Начальник уходит в отпуск. В голове у него уже море, солнце, пляж, а у секретаря начинается суматоха и неразбериха. Есть, конечно, максимально организованные помощники и секретари, для которых это совсем не проблема, и механизм передачи дел отлажен. Увы, таких – единицы. В этой статье я постараюсь дать несколько рекомендаций, как сделать процесс передачи дел более простым и понятным. А также, как сделать уход руководителя в отпуск для процесса работы секретаря безболезненным.
Все ли шаги записаны по проекту «Х»? А по проекту «У»? Что отвечать на случай форсмажора партнерам, поставщикам? Что делать со срочными вопросами, которые заместитель директора не в состоянии решить или не знает тонкостей?
Для начала пропишите план приема или контроля дел, где все пункты будут разделены согласно правилу семи. Это простое и старое правило, где в поле зрения и внимания человека одновременно может быть семь, плюс или минус два предмета. Исходя из этого, делайте наброски и пишите категории. Они будут меняться, дополняться, и в итоге задачи и дела будут сами по себе всплывать и подходить под разные категории. Это позволит Вам построить свое мышление так, чтобы охватить как можно больший круг дел. Проверено на практике! Пробуйте!
Еще одна маленькая хитрость, как сделать процесс передачи дел более эффективным. Начните писать свой план за 2 – 3 дня. Уделяйте этому в день от 15 минут, все записывайте. Никогда не работайте без ручки и бумаги или компьютера, т.к. это напрасная трата времени. Все равно все забудете! Такой подход дает Вам много возможностей и плюсов. Руководитель тоже будет готовить свой план передачи дел, и при сопоставлении Вашего и его получится хорошая сборка, где чтото упустить шансов еще меньше. Вместе с тем, это хорошая тренировка для Вас, т.к. в будущем Вы тоже будете руководителем и сможете дать своему помощнику полезный совет, проверенный на практике.
Вечер последнего рабочего дня руководителя. Вам кажется, что все учли и все прописали: как себя вести в плановых задачах. Однако проходит несколько дней и всплывает срочный вопрос, который совершенно случайно не попал в поле обсуждения накануне отъезда директора. Что делать? Варианты есть, осталось только их опробовать. Для начала думайте сами, как поступить и что предпринять, если решения нет или сомневаетесь, то обращаетесь к исполняющему обязанности директора на время отпуска. Бывает так, что эта роль Ваша, и вот здесь можно прийти в ужас, т.к. директора тревожить не хочется, а в решении сомневаетесь. Как поступить? Начните с того, что узнайте, можно ли решение вопроса отложить до приезда директора. Если такой возможности нет и помогать с решением некому, то запросите отсрочку хотя бы на 2 – 3 дня. За это время могут появиться еще вопросы аналогичного характера. Таким образом, накопив 2 – 4 вопроса, Вы аккуратно дайте знать руководителю, что нужна его помощь срочно. В целом, каждый руководитель оставляет координаты для связи, и всегда готов помочь. Все дело в том, что не хочется его беспокоить! Так вот, чтобы не делать этого несколько раз, накопите несколько вопросов и одним разом решите, если это действительно так срочно.
Безусловно, то, что интенсивность работы в такие периоды у помощников или секретарей увеличивается. Как справиться и не «разорваться» на работе? Здесь помогут основы таймменеджмента. Возможно, Вы их знаете, и это хорошо, но освежим в памяти. Вот некоторые из них:
Планируйте неделю в пятницу, а в понедельник делайте правки.
Планируйте день с вечера: сегодня планирую завтрашний день, а завтра утром могу только делать небольшие изменения.
Распределяйте день в пропорциях 60/40,
где 60 – выполнение плановых задач, а 40 – резерв для непредвиденных задач.
Если у Вас день– полностью непредвиденные задачи, то подумайте, сколько есть «спокойного» времени для выполнения плановых, и, исходя из этого, стройте неделю и каждый день.
Помните, что каждые 2 часа у Вас должен быть перерыв 5—7 минут (работа без перерыва приводит к снижению скорости и качества).
Наведите порядок и поддерживайте его на рабочем столе, и самое главное – в голове!
Обязательно имейте план, где выполненные задачи будут отмечены любым знаком.
Помните, что выполненный план дня на 100% – это положительные эмоции при уходе домой и удовлетворенность собой как работником!
Вот и пролетел отпуск, и вернулся директор. Физически он здесь, а мысли все еще там, в теплых странах или на снежных склонах. Как быстрее его привести в чувство? Ведь так хочется передать все дела и вернуться в обычное русло. Здесь важно в этот первый день не сваливать на него все. Постарайтесь дать самое срочное и не емкое. Пусть он займется 2я срочными задачами, а не 9ю важными. Руководитель может и сам проявить инициативу и запросить все дела к передаче, однако, дайте понять очень мягко: что все терпит до завтра, и что Вы его как бы оберегаете от большого количества накопленных за время его отсутствия дел.
После первого дня адаптации, на второй – можно передать основную часть задач и последние изменения. Оставьте чтонибудь незначительное на 3й день. Только помните, что это действительно должно быть незначительным. Такой механизм позволит Вам безболезненно ввести руководителя в курс дел и ничего не упустить. Ну, или сделать это с минимальными потерями для компании.
Как говорит моя помощница: «Хоть 4 раза в год Вы будете отдыхать, меня это не смутит!» Такого ответа мы добились благодаря тем рекомендациям, которые я осветила выше. Если Вы уже успели заметить, то ставку мы делаем на то, что все в этой жизни степенно, и важен порядок. В этом помогает таймменеджмент, хорошие человеческие взаимоотношения и продумывание решений на случай форсмажора. Еще важно: мы помним, что работаем, чтобы жить и наслаждаться, чего и Вам желаю!