Подписание документа одним нажатием клавиши

Один из важных этапов жизненного цикла документа - его подписание, когда статус документа меняется со статуса «Проект» на статус «Утвержденный».

С технической точки зрения это обозначает, что в документ больше нельзя вносить изменения, а с организационной – документ вступает в силу, на его основании можно (или нужно) действовать в соответствии с содержанием документа. Если промедлить с подписанием документа, он теряет актуальность, становится ненужным, что может привести к невосполнимым потерям: утрате клиента, репутации, выгодной сделки и т.д. В связи с этим рассматривать документ и принимать решение о его подписании необходимо в сжатые сроки.

Чтобы понять, как можно ускорить работу по подписанию документа, разобьем данный процесс на стадии и посмотрим, где именно происходят потери времени.

Затраты времени на подготовку документа можно разбить так:

Исполнитель в силах сократить стадии подготовки и печати документа, а вот сокращение других стадий - работа менеджера по организации документационного обеспечения управления, кем все чаще выступают секретари и секретари-референты.
Как показывает практика, основная проблема с подписанием документов — долгое их рассмотрение  начальством. Происходит это по несколькими причинам:

Использование системы электронного документооборота существенно ускоряет процесс рассмотрения, подписания и получения документа.

Например, в одно мгновение осуществляется передача документа от адресата адресанту не в бумажном, а электронном виде (то есть в системе электронного документооборота). Даже в маленькой организации нужно дойти до начальника и положить бумажный документ в папку для подписи. В большой компании подписание может представлять собой достаточно длительный процесс: документ передается делопроизводителю подразделения, тот передает его во внутреннюю почту или непосредственно руководителю, но через некоторое время. В какой срок документ окажется на столе начальника — предсказать трудно. А если таких документов не один и не два, а несколько десятков? При использовании системы электронного документооборота передача документа происходит практически мгновенно, и уже от самого начальника зависит, как быстро он его рассмотрит.

Как мы писали выше, причины медленной работы с документами могут быть разными. Вопрос в другом: как мотивировать сотрудников (причем не рядовых, а начальников высшего и среднего звена) не задерживаться с подписанием документов?

Современные психологи придерживаются мнения, что лени нет, а есть низкая мотивация к деятельности. Например, Илья Муроме до 30 лет лежал на печи, но стоило прийти странникам и сказать «Вот ты тут лежишь, а там враги напали на землю русскую», как встал Илья Муроме и поехал в Киев служить князю Владимиру. Как сказал бы современный психолог, обыденная жизнь его не привлекала, а известие  о военной угрозе мобилизовало силы так, что прошли болезни.

Нужную мотивацию для руководителей можно создать несколькими способами.

Для занятых руководителей может оказаться действенной система корпоративного тайм-менеджмента, созданного с использованием системы электронного документооборота. С ее помощью можно планировать рабочее время, иметь перед глазами список дел, отсортированных по принципу важности и срочности. Для таких сотрудников может оказаться очень удобным возможность получения напоминаний о необходимости подписать документы. Каждое новое напоминание может быть выделено цветом, чтобы руководителю более наглядно была представлена информация о том,  какие документы он еще не рассмотрел. Электронное подписание документов возможно в промежутках между другими делами – три минуты найти легче, чем целый час на штудирование толстой папки с документами на подпись.

В ситуации, когда руководители среднего звена уклоняются от решения тех или иных задач, инициативу должен взять на себя вышестоящий сотрудник. С помощью системы электронного документооборота он может получить статистику о том, какие документы исполнены в срок, а какие- задерживаются. И уже от него зависит, как распорядиться полученной информацией.

Рис. 1. Отчет об исполнительской дисциплине в системе электронного документооборота CompanyMedia

Рис. 2. Отчет об исполнительской дисциплине в системе электронного документооборота CompanyMedia

Аналогичные отчеты могут быть сформированы для подписания документов и содержать информацию о том, сколько документов подписано с соблюдением сроков, а сколько – с опозданием. Анализ списка «задержанных» документов может оказаться очень интересным и привести к неожиданным выводам.

Мотивацией для исполнения может стать и просто ежедневное напоминание о том, что есть невыполненный документ. Например, практика внедрения СЭД показывает, что иногда сотрудники выполняют поручение только для того, чтобы не приходило напоминание.

Регулярная рассылка отчетов о состоянии исполнительской дисциплины или их публикация на корпоративном портале тоже может сыграть роль мотиватора. Многие хотят «красиво» выглядеть в сводках, что поощряет их выполнять поручения в срок.

Самым мощным способом повышения мотивации является установление взаимосвязи между условиями премирования и результатами работы (в том числе и исполнительской дисциплиной). Например, может последовать снижение премии на 5% за каждое невыполненное вовремя поручение или превышение среднего времени подписания документов.

Ольга Подолина, независимый консультант,
Денис Вдов, директор Центра консалтинговых услуг и внедрений компании «ИнтерТраст»