Офис моей мечты

Спикеры:
1) Сергей Федоров, Генеральный директор ООО "Индит".
2) Сергей Степачев, группа компаний "ОФМЕ. Необходимые решения".
3) Виктория Герина, финансовый контролер,  «ТрансЛинк».
4) Сергей Вербицкий, начальник отдела маркетинга, «Za-podar.com».
5) Ольга Козулина, компания «Ваш HR-партнер».
6) Евгений Березин, ООО "Юджин Стайл", Генеральный директор.
7) Елена Туманова, OOO «ДПС».
8) Мария Мурашева, ООО «Евро Медиа Гифтс, Коммерческий директор.
9) Александр Фролов, к. т. н., ведущий специалист фэн-шуй центра «Новый Ветер».
10)Александр Адамович, директор по корпоративным продажам компании «ПроБюро».

1. Какие инновации в ближайшее время найдут свое место в офисных пространствах?

Сергей Федоров:
- Развитие автоматизации процессов, минимизация труда человека.

Сергей Степачев:
- В ближайшее время в офисных пространствах, скорее всего, ничего инновационного не предвидится. Будет происходить обычное «эволюционное» развитие. Влияние моды и дизайна. Если компания разделяла свое офисное пространство по принципу open space и имела с этого хороший КПД, логично предположить, что ничего она менять не будет. То же самое со стилем home office и др. Естественно, материалы будут заменяться на более дешевые и натуральные, мебель - на эргономичную и т.д. Будет создаваться идеальный офис для каждой компании. А это все очень индивидуально.

Виктория Герина:
- Популярные в последние годы офисы со свободной планировкой позволяют эффективно использовать занимаемую площадь: разместить на ней больше сотрудников.

Такое офисное помещение позволяет работодателю рационально использовать площади, что особенно важно для компаний с большим количеством сотрудников. Люди стали  скептически относиться к любым излишествам: особой конфигурации столов и стульев и т.д. Идет тенденция к упрощению, офисы американизируются. Мое понимание планировки офиса в будущем: она не должна разрушать сложившиеся отношения внутри микрогрупп, которые работают в рамках одного подразделения. Вряд ли им будет комфортно работать, когда с ними по соседству окажется еще полсотни коллег.

Сергей Вербицкий:

- Разнообразные электронные гаджеты, улучшающие жизнь офиса.

Ольга Козулина:

- Рынок недвижимости, определяющий стоимость квадратного метра, диктует условие максимального использования пространства. Бизнес требует от нас, чтобы это пространство соответствовало определенному уровню. Законодательство напоминает о том, чтобы это пространство отвечало его стандартам. А Руководителю хочется гордиться своей компанией, индивидуальностью и ее конкурентными преимуществами. Осталось за малым, использовав эти вводные, придумать креативную идею, т.е. инновационные решения офисных пространств.

Евгений Березин:
- Бизнес в удовольствие! Уровень жизни повышается, работа для все большего количества людей становится не способом, а стилем жизни. Офисное пространство – это многочасовая ежедневная окружающая среда для большинства экономически активного населения. Это означает небольшой поворот угла зрения; офисный дизайн, стиль, офисная мебель важны не только для имиджа, впечатления, воздействия на клиентов и партнеров, но и для комфорта и удовольствия сотрудников.

Гибкость и изменения. Главный тренд бизнеса особенно важен для рынка офисной мебели. Она должна соответствовать потребностям; гибкость и мобильность для формирования, реформирования групп и команд и их перемещения в любую сторону и в любом измерении, каждый день. Для этого создаются подвижные рабочие станции и концепции в стиле «один для всех и все для одного».

Консолидация. Объединение сотрудников в меньшем количестве пространства при условии сохранения эффективности процесса. Очевидно, что столы, стулья, тумбочки и прочая офисная фурнитура имеют здесь первоочередное значение. Для облегчения и укрепления коммуникаций и подвижного генерирования идей.

Эффективное планирование пространства. Единичные компании могут себе позволить оплачивать воздух. Не тот, который нужен для прекрасного самочувствия сотрудников, а тот, который остается между плохо продуманными и установленными столами, шкафами и сейфами.

Новые технологии. Видеоконференции, интерактивные презентации, телекоммуникации и прочие hi-fi, hi-end и hi-class вещи. Создать такие высококлассные переговорные комнаты для совещаний, встреч и конференц-залы иногда стоит целое состояние, но для крупных компаний это способ сэкономить.

Индивидуальность. Частные условия для каждого частного случая. Модули офисной мебели гораздо более эффективны, чем отдельные предметы. Универсальные, гибкие и технологичные мебельные системы становятся все более популярными. Их можно подстраивать под нужды каждого отдела, а также, с их помощью, настраивать сотрудников на определенный тип работы.

Забота о здоровье. Длительность рабочего дня в норме – 8 часов. Безусловно, для отличного самочувствия важно, каким образом проходят эти 32 часа в неделю, 128 часов в месяц. Вам уже приходилось использовать стол с регулируемой высотой? Великолепно!

Открытое пространство. Множество компаний сегодня работают в open space. Естественно, это учитывают производители мебели. Например, офисные модули для 2 - 4 человек, с мобильными рабочими столами, которые легко сдвинуть вместе, получив овальный или круглый стол для совещаний.

Альтернативный дизайн. Доступность информации и простота коммуникаций – это прекрасная возможность, которую дает открытое пространство. Но иногда необходимо пространство для конфиденциального разговора, или нужно просто сосредоточиться на чем-то. Сам себе дизайнер и сам себе реформатор. Привлекательная возможность для пользователя офисной мебели и офисного пространства.

Оффисинг и Отеллинг. Рабочие места создаются для «штатных» сотрудников, либо формируются универсальные «рабочие станции» для перемещающихся, приходящих, внештатных. Резервируешь рабочее место в офисе заранее – вот и вся забота.

Впечатление. Сравните две фразы: я работаю в офисе; я работаю в компании.
Дизайн интерьера, офисная мебель, передающие идею, настроение, создают необходимую атмосферу.  Для успеха вашего бизнеса.

Елена Туманова:
- Применение новых технологий в организации работы офиса, по-моему, ведет к высвобождению офисного пространства от архивных шкафов и рабочих мест.

Мария Мурашева:
- В ближайшее время в офисных пространствах должно резко сократиться количество бумаг, так как неизбежен переход на более функциональные носители информации, а именно флэш-накопители и т.д.

Александр Фролов:
- Руководители фирм сейчас все чаще и чаще задумываются не только над тем, как создать сильный и слаженный рабочий коллектив, но и над тем, как обеспечить ему наиболее гармоничное рабочее пространство. Поэтому при строительстве и обустройстве офисов сейчас все большее применение находит наука фэн-шуй, интегрируясь с уже привычным нам офисным дизайном.

2. Каким, по Вашему представлению, будет выглядеть современный офис через 10, 50 и 100 лет?

Сергей Федоров:

- Высокотехнологичным. Свободная планировка, гибкие условия рабочего ритма и графика труда сотрудников.

Сергей Степачев:
- Если говорить о современном высокотехнологичном офисе, который уже сейчас имеет возможности конференц-связи, управление системами жизнеобеспечения и прочими новомодными штуками, то через 10, 50, 100 лет он будет выглядеть просто еще более высокотехнологичным (персональные segway'и или их аналоги - для более быстрого передвижения по офису, личное проецируемое рабочее место и прочее). Возможно, элементарные, примитивные задания будут выполнять роботы с AI. Например, сейчас на Ваши вопросы отвечает один из них.

Виктория Герина:

- Попробуем пофантазировать. Мне кажется, что лет через 10 офисы будут похожи на американские: свободная планировка, стеклянные стены. То есть пространство будет использоваться максимально функционально. Через 50 лет в офисах будет четкое разделение рабочей зоны и представительской (с приемными, переговорными, презентационными комнатами).Ну а через 100 лет офиса в нашем сегодняшнем понимании не будет совсем. Вся работа будет основана на фрилансе, а сам офис будет иметь представительские функции, и, конечно, в нем будет находиться ТОП-менеджмент.

Сергей Вербицкий:

- Как можно оперировать такими временными диапазонами при вхождении, пусть и во временный, но кризис. Более актуально было бы, наверное, узнать, как сегодня фирмы подготавливаются к работе в условиях сокращенных рекламных и прочих бюджетов. Когда стоит вопрос об увольнениях и вообще, о выживании бизнеса... А офиса, в нашем его понимании, скорее всего, не будет.

Ольга Козулина:

- Перед любым руководителем всегда стоит острая проблема – как снизить издержки? В первую очередь рассматриваются те издержки, которые не приносят прибыли, а идут на содержание и административное сопровождение бизнеса: бухгалтерия, юридическая поддержка, кадровая служба, АХО. Мы понимаем, ни одна компания не может существовать без всех перечисленных направлений, но при этом есть возможность снизить затраты на их содержание. Как? Передать данные функции внешней компании, специализирующейся именно в этой области (B2B).

С активным развитием направления B2B, в ближайшем будущем офис оставит за собой лишь одно предназначение – это представительская функция. В силу того, что многие компании передадут непрофильные бизнес-процессы аутсорсинговым агентствам, отпадет надобность снимать большое помещение, содержать большой штат и т.д.

Евгений Березин:

- Надо начать вопрос с другого. Каким, по-Вашему, будет мир через 10, 50 или 100 лет? Думаете, возможно ответить? Наверно, именно таким будет и офис. Мобильным. Чтобы информация была доступна везде – беспроводной Интернет. Чтобы рабочие места переформатировались, перемещались на ходу. Чтобы каждый сотрудник мог оборудовать собственное рабочее место в рамках общего интерьера. Как-то так...

Елена Туманова:

- Полагаю, что использование унифицированных коммуникаций, новых форм архивирования, распространение электронных носителей информации, уменьшение бумагооборота, – все это сделает офис местом встреч для совместных выработки решений. Получит распространение офис-представительство. Люди будут предпочитать работать дома.

Мария Мурашева:

- Через 10 лет факс вытеснят электронные письма.
Через 50, 100 – предсказать сложно, за десятилетие все настолько сильно изменилось, что уже никто не помнит печатную машинку.

Александр Фролов:
- Я очень надеюсь, что через 10 лет люди будут все чаще и чаще трудиться небольшими коллективами в гораздо более гармоничных и близких к живой природе условиях, чем современные бизнес-центры (которые так и хочется назвать «стресс-центры»). Ведь средства телекоммуникаций будущего позволят человеку работать, не покидая места, где это делать наиболее комфортно, например, в кабинете загородного дома – это и будет нормальный офис.

И если общество пойдет таким путем, то через 50 или 100 лет слово «офис» вообще уйдет из лексикона людей, как давно устаревшее.

Александр Адамович:
- Для того чтобы ответить на этот вопрос, давайте вспомним, как выглядели офисы 10, 50 и 100 лет назад. Конечно, глянца было меньше, технологии примитивнее, но в общем и целом, были все те же системы хранения информации, использовались те же самые пишущие средства… Да, в наше время увеличилась плотность бумаги; да, был изобретен механический карандаш; да, вместо веревочных тесемочек папки оборудованы клипами и арочными механизмами. Однако все это оборудование осталось нужным и необходимым, как и 50 лет назад.

С другой стороны, в нашем веке стремительно развиваются новые технологии. Многие утверждают, что офис будущего – это блеск стекла, холодный стиль, минимум деталей и абсолютная власть техники нового поколения. Правда, результаты исследования, проведенного нашей компанией, говорят о том, что большинство работников совсем не хотели бы оказаться за рабочим столом в таком офисе, и предпочитают уютный домашний офис.

3. Что нового,интересного на этом рынке предлагает Ваша компания?

Сергей Федоров:
- Мы предлагаем широкий спектр самого современного офисного оборудования и комплексные решения по автоматизации бизнес-процессов.

Сергей Степачев:
- Поскольку стратегия работы  компании «Необходимые решения» основана на клиенто-ориентированном подходе, то у нас с каждым клиентом - что-то новое и интересное. Наша главная ценность — не финансовая прибыль, а люди, с которыми мы работаем, их мысли и способность к сотрудничеству.

На данный момент наша компания разработала и внедряет новый тип взаимодействия между покупателем и продавцом. К сожалению, не могу рассказать более подробно до полной реализации проекта.

Виктория Герина:

- «ТрансЛинк» - крупное переводческое агентство, но все же косвенно мы вносим свой вклад и в область, связанную с офисом. В первую очередь это касается создания оптимальной атмосферы для работы менеджеров и разделения 2-х функций офиса – рабочей и представительской.

Что нового, интересного на этом рынке предлагает Ваша компания?

Сергей Вербицкий:

- Новое и эффективное найти трудно, но, используя наработанные базы и привнеся долю изобретательности, можно из всем известных офисных костеров, подставок под кружку из дерева сделать рекламный носитель, который будут показывать посетителям офиса и рассказывать о нем всем остальным. Это деревянный рубль с рекламной информацией дарителя с обратной стороны.
Ольга Козулина:

- Компания «Ваш HR-партнер» - это  профессиональные кадровые услуги. Мы осуществляем аудит кадрового документооборота, восстановление кадровой документации, абонентское обслуживание по кадровому делопроизводству и подбор персонала.

Кадровый аутсорсинг - это достаточно новое направление для России, которое на данный момент активно развивается. Потребность в данной услуге возникает у Компании когда: отсутствуют ресурсы для выполнения той или иной кадровой функции;
необходимо сократить издержки на обслуживание непрофильных бизнес-функций.

А также в случае, если Работодатель нуждается в профессиональном кадровом менеджменте, хочет минимизировать административные риски и снизить риск зависимости от «незаменимых сотрудников».

Реальную экономическую выгоду аутсорсинга можно увидеть с помощью сравнительной таблицы затрат на содержание внутреннего специалиста и стоимости работ компании:

Евгений Березин:

- Если фактически, у нас самый полный каталог офисной мебели, мебель всех производителей собрана в одном месте – это очень удобно! Наша компания на рынке уже свыше семи лет, за это время мы накопили огромный опыт работы, у нас уже устоявшиеся, стабильные отношения с поставщиками, что очень важно - мы можем предлагать нашим клиентам выгодные условия, существенные скидки. В стоимость наших товаров не включены расходы на содержание салона – у нас их нет, мы работаем как Интернет-магазин, соответственно, затраты минимальны. А «вживую», если есть такая необходимость, мебель можно посмотреть в салонах наших поставщиков.

Если глобально – мы предлагаем современные дизайнерские решения офисной мебели, которые соответствуют всем вышеперечисленным трендам. Коллекции с большим количеством составляющих, чтобы в едином стиле можно было бы настроить индивидуальные рабочие места. Эргономичные модели. Легкие конструкции. Натуральные материалы. Все это можно найти среди наших предложений – как мебели для персонала, кабинета руководителя, так и оборудования переговорных, общих зон пользования, конференц-залов.

Елена Туманова:

- Компания «ДПС» предлагает рынку традиционные изделия для деловых людей: визитницы, планшеты для офисного стола, папки для руководителей и адресные, альбомы для CD и DVD-дисков.

Новым является применение разноцветной пленки ПВХ для производства обложек канцтоваров. Учитывая разные вкусы работников офиса, ООО «ДПС» выпустило 7 серий товаров с яркими рисованными обложками под названиями: «Осень», «Маки», «Сирень», «Желтая роза», «Праздник», «Машины», «Египет».

Мария Мурашева:
- Наша компания занимается производством и продажей корпоративных сувениров, без которых не обойдется ни один уважающий себя офис. Как  порадовать партнеров на Новый год и сделать так, чтобы подарок с Вашим логотипом был запоминающимся и функциональным? Подарите партнерам флэш-накопители с Вашим логотипом, и Вас выделят из ряда тех, кто подарил шампанское.

Нужен подарок для серьезного человека, у которого все есть, мы тоже готовы Вам помочь – HDD на 120 ГБ в кожаном чехле и подарочной упаковке заявит о Вас и о Вашей фирме, как о прогрессивно мыслящей и учитывающей интересы своих друзей. А если Вам обязательно нужно, чтобы такого подарка ни у кого не было – подарите лого-тостер. И каждый день за завтраком Ваш партнер будет угощать всю семью тостами с Вашим логотипом.

Полный текст статьи читайте в журнале "СД", либо на сайте www.sekretarskoe-delo.ru через 3 месяца!

Александр Фролов:
- Используя знания фэн-шуй, мы помогаем обустроить пространство офиса таким образом, чтобы оно способствовало максимальной эффективности работы сотрудников и успеху фирмы. А гармоничное рабочее пространство кабинета руководителя фирмы или отдела будет помогать ему генерировать новые интересные идеи и предпринимать правильные действия в нужный момент.

Александр Адамович:
- Новинки компании ПроБюро нацелены на то, чтобы сделать офис современным и, вместе с тем, уютным.
В октябре в нашем ассортименте появилась новая товарная категория, способная обеспечить офис необходимым для работы оборудованием, таким как: шредеры, резаки, брошюровщики, ламинаторы и расходные материалы к ним. Еще одна полезная новинка – упаковочная клейкая лента, которая не оставляет следов. Все офисные работники оценят функциональные поддоны для бумаг «Compact». Они имеют уникальную запатентованную форму, благодаря которой один поддон может полностью вставляться в другой. Широкая цветовая гамма – 8 ярких цветов – дает богатую возможность выбора.

4. Жизнь всего офиса в значительной мере зависит от его обеспечения. На что нужно обратить особое внимание? Ваши рекомендации.

Сергей Федоров:
- Качественное техническое обеспечение – это немаловажный фактор в работе офиса. Современная техника позволяет существенно облегчить труд человека, снизить количество ошибок, а также ускорить работу и повысить ее уровень.
Сергей Степачев:
- Офис – это второй дом нашего сотрудника. Здесь ему должен быть обеспечен абсолютный комфорт. Если ему нужно ортопедическое кресло – он его получает. Если ему нужен большой монитор, более мощный компьютер или другой сорт кофе в кофе-машине – он это получит. В офисе наш сотрудник зарабатывает деньги для нас, и мы должны создать ему все условия для работы. Ничто не должно его отвлекать.
Виктория Герина:

- Людям, работающим в офисе, должно быть удобно, а это значит, что мебель должна быть удобной, техника – современной, а освещение - достаточным для комфортной работы. Думаю, в основе здесь лежит психологический комфорт, благоприятная атмосфера, которая во многом создается такими мелочами.
Сергей Вербицкий:

- На выбор проверенного поставщика.
Ольга Козулина:

- 1. На выбор партнеров, собственно, тех, кто обеспечивает поставки. Качество, сроки, гибкость, ценовую политику, индивидуальные условия и возможность решения вопросов в режиме non-stop.

2. На человека, ответственного за обеспечение офиса. Основная его задача не купить что-то, когда это закончилось, а умение планировать потребности офиса, контролировать расход и оптимизировать использование ресурсов, с учетом финансовой составляющей.

3. На коллектив. Время, когда все принадлежало государству ушло безвозвратно. Сейчас большинство людей работают в частных компаниях. Работникам предоставляются все необходимые инструментарии для выполнения работы. И со стороны Работодателя логично требовать от работников бережного и экономичного отношения к имуществу и инвентарю. Данное положение закреплено Трудовым кодексом РФ и фиксируется в Правилах внутреннего трудового распорядка Работодателя.

Евгений Березин:

- Если говорить о мебели – долгосрочность, надежность. Выбирая, необходимо понимать, что каждый предмет подвергнется интенсивной эксплуатации ежедневно. Эргономичность. Чтобы вы оформили существующее пространство логично, удобно, разумно. Единый стиль. Чтобы мебель, аксессуары можно было перекомбинировать и перемещать, не нарушая при этом общую гармонию.
Ну а про все остальное – это уже к специалистам другого профиля.

Елена Туманова:

- Основное внимание надо обратить на регулярность и полноту заявок на приобретение того или иного товара.
Сотрудник, отвечающий за обеспечение офиса, должен иметь время для выполнения этих заявок.

Мария Мурашева:
- Офис должен быть удобным местом для работы (ни для кого не секрет, что в офисе мы проводим гораздо больше времени, чем дома) и в то же время презентабельным для посетителей. Это достигается комфортной мебелью и обязательно прекрасной работой секретарей.

Александр Фролов:
- Помещение офиса должно быть яньским, активным. Поэтому, с точки зрения фэн-шуй, очень важно обеспечить в офисе свободный проход для сотрудников и посетителей, хорошее освещение, чистоту и порядок на столах.
Александр Адамович:

- Начинать нужно с мебели. Для имиджа компании важным фактором является оформление приемной. Мебель в приемной – это то, на что обязательно обращает внимание каждый, кто приходит в ваш офис. Надо ли говорить, что она должна быть подобрана так, чтобы производить правильное впечатление. Для работы с клиентами нужна удобная и стильная переговорная комната. И, конечно, всем сотрудникам без исключения необходимы правильно организованные рабочие места. Смысл обеспечения офиса ведь состоит в том, чтобы люди могли эффективно работать в комфортных условиях. А о каком комфорте может идти речь, если человек не имеет эргономичного кресла, удобного стола и комплекта канцтоваров «первой необходимости»? Именно с этой целью наша компания выпустила брошюру «PROFF Style» - каталог рабочих мест. В нем собраны несколько готовых решений по оформлению рабочего места сотрудника, с учетом расхода канцтоваров и единого стиля убранства стола.

Еще одна важная деталь, приводящая в действие механизмы офисной жизни - расходные материалы к офисной технике: бумага, картриджи. Всегда следите за тем, чтобы они не заканчивались «неожиданно». Все остальное: ручки, карандаши, степлеры, ножницы, скрепки, - вещи, возможно, не жизненно необходимые, однако здесь я бы посоветовал задуматься руководителям, выделяющим один степлер, полтора карандаша, две ручки и десяток скрепок на отдел. Сотрудники, конечно, поменяются канцпринадлежностями при необходимости, а если чего недостает, попросят у соседнего отдела, но ведь это сколько времени потрачено впустую. Попросив карандаш или ножницы, человек задержится поболтать с коллегой, и так каждый раз.

5. С чего начинается офис?..

Сергей Федоров:
- Reception. Этим красивым словом сейчас модно называть секретариат. Именно секретарь – это первое, на что обратит свое внимание человек, заходящий в офис. Можно сказать, что секретарь – это «лицо» компании.

Сергей Степачев:
- Прежде всего, офис начинается с сотрудников. Люди – это первоначальный фактор всех процессов в офисе. Мебель, интерьер – вторичны. Если вы хотите иметь хороший офис, в любом понимании этих слов, делайте его таким сами.

Виктория Герина:

- Как театр начинается с вешалки, так и офис начинается с приветливого секретаря, а также хорошего, качественного и быстрого обслуживания менеджера, с которым Вы общаетесь. В переводческих буднях «ТрансЛинка» это крайне важно. Нередко к нам приходят высокопоставленные гости, клиенты, которые – особенно, если это первый визит, – обращают внимание на такие вещи в первую очередь. Наверное, это принцип работы всех офисов.

Ольга Козулина:

- С места, а конкретней - с территориального месторасположения. В современных реалиях жизни месторасположение офиса играет не последнюю роль. С каждым годом проблема перемещения в разные точки города становится головной болью всех участников движения (как водителей, так и пешеходов), поэтому насколько удобно располагается офис, имеет огромное значение как для работников, так и для Ваших клиентов. Конечно, немаловажно и внутренне убранство, насколько комфортно там находиться. И дело не в том, есть ли там фонтаны и дорогая мебель, а в том, насколько все сочетается: удобство, простота и рациональность. И третья эмоциональная составляющая, без которой никак не обойтись - это Человек! Человек, который ответственен за прием посетителей и их сопровождение по офисному пространству. Наверное, у каждого в жизни были ситуации, когда, попадая в незнакомую среду и не находя там человека, который смог бы тебя сориентировать и поддержать, хочется просто сбежать, т.е. уйти. И уже ничто не способно тебя остановить, ни место, ни убранство офиса, ты ощущаешь себя инородным телом. От секретаря или офис-менеджера  зачастую зависит, станет ли очередной интересующийся клиентом, партнером или работником Компании.
Тактичность, внешний вид, профессионализм и улыбка - вот основные составляющие успеха секретаря.
Считаю, что перечисленные составляющие являются основополагающими для развития успешного бизнеса.

Евгений Березин:

- Смотря какой.
Для офиса еще не придумали пословицу, как для театра, который начинается с вешалки. Но ведь суть ее – что театр есть не только сцена, но и комплекс впечатлений для человека, приходящего на спектакль. И этот комплекс складывается из многих показателей – и здание театра, и оформление, и стиль общения персонала. Также и в офисе. Впечатление о компании формирует ответ секретаря на звонок, внешний вид сотрудников и, конечно же,  оформление офиса. Оно должно соответствовать имиджу компании, сфере деятельности, быть функционально удобным. Если вы передовая компания, продающая свои идеи – то это может быть авторская, дизайнерская мебель и интерьер. Если вы продаете свой статус, надежность, вам важно доверие клиентов – то это будет солидная, дорогая мебель, чаще всего от итальянских производителей, из натуральных, качественных материалов.

Ну а «вешалкой», пожалуй, в отношении офиса можно назвать стойку ресепшн. И стилистически, и функционально она создаст первой впечатление у входящего человека. Соответственно, она должна… соответствовать.

Елена Туманова:

- Офис начинается с доброжелательного и информированного секретаря!

Мария Мурашева:
- Офис начинается с секретаря.

Александр Фролов:
- Конечно же, со входа! И то, насколько он правильно организован, существенно влияет на успех работы всего офиса.

Александр Адамович:

- Если театр начинается с вешалки, то офис - с порядка. Вспомните, даже в детстве мы чувствовали, что нам удобнее учиться, если стол чистый, а все учебники и тетради лежат по своим местам. Ничего не меняется и в отношении взрослых. Когда человека окружает порядок, это не позволяет ему расхолаживаться, отвлекаться, бездельничать. Поэтому сделайте так, чтобы в офисе всегда был идеальный порядок (не забудьте о чистоте в туалетных комнатах), все лежало на своих местах. Ну и, конечно, «дружба начинается с улыбки» - если ваши офис-менеджеры и секретари всегда улыбаются и приветливо встречают гостей и сотрудников, это поможет вам «подружиться» с клиентами.

6. Сейчас много говорят об альтернативных, неформальных форматах офисов. Оправданы ли усилия на создание подобной рабочей зоны?

Сергей Федоров:
- Стандартные условия и привязанность к рабочему графику и процессу могут угнетать и «душить» сотрудников, особенно это относится к людям творческих профессий. Неформальный офис может внести свежий поток в рабочий ритм и воодушевить персонал, что должно привести к появлению нестандартных ходов и решений, а также к новым идеям.

Сергей Степачев:
- Если рассматривать Россию, то у нас действительно «много говорят». В других странах практика альтернативных, неформальных форматах офисов используется уже давно и, судя по росту их капиталов, создание подобной рабочей зоны им, по крайней мере, не мешает. Мы, как видите, тоже пошли своим путем (в компании существует офис в ММБЦ Москва-Сити только для встреч с клиентами и развитая сеть удаленно-работающих профессионалов: руководителей, специалистов по продажам, логистов, маркетологов, дизайнеров помещений, сборщиков мебели, 3D-визуализаторов, водителей и т.д.).
Виктория Герина:

- На мой взгляд, эти усилия оправданы, но только в творческих, дизайнерских профессиях, когда альтернативные форматы офисов помогают созданию определенного настроения. Профессия переводчика отчасти является творческой, но в то же время требует контроля, концентрации внимания – особенно, со стороны менеджеров. Нам необходимо находить золотую середину в дизайне офиса, чтобы сохранять концентрацию внимания – и, вместе с тем, создать уютные условия работы для менеджеров.

Сергей Вербицкий:

- Нами экспериментальным путем опробовано. Пока нет. Хотя это, безусловно, зависит от специфики бизнеса.

Ольга Козулина:

- Если это кому-то нужно, т.е. существуют потенциальные заказчики и спрос, тогда, безусловно, да.

Евгений Березин:

- Что в офисном интерьере главное? Функциональность. Да, стилистика важна, но она второстепенна. Если вы оборудуете современнейшее и красивейшее пространство, но в нем будет неудобно работать – то это бесполезная трата денег и времени. Хотя современный дизайн как раз тем и отличается, что учитывает и стиль, внешний вид, и эргономичность, функциональность, комфорт. А также заботится как о физическом, так и о психологическом  здоровье пользователя, и об окружающей среде. Если, при соблюдении всех этих условий, формат будет еще и неформальным или альтернативным – то, пожалуйста. Конечно, если это соответствует направлению деятельности компании и общему стилю.

Елена Туманова:

- Эти усилия оправданы, если функции альтернативного офиса правильно определены, то есть его форма соответствует характеру работы сотрудников.

Мария Мурашева:
- Как ни странно, люди привыкли к традиционному формату, и все инновации внедряются с большим скрипом. Хотя если никто не будет пробовать и искать новое, все остановится. Всегда стоит стремиться к лучшему и оформлять рабочее пространство так, как считаете нужным именно Вы, т.к. только Вы будете видеть эту обстановку каждый день, поэтому так необходимо, чтобы Вам нравилось у себя в офисе.

Александр Фролов:
- Если этот формат направлен на создание более комфортных, адаптированных под конкретного человека рабочих мест, то, конечно же, да!

Александр Адамович:

- Смотря что имеется в виду под альтернативой. Сейчас многие офисы выдержаны в стиле хай-тек. Другие делают такой авангард, что это может напоминать лавку старьевщика, маленький храм или клубный танцпол, - что угодно, но только не офис. Если это отвечает интересам дела, ради Бога. Главное, чтобы людям было удобно работать.

7. Кто, по Вашему мнению, должен заниматься в компании обеспечением офиса всем необходимым?

Сергей Федоров:
- Если речь идет об офисном инвентаре и канцелярии – это работа секретаря.

Сергей Степачев:
- Заниматься любым делом должен профессионал этого дела. То же самое с обеспечением офиса. Если нужно обеспечить офис карандашами – этим будет заниматься лучший «карандашник». Если нужно обеспечить офис мебелью – этим должны заниматься лучшие мебельщики. В России – это мы.

Виктория Герина:

- Компании просто необходим административно-хозяйственный отдел, который должен заниматься обеспечением офиса всем необходимым. Контроль наличия канцтоваров входит в обязанности секретарей, офис-менеджеров. Они следят за обеспечением команды всеми расходными материалами и, естественно, за тем, чтобы создать комфортные условия для работников и посетителей с бытовой стороны. Ведь всегда приятно насладиться в перерыве чашечкой чая или кофе… Да и просто выпить чистой воды, не рискуя своим здоровьем.

Сергей Вербицкий:

- Кому удобно или тому, кому платят за это.

Ольга Козулина:

- На первый взгляд, что уж может быть проще? Так может подумать лишь недальновидный человек.  При выборе такого специалиста, руководитель компании должен учитывать, что львиная доля прибыли уходит, в том числе, на содержание офиса. Обеспечение офиса - серьезная функция, считаю, что это должен делать специалист области АХО, закупок или офис-менеджер.

Евгений Березин:

- Офис-менеджер. Либо внешний консультант или компания, которая предлагает такой сервис на аутсорсинг.

Елена Туманова:

- В компании численностью примерно до 30 человек обеспечением офиса может заниматься секретарь, в большей компании – помощник директора по хозяйственным вопросам, на которого будут возложены и другие функции.

Мария Мурашева:
- На мой взгляд, все зависит от размера компании. Ближе всего понимает, что необходимо для жизнедеятельности фирмы, помощник руководителя, на его плечи и имеет смысл возложить эту нелегкую задачу.

Александр Фролов:
- Тот, кто служил там рядовым сотрудником, хорошо знает специфику работы и обладает хорошими организаторскими способностями.

Александр Адамович:

- Лучше всего, когда этим занимается один человек (если речь идет не об огромной компании, где может быть целый отдел снабжения) – снабженец. Этот вариант гораздо удобнее того, когда каждый отдел заказывает все необходимое для себя. Во-первых, уже через 2 - 3 месяца любой грамотный снабженец начинает разбираться в вопросах качества, умеет сравнивать аналогичные модели и находить лучшие товары за меньшую цену. Во-вторых, вряд ли открою большой секрет, если скажу, что один большой заказ для компании делать выгоднее, чем несколько маленьких. В ПроБюро существует гибкая система скидок, а также регулярно проводятся акции с призами. Так вот, чем больше ваш заказ, тем больше окажется скидка, и тем больше шансов, что один или несколько товаров, которые вы заказали, участвуют в акции, и вам полагается подарок. И, наконец, снабженец, правильно поставив дело, получает статистику использования канцтоваров и расходных материалов в каждом отделе. С такими данными он сможет всегда вовремя пополнять запасы и формировать бюджет закупки на следующий месяц.

Еще один распространенный вариант – заказом канцтоваров занимается офис-менеджер или секретарь. Конечно, мы с вами понимаем, что у них много рабочих обязанностей и заказ канцелярских товаров вряд ли является приоритетной задачей. В этом случае офис-менеджерам лучше остановиться на сотрудничестве с крупной компанией, чтобы заказывать все в одном месте. Например, в ПроБюро ассортимент позволяет обеспечить офис целиком – от банковской резинки для денег до ершика в туалетную комнату, от самого простого органайзера до дорогих перьевых ручек класса Премиум для босса.

8. Существует проблема: куда девать еще пригодный к использованию, но уже "отживший" свой срок в конкретной компании инвентарь? Ваши предложения.

Сергей Федоров:
- С одной стороны, есть множество компаний, занимающихся реализацией б/у оборудования и инвентаря; с другой - есть много мест, где по разным причинам не хватает инвентаря, допустим, - детские дома и интернаты.

Сергей Степачев:
- Если инвентарь в нашей компании еще пригоден и справляется со своими функциями, не привлекая лишние ресурсы на выполнения задания, то он никогда не станет «отжившим». Если же мы хотим сменить инвентарь на более новый, в связи с появлением задач, которые не могут быть выполнены на нашем старом оборудовании, то мы находим ему достойное применение. Это может быть новое региональное представительство или нуждающееся в этом учреждение.

Наша компания практикует услугу продажи мебели по системе trade-in. При покупке мебели в первый раз, вы можете «сдать» ее через 3 - 5 лет в зачет новой мебели.

Виктория Герина:

- Действительно, оборудование в офисах постоянно обновляется из-за морального устаревания, то есть становится «отжившим», но работающим. Такое оборудование может сослужить недобрую службу имиджу компании. На наш взгляд, в данной ситуации идеальный вариант – отдавать его на благотворительность, чтобы оно могло еще послужить людям. Таким образом, мы не просто не вредим имиджу, а используем проблему во благо как себе, так и людям, которым техника может еще пригодиться.

Сергей Вербицкий:

- Вопрос абстрактный. У каждого свои интересы, возможности...

Ольга Козулина:

- 1. Продавать, сейчас на рынке услуг существуют магазины офисного инвентаря, бывшего в употреблении. Специалисты магазина приедут, оценят, разберут и, собственно, купят у Вас эту мебель.

2. Также в Интернете существует масса досок объявлений, с помощью которых можно реализовать инвентарь немного дороже, чем через магазин.

3. Подарить, например, своим работникам. Для них это реальная экономия средств, для Вас - проявление заботы и участия в жизни Ваших работников.

4. Передать нуждающимся, начиная от детских домов и школ, заканчивая собратьями бизнесменами.

Евгений Березин:

- Есть много разных путей. Во-первых, есть мебель (и вещи), которая со временем просто изнашивается и выкидывается. Ну, если уж совсем «до дыр» не допользовали, можно продать начинающим. С помощью того же офис-менеджера. Или раздать сотрудникам, на дачу. А есть то, что становится винтажным – тогда можно оформить с помощью такого устаревшего инвентаря соответствующие стилистические пространства. Ну и, конечно, можно подарить – школам, садам, детским домам – конечно, использованную в разумных пределах, не разваливающуюся на глазах мебель и прочее офисное оборудование.

Елена Туманова:

- Наша компания, переехав год назад в свое здание, продолжает приобретать новый инвентарь.
Проблемы со старым инвентарем у нас нет, так как его было немного, и мы использовали его в производственных помещениях. Там не бывают наши заказчики и покупатели, а «отживший» инвентарь нужен. К тому же, у нас есть склад, где инвентарь может храниться, пока не будет востребован.

Мария Мурашева:

- Все просто: подарите или продайте через Интернет.

Александр Фролов:
- Что угодно: отправлять на новые площади, продавать, выбрасывать, но только не оставлять там, где этот инвентарь не будет использоваться!

Александр Адамович:

- До тех пор пока в стране есть нуждающиеся люди и благотворительные организации – лучшее, что можно сделать со старым, но исправным инвентарем – отдавать бедным. Наладьте контакт с какой-нибудь благотворительной организацией, детским домом или приютом для бездомных. Поверьте, они будут очень рады.

9. Расскажите, как должен выглядеть офис Вашей мечты.

Сергей Федоров:
- Планировка и график должны быть свободными, а атмосфера уютной. Человек должен чувствовать себя комфортно. Обязательна комната отдыха, где человек может расслабиться и привести свои мысли в порядок.

Сергей Степачев:
- Собственно точно так же, как он выглядит сейчас. Мы долго к этому шли.
Кресло-качалка на берегу океана, сигара в руке, горячий зеленый чай и звонок на телефон 1 раз в месяц со словами: «Все хорошо, увеличение прибыли за сентябрь на 63,57%».

Виктория Герина:

- Офис моей мечты должен быть достаточно комфортен, удобен, но в то же время достаточно строг и официален - именно в грамотном балансе лежит залог успеха. Это должно быть то место, где я не буду себя чувствовать очень напряженно и смогу нормально работать, но с другой стороны, не буду ощущать себя «дома на диване» и смогу сконцентрироваться на своем функционале.

Сергей Вербицкий:

- Рядом с домом, без проблем с Интернетом и телефоном, склад готовой продукции — рядом, недорого… (шутка).

Ольга Козулина:

- Офис моей мечты - это отсутствие многочисленных лестниц, удобные небольшие комнаты, рассчитанные на 3 - 4 человек, много света, максимально удобное расположение офисной техники, комната для отдыха и растения.

Евгений Березин:

- Максимально открытое пространство. Много воздуха. Зелень. Приятные, располагающие к работе цвета и цветовые сочетания. Ссылки на то, что мы живем для удовольствия – панели, фрески, инсталляции, художественные работы. Везде Интернет. Мало проводов. Очень чистое пространство. Вся мебель переформатируется и перемещается для нужд конкретного момента. Столы двигаются вверх – вниз, стулья вообще сделаны чуть ли не по космическим технологиям. Везде есть место, где можно объединиться группой, поговорить, порисовать, посмотреть, послушать.

Елена Туманова:

- Офис моей мечты - это, прежде всего, современно оборудованное и комфортное рабочее место. В «ДПС» менеджеры работают в новом удобном офисе. Наши мечты сбываются!

Мария Мурашева:
- Офис моей мечты, прежде всего, подразумевает внимательных и получающих удовольствие от своей работы сотрудников, а остальное – вторично.

10. Давно известно, что выбор цвета, формы, фурнитуры и т.д. напрямую влияет на эмоциональное состояние человека. Каким образом Вы применяете подобные знания на практике?

Сергей Федоров:
- Простота, элегантность и мягкие цвета – наш выбор!

Сергей Степачев:
- Нам нравится розовенький!

Виктория Герина:

- Удобной мебели, нового компьютера и продуманного освещения еще недостаточно, чтобы создать комфортную обстановку для работы. 90% информации поступает в наш мозг благодаря зрению. Один из важнейших зрительных информаторов и раздражителей - это цвет. Нужно позаботиться об "удобстве для глаз" так же, как вы заботитесь об удобстве спины, выбирая и настраивая рабочее кресло, или об оптимальном климате, устанавливая кондиционер. Если делать интерьер под конкретную команду, то тогда нужно учитывать более тонкие нюансы. «ТрансЛинк» занимается переводами, а значит, сотрудники работают с текстами, что определенно вызывает усталость. Мы используем в своем цветовом оформлении теплые цвета, которые тонизируют, повышают работоспособность, используем приглушенный желтый цвет, который  положительно влияет на умственную активность. Для переговорных используем голубой цвет, который  успокаивает, позволяет сосредоточиться. Ведь известно, что споры и конфликты среди голубых стен проходят мягче, острые углы сглаживаются. Ну и, конечно же, в интерьерах нашего офиса можно увидеть светло-серый цвет, который настраивает сотрудников на деловой лад, создавая спокойную рабочую обстановку.

Сергей Вербицкий:

- Цвет обоев, жалюзи, мебели и «канцелярки» выбираем коллегиально.

Ольга Козулина:

- На работе человек в первую очередь должен думать о работе. Слишком яркий боевой раскрас утомляет и мешает сосредоточиться. Спокойные деловые тона, с использованием точечных дополнений создают необходимую обстановку и вносят разнообразие.

Евгений Березин:

- На практике – есть ряд рекомендаций, которые мы и сами стараемся соблюдать, и рекомендовать коллегам, партнерам, клиентам. Есть множество модных веяний – это психологические характеристики цветов и материалов, это фэн-шуй, древнее учение, направленное на оптимальную организацию пространства, в соответствии с вашими целями.

Определите, что вам необходимо в офисном пространстве. Какие у вас цели, задачи, потребности. Наверняка, есть общие для всех – это эффективность работы, успех, позитивное влияние предметов и обстановки на ваше эмоциональное состояние, на эмоциональное состояние клиентов. Нужно использовать все вокруг для достижения результата.

Ну, всем известно, что переговоры лучше проводить за круглым столом. Что острые углы и острые линии мебели влияют определенным образом на человека. Что один цвет активизирует, другой тонизирует, а третий успокаивает. Что дерево располагает к одним эмоциям, а стекло и металл – к другим. Есть рекомендации и по размещению предметов. Например, лучше сидеть спиной к стене или установить рабочий стол в углу, необходимо содержать пространство рабочего стола чистым, лучше за спиной не устанавливать открытые полки и так далее.

Просто можно обращать на это внимание, можно не обращать. Но если есть возможность соблюсти некоторые рекомендации – то лучше это сделать, чем не сделать, не так ли? Поэтому, перед оформлением интерьера, просто проконсультируйтесь с экспертом по таким вещам или уточните, учитывает ли важные для вас рекомендации и практики ваш дизайнер в своей работе.

Елена Туманова:

- Если происходит опрос мнений сотрудников, например, при приобретении мебели, жалюзи, то я отдаю предпочтение теплым ненасыщенным цветам. Что касается офисной канцелярии, то, во-первых, нужна удобная форма, и, во-вторых, мне нравится яркий цвет. Красиво, когда из разных предметов подбираем комплект одного цвета и дизайна.

Мария Мурашева:

- У нашей компании в плане продаж очень выражена сезонность, к Новому году все ищут что-то новое в бизнес-сувенирах, и у нас начинается горячая пора, поэтому все изменения интерьера мы стараемся проводить к осени, чтобы офис максимально соответствовал духу новой коллекции и отражал настроение, с которым мы подбирали новинки этого сезона. Выдержанность в одном стиле задает определенный тон, с которым начинает работать наша команда, и который мы проносим через год работы с одной коллекцией. В этом году мы выбрали зеленый цвет, символ – четырехлистник клевера и ирландские мотивы. Эта идея всем настолько понравилась, что мы изменили оформление сайта и провели полный ребрендинг.

Александр Фролов:
- Цвета, формы, материалы напрямую используются в фэн-шуй как инструменты для создания гармоничной обстановки. Рекомендации по их правильному подбору в каждом конкретном случае и являются частью нашей работы.

Александр Адамович:

- Достаточно посмотреть на наш ассортимент, и вы увидите, как мы применяем это знание. У нас есть офисные принадлежности в классической форме и строгих цветах – для консервативных заказчиков. Есть у нас и яркие оригинальные канцтовары – ярко-зеленые, голубые, оранжевые. Кроме того, мы тщательно подходим к дизайну продукции и стремимся вложить что-то интересное и душевное в каждое изделие.