Унифицированные формы документов разработаны и утверждены Госкомстатом РФ только для оформления основных кадровых процедур. Но работникам кадровых служб приходится составлять приказы по личному составу и по ситуациям, не предусмотренным в унифицированных формах. Кроме того они составляют и работают с другими видами документов, среди которых наибольшую группу составляют информационносправочные документы. К ним относятся: акты, справки, докладные и объяснительные записки, письма, телеграммы, телефонограммы.
Как и любому сотруднику управленческих структур, работнику службы кадров необходимо знать общие требования к составлению и оформлению служебных документов. Они изложены в Государственном стандарте, который так и называется – «Требования к оформлению документов» – ГОСТ Р 6.302003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационнораспорядительной документации. Требования к оформлению документов».
Документ состоит из ряда составляющих его элементов, которые и называются реквизитами. Поскольку появился профессиональный термин реквизит, раскроем его содержание.
В ГОСТ З5114198 на термины и определения реквизитом документа называется «обязательный элемент оформления официального документа»1.
Наименование документа (вид), автор, адресат, текст, дата, подпись, резолюция и т.д. – это реквизиты документов. Различные документы состоят из разного набора реквизитов. Число реквизитов, характеризующих документы, определяется целями создания документа, его назначением, требованиями к содержанию и форме данного документа, способом документирования. Помимо реквизитов документ могут характеризовать и такие признаки, как оригинальность и копийность, подлинность и подложность, физическое состояние документа, формат бумаги, способ изготовления документа и т.д.
Многие документы имеют строго ограниченное число реквизитов. Отсутствие или неправильное указание какоголибо реквизита в служебном документе делает документ недействительным. Для ряда документов, выдаваемых органами государственной власти и государственного управления, состав реквизитов документов установлен в законодательных и нормативных актах. Например, для паспорта, трудовой книжки, диплома, свидетельства о рождении и т.п.
Правила оформления каждого реквизита и изложены в ГОСТ Р 6.302003. Поэтому его всегда надо иметь под руками2. Сначала рассмотрим требования к главному реквизиту – тексту, ради которого документ составляется и оформляется.
6.1 Требования к тексту документов
Составление служебных документов занимает значительную часть рабочего времени каждого сотрудника управленческого аппарата, в том числе и работников кадровой службы, и требует больших усилий. Чтобы составить полноценный документ, прежде всего надо хорошо знать освещаемый в документе вопрос и владеть достаточной информацией. Приступая к составлению документа, руководствуются следующими правилами.
Вопервых, уточняются цель документа и круг вопросов, подлежащих разрешению. Это позволяет правильно выбрать для фиксации управленческого решения вид документа, его форму, во многом определяющие стиль и характер изложения текста.
Вовторых, необходимо изучить федеральные законодательные и нормативные акты, а также акты субъектов федерации, на территории которых находится организация и ведомственные нормативные акты (если есть), регулирующие порядок решения вопроса, по поводу которого составляется документ. В последние годы порядок составления целого ряда документов начал детально прописываться в административных регламентах исправления государственных цункций и предоставления государственных услуг. Выявление и анализ таких законодательных правовых документов – главный этап, показывающий профессиональные знания готовящего документ, особенно если подобный вопрос решается составителем впервые. Знание законодательнонормативных актов обеспечит соответствие содержания документа компетенции данного учреждения, правильный выбор адресата для решения вопроса, грамотную его постановку.
Сегодня при наличии соответствующих электронных баз данных, содержащих полнотекстовый набор законодательнонормативных актов по направлению деятельности организации (фирмы) и трудовому праву, провести такую предварительную подготовку нетрудно.
При составлении распорядительных документов, например приказов, следует, кроме того, изучить ранее изданные распорядительные документы как вышестоящей, так и своей организации, чтобы избежать противоречия с ними и дублирования отдельных пунктов, заострить внимание на нерешенных сторонах проблемы. Этот этап подготовки документа также легче провести, имея в памяти компьютера тексты ранее изданных распорядительных документов.
Затем приступают к сбору информации по существу поставленного в документе конкретного вопроса. Для этого могут потребоваться справки, докладные записки, акты, письма, и т.д., как имеющиеся на бумаге, так и находящиеся в памяти компьютера. Заявления, докладные и объяснительные записки чаще всего служат основанием для составления приказов по личному составу.
Зная на основании законодательнонормативных актов, как решаются подобные вопросы, и собрав всю необходимую информацию, составляют проект документа. При этом используются унифицированные формы, трафаретные тексты (если они есть), наборы стандартных фраз и выражений.
Проект документа редактируется и согласовывается. Последний этап – окончательное оформление и подписание документа.
В практике документирования сложились общие требования, предъявляемые к текстам документов. Прежде всего следует помнить, что служебный документ призван побудить к какомулибо действию, убедить. Это достигается аргументированностью и логичностью приводимых фактов и доводов. Формулировки служебного документа должны быть безупречны в юридическом отношении.
Важнейшими являются требования достоверности и объективности, максимальной краткости документа при полноте информации, точности, исключающей возможность двоякого понимания текста.
Под достоверностью информации понимается отражение фактического состояния дела, непредвзятое описание и оценка событий. Все факты и приводимые цифры должны быть тщательно проверены.
Полнота информации предполагает, что в документе изложена вся информация, необходимая для решения вопроса, поставленного в документе. Именно неполнота информации чаще всего заставляет запрашивать недостающие сведения, порождает переписку и задерживает решение вопроса.
Точность, правильность понимания информации, изложенной в документе, предопределяются краткостью и ясностью изложения.
Четкость изложения обеспечивает однозначность понимания документа, адекватность восприятия текста автором и адресатом, что является одним из основных условий управленческой деятельности. Неточно понятый распорядительный документ, письмо и т.д. могут привести к нежелательным последствиям.
Краткость достигается прежде всего отбором необходимой и достаточной информации, исключением повторений и излишних подробностей. Каждое слово в тексте документа должно нести смысловую нагрузку.
Достичь ясности в изложении помогают тщательный подбор слов, правильная композиционная структура текста, продуманность формулировок и прямой порядок слов в предложении, когда сказуемое следует за подлежащим, определение стоит перед определяемым словом. Но в тех случаях, когда смысловая нагрузка падает на действие, используется обратный порядок слов.
Например:
Повысить дисциплину помогло введение нового порядка премирования.
Если поводом для создания какоголибо документа послужил другой документ или доказательством служат сведения из другого документа, в тексте приводятся полные его данные, т.е. указываются вид документа, наименование организацииавтора, дата документа, регистрационный номер документа и заголовок к тексту.
Например:
В соответствии с приказом Федеральной архивной службы России от 11.12.97 № 401 «Об организации учета особо ценных документов»…
или
На основании распоряжения Правительства Российской Федерации от 15.06.95 № 1474 РП «О мерах по стимулированию жилищного строительства»...
К особенностям делового стиля относится широкое применение устойчивых языковых формул – языковых оборотов, используемых в неизменном виде. Они вызваны прежде всего повторяемостью управленческих ситуаций и сравнительной ограниченностью деловой речи. Наборы таких стандартных фраз и выражений используются прежде всего при оформлении трудовых книжек, при составлении актов, справок, выдаваемых отделами кадров в подтверждении места работы и других документов.
В деловой переписке, особенно с иностранными корреспондентами, также принято использовать устойчивые фразеологические обороты, что помогает при переводе на другой язык. При использовании компьютера эти стандартные фразы и выражения вводятся в память машины. Устойчивые словосочетания (языковые формулы) обеспечивают однозначность понимания текста, сокращают время на его подготовку и восприятие получателем.
Например:
«В соответствии с достигнутой договоренностью…» или «Просим Вас изыскать возможность...», или «Принимая во внимание, что… просим (предлагаем)...» и т.д.
Для стиля служебных документов характерно также употребление устойчивых словосочетаний, так как в деловой документации большинство слов употребляется только с одним или ограниченной группой слов. В методических рекомендациях по унификации текстов управленческих документов приведен обширный алфавитный список наиболее употребляемых в деловой речи глагольно-именных словосочетаний по второму (именному) компоненту.
Например:
архив – обрабатывать, сдавать в, создавать; вакансия – замещать, иметь; совещание – вести, готовить, закрывать, открывать, переносить, приглашать на, проводить, устраивать.
Кроме того, правильность сочетания слов легко проверить по «Словарю сочетаемости слов русского языка». Примеры употребления стандартных фраз, выражений и словосочетаний в служебных документах рекомендуется давать как приложения в инструкциях по делопроизводству или в правилах составления и оформления конкретных документов. Например, они даны в Инструкции по заполнению трудовых книжек.
Большое внимание нужно уделять отбору слов. Следует избегать использования в одном предложении однокоренных слов, тавтологии.
Например:
адресовать в адрес, следует отметить следующее, май месяц, пять человек детей, памятный сувенир и т.п.
Трудности в восприятии текста документа часто вызывает наличие профессиональных терминов. Их употребление должно быть ограничено. В том случае, если термин может оказаться непонятным адресату, а его заменить нельзя, следует в скобках дать его объяснение.
Недопустимо употребление в служебных документах разговорных и устаревших слов, архаизмов.
Например:
канцелярист, учрежденец, классный и т.д.
Служебные документы отличает нейтральный тон, что особенно важно при ответах на обращения граждан. Переписка ведется от третьего лица, единственного или множественного числа, местоимения заменяются существительными (фирма просит, банк не возражает, завод направляет или направляем, считаем возможным, перечисляем, зовем на работу и т.п.). В распорядительных документах, отражающих принцип единоначалия, текст излагается от первого лица. Так же пишутся объяснительные записки, заявления, большая часть докладных записок (приказываю, предлагаю, прошу).
В распорядительных документах, издаваемых на принципах коллегиальности, используется форма изложения от 3-го лица единственного числа (совет постановляет, правление решило).
В совместных документах текст излагается от 1-го лица множественного числа (постановили, решили, предлагаем).
В протоколах используется форма изложения текста от 3-го лица множественного числа (слушали, выступили, постановили), а запись выступлений ведется от 3-го лица единственного числа (Иванов возражает… и предлагает).
Широкое распространение в служебных документах получило применение
сокращенных слов и словосочетаний, что уменьшает объемы документов и ускоряет
восприятие информации. Например: военно-морские силы – ВМС; отдел труда и
зарплаты – ОТЗ; абсолютный – абс.; страница – с.; экземпляр – экз.; смотри –
см.; г. – год; макс. – максимальный; т.п. – тому подобный; св. – свыше и т.д. Сокращения должны быть
понятны адресату, поэтому применяются общепринятые сокращения. Кроме того,
рекомендуется при первом употреблении сокращения в тексте в скобках давать его
расшифровку. Например: ОРД (организационно-распорядительная документация).
Написание сокращений ведется в соответствии с классификаторами
технико-экономической информации, требованиями государственныхого
стандартова и
правилами русской орфографии. Однако эти документы не всегда бывают под рукой,
поэтому рекомендуется использовать словарь сокращений
русского языка.
Документы делятся в зависимости от количества затронутых в них вопросов на простые и сложные. Простые, т.е. содержащие один вопрос, документы значительно легче в обработке (регистрация, постановка на контроль, формирование в дела), направлении на исполнение. Сложные документы чаще всего касаются нескольких самостоятельных вопросов и исполнителей или даже разных структурных подразделений. С них приходится снимать копии или устанавливать очередность исполнения. Их обработка вызывает некоторые трудности (при регистрации вносится несколько вопросов, при постановке на контроль выделяется каждый вопрос и т.д.). Сложно решить вопрос о помещении такого документа в дело. Поэтому при составлении наиболее многочисленных видов информационно-справочных документов (письма, докладные записки, справки) рекомендуется включать в них по одному вопросу.
Протоколы, приказы, постановления обычно бывают сложными по содержанию. Они формируются в отдельные дела, на обложках которых содержание не раскрывается, а указываются лишь вид документа, автор и даты.
При чтении документа большое значение имеет последовательность представления информации, четкое выделение ее основных частей, т.е. структура текста. Под структурой текста понимается совокупность текстовых компонентов, расположенных в определенной последовательности.
Обычно в тексте документа выделяются две смысловые части: в одной излагаются причины, основания или цели составления документа, в другой – выводы, предложения, просьбы, распоряжения, решения, рекомендации.
Например:
В ноябре 20048
г. департамент по управлению персоналом проводит повышение квалификации
экономистов отрасли. Будут обсуждены проблемы структурных изменений в экономике
и развития предпринимательства.
Просим принять участие и направить работников филиалов, связанных с этими проблемами.
Заместитель начальника управления И.А. Семёнова
В последние десятилетия для облегчения восприятия информации и выделения сути документа рекомендуется начинать его с заключительной части, т.е. с изложения существа вопроса: просьбы, предложения и т.п., а затем подкреплять их обоснованиями.
Например:
Прошу дополнительно выделить ... руб. на приобретение ПЭВМ для службы кадров.
Предполагается полный переход на автоматизированное ведение кадровой документации.
Можно составлять документы только из заключительной части, например, письма и заявления с просьбой без мотивировки, распоряжения с одной распорядительной частью.
Например:
Прошу принять меня на работу оператором ЭВМ на 1,5 ставки с
16 августа 20084 года.
или
Хозяйственной службе провести ремонт помещения бюро пропусков до 15 августа с.г..
Для лучшего восприятия документа его текст делится на абзацы – простейшие компоненты текста, состоящие из одной или нескольких фраз (предложений) и характеризующиеся единством и относительной законченностью содержания. Обычно абзац содержит не более двух-трех предложений. С абзаца начинается каждая новая мысль. Подобный прием помогает вдуматься в содержание документа, сделать небольшие остановки при чтении документа.
В России абзац - отступ пять печатных знаков от полей. В США и Великобритании рекомендуется текст документов печатать через один интервал, а каждый новый абзац отделять от предыдущего двойным интервалом, но печатать от полей.
Тексты документов сложных, больших по объему (положения, должностные инструкции, отчеты и т.д.) разделяются на части: разделы, подразделы, пункты, подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами.
Структура текста отдельных видов документов может быть предопределена законодательными или нормативными актами, в которых указывается, из каких частей документ состоит. Например, в Федеральном законе «Об обществах с ограниченной ответственностью» перечислены составные части Устава.
В первой главе книги приводился унифицированный состав текста положения о структурном подразделении и должностной инструкции.
Процесс управления состоит из выполнения ряда функций, решения определенного круга задач, нередко порождаемых однотипными ситуациями, которые вызывают появление однотипных документов. Это явилось основанием для унификации уже самих текстов документов. Унифицированный текст управленческого документа может быть представлен в виде трафарета, анкеты, таблицы.
Под трафаретом понимают заранее отпечатанный текст с унифицированной постоянной информацией и пропусками для заполнения переменной информацией, которая характеризует конкретную ситуацию, отражаемую данным документом.
Составление документов с применением трафаретных текстов основано на использовании часто повторяющихся текстов документов или их части в сочетании с изменяющейся частью письма. Трафаретная часть документов заранее отпечатывается на бланке или вводится в память компьютера, а изменяющаяся часть текста дополнительно заполняется от руки, печатается на пишущей машинке или на компьютере.
В компьютерных программах, предназначенных для набора и оформления текстов (текстовых редакторах), типовые (трафаретные) формы документов называются template и переводятся словом «шаблон».
Трафаретные тексты очень удобно использовать при рассылке однотипных писем широкому кругу адресатов. Это может быть приглашение на собеседование, поздравление сотрудников фирмы с праздником, напоминание и т.п.
Например:
Господину (И. О. Ф.)
Уважаемый (имя, отчество)
Мы рассмотрели присланное Вами резюме и приглашаем Вас на собеседование, которое состоится…
Начальник отдела кадров
или
На Ваш запрос сообщаем, что документы, подтверждающие Ваш стаж работы в ... за ... годы, в госархив области на хранение не поступали. Сведения о их местонахождении неизвестны. Рекомендуем обратиться к показаниям свидетелей.
Директор архива
В отделах кадров наибольшая повторяемость текстов встречается в справках с подтверждением места и стажа работы.
Трафаретные тексты могут быть разработаны во всех отраслях деятельности, причем как в пределах одного предприятия, учреждения, фирмы, так и системы однородных предприятий или учреждений, организаций одного ведомства или группы однородных учреждений и предприятий разных ведомств.
Особенно возрастает значение унификации текстов документов в настоящее время в связи с широким внедрением персональных электронно-вычислительных машин.
В особую группу можно выделить унифицированные формы документов, которые разрабатываются для наиболее массовых видов документов. В них установлено, какая информация должна быть зафиксирована и в какой последовательности. Такие унифицированные формы обычно составляются организацией, возглавляющей отрасль.
Общегосударственные формы первичных учетных документов разрабатываются и утверждаются Госкомстатом. В этих формах последовательно указано, какие показатели и информация в них должны быть отражены. Такие документы фактически не составляются, а только заполняются, что облегчает работу как составителя, так и учреждения-получателя. Они гарантируют представление полной информации, расположенной в определенной последовательности и удобной для обработки. К таким документам относятся и унифицированные формы первичной учётной документации по учёту труда и его оплаты.
В настоящее время широкое распространение получили анкеты – «опросные листы для получения определенных сведений». Наиболее известны кадровые анкеты для получения данных о тех, кто их заполняет.
Анкетирование – один из основных методов в социологических исследованиях. С его помощью удобно собирать любые сведения по заранее разработанной определенной программе. В анкете текст формализован, информация расположена в строго зафиксированной последовательности. Их легко обрабатывать с помощью ЭВМ. Постоянная информация в анкете должна быть представлена в тщательно продуманных и сформулированных вопросах с однозначным пониманием. Если вопрос может быть понят по-разному, ответы свести будет крайне сложно. Рекомендуется при составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта выражать именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени («имеете», «владеете» или «были», «находились» и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны согласовываться с наименованиями признаков.
Переменная информация в анкете может быть выражена заранее подготовленным ответом типа «да–нет», развернутым ответом, числовыми показателями.
Таблица – это перечень сведений о чем-либо или о
числовых данных, приведенных в определенную систему и расположенных по графам.
Таблица позволяет представить информацию в наиболее компактном и наглядном виде. Её
применяют. Требования к построению,
изложению и оформлению таблиц перечислены в разделе ГОСТ Р 1.5-2002. ГОСТ
посвящен построению стандартов, но изложенные в нем требования к таблицам
распространяются на все унифицированные системы документации, в том числе на
организационно-распорядительную. Здесь указывается, что «таблицы применяют
для лучшей наглядности и удобства сравнения показателей.
ГОСТ называетРассмотрим
обязательные элементы таблицы и порядок их графического расположения (таблица
1).
Таблица 1
Таблица __________ __________________________________________________________
номер наименование таблицы
_____________________________________________________________________________
продолжение наименования таблицы
В таблице имеется два уровня деления текста: вертикальный – графы и горизонтальный – горизонтальные ряды. В первом столбце (в крайней левой части таблицы) – боковике – перечисляются объекты, данные о которых приводятся в таблице. В заголовках и подзаголовках граф даются наименования показателей, которые характеризуют объект. В ячейке, образуемой на пересечении строк и граф в центральной части таблицы, помещаются конкретные показатели (данные) по характеризуемому объекту. Они могут выражаться как в виде текста, так и даваться цифрами.
Таблица может иметь заголовок, который кратко, но точно отражает ее содержание. Он пишется после номера таблицы с прописной буквы.
Заголовки граф и строк таблицы пишут с прописной буквы, подзаголовки граф строчными, если они служат продолжением заголовка, и с прописной буквы, если они имеют самостоятельное значение.
Все таблицы в тексте за исключением таблиц приложений нумеруются сквозной нумерацией арабскими цифрами.
Язык документа. Документ может быть составлен как на русском, так и на национальном языке в соответствии с законодательством о государственных языках Российской Федерации и субъектов Российской Федерации.
Общий порядок использования государственного языка при
составлении, оформлении и опубликовании документов определен в Законахе
Российской Федерации «О языках народов Российской Федерации» и «О
государственном языке Российской Федерации»
(в ред. 1998 г.). Ст. 12 и 13В них
определёняют язык официального
опубликования законов и иных правовых актов Российской Федерации и субъектов
Российской Федерации.
Ст. 16–19 Закона «О языках народов Российской Федерации» посвящены использованию языка в официальном делопроизводстве.
В ст. 16 указано, что:
«На территории Российской Федерации официальное делопроизводство в государственных органах, организациях, на предприятиях и в учреждениях ведется на русском языке как государственном языке Российской Федерации. Официальное делопроизводство в республиках ведется также на государственных языках данных республик. Порядок использования языков в официальном делопроизводстве определяется законодательством Российской Федерации и республик.
Тексты документов (бланков, печатей, штампов, штемпелей) и вывесок с наименованиями государственных органов, организаций, предприятий и учреждений оформляются на государственном языке Российской Федерации, государственных языках республик и иных языках народов Российской Федерации, определяемых законодательством республик.
В необходимых случаях официальное делопроизводство в субъектах Российской Федерации наряду с государственным языком Российской Федерации, государственными языками республик, может вестись на языках народов Российской Федерации на территориях их компактного проживания. Порядок использования языков народов Российской Федерации в официальном делопроизводстве на указанных территориях определяется законодательством субъектов Российской Федерации.
Документы, удостоверяющие личность гражданина Российской Федерации, записи актов гражданского состояния, трудовые книжки, а также документы об образовании, военные билеты и другие документы оформляются с учетом национальных традиций именования на государственном языке Российской Федерации, а на территории республики, установившей свой государственный язык, оформление указанных документов, наряду с государственным языком Российской Федерации, может вестись на государственном языке республики».
Статья 17 Закона Российской Федерации «О языках народов Российской Федерации» определяет порядок использования языков в официальной переписке:
«Официальная переписка и иные формы официальных взаимоотношений между государственными органами, организациями, предприятиями, учреждениями субъектов Российской Федерации с адресами в Российской Федерации ведутся на государственном языке Российской Федерации».
Статья 18 посвящена языку судопроизводства и делопроизводства в судах и в правоохранительных органах, а ст. 19 – использованию языков в нотариальном делопроизводстве.
Подготовка документа и его окончательное оформление обычно ведется на ПЭВМ с помощью программ типа «текстовый редактор». На сегодня наиболее часто используемая программа, ставшая стандартом «de facto», – это Microsoft Word.
В процессе подготовки документа текстовые редакторы позволяют проверять правописание, создавать таблицы, выравнивать текст, использовать различные шрифты для смыслового выделения, использовать диаграммы и другие элементы оформления для облегчения восприятия содержания документа.
Программы позволяют иметь утвержденные унифицированные формы документов, разработанные в организации формы документов и трафаретные тексты, наборы стандартных фраз и выражений. Современное программное обеспечение позволяет иметь список постоянных адресатов и другие базы данных, содержащие информацию, используемую при составлении документа: законодательные и нормативные акты, списки товаров, фирм-производителей, клиентов и поставщиков и т.д.
Применение компьютера значительно повысило информативность документов, культуру их оформления и существенно сократило время на их составление.
Заголовок к тексту. Закончив составлять текст документа, к нему формулируют заголовок, являющийся обязательным элементом любых документов, выполняемых на формате А4, независимо от вида, содержания и назначения документа. Заголовок грамматически согласуется с названием вида. В нем кратко, четко и ясно отражается основное содержание документа. Заголовок чаще всего отвечает на вопрос: «о чем?», «о ком?» и формулируется с помощью отглагольного существительного. Например: Письмо – Об открытии фирмы; Договор – О поставках тары; Положение – Об отделе кадров и т.п.
Но в таких документах, как протоколы, инструкции, акты, правила, заголовок отвечает на вопрос: кого (чего)? Например: должностная инструкция – инспектора по кадрам; протокол – заседания правления; акт – приема помещения; правила – трудового распорядка и др.
Если документ сложный и в нем отражено несколько вопросов, заголовок формулируется обобщенно. Например, «О приемной комиссии». В документах большого объема составляются подзаголовки.
Заголовок составляется тем, кто готовил документ. Он размещается посередине или в левом верхнем углу документа над текстом под основными реквизитами бланка. Заголовок печатается без кавычек и не подчеркивается. Наличие заголовка значительно облегчает обработку документа, так как не читая всего текста, можно получить представление о содержании и направить документ на исполнение. Заголовок облегчает регистрацию документа, его поиск, организацию контроля. Заголовок помогает правильному включению документа в дела и облегчает поиск нужного документа в деле. Обязательное составление заголовка – важнейшее требование культурного оформления документа. Без заголовка разрешается составлять только короткие документы, выполненные на формате А5 (148 х 210), извещения, телеграммы.
Отметка о наличии приложения. Отдельные служебные документы имеют приложения. Такими приложениями могут стать любые документы, направляемые с сопроводительным письмом, поясняющим причину их отправки. К нормативным или распорядительным документам в качестве приложения даются документы, которые ими или утверждены, или вводятся в действие. Например: инструкции, правила, штатные расписания и т.д. Как приложения могут посылаться документы, дополняющие или поясняющие содержание основного документа, например, таблицы, справки и т.д.
Установлен порядок оформления приложений. Если приложения упомянуты в тексте документа, то отметка об их наличии оформляется по форме:
Приложение: на 2 л. в 3 экз.
Слово «Приложение» пишется с заглавной буквы прямо от поля всегда в единственном числе, после него ставится двоеточие и указывается количество листов и экземпляров.
Если приложения в тексте не названы, их наименование дается в отметке о приложениях с указанием количества листов и экземпляров в каждом приложении. При наличии нескольких приложений их нумеруют.
Например:
Приложение: 1 Правила по составлению и оформлению документов компании на 10 л. в 2 экз.
2
Альбом унифицированных форм компании на
24 л. в 1 экз.
Между названиями приложений делается 1,5–2 межстрочных интервала, а если название приложения занимает несколько строк, то оно печатается через один межстрочный интервал.
Если к документу прилагается другой документ, который также имеет приложения, то отметку о наличии приложения оформляют по форме:
Приложение:
Письмо Минздрава Министерства культуры РФ
от 13.11.20080 № 01-17/785
и приложение к нему, всего на 12 л.
Если при направлении документа в несколько адресов приложение направляется не всем адресатам, то в отметке о наличии приложений указывается, в какой адрес приложения посылаются, например:
Приложение: на 5 л. в 1 экз. в первый адрес.
Если приложение сброшюровано, то количество листов не указывается.
Например:
Приложение: Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти в 3 экз.
Сами документы – приложения к распорядительным документам имеют в правом верхнем углу отметку с указанием, приложением к какому документу они являются. Отметка проставляется на первом листе, включает вид распорядительного документа, его дату и регистрационный номер. Допускается выражение «Приложение №» печатать прописными буквами, а также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки.
Например:
Приложение № 3
к приказу ректора университета
21.06.20008
№ 38.
6.2 Требования к оформлению документа
Прежде всего следует указать, что документы, выходящие из организации и часть внутренних документов оформляется на бланках.
Бланк – стандартный лист бумаги, на котором заранее воспроизводится информация об организации, авторе, от имени которого документ издается. Бланки заказывает централизовано служба делопроизводства и служба кадров получает необходимый бланк у неё.
Сегодня все организационно-распорядительные документы, отправляемые из организации, оформляются на бланках, как в государственных, так и коммерческих организациях. Бланк может быть заранее отпечатан в типографии (наиболее распространенный способ), изготовлен с помощью средств оперативной полиграфии, а при использовании ПЭВМ бланк может быть введен в память машины и автоматически выведен при распечатке конкретного документа.
Однако бланки с изображением герба Российской Федерации или
субъектов Российской Федерации могут быть изготовлены только полиграфическим
способом в порядке, установленном в постановлении Правительства РФ от 27
декабря 1995 г.
«Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и
бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации» (в ред.
Постановления от 08.06.200114.12.2006 № 450).
Можно проектировать бланки с угловым или продольным расположением реквизитов.
В организации обычно применяется два вида бланков – для письма и общий бланк для всех других видов документов. Но если известна потребность, можно иметь и бланки конкретных видов документов (например, приказа, акта и т.д.).
Руководители могут иметь должностной бланк.
Государственный герб Российской Федерации помещается на бланках документов государственных органов и учреждений, определенных Федеральным конституционным законом Российской Федерации от 25 декабря 2000 г. № 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации».
Гербы субъектов Российской Федерации помещаются на бланках государственных организаций в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации.
Коммерческие структуры могут на своих бланках давать изображение эмблемы. Эмблема – это символическое графическое изображение, отражающее направления деятельности организации, предприятия или фирмы. Чаще всего в качестве эмблемы используется зарегистрированный товарный знак (торговая марка фирмы). Эмблема может состоять из графически оформленных начальных букв названия фирмы либо из рисунка, отражающего главное направление ее деятельности. Размеры эмблемы не ограничены.
Одним из обязательных реквизитов документа является наименование автора документа, то есть учреждения, где создан документ. Если документ оформляется на бланке, название организации-автора будет напечатано заранее. Если это документ, изготавливаемый на чистом листе бумаги, то название организации надо напечатать по правилам, указанным в стандарте.
Название службы кадров чаще всего указывают на внутренних документах, при изготовлении которых реквизиты бланка оформляются машинописным способом. Например, в протоколах, докладных или объяснительных записках.
Так как письмо, как правило, предполагает переписку, в бланке для письма помещается реквизит – справочные данные об организации-авторе документа, включающие адрес организации-автора (индекс предприятия связи, почтовый адрес), номера телефонов, телексов, факсов, адрес электронной почты и WWW-страницы (если они есть), номера счетов в банке. Здесь же можно привести данные о лицензиях, патентах и другие справочные сведения.
Почтовый и телеграфный адрес указывается в соответствии с
требованиями, установленными «Правилами
оказания услуг почтовой связи», утверждённых постановлением Правительства РФ
15.04.2005 и введённых с 01.05.2005. Телеграфный адрес оформляется в
соответствии с «Правилами оказания услуг телеграфной связи», также
утверждёнными постановлением Правительства РФ 15.04.2005 и введённых с
01.05.2005. По международным правилам почтовый адрес
указывается в следующей последовательности: сначала номер дома, наименование
улицы (площади), затем название города, штата или округа, почтовый индекс и в
конце название страны.
Реквизиты: Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица и идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляются в бланке письма ниже реквизита справочные данные организации в соответствии с документами, выданными налоговыми органами.
В бланке документа ограничительными черточками отмечены места даты и индекса документа. Это важнейшие поисковые признаки документа. Именно по этим реквизитам находят нужный документ среди других аналогичных. Образно говоря, дата и индекс – «имя и отчество» документа.
Дата – обязательный реквизит любого документа. Дат на документе всегда несколько, но они имеют различное назначение и фиксируют стадии работы с документом.
Основной датой считается дата подписания, утверждения документа или дата события, зафиксированного в нем. Для внутренних документов – приказов, распоряжений, справок, докладных записок и т.д. – датой в бланке является дата подписания. Для отправляемых документов дата в бланке одновременно является датой подписания и отправки. Дата протокола или акта является датой события, зафиксированного этими документами. Для утверждаемых документов, например, инструкций, планов, датой документа является дата их утверждения, проставляемая в грифе утверждения документа.
Для ряда официальных документов существует также дата их опубликования и дата вступления документа в силу.
Если авторами документа выступают несколько организаций (две или более), то датой документа считается дата наиболее позднего (последнего) подписания.
Датируются также все стадии оформления и обработки документа. По этим датам можно установить, где произошла задержка в работе с документом. Поэтому дата входит составной частью в такие реквизиты: гриф согласования, виза согласования, гриф утверждения, резолюция, отметки о поступлении документа в организацию и исполнении документа, идентификатор электронной копии документа.
В информационно-справочных документах дата оформляется арабскими цифрами. На нее отведено десять знаков – восемь цифр (по две на число, месяц и четыре на год) и две разграничительные точки. Если цифра одна, перед ней обязательно ставится 0. Например, 02.04.2004. Оформленная таким образом дата является кодом для автоматизированной обработки документов. Допускается словесно-цифровой способ оформления дат – 21 мая 2004 г. Если дата приходится на 1 – 9 числа, перед числом также обязательно ставится ноль. Например, 05 мая 2004 г. Словесно-цифровой способ применяется обычно в документах, содержащих сведения финансового характера, в нормативных документах и документах, определяющих права организаций и граждан.
Дата оформляется без кавычек.
При подготовке документа к подписанию заранее печатают месяц и год, а число должно проставляться руководителем, подписывающим документ.
Регистрационный номер документа – это его условное цифровое (иногда буквенно-цифровое) обозначение, проставляемое при регистрации. Для него отведено место в бланке документа рядом с датой. Регистрацию внутренних документов обычно проводят децентрализованно по группам документов – в структурных подразделениях, где они создаются и оформляются. Например, приказы по основной деятельности регистрируются в канцелярии, по кадрам – в отделе кадров. Обязательным элементом реквизита «Регистрационный номер документа» является его порядковый номер в течение года (с января по декабрь). Приказы по личному составу и основной деятельности имеют отдельную нумерацию в пределах своей группы. В приказах по личному составу к порядковому номеру добавляются буквы К (кадры) или Л/С (личный состав). Например: Приказ № 8к или приказ № 21л/с.
Регистрационный номер входящих и исходящих документов кроме порядкового номера иногда дополняется условным обозначением (индексом) структурного подразделения или исполнителя, составившего документ, корреспондента, классификатора вопросов деятельности, места хранения документа и номера дела по номенклатуре, куда подшит документ (или копия отправленного документа). Например: 02–12/483, где 02 – индекс структурного подразделения (например, отдела кадров), 12 – номер дела по номенклатуре, 483 – порядковый номер отправляемого документа.
На документах, авторами которых выступают несколько организаций, индексы авторов проставляются через косую черту в порядке указания авторов на документе (слева направо). Например: № 463/162/298.
Важным реквизитом является ссылка на номер и дату документа, на который дается ответ.
Данный реквизит полностью переписывается из бланка инициативного документа, на который пишется ответ, и включает регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ.
Получив ответный документ, по этому реквизиту подбирают копию инициативного документа, на который пришел ответ, подкладывают его к полученному ответу и только вместе пускают в работу. В этом случае у исполнителя сразу будет полная информация: как и что писали и полностью ли учтена просьба или предложение.
В общем бланке на том месте, где в бланке для письма проставляется ссылка на номер и дату входящего документа, указывается место составления документа. (Часто напечатано заранее.) Оформляется этот реквизит в соответствии с административно-территориальным делением России. Он указывается только в тех случаях, если затруднено его определение по реквизитам «наименование организации». Так, например, этот реквизит не указывается, если географическое местонахождение вошло в название организации. АО «Пермские авиамоторы» не указывает г. Пермь, а АО «Шарикоподшипник» должно указать – Москва. Следует помнить, что перед указанием городов Москва и Санкт-Петербург буква г. (город) не ставится. Перед остальными населенными пунктами проставляется сокращенное обозначение поселка, города и т.д. Например, г. Казань, пос. Ягодное и т.д.
Адресат
Не менее важным является знание порядка адресования документа. От точного написания адресата зависит скорость доставки документа, минуя лишние инстанции, непосредственному исполнителю, занимающемуся данным вопросом, и соответственно быстрота решения поставленных в документе проблем.
Адресование, т.е. указание получателя, которому предназначается документная информация, производится на документах, отправляемых в другие организации или частным лицам, представляемых руководству (заявления, докладные и объяснительные записки) и передаваемых в структурные подразделения (распоряжения, указания). Порядок написания адресата разработан достаточно подробно.
Адресатом может быть организация, структурное подразделение, должностное или физическое лицо.
Максимально реквизит «адресат» может состоять из следующих составных частей:
n наименование учреждения, организации (в именительном падеже);
n наименование структурного подразделения (в именительном падеже);
n указание должности получателя (в дательном падеже);
n инициалы и фамилия (в дательном падеже, инициалы указываются перед фамилией, например: С.И. Иванову);
n почтовый адрес.
Каждая из указанных составных частей адресата печатается с новой строки. Расстояние между ними 1,5 межстрочных интервала. Длина максимальной строки не должна превышать 9–10 см и ограничивается правой границей текстового поля. Знаки препинания – точки и запятые – не ставятся. Допускается центрировать каждую строку адресата по отношению к самой длинной строке.
Состав реквизита «адресат» меняется в зависимости от адресата и вида составляемого документа. Так, для внутренних документов указывается лишь название структурного подразделения или руководитель, которому подается документ. В этом случае название организации или структурного подразделения входит в название должности.
Например:
Директору школы
П.Н. Фролову
Адресуя докладную записку руководителю структурного подразделения, укажем:
Начальнику
отдела кадров
В.С.Фокину
Должность получателя и его фамилия указываются только в том случае, если известно, кто конкретно занимается данным вопросом. Это повышает оперативность доведения документа до исполнителя. При адресовании документов лицам, имеющим звания (военным или ученым), эти звания указываются перед фамилией.
Например:
Российский
государственный
гуманитарный университет
Историко-архивный институт
Зав. кафедрой
проф. А.П. Логунову
В ответах на обращения частных лиц, на жалобы и заявления граждан обязательно указывается фамилия, затем инициалы и почтовый адрес.
Например:
Самсоновой А.В.
ул. Фруктовая, д. 54, Москва, 113556
Полный почтовый адрес указывается составителем документа в случае его направления разовому корреспонденту, что облегчает работу экспедиции учреждения или секретаря по обработке и отправке корреспонденции.
Например:
Ответственному
редактору
журнала «Делопроизводство»
Профсоюзная ул., д. 3, Москва, 117036
При направлении документа группе однородных организаций адресат указывается обобщенно. Чаще всего это документы в адрес подведомственных организаций.
Например:
Начальникам цехов
или
Руководителям
отделов кадров
При направлении документа вышестоящим органам власти и
управления и постоянным корреспондентам почтовый адрес не указывается.
На одном документе рекомендуется помещать не более 4-х адресатов. Если их больше, составляется список на рассылку и на каждом документе указывается только один конкретный адрес. Список на рассылку составляет тот, кто готовил документ. Слово «копия» перед вторым, третьим и четвертым адресатом не проставляется. Указание на документе нескольких адресатов преследует цель информировать каждого получателя об учреждениях и лицах, которым одновременно направлен данный документ.
Проекты подготовленных документов перед подписанием обычно согласовываются с заинтересованными должностными лицами, структурными подразделениями и учреждениями.
Это делается для проверки целесообразности и своевременности документа, соответствия действующим законодательным и нормативным актам и является, по существу, оценкой проекта.
Согласование проводится внутри учреждения и вне его. Внутреннее согласование проводится с теми подразделениями, участие которых предусмотрено при реализации данного документа. В учреждениях, имеющих юридическую службу, документы до подписания согласовываются с юристом. Документ может быть также согласован с заместителем руководителя учреждения, курирующим вопросы, отраженные в документе.
Если выполнение документа связано с финансовыми затратами, требуется согласование с финансовой службой (главным бухгалтером).
Обычно это договоры и соглашения, заключаемые организацией (фирмой) выполнение работ и услуг; приказы об установлении должностных окладов, надбавке к заработной плате, премировании и т.д. Таким образом, виза бухгалтера предусмотрена на большом количестве документов.
Внутреннее согласование оформляется визой согласования документа, состоящей из указания должности визирующего, его подписи, ее расшифровки (инициалы и фамилия) и даты.
Например:
Начальник отдела кадров
(подпись) Л.И. Иванова
23.11.20028
или
Юрисконсульт Главный
бухгалтер
Подпись Е.М. Моисеева Подпись Н.П.Коптева
25.06.20082
26.06.20082
В случае несогласия с документом, наличия замечаний и дополнений к проекту они излагаются на отдельном листе, подписываются и прилагаются к документу. В этом случае виза оформляется так:
Замечания прилагаются .........
Должность
Личная Расшифровка
подпись подписи
Дата
Место визы: если подлинник документа будет отправлен, то виза располагается ниже подписи или на левом поле последнего листа того экземпляра копии, который будет оставлен в учреждении.
Для документов, подлинники которых остаются в организации (это прежде всего внутренние документы), виза проставляется на оборотной стороне последнего листа первого экземпляра подлинника документа.
В учреждении должен быть перечень важнейших документов с указанием лиц, визы которых необходимы при оформлении. Такой перечень целесообразно дать в приложении к инструкции по делопроизводству. Работники службы кадров должны хорошо знать, без чьих виз документ не может быть представлен на подпись руководителю.
При наличии компьютерной сети согласование текста документа можно провести одновременно с несколькими специалистами без его распечатки на бумаге.
Внешнее согласование в зависимости от содержания документа может проводиться с подчиненными и неподчиненными органами, если содержание документа затрагивает их интересы, с научно-исследовательскими организациями, общественными организациями, органами государственного и ведомственного контроля, вышестоящими органами.
Внешнее согласование документа может быть оформлено протоколом согласования или обсуждения проекта документа, справкой, но чаще всего грифом согласования документа.
Гриф согласования имеет два варианта: согласование с конкретным должностным лицом и согласование, другим документом, чаще всего письмом, протоколом и т.п.
Например:
СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО
Директор школы № 583 Протокол заседания профкома Подпись
В.В. Соколова 09.08.2000 2008 № 25
09.08.2000 2008
или СОГЛАСОВАНО
Письмо Минздрава Министерства
культуры РоссииРФ
05.09.2000 2008 №
65-17/184
В первом случае после слова СОГЛАСОВАНО указывается наименование должности, включая наименование организации, ставится личная подпись, дается ее расшифровка и указывается дата. Во втором случае после слова СОГЛАСОВАНО указываются вид документа, его дата и номер.
Слово СОГЛАСОВАНО пишется прописными буквами без кавычек.
При необходимости согласования с несколькими организациями может составляться отдельный лист согласования.
Согласованный документ направляется для подписания.
Подпись – обязательный реквизит служебного документа, придающий ему юридическую силу. Должностные лица подписывают документы в пределах их компетенции. Документы, составляемые в учреждениях, действующих на правах единоначалия, подписываются одним должностным лицом. На документах, принимаемых коллегиальными органами, ставятся две подписи. Например, решение подписывают председатель и секретарь коллегиального органа. Так же подписывается протокол.
Две и более подписи ставятся на документах, за содержание которых отвечают несколько лиц. Договоры и контракты подписывают договаривающиеся стороны.
Документы, составляемые комиссией, например акты, подписывают все ее члены.
Подписывается, как правило, первый экземпляр документа.
Реквизит «подпись» состоит из наименования должности лица, подписывающего документ, его личной подписи и ее расшифровки, в которой указываются инициалы и фамилия. В документах, изготовленных на бланках, в название должности название учреждения не входит.
Например:
Директор института Подпись В.Т. Логинов
При оформлении документа на чистом листе бумаги название должности включает наименование учреждения.
Например:
Директор Всероссийского
научно-исследовательского
института документоведения
и архивного дела Подпись
М.В. Ларин
Допускается в реквизите «подпись» центровка наименования должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки».
Подписи нескольких должностных лиц на документе располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности. Наименования должностей разделяются между собой двумя межстрочными интервалами.
Например:
Председатель Л.Н. Пучкова
Секретарь О.И. Дубровина
Если документ подписывает несколько лиц, равных по должности, их подписи располагаются на одном уровне.
Например:
Директор
школы № 585 Директор бассейна «Заря»
Подпись О.О. Никитина Подпись
Е.А. Бландинская
Следует помнить, что в случае отсутствия должностного лица, подпись которого заготовлена на документе, если документ подписывает его заместитель или исполняющий обязанности, обязательно указывается фактическая должность подписавшего документ путем внесения исправлений (допечатывается «зам.» или «и.о.») и указывается его фамилия. Проставление косой черты перед указанием должности или предлога «За» является грубой ошибкой. Не допускается также подпись от руки «Зам.».
Порядок подписания документов, создаваемых и передаваемых с помощью компьютерных систем см. Главу 10.
Для заверения подлинности на подпись ответственного лица проставляется печать. В учреждениях, как правило, печати бывают двух видов: одна гербовая печать (или приравненная к ней в коммерческих организациях) и несколько простых. В соответствии со ст. 4 Федерального конституционного закона Российской Федерации «О Государственном гербе Российской Федерации» «Государственный герб Российской Федерации помещается на печатях федеральных органов государственной власти, иных государственных органах, организаций и учреждений, а также органов, организаций и учреждений независимо от форм собственности, наделенных отдельными государственно-властными полномочиями».
Форма, размеры и технические требования к гербовой печати определены достаточно точно в новой редакции ГОСТ Р 51511-2001 «Печать с воспроизведением государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования».
Требования к печати акционерных обществ описаны в п. 6 ст. 2 Федерального закона «Об акционерных обществах»: «Общество должно иметь круглую печать, содержащую его полное фирменное наименование на русском языке и указание на место его нахождения. В печати может быть также указано фирменное наименование общества на любом иностранном языке или языке народов Российской Федерации».
Гербовая печать или приравненная к ней в негосударственных учреждениях проставляется на подлинниках документов, требующих особого удостоверения: договорах, документах, удостоверяющих личность, трудовой стаж, квалификацию (паспорт, трудовая книжка, диплом и т.д.).
Простые печати бывают различной формы: круглая, квадратная, треугольная и прямоугольная. На них нет изображения герба, а воспроизводится название учреждения или структурной части. В учреждении таких печатей может быть несколько, их оттиски проставляются на справках и пропусках, копиях документов, выходящих за пределы учреждения, размноженных экземплярах распорядительных документов при их рассылке, при опечатывании пакетов, бандеролей, шкафов и дверей сейфов и т.д.
Письма, выполняемые на бланках, кроме гарантийных, не требуют удостоверения печатью.
Отметка о заверении копии. Отделу кадров часто приходится заверять соответствие копии документа подлиннику. Отметка о заверении копии располагается ниже реквизита «Подпись документа». Она включает слово «Верно», наименование должности лица, заверившего копию, его личную подпись, ее расшифровку (два инициала и фамилия) и дату заверения.
Например:
Верно
Инспектор по кадрам Личная подпись Т.В. Романова
14.07.2004
Если копия документа пересылается в другое учреждение или выдается на руки, заверительную отметку удостоверяют печатью.
Гриф утверждения документа. После подписания некоторых видов документов требуется их утверждение, после чего они приобретают юридическую силу. Необходимость утверждения этих документов обычно предусмотрена в нормативных актах.
Утверждение санкционирует содержание документа или распространяет его действие на определенный круг лиц и организаций.
Документ утверждается двумя способами, имеющими одинаковую юридическую силу: специально издаваемым документом (чаще всего распорядительным: постановлением, решением, приказом, иногда протоколом) или должностным лицом. На утверждаемом документе проставляется гриф утверждения, имеющий соответственно два варианта оформления:
Слова УТВЕРЖДАЮ и УТВЕРЖДЕН пишутся прописными буквами без
кавычек. Далее в зависимости от вида утверждения указывается должность лица,
утверждающего документ, его подпись, расшифровка подписи (инициалы и фамилия) и
дата. Документ может быть
утвержден руководителем своей организации или вышестоящей.
Если документ утверждается другим документом (постановлением, решением, приказом, протоколом), то указывается наименование утверждающего документа в творительном падеже, его дата и номер, а слово утвержден (о, а, ы) согласовывается с видом утверждения документа. Например: акт – утвержден; инструкция – утверждена; правила – утверждены; положение – утверждено.
Располагается гриф утверждения в верхней правой части документа (на месте адресата в бланке письма).
Примерный перечень документов, подлежащих утверждению, дан в приложении к книге.
Все этапы обработки прохождения и исполнения документа фиксируются отметками, помогающими определить, где он находится в данный момент и какова стадия его исполнения.
Отметка о поступлении документа в организацию. При поступлении документа на нем проставляется отметка о поступлении документа в организацию, фиксирующая факт и время приема его в данной организации, специальным штемпельным аппаратом или вручную резиновым штемпелем. Она состоит из сокращенного названия организации, куда поступил документ, даты получения и входящего учетного номера (индекса).
Дата получения является важным поисковым признаком и началом отсчета срока исполнения поступившего документа. С этого числа документ считается в работе учреждения и учреждение отвечает за полученный документ. Входящий учетный номер может служить для поиска документа в делопроизводстве, и, кроме того, он используется для учета количества поступивших документов в месяц, квартал, год. Проставлять отметку о получении документа рекомендуется на нижнем поле документа.
Для документов, полученных по факсу или компьютерной почтой, дата и время их поступления фиксируются автоматически.
Идентификатор электронной копии документа. Если документ вводится в память машины или создан на компьютере, на бумажном документе делается об этом специальная отметка. Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, уставливаемые в организации.
Резолюция. После первичной обработки и регистрации документ направляется руководителю (организации или структурного подразделения) для рассмотрения. Результат рассмотрения отражается в резолюции.
Резолюция – «надпись на документе, сделанная должностным лицом и содержащая принятое решение». Она закрепляет распоряжение руководителя относительно вопроса, отраженного в документе. Это как бы маленький распорядительный документ, составляемый на полученном документе. От конкретности и четкости резолюции и правильного выбора исполнителя зависит качество исполнения задания и своевременность выполнения. К резолюции предъявляются те же требования, что и к любому распорядительному документу: четкость, конкретность, краткость. Резолюция состоит из следующих элементов: текста, подписи, даты. По своему характеру текст резолюции может быть двух видов. Резолюции, содержащие решение вопроса (например, «Зачислить», «Выделить 300 тыс. руб», «Отказать») или указание на порядок подготовки вопроса. Во втором случае текст резолюции должен содержать три части: кому поручается – фамилия и инициалы исполнителя, что поручается – характер и порядок решения вопроса, срок исполнения.
Например:
Самсоновой
А.Ю.
Свяжитесь с цехами и выясните их готовность
к участью в аттестации 05.08.20048.
Личная
подпись
28.07.20084
Если в резолюции указано несколько исполнителей, то лицо, указанное первым, является ответственным за исполнение документа и организует работу других соисполнителей, привлекаемых по указанию руководителя к решению вопроса. Инициалы исполнителя указываются обычно после фамилии.
Если срок исполнения документа является типовым или он указан в тексте самого документа, и, следовательно, не требуется его специально указывать в резолюции, то руководитель может проставить в резолюции только фамилию исполнителя (исполнителей) с инициалами, порядок подготовки вопроса, подпись и дату.
Например:
Веберу
А.Б.,
Галкину А.А.
Организуйте проведение семинара
к указанному сроку.
Личная
подпись
03.08.20084
Резолюция переносится в регистрационную форму и часто является основанием взятия документа на контроль. В этом случае срок исполнения документа берется из резолюции.
В ряде случаев, когда на документе нет свободного места или резолюция готовится в виде отдельного поручения, допускается оформление резолюции на отдельном листе бумаги, обычно формата А6 или А7.
Отметка о контроле. Если документ требует исполнения и берется на контроль, на нем проставляется отметка о контроле в виде буквы «К» (контроль) или слова «Контроль». Эта отметка может наноситься резиновым штемпелем или быть написанной от руки ярким красным, синим, зеленым карандашом.
Ее цель – напоминание исполнителю, что документ контролируется.
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело. Завершающая отметка на документе – это отметка об исполнении. Она проставляется сразу же после решения вопроса, затронутого в документе, или направления ответа.
Отметка об исполнении свидетельствует о том, что работа над документом закончена. После проставления этой отметки документ подшивается в дело. Отметка может включать ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого, краткие сведения об исполнении, слова «В дело», номер этого дела, подпись и дату. Подписывает и датирует отметку исполнитель, работавший с документом, или руководитель структурного подразделения. Этот реквизит помещается на нижнем поле в левой его части.
Например:
Сообщено
по телефону О.Б. Павловой 12.05.2002.
В дело 03-13.
И. Иванов. 14.05.20082
или
Ответ
направлен
17.06.20082 №
01-13/184.
В дело 13-13
И. Иванов. 19.06.20082
или
Рассмотрено
на заседании коллегии.
Протокол коллегии от 12.08.20081 № 17
В дело 06-13
И. Иванов. 15.08.20081
Отметка об исполнителе. На документах, исходящих из крупных учреждений, проставляется отметка с указанием фамилии сотрудника, готовившего документ. Такая отметка позволяет в случае необходимости быстро связаться с исполнителем, который хорошо знает все нюансы вопроса и может дать всю интересующую вас информацию. Отметка включает в себя инициалы и фамилию исполнителя и номер его телефона. Но так как отметка предполагает обращение к исполнителю, желательно указать не только фамилию, но и полностью имя и отчество. Это облегчит общение и поможет вежливо установить контакт с исполнителем.
Отметка об исполнителе может находиться как на лицевой, так и на обратной стороне последнего листа документа с левой стороны на нижнем поле.
Например:
Лопухова А.С.
Смирнов
Людмила Николаевна или 135-00-00
157 98 06
При размещении этого реквизита придерживаются следующих правил: если документ подлежит размножению, отметка указывается на лицевой стороне последнего листа документа (иначе придется делать копии двух сторон листа).
На документах, требующих особого учета, ниже фамилии исполнителя указывается количество изготовленных экземпляров.
На документах, имеющих гриф ограничения доступа, указывается не только количество экземпляров, но и адрес каждого.
Например:
Семенова
Галина Константиновна
943 95 94
Экз. № 1 – в адрес.
Экз. № 2 – в отдел № 2.
Экз. № 3 – в отдел № 10.
Экз. № 4 – в дело 08.
Форматы бумаги. Документы оформляются главным образом на бумаге формата А4 (210 х 297) и А5 (148 х 210). Отдельные виды документов, содержащие таблицы и графики – ведомости, планы и т.д., оформляются на формате А3 (297 х 420). В основу этих форматов положены широко распространенные в западных странах немецкие форматы.
Для измерения форматов принята метрическая система. Площадь основного формата равна квадратному метру, а стороны основного формата составляют 0,841 м х 1,189 м. Каждый последующий формат получается из предыдущего делением пополам, а все полученные форматы геометрически подобны. Все форматы делятся на три основных ряда – А, Б, В. Форматы основного ряда получаются путем последовательного деления основного формата пополам (см. таблицу 11).
Таблица 11
Форматы потребительских бумаг
Форматы ввели определенный порядок, систему и закрепили ограничения размеров форматов бумаги для изготовления документов. Форматы обязательны в нашей стране для управленческой документации и сегодня. Эти форматы приняты и ISO (Международной организацией по стандартизации).
В стандарте установлены и размеры полей. В соответствии с требованиями они должны быть не менее:
левое поле – 20 мм;
правое поле – 10 мм;
верхнее поле – 20 мм;
нижнее поле – 20 мм.
Это минимальные размеры полей, меньшие поля не допускаются, так как будет затруднено дальнейшее оформление и хранение документов, но большие поля допустимы. Поэтому указанные размеры полей обычно используются для документов оперативной переписки, а для документов долговременного и постоянного сроков хранения, которые будут переплетены или подшиты в дело, следует установить левое поле 35 мм.
Нумерация листов. Если документ оформляется на двух и более листах, второй и последующие листы нумеруются. Номера страниц проставляются посредине верхнего поля арабскими цифрами без слова «страница» (стр. или с.). Точки и тире не ставятся. Если документ изготавливается на двух сторонах листа, то нечетные номера проставляются на лицевой стороне, а четные на обратной.