов, включая индивидуальное собеседование, анкетирование, проведение групповых дискуссий, написание реферата или тестирование по вопросам, связанным с выполнением должностных обязанностей по вакантной должности гражданской службы, на замещение которой претендуют кандидаты.

При оценке профессиональных и личностных качеств кандидатов конкурсная комиссия исходит из соответствующих квалификационных требований к вакантной должности.

Заседание конкурсной комиссии проводится при наличии не менее двух кандидатов.

Заседание конкурсной комиссии считается правомочным, если на нем присутствует не менее двух третей от общего числа ее членов. Решения конкурсной комиссии по результатам проведения конкурса принимаются открытым голосованием простым большинством голосов ее членов, присутствующих на заседании.

Результаты голосования конкурсной комиссии оформляются решением, которое подписывается председателем, заместителем председателя, секретарем и членами комиссии, принявшими участие в заседании.

Решение конкурсной комиссии принимается в отсутствие кандидата.
По результатам конкурса издается приказ о назначении победителя конкурса на вакантную должность гражданской службы и с ним заключается служебный контракт.

Кандидатам, участвовавшим в конкурсе, сообщается о результатах конкурса в письменной форме в течение месяца со дня его завершения. Информация о результатах конкурса размещается на сайте государственного органа в информационно-телекоммуникационной сети общего пользования.

Документы претендентов на замещение вакантной должности гражданской службы, не допущенных к участию в конкурсе, и кандидатов, участвовавших в конкурсе, могут быть им возвращены по письменному заявлению в течение трех лет со дня завершения конкурса. До истечения этого срока документы хранятся в архиве государственного органа, после чего подлежат уничтожению.

4.2 Служебный контракт

Служебный контракт – соглашение между представителем нанимателя и гражданином, поступающим на гражданскую службу, или гражданским служащим о прохождении гражданской службы и замещении должности гражданской службы. Служебным контрактом устанавливаются права и обязанности сторон. Содержание служебного контракта унифицировано и установлено законом «О государственной гражданской службе РФ».

«В служебном контракте указываются фамилия, имя, отчество гражданина или гражданского служащего и наименование государственного органа (фамилия, имя, отчество представителя нанимателя).

Существенными условиями служебного контракта являются:

1) наименование замещаемой должности гражданской службы с указанием подразделения государственного органа;
2) дата начала исполнения должностных обязанностей;
3) права и обязанности гражданского служащего, должностной регламент;
4) виды и условия медицинского страхования гражданского служащего и иные виды его страхования;
5) права и обязанности представителя нанимателя;
6) условия профессиональной служебной деятельности, компенсации и льготы, предусмотренные за профессиональную служебную деятельность в тяжелых, вредных и (или) опасных условиях;
7) режим служебного времени и времени отдыха (в случае, если он для гражданского служащего отличается от служебного распорядка государственного органа);
8) условия оплаты труда (размер должностного оклада гражданского служащего, надбавки и другие выплаты, в том числе связанные с результативностью его профессиональной служебной деятельности), установленные настоящим Федеральным законом, другими федеральными законами и иными нормативными правовыми актами;
9) виды и условия социального страхования, связанные с профессиональной служебной деятельностью.

В служебном контракте могут предусматриваться следующие условия:

1) испытание при поступлении на гражданскую службу;

2) неразглашение сведений, составляющих государственную и иную охраняемую федеральным законом тайну, и служебной информации, если должностным регламентом предусмотрено использование таких сведений;

3) обязанность лица проходить гражданскую службу после окончания обучения в образовательном учреждении профессионального образования не менее установленного договором на обучение срока, если обучение осуществлялось за счет средств соответствующего бюджета;

4) показатели результативности профессиональной служебной деятельности гражданского служащего и связанные с ними условия оплаты его труда;

5) иные условия, не ухудшающие положения гражданского служащего по сравнению с положением, установленным настоящим Федеральным законом, другими законами и иными нормативными правовыми актами.

Условия служебного контракта могут быть изменены только по соглашению сторон и в письменной форме.

В случае заключения срочного служебного контракта в нем указываются срок его действия и обстоятельства (причины), послужившие основанием для заключения срочного служебного контракта в соответствии с настоящим Федеральным законом и другими федеральными законами.

В служебном контракте предусматривается ответственность сторон за неисполнение или ненадлежащее исполнение взятых на себя обязанностей и обязательств в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Служебный контракт заключается в письменной форме в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами. Один экземпляр служебного контракта передается гражданскому служащему, другой хранится в его личном деле. Примерная форма служебного контракта устанавливается Президентом Российской Федерации».

Также, как и трудовой договор, служебный контракт может заключаться как на неопределённый срок, так и срочный служебный контракт.

Срочный служебный контракт заключается в случае:

1) замещения отдельных должностей гражданской службы категории «руководители», а также должностей гражданской службы категории «помощники (советники)»;

2) замещения должности гражданской службы на период отсутствия гражданского служащего, за которым сохраняется должность гражданской службы;

3) замещения должности гражданской службы после окончания обучения гражданином, заключившим договор на обучение в образовательном учреждении профессионального образования с обязательством последующего прохождения гражданской службы;

4) замещения должности гражданской службы в дипломатических представительствах и консульских учреждениях Российской Федерации, иных представительствах Российской Федерации и представительствах государственных органов, находящихся за пределами территории Российской Федерации;

5) замещения должности гражданской службы в государственном органе, образованном на определенный срок или для выполнения определенных задач и функций;

6) замещения временной должности гражданской службы или должности гражданской службы на период временного отсутствия гражданского служащего по соглашению сторон служебного контракта;

7)    замещения должности гражданской службы, по которой установлен особый порядок оплаты труда.

С гражданским служащим, замещающим должность гражданской службы на основании служебного контракта, заключенного на неопределенный срок, и достигшим возраста 60 лет, указанный служебный контракт перезаключается на срочный служебный контракт на срок от одного года до пяти лет.

Служебный контракт заключается на основе акта (приказа) государственного органа о назначении на должность гражданской службы (ст. 26).

При заключении служебного контракта предъявляются следующие документы:

1) заявление с просьбой о поступлении на гражданскую службу и замещении должности гражданской службы;
2) собственноручно заполненную и подписанную анкету установленной формы;
3) паспорт;
4) трудовую книжку, за исключением случаев, когда служебная (трудовая) деятельность осуществляется впервые;
5) страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования, за исключением случаев, когда служебная (трудовая) деятельность осуществляется впервые;
6)  свидетельство о постановке физического лица на учет в налоговом органе по месту жительства на территории Российской Федерации;
7) документы воинского учета – для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;
8) документ об образовании;
9) сведения о доходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера.

Служебный контракт вступает в силу со дня его подписания сторонами.

При заключении служебного контракта служба кадров обязана ознакомить гражданского служащего со служебным распорядком государственного органа, с иными нормативными актами, имеющими отношение к исполнению гражданским служащим должностных обязанностей.

После назначения на должность служащему вручается служебное удостоверение установленной формы.
Форма служебного контракта утверждена указом Президента РФ от 16.02.2005 № 159.

В случае существенного изменения условий профессиональной деятельности допускается и изменение существенных условий служебного контракта, о чём служащий должен быть уведомлён в письменной форме не позднее, чем за два месяца до их введения.

Как и в случаях устройства на работу по трудовому договору для поступающих на гражданскую службу может быть предусмотрен испытательный срок продолжительностью от трёх месяцев до одного года.

В соответствии с Федеральным законом «О государственной гражданской службе РФ» испытание не устанавливается:

• для беременных женщин – гражданских служащих;
• для граждан, окончивших обучение в образовательных учреждениях профессионального образования и впервые поступающих на гражданскую службу в соответствии с договором на обучение с обязательством последующего прохождения гражданской службы;
• для граждан и гражданских служащих при замещении должностей гражданской службы категорий «руководители» и «помощники (советники)», которые замещаются на определенный срок полномочий;
• для государственных служащих, назначенных на должности гражданской службы в порядке перевода в связи с реорганизацией или ликвидацией государственного органа либо сокращением должностей гражданской службы. При назначении на должность переводом из другого государственного органа срок испытания может быть от 3 до 6 месяцев.

4.4 Переводы, отстранение от должности

Переводы на другую должность допускаются, как и обычно, с письменного согласия служащего.
Не является переводом на иную должность гражданской службы и не требует согласия гражданского служащего перемещение его на иную должность гражданской службы без изменения должностных обязанностей, установленных служебным контрактом и должностным регламентом.

В законе оговорены и случаи отстранения от должности (ст. 32).

1) появившегося на службе в состоянии алкогольного, наркотического или иного токсического опьянения;

2) не прошедшего в установленном порядке обучение и проверку знаний и навыков в области охраны профессиональной служебной деятельности (охраны труда);

3) привлеченного в качестве обвиняемого, в отношении которого судом вынесено постановление о временном отстранении от должности в соответствии с положениями уголовно-процессуального законодательства Российской Федерации.

4.5 Должностной регламент

Трудовая деятельность гражданского служащего, то есть его функции, обязанности, права и т.д. определяются не в должностной инструкции, как при поступлении на работу по трудовому договору, а должностным регламентом. В соответствии с законом «О государственной гражданской службе РФ» регламент включает:

• квалификационные требования к уровню и характеру знаний и навыков, предъявляемые к гражданскому служащему, замещающему соответствующую должность гражданской службы, а также к образованию, стажу гражданской службы (государственной службы иных видов) или стажу (опыту) работы по специальности;
• должностные обязанности, права и ответственность гражданского служащего за неисполнение (ненадлежащее исполнение) должностных обязанностей в соответствии с административным регламентом государственного органа, задачами и функциями структурного подразделения государственного органа и функциональными особенностями замещаемой в нем должности гражданской службы;
• перечень вопросов, по которым гражданский служащий вправе или обязан самостоятельно принимать управленческие и иные решения;
• перечень вопросов, по которым гражданский служащий вправе или обязан участвовать при подготовке проектов нормативных правовых актов и (или) проектов управленческих и иных решений;
• сроки и процедуры подготовки, рассмотрения проектов управленческих и иных решений, порядок согласования и принятия данных решений;
• порядок служебного взаимодействия гражданского служащего в связи с исполнением им должностных обязанностей с гражданскими служащими того же государственного органа, гражданскими служащими иных государственных органов, другими гражданами, а также с организациями;
• перечень государственных услуг, оказываемых гражданам и организациям в соответствии с административным регламентом государственного органа;
• показатели эффективности и результативности профессиональной служебной деятельности гражданского служащего.

Из приведённого перечисления видно, что структура и содержание должностного регламента несколько отличается от типовой структуры и содержания должностной инструкции.

Положения должностного регламента учитываются не только при проведении конкурса, но и в дальнейшем в период прохождения службы, при аттестации и сдаче квалификационного экзамена.

Продолжение в следующем номере