Ольга Бегунова, директор департамента персонала, «Брок-Инвест-Сервис».
Как известно, слово «секретарь» произошло от средневекового латинского «secretarius» - доверенное лицо. И, собственно, со времен средневековья мало что изменилось...
Секретарь и теперь в большинстве случаев доверенное лицо руководителя, его «правая рука», помощник, владеющий информацией по массе вопросов, и с легкостью управляющийся с ее большими потоками.
А вот слово «кризис» пришло к нам из другого языка, оно произошло от греческого «krisis», т.е. «решение и поворотный пункт».
И если теперь состыковать эти два слова, то получится, что секретарь руководителя в кризис - это доверенный помощник в поворотный момент, требующий быстрых и правильных решений.
Чем характерна кризисная жизнь? Тем, что привычный уклад деятельности резко меняется, причем предсказать, как будут развиваться события и что будет в ближайшее время, невозможно. Информации при этом полно, она поступает отовсюду, в ней много непроверенных, а иногда и откровенно недостоверных фактов. Партнеры, поставщики и клиенты, также пребывая в растерянности и пытаясь изменить договорные обязательства, иногда сваливаются прямо-таки в паническое состояние, и этими эмоциями способны создать дополнительное напряжение и осложненить и без того непростую ситуацию.
И тут помощь секретаря просто незаменима. Руководитель непременно оценит, если секретарь по мере возможности защитит его от подобных паникеров. А та стандартная функция секретаря по сбору информации в подобное время приобретает чуть ли не первоочередное значение – масштабный сбор и сортировка информации, так или иначе касающейся бизнеса, позволит из этой структурированной массы выделить основные тенденции и вовремя успеть подстроиться и среагировать.
Островок стабильности - вот что такое секретарь для руководителя, а психологическое давление в кризис для топ-менеджмента огромно, поэтому спокойное, размеренное исполнение всех обязанностей создаст тот якорь привычного мира, который поможет руководителю удержаться в калейдоскопе кризиса и найти правильные ходы и решения. А вовремя поданная чашка чая с бутербродом вообще может спасти любимому руководителю здоровье и улучшить настроение.
Светлана Дьячкова,
помощник президента Корпорации «ЭКОНИКА»:
- У нас в корпорации к нынешним нестабильным временам относятся не только как к проблеме, но и как к возможности переосмыслить накопленный опыт и пойти по новому пути развития. Ведь именно в такие переходные моменты можно быстро и эффективно разобраться с теми проблемами, решение которых затягивалось. Сегодня от меня, как от помощника первого лица холдинга, требуется больше инициативы, мобилизация всех своих сил и опыта, полная самоотдача, ответственность за каждое сказанное слово и выполненное дело. Сегодня особенно актуален мой профессиональный девиз: «У личного помощника, как и у сапера, нет права на ошибку!»
В нынешних реалияхличный помощник, несмотря на условия, приближенные к боевым, должен создавать руководителю комфортную и душевную атмосферу. Благо, инструментов для этого немало - это и чувство юмора, примененное тонко и к месту, и искренняя забота, и постоянное внимание, и более четкое планирование всех дел, встреч, звонков. Что касается психологического аспекта, то нужно суметь настроить шефа на позитив. Можно ненавязчиво подсказать или намекнуть безболезненное решение какого-то вопроса, если видишь, что руководитель в данный момент в замешательстве и стоит перед выбором.
Кажберова Варвара, Начальник отдела PR , ОАО "Русская Страховая Компания"
По моему мнению, поддержка в условиях кризиса необходима не только руководителю, но и сотрудникам. Поддержка должна быть взаимной, а отношения человечными. Это залог того, что компания успешно переживет кризис. Человечные отношения подразумевают прежде всего понимание ситуации, в которой приходится работать и руководителям, и подчиненным, высокую степень ответственности, готовность пойти навстречу и работать вместе в сложных условиях. Что же касается какой-либо специальной психологической помощи, то, я думаю, никто и не ждет ее от своих сотрудников.
Требунская Лариса, ведущий менеджер по персоналу, ООО "ТД "РУССКИЕ ПРОДУКТЫ торг"
Уже давно не секрет: наступили сложные времена. В такой сложной экономической обстановке, помимо добросовестного выполнения своих обязанностей, на мой взгляд, секретарю необходимо:
1. Поддерживать своего руководителя. Секретарь должен понимать, как психологически тяжело сейчас приходится руководителю. Лучший способ помощи в данном случае – сохранять спокойствие (но не безразличие), не проявлять несдержанность и не раздувать панику с криками «Мы завтра все умрем!». Если руководитель будет чувствовать, что в него верят, ему будет проще сохранить самообладание и силу духа в сложных ситуациях. Нужно также понимать, что в этот напряженный период со стороны руководителя возможны и эмоциональные всплески. Секретарь должен с пониманием отнестись к такому поведению и не воспринимать его на свой счет.
2. Создавать и поддерживать позитивный настрой сотрудников компании. Несмотря на кризисную ситуацию в компании, на лице секретаря должны отражаться лишь положительные эмоции, независимо от того, что у него на душе. По секретарю зачастую судят, как и о его руководителе, так и о компании в целом.
3. Сохранять лояльность сотрудников компании. Отношение секретаря к руководителю всегда заметно со стороны сотрудников компании и создает определенное мнение. Поэтому он должен показывать свою лояльность по отношению к руководителю и, по возможности, стараться снимать психологический негатив к нему со стороны сотрудников.
4. Быть источником необходимой информации. Секретарь окажет огромную помощь руководителю, если будет отслеживать и держать его в курсе всех быстро меняющихся внешних и внутренних событий.
5. Взять на себя дополнительную нагрузку. В ситуации кризиса руководитель не имеет возможности нанять дополнительные человеческие ресурсы, а подчас ему приходиться и сокращать персонал. Секретарь может взять на себя дополнительные функции, например, часть функционала бухгалтерии, отдела кадров, или даже вождение машины руководителя.
6. Помогать сохранить клиентов. Сейчас особенно важно сохранить и расширить круг партнеров. Достигнуть этого можно, не только предлагая выгодные условия совместной работы, но и посредством внимательного отношения. Немаловажная роль в последнем принадлежит секретарю. Он первый встречает клиентов в офисе, ведет предварительные телефонные переговоры, готовит встречи и многое другое. Эти, казалось бы, мелочи могут сыграть решающую роль в установлении деловых взаимоотношений.
На мой взгляд, сегодня у хорошего секретаря есть возможность подтвердить, что он – правая рука своего руководителя. Секретарь должен чувствовать, что он – один из важных составляющих команды, объединенной общей единой целью выжить в сложной экономической ситуации.
Александр Бандуркин, исполнительный директор компании «Астарта престиж», производителя систем перегородок:
На мой взгляд, на долю секретаря приходится наибольшая часть психологической нагрузки не только в период кризиса. Он должен уметь сохранять спокойствие в любых ситуациях: при сложных телефонных переговорах, при встрече по-разному настроенных посетителей, а также при координации работы с различными подразделениями компании.
В нынешний период секретарю становится еще тяжелее. К примеру, до кризиса многие компании могли позволить себе держать в штате несколько таких сотрудников, сейчас в большинстве организаций остался только один секретарь. И естественно на его плечи ложится еще большая нагрузка. В таких условиях каждое подразделение компании трудится практически в «военных» условиях: все необходимо делать в два раза быстрее и в три раза качественнее. В том числе и руководитель компании берет на себя гораздо больше задач. В данном случае секретарь становится незаменимым помощником, который должен быть всегда рядом с руководителем.
На мой взгляд, секретарь достаточно часто выступает в роли штатного психолога, а в кризис такие качества ему пригодятся вдвойне. Секретарь должен предупреждать каждый шаг руководителя, быть доброжелательным, способным избегать конфликтов, уметь сгладить сложные ситуации. Бывают случаи когда руководитель проводит сложные переговоры, клиент не простой, обстановка в переговорной накалена, а секретарь должен в этот момент подать гостям чай или кофе. И если ему удается подобрать правильный момент, чтобы вовремя войти в кабинет, улыбнуться, красиво подать угощение, то тут же обстановка меняется в лучшую сторону.
Елена Ксенофонтова, канд. психол. наук, ведущий консультант ГК «Топ-Менеджмент Консалт».
Как характеры руководителей, так и отношение их к секретарям и личным помощникам настолько разнообразны, что всё, что здесь будет сказано, в отдельных случаях следует прочитать и использовать прямо наоборот!
Однако большинству секретарей часть советов может всё-таки пригодиться.
Если руководитель «остро переживает» кризис и занят большим объемом дополнительных оперативных действий, то секретарь должен для него быть очагом спокойствия, стабильности, работоспособности и (не наивного), но оптимизма. Идеальный секретарь – это не барышня, которую следует дополнительно успокаивать и опекать, а коллега, оказывающая деловую поддержку.
Если руководитель «не хочет видеть» то, что давно и бурно обсуждается во всех курилках, «кулуарах» и рабочих кабинетах компании, то не дело секретаря быть для коллег проводником их нервозности, «ходоком за хороших людей» и фигурой, берущей на себя право и обязанность открыть шефу глаза и организовать его встречу лицом к лицу с неотвратимой реальностью. Заместители руководителя сделают это более адекватно.
Если входящие звонки и входящие в приемную люди будут встречать суету, «антикризисность» и изменения привычной системы работы и общения с ними, то сознательно или подсознательно компания попадет в их глазах в категорию тех, «по которым кризис уже ударил». Соответственно обратившиеся будут корректировать свои планы относительно дальнейшего взаимодействия с компанией.
И последнее. Кризис сопряжен не только с трудностями, но и с шансами. Поэтому новые предложения и новые люди могут оказаться для руководителя более полезными, чем раньше. Кому-то о новых пришедших по почте, по факсу и т.д. предложениях следует докладывать сразу. Кому-то ни в коем случае! Однако, кто мешает собрать папку потенциально полезных услуг и других предложений, папку присылаемых на секретаря резюме высвободившихся из компаний-партнеров и т.д. Что-то можно передать соответствующим специалистам компании, а что-то, при оказии, и самому руководителю.
Кризис – это диета и «подтягивание поясов». После кризиса компания должна стать сильнее, дееспособнее и краше!