У большинства руководителей есть личные помощники. Они выполняют на первый взгляд простую работу: заказать билеты, оформить визу, закупить канцелярские товары, подготовить документы, отправить почту или найти помещение для нового офиса. Функциональные обязанности могут быть совершенно разные, важно одно – они всегда «палочкавыручалочка» или «правая рука руководителя». В этой статье я постараюсь на своем опыте дать несколько рекомендаций, как организовать рабочий процесс руководителя без потерь времени, сил и денег, когда личный помощник, заместитель или секретарь (в зависимости от структуры компании) уходит в отпуск.
Представим ситуацию, когда секретарь или заместитель уже в отпуске. Через десять минут собрание, а руководитель не знает, где лежат бланки для его проведения и фиксации результатов! Этот документ всегда готовил личный помощник и фиксировал результаты для составления планов по развитию компании. Провести собрание без бланка? А может записать кратко в ежедневник, а потом передать по приходу и помощник оформит?
Итог рассуждений будет, скорее всего, таков: собрание пройдет без бланка, и после результаты буду зафиксированы только в головах. Сейчас помню, сейчас не помню, вдруг новое и важное дело…в итоге все забыто.
Такой вариант мало, какого директора устроит и с этим нужно чтото делать. Самое интересное, что решение кроется ни в одном конкретном действии – положить бланки на виду, а в многократных и стабильных. Каких? Читайте далее.
Хороший помощник – это быстрый помощник. Конечно еще и умный, но пока рассмотрим только первое – быстрый. А как он может быть быстрым, если среди кипы бумаг не может найти один единственный и нужный именно сейчас документ? Для этого он обязан обустроить свое рабочее место так, чтобы смог с закрытыми глазами найти любую вещь, или как часто говорят, «любую бумажку и скрепку». Важно то, что под рабочим местом мы понимаем не только стол и стул, а еще и все шкафчики, полочки, паки бумажные и электронные и еще чтото, что может быть в его арсенале.
Сделав структуру однажды, очень важно ее поддерживать постоянно. Каждому документу, папке или скрепке свое место – должна быть стабильность. Какое место? Здесь лучше всего ориентироваться по принципу: самое часто используемое должно лежать на виду и быть легко доступно. Для поддержания порядка и принципа «каждому предмету свое место» секретарь обязан еженедельно проводить «зачистку» и сортировать или избавляться от ненужного. Это и есть многократность и стабильность действий и поддержка системы. Согласитесь, приятно, когда у твоего помощника порядок во всем? Хочется и самому к этому стремиться! А самое интересное то, что это не только приятно, но и выгодно. Секретарь не теряет Ваше время на ожидание, которое дорого стоит, когда он принесет накладную, папку, письмо или любой другой предмет.
Отлично! У помощника порядок во всем и он знает, где и что взять. А как быть с руководителем, который может потеряться в поисках папки или бланка, когда помощника нет? Все очень просто – работает система. Руководитель многократно может видеть, откуда и что берет секретарь. Куда он убирает при наведении порядка разные документы или предметы. Это может происходить совершенно без особого внимания, на подсознательном уровне и, когда чтото понадобится, то сработает подсознание. Почему? Мы привыкаем к тому, что папки всегда лежали в правом шкафчике справа – вы видели это много раз, а бланки для собраний в левом шкафчике снизу и это вы видели тоже много раз!
Уважаемые руководители! Не гнушайтесь иногда спросить у помощника, где лежит то, что Вам нужно сейчас и взять самостоятельно! Вы «убьете нескольких зайцев»:
• вспомните или узнаете, где это лежит;
• посмотрите, как поддерживает секретарь порядок и системность;
• и заодно отвлечетесь и разомнетесь – встанете с кресла и сделаете несколько шагов.
Итак, совет №1: каждому предмету и документу свое место. Систему важно поддерживать еженедельно.
Новая задача для секретаря – заказать билеты, а она в отпуске. Я давно этого не делала, не помню: кому звонить и где заказывать. Вариантов два: позвонить секретарю и узнать компанию и контактное лицо с телефоном для заказа или искать самостоятельно. Человек отдыхает, не очень хочется звонить, а может вообще быть недоступен. Только появляется новый вопрос – где искать!? Представьте, сколько времени будет потрачено. А в это время руководитель мог бы решить более важную или срочную задачу для компании. Да, есть еще один вариант делегировать эту задачу любому другому сотруднику. Самое интересное то, что для компании это так же не выгодно. Конечно, обойдется дешевле, ведь его время будет стоять дешевле времени руководителя. На самом деле, он должен решать совсем другие задачи, согласно своим функциональным обязанностям. В итоге этот вариант решения тоже плох. Что делать? Как лучше поступить?
Прежде, чем дать ответ на этот вопрос, хочу уточнить то, что любой помощник имеет возможность на запланированные перелеты сделать бронирование и заказ билетов заранее (за период от двух недель до двух месяцев и более). Будем реалистами, поэтому обозначим срок до двух месяцев. Если же перелет не планировался, и предвидеть его не было возможности, то сработает самый простой и обычный алгоритм действий. Что это?
На периодические задачи, к примеру, заказ билетов, канцелярских товаров, воды в офис, секретарю нужно составить алгоритмы действий. Выглядит он как пошаговое описание действий с нуля по заказу билетов, допустим. Должны быть прописаны подробно все шаги так, чтобы человек, который это никогда не делал, без лишних вопросов по нему (алгоритму) заказал билеты туда, куда нужно. Причем, после составления их нужно обязательно протестировать. Делается это просто и легко. Любому сотруднику даете алгоритм и ставите задачу: закажи пять литров воды в офис к 18:00 сегодня (или другая задача). Больше ничего объяснять не нужно, достаточно сказать, что в алгоритме все написано как это делается, и где взять координаты. Если с алгоритмом возникнуть сложности (чтото будет не ясно), то подходи. Если в алгоритме допущена ошибка или какойто шаг пропущен, то сотрудник обязательно придет и скажет, а вы сделаете исправление, и можно будет еще раз протестировать, дав другому сотруднику.
Представьте ситуацию, руководитель засиделся в офисе и узнаёт, что завтра нужно вылететь в другой город. Получается, что сейчас срочно нужно заказать билеты! Имея алгоритм и систему «каждому предмету свое место» любой руководитель легко найдет алгоритм «Заказ билетов» и сможете так же легко им воспользоваться. Все это кажется простым и легким, однако я знаю единицы, у кого такие алгоритмы есть и всегда на месте.