ЭЛЕКТРОННЫЙ ДОКУМЕНТООБОРОТ

Жизненный цикл исходящих документов

О. Подолина

Составные части документооборота и относящиеся к ним операции перечислены в таблице 1.

Их состав и последовательность несколько различаются для разных видов документов. Так, жизненный цикл исходящих документов включает в себя большее количество операций в сравнении, например, с жизненным циклом входящих документов.

Таблица 1. Составные части и операции жизненного цикла документов*

Рассмотрим, каким образом система электронного документооборота поддерживает весь жизненный цикл исходящего документооборота.
До регистрации документ проходит следующие стадии:

Как показывает практика, при традиционном, бумажном, документообороте эти три стадии являются самыми трудоемкими. Объясняется это тем, что как в подготовке, так и в согласовании может принимать участие большое количество людей, и основные затраты времени по работе с документами на этих стадиях приходится на передачу документов от одного участника к другому, на отслеживание, какая версия документа является окончательной и устраивает всех участников.

Для автоматизации этих трудоемких операций в системе электронного документооборота может быть реализована возможность совместной подготовки документов, их согласования и визирования.

Реализованная в системе электронного документооборота возможность совместной подготовки позволяет каждому участнику такой операции получать на свое рабочее место исходный вариант документа со всеми замечаниями и правками, выполненными другими участниками, видеть все промежуточные версии документа, а делопроизводителю – отслеживать сроки совместной подготовки документа, чтобы какой-нибудь участник не задерживал его надолго.

Возможность согласования позволяет оперативно собрать мнения участников об окончательной версии документа. Согласование отличается от совместной подготовки тем, что при согласовании нельзя вносить правки в начальный текст документа, а можно только вставлять замечания. Инициатор согласования получает всю информацию о мнениях согласующих, вносит правки в документ и отправляет его на повторное согласование.

Предположим, все участники согласования одобрили документ. В этом случае инициатор согласования с помощью функционала системы электронного документооборота отправляет его на подпись. Как показывает практика, возможность подписи документа в электронном виде не исключает необходимости подписи бумажного документа (в первую очередь из-за того, что документ нужно отослать во внешнюю организацию). Что же дает использование такой функции, если все равно документ придется подписывать в бумажном виде? Экономится время на подпись бумажных экземпляров, так как подписывать (и, соответственно, просматривать), приходится только документы, уже подписанные в электронном виде. Также в любой момент можно отследить, где именно сейчас находится документ, подписан он или нет, а если в подписи отказано, можно, не теряя времени на ожидание возвращения документа, начинать работу над следующим вариантом. Кроме того, можно отслеживать сроки подписания документов, не допуская, чтобы происходили задержки с рассмотрением документов.

Немаловажным фактором повышения качества работы с документами является возможность получения статистических отчетов по реальной загрузке сотрудников. Можно ли говорить о качественной работе с документами, если на работу с одним письмо тратятся десятки минут? Это – уже сигнал для руководства о перекосах в организации труда и необходимости что-то в ней менять.

Представим, что подпись получена, документ зарегистрирован и выслан корреспонденту.

Операция «ознакомление» не часто используется при работе с исходящими документами, поэтому поговорим подробнее о ней, когда будем рассматривать работу в системе электронного документооборота с организационно-распорядительными документами.

Но вернемся к ситуации, когда документ выслан корреспонденту. Зададимся вопросом: «Может ли быть резолюция или поручение по исходящему документу?» В классическом делопроизводстве такого не встречается – руководитель не пишет на них резолюцию. Но в реальности с такими документами идет дальнейшая работа (которую обычно берут на себя исполнители документов): отслеживание получения ответа на исходящий документ и дальнейшие действия с ним.

Можно выделить три группы исходящих документов, различая их по тому событию, которое явилось причиной создания данного документа, и по тем действиям, которые нужно предпринять после отправки документа адресату:

Для выполнения всех этих операций важно иметь в составе функций системы электронного документооборота функцию контроля исполнения как самого документа, так и резолюций, и поручений.

Можно видеть, что входящие и исходящие документы оказываются связанными между собой, и для удобства работы нужно эти связи отслеживать.
Поэтому при выборе системы электронного документооборота важно обратить внимание, есть ли возможность установления связей между документами и классификации этих связей.

Например, входящий документ может быть связан с исходящим, но в одном случае входящий является ответом на исходящий, а в другом - исходящий – ответом, причем промежуточным. Важно отслеживать эти тонкости, так как такие возможности экономят время на работу с документами. Можно сразу увидеть, ответ на какое письмо задерживается, и предпринять соответствующие меры – и все это без хлопотного перебирания массы бумажных документов.

Связи между документами могут быть более сложными. Так, исходящие документы могут быть связаны с внутренними и организационно-распорядительными документами. Об этом поговорим в следующей статье.

Ольга Подолина,
консультант Центра консалтинговых услуг и внедрений,
компания «ИнтерТраст»,
opodolina@intertrust.ru

*- таблица представлена в печатной версии Журнала Секретарское дело