Контроль за сроками исполнения документов – это наша специфика

В. Янковая

Расскажите, пожалуйста, как все начиналось, каким был документооборот 20 лет назад. И в чем принципиальное отличие между советским документооборотом и документооборотом современным?

Во­первых, нужно заметить, что правильней было бы говорить не о правилах документооборота, а о правилах делопроизводства. Потому что все­таки документооборот – это хоть и важная, но все же часть делопроизводства. Как известно, делопроизводство включает в себя, кроме документооборота, еще и подготовку документов, составление, оформление документов, формирование документального фонда организации, что является не менее важными составными частями делопроизводства. Если говорить о начале, то начиналось все намного раньше, чем 20 лет назад, потому что первые стандарты – это знают многие специалисты в области документационного обеспечения управления – появились в 1972 г. (ГОСТ 6.38­72 и 6.39­72). В 1973 г. у нас в стране была принята Единая государственная система делопроизводства (ЕГСД). Вот эти документы составили нормативную базу делопроизводства, они содержали основные правила, которым следовали все организации страны.

История появления этих документов сама по себе очень интересна, сейчас рассказывать о ней вряд ли стоит. Единственное, что отмечу, это то, что ныне действующий стандарт – ГОСТ Р 6.30­2003, о котором знают все специалисты по ДОУ, – это уже четвертая редакция тех самых первых стандартов 1972 года. В 1972 году было принято 2 стандарта: стандарт на требования к оформлению и отдельно стандарт на формуляр­образец. В 1990 году их объединили, и с тех пор мы пользуемся одним стандартом. Потом был стандарт 1997 года, и вот сейчас четвертая версия стандарта – ГОСТ Р 6.30­2003, которую уже тоже настало время перерабатывать, потому что накопились изменения, отражающие развитие системы документирования.

Отмечу еще один важный и интересный факт, который был характерен для советского времени: государственные стандарты и Единая государственная система делопроизводства активно внедрялась в органах власти, в организациях и на предприятиях. Это была государственная политика. Для этого разрабатывались планы внедрения и методики внедрения этих документов. И через 10 лет, в 1984 году, было проведено всесоюзное совещание о внедрении ЕГСД, на котором был сделан вывод, что Единая государственная система делопроизводства внедрена на предприятиях страны.

Несмотря на то, что у нас в стране произошли очень серьезные политические и экономические изменения, появились совершенно новые организации, многие организации и предприятия изменили свою организационно­правовую форму, сохранились базовые принципы организации и ведения делопроизводства, то есть те правила, которые были заложены еще первыми стандартами и ЕГСД. Основные положения ЕГСД применяются и сегодня. И даже современные предприятия стараются их придерживаться. Поэтому можно сказать, что 20, даже 30 лет назад были заложены основы делопроизводства, которых мы придерживаемся и сегодня.

Крупный бизнес очень внимательно относится к вопросам делопроизводства, чего нельзя сказать о среднем и малом. Почему? И к чему следует стремиться?

Тому, что крупный бизнес более внимательно относится к вопросам документационного обеспечения, есть несколько причин. Во­первых, чем крупнее бизнес, тем больше объем документов, сложнее сама структура документооборота. Наверное, любому человеку понятно, что когда мы сталкиваемся со сложными процессами, то без упорядочивания этих процессов организовать эффективную работу невозможно. Вторая причина заключается в том, что в современных условиях невозможно организовать работу с документами без применения информационных технологий, а внедрение любой информационной системы сопряжено с совершенствованием и упорядочением документооборота.

Есть еще одна причина. Как мне кажется, это то, что многие предприятия и организации внедряют стандарты СМК – системы менеджмента качества. Это наши национальные стандарты, которые разработаны на базе стандартов ИСО, так как это международная система качества. Система менеджмента качества уделяет большое внимание вопросам работы с документами, что тоже заставляет организации заниматься документационным обеспечением управления, проводить описание бизнес­процессов, регламентировать процедуры документирования, обработки, хранения и использования документов. В рамках системы качества эти работы проводятся с применением методологии процессного подхода, который обязывает моделировать деятельность как совокупность взаимосвязанных процессов. И любая организация, которая внедряет стандарты СМК, должна в соответствии с процессным подходом описать свою деятельность. Описывая эту деятельность, естественно, затрагивают и документооборот, – и получается так, что практически по каждому процессу деловой деятельности организация имеет регламентируемый документооборот. Это тоже очень важная причина, заставляющая крупные предприятия заниматься документооборотом.

Спасибо. А чем отличается делопроизводство в России от делопроизводства, скажем, в Америке, в Европе?

К сожалению, у нас в стране немного специалистов, которые могли бы развернуто ответить на этот вопрос. В основном знания об организации делопроизводства за рубежом мы получаем из научной литературы. Конечно, нужно отметить, что за рубежом (Европа, США и др.) намного дальше продвинулись в вопросах применения информационных технологий в документационном обеспечении, особенно в вопросах электронного документооборота и применения электронных документов. Это, конечно, первое самое важное отличие. ИСО еще в 2001 г. приняла стандарт по управлению документами (ISO:15489­1­2001); в Европе тоже в 2001 г. была разработана и принята спецификация «Типовые европейские требования к системам электронного документооборота» (MoReq), которые сейчас применяются уже в обновленной редакции MoReq2. Эти факты говорят о том, что в развитых странах не представляют управление документами без применения информационных технологий. Там уже давно не делят делопроизводство на традиционное, как это еще принято у нас, и с применением информационных (компьютерных) технологий. У них любое делопроизводство основано на применении современных информационных технологий, другого просто не может быть.

Второе, что нужно отметить, это некоторые специфические подходы к управлению документами, характерные для делопроизводства Западной Европы и Соединенных Штатов, что, между прочим, нашло отражение в стандарте 15489, в разделе, устанавливающем требования к процессам управления документами. В стандарте процессы управления документами начинаются не с регистрации документов (для нас в делопроизводстве это ключевой момент), а с экспертизы и определения сроков хранения документов. Регистрация у них тоже присутствует, но она не на первом месте. По большому счету, в этом противоречия нет, потому что мы тоже определяем сроки хранения документов, но у нас это, как правило, делается после исполнения документа, когда он (или копия) передается в дело на хранение. Еще одно отличие: у нас одной из функций делопроизводства является контроль исполнения документов. Это, можно сказать, – наше национальное достояние. В том виде, как эта функция реализована у нас, наверное, этого нет нигде. В каждой стране есть своя специфика делопроизводства, поэтому можно сказать, что контроль за сроками исполнения документов – это наша специфика.

Расскажите, пожалуйста, о своей карьере. Насколько мы знаем, у нас есть еще два глубокоуважаемых специалиста в делопроизводстве. И почему другим не удалось повторить Ваши подвиги?

Я бы не называла это подвигами. Как говорится, судьба играет человеком. Мне кажется, что у меня самая обычная карьера. Хотя, может быть, и есть некоторые особенности. Во­первых, я не выпускник Историко­архивного института, как большинство наших известных специалистов, в том числе и сотрудников нашего института – ВНИИДАД. Я окончила Московский государственный университет имени М.В.Ломоносова, филологический факультет. Но так как­то случилось, что я во время учебы интересовалась официально­деловым стилем. У нас на кафедре общего языкознания была Проблемная группа по семиотике, которой руководил мой научный руководитель А.Г. Волков. Тогда это научное направление только формировалось, и у нас в рамках этих семиотических исследований было направление по изучению коммуникативных аспектов языка, в том числе и использования языка как средства официального общения.

Начав этим заниматься еще в университете, я после окончания МГУ попала во ВНИИДАД. Так получилось, что в университет поступил запрос из Института документоведения и архивного дела на двух специалистов для сектора документной лингвистики, которым во ВНИИДАД тогда руководил Петр Васильевич Веселов. Выбор пал на меня и на мою подругу, которая тоже этими проблемами интересовалась и которая тоже до сих пор работает во ВНИИДАД. И мы, таким образом, попали в институт, в сектор документной лингвистики, это было еще в 1973 году. Петр Васильевич Веселов – очень известный специалист в области документной лингвистики, у него вышло много книг по языку и стилю документов, его знают все специалисты по ДОУ, а студенты до сих пор пользуются его учебными пособиями. Вот с этого и началось.

Конечно, поначалу было очень трудно, потому что знаний в области делопроизводства не было никаких. Я помню, как я пытала свою маму, которая работала в организации, подведомственной одному из министерств, и она мне дала первые знания о документах, она мне рассказывала, что такое приказ, что такое постановление, что такое протокол. У меня был полный ноль, но потом я втянулась, мне это показалось интересным. Сейчас я считаю, что филологические знания очень помогают в профессии. По крайней мере, я могу оценивать текст документа не только как реквизит документа, но и с языковой точки зрения. Попав в институт, я через какое­то время защитила диссертацию по специальности «Документоведение, документалистика, архивное дело», то есть являюсь кандидатом исторических наук. Кроме того, много лет я проработала на кафедре документоведения и ДОУ Государственного университета управления, в настоящее время преподаю в Отраслевом центре повышения квалификации ВНИИДАД, сотрудничаю с Московским городским университетом управления в рамках повышения квалификации государственных служащих Правительства Москвы, в других учебных центрах, публикуюсь в профессиональных журналах.

Какие рекомендации в плане роста профессионализма Вы могли бы дать секретарям высшей категории, к которой, мы надеемся, принадлежат наши читатели? Может быть, какие­то книги, курсы?

Конечно, все время нужно учиться. По себе могу сказать, что знания лишними не бывают. Идеальный вариант, когда человек имеет возможность получать систематические знания, то есть учиться в институте, на курсах, посещать семинары, хотя и самообразование я тоже приветствую во всех формах. Это нужно любому человеку, любому специалисту. Жизнь настолько быстро меняется, появляются новые технологии, новые методы, поэтому все время нужно осваивать что­то новое. На старом багаже далеко не уедешь. Помню, что, когда я сдавала очередной экзамен, я говорила себе: «Ну, слава Богу! Наконец­то это последний в моей жизни экзамен!». Но потом происходило что­то еще и приходилось сдавать очередной экзамен. Я уже давно поняла, что экзамены никогда не заканчиваются, последний экзамен всегда впереди.

Все время нужно что­то новое познавать. Что такое секретарь высокой квалификации? Это помощник руководителя. Это не просто работник, выполняющий какие­то технические обязанности. Это человек, который может делать очень квалифицированную работу. Поэтому секретарь должен использовать все способы повышения своей квалификации, какие только предоставляются. Есть возможность пойти на курсы – надо идти. Есть возможность регулярно читать профессиональные журналы – нужно это обязательно делать. Пренебрегать нельзя ничем. Есть возможность где­то познакомиться с каким­то интересным человеком или послушать, что он говорит, – надо пользоваться этой возможностью.

Вот Вы сказали, что стандарт на оформление документов 2003 года устарел, какие планируются изменения?

Пока о внесении изменений в стандарт говорить еще рано. Существует определенная процедура разработки стандартов, их утверждения и внесения изменений, установленная Ростехрегулированием – органом по техническому регулированию и стандартизации. Но мы как специалисты видим, что в стандарте есть недоработанные места, много неясного, есть и просто ошибки. К числу ошибок, например, относятся положения об оформлении реквизита «Адресат»: при адресовании документа должностному лицу, как говорится в стандарте, инициалы ставятся перед фамилией, а при адресовании физическому лицу – после фамилии. Логики в этом нет никакой, это просто ошибка. Во всех случаях инициалы следует ставить одинаково. Требуют детализации правила подписания документов и ряд других правил.

В 2008 году институтом была проведена большая работа по подготовке проекта нормативного документа по делопроизводству для федеральных органов исполнительной власти. Это «Правила ведения делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти», разрабатываемые по распоряжению Правительства Российской Федерации. Пока это еще проект документа, который должен быть утвержден постановлением правительства. В этот документ в качестве приложения мы включили образцы бланков документов и правила оформления реквизитов документов в федеральных органах исполнительной власти; эти правила в ряде случаев отличаются от тех, что изложены в стандарте. Каждый федеральный орган свою инструкцию по делопроизводству должен будет разрабатывать на основании этих правил. Таким образом, Типовая инструкция по делопроизводству, утвержденная в 2005 году, которая сейчас действует, с принятием Правил будет отменена. Работая над этим документом, мы для себя делали заметки по поводу того, какого рода изменения следовало бы включить в стандарт.

И последнее. Ваши пожелания нашим читателям. Берегите свою бессметную душу.

Спасибо.