Кадровое делопроизводство

Кузнецова продолжение

Справки. Работникам отдела кадров достаточно часто приходится составлять справки – документы, содержащие текстовую и (или) табличную обобщенную информацию по какому­либо определенному вопросу, о состоянии дел, характерные показатели, описание и подтверждение тех или иных фактов и событий.

Справки делят обычно на две группы – с информацией о фактах и событиях служебного характера и выдаваемые заинтересованным гражданам и учреждениям, удостоверяющие какой­либо юридический факт. Наиболее многочисленной и ежедневно составляемой является вторая группа справок. Это справки о подтверждении занимаемой должности, заработной плате, месте проживания, наличии иждивенцев и т.п. В справку о подтверждении трудового стажа включаются данные только за то время, за которое имеются сведения в документах. При этом приводится точное название должности, которое занимал гражданин и период его работы в этой должности.

Имеющиеся в личных делах листки по учёту кадров, анкеты, автобиографии, собственноручно составленные гражданином, на которых отсутствуют отметки о проверке имеющихся в них сведений на основании представленных подлинных документов или справок, не могут служить основанием для выдачи справок о трудовом стаже. В качестве документов, подтверждающих трудовой стаж, для составления справки при отсутствии приказов по личному составу используются приказы по основной деятельности, лицевые счета, расчётные книжки, членские билеты профсоюзов (при наличии отметок о выплате членских взносов, заработной плате или стипендии).

Размер заработной платы указывается в справке в ценах, действовавших на тот период, за который запрашиваются сведения. Сведения о заработке включаются в справку так, как они изложены в документах. Данные приводятся раздельно за каждый год, без суммирования в пределах года. Расчёт среднемесячного и среднегодового заработка не производится.
При отсутствии документов о заработной плате должностной оклад может быть указан на основании штатного расписания организации за соответствующий период, другие выплаты – на основании приказов по личному составу или по основной деятельности.

В справке об образовании при отсутствии в документах сведений об окончании учебного заведения указывается, на каком курсе или в каком классе учился. Справку о подтверждении фактов поручения травмы, несчастном случае на производстве, нахождении на излечении включаются сведения, содержащиеся в актах о несчастных случаях, книгах учёта и регистрации аварий, катастроф, делах по расследованию причин аварий и катастроф.

Подлинные личные документы могут изыматься из дел и выдаваться их владельцам, родственникам или доверенным лицам по их письменному заявлению с разрешения руководства. Выдача подлинных личных документов оформляется распиской, актом об изъятии из дел подлинных документов. С изымаемых документов делаются копии и приобщаются в дела. Так как ситуации, по поводу которых эти справки выдаются, как правило, типовые, применяются унифицированные трафаретные бланки. Иногда формы бланков таких справок прилагаются к нормативным актам.

Помимо указания названия ведомства, учреждения, вида документа (справка), даты и номера эти бланки имеют отпечатанный типовой текст. Например, форма справки о доходах физического лица за год. Текст справки обычно начинается с указания в именительном падеже фамилии, имени и отчества лица, о котором сообщаются сведения. В конце справки дается название учреждения, куда она представляется. На справке ставятся дата ее подписания и выдачи. Текст справки заверяется подписью и печатью.

Справки информационного характера отражают индивидуальные ситуации. Они составляются по запросу и представляются в установленные сроки. Справки, направляемые за пределы учреждения, оформляются на общем бланке, а представляемые внутри учреждения – оформляются на чистом листе бумаги, но имеют те же реквизиты. Лишь на месте названия учреждения­автора будет указано структурное подразделение.

Дата, адресат, заголовок, текст, подпись – обязательные реквизиты этих двух разновидностей справок.

Заголовок справки может содержать период времени или дату, на которую приходятся приводимые в справке данные. Например, справка «О подведении итогов конкурса в 2008 г.». Справка должна объективно отражать состояние дел, поэтому ее составление требует тщательного сбора и проверки сведений и анализа полученных данных. В ней могут быть приведены таблицы, даваться приложения. Подписывают справку лица, ее составлявшие и несущие ответственность за представленные данные.

Служебные письма – обобщенное название большой группы управленческих документов, которые служат средством общения с учреждениями и частными лицами, сообщения чего­нибудь, уведомления о чем­нибудь.

Служебные письма применяются для решения многочисленных оперативных вопросов, возникающих в управленческой деятельности, отсюда вытекает разнообразие содержания писем: запросы, уведомления, приглашения, претензии, изменения, уточнения, задания, сообщения, разъяснения, напоминания, подтверждения, рекомендации, предложения, замечания, просьбы, требования и т.п.

Так как служебные письма выступают связующим звеном между предприятиями, учреждениями и организациями, они занимают до 80% входящей и исходящей документации учреждения. Поэтому, стремясь к сокращению документооборота, прежде всего следует обратить внимание на обоснованность составления этой группы документов. Письмо должно составляться только в тех случаях, когда невозможно решение вопроса при устном общении (снятие вопроса по телефону или в личном разговоре).

Текст служебного письма должен быть простым, т.е. освещать один вопрос. Это не только упростит технические операции по обработке письма в учреждении­получателе (прежде всего регистрацию, контроль, формирование в дела), но и ускорит исполнение документа, так как при наличии в письме нескольких вопросов снимается копия или устанавливается очередность исполнения вопросов. Поэтому если с одним адресатом надо решить несколько вопросов, по каждому следует составить отдельный документ. Несколько вопросов излагаются в одном письме только в случае их взаимосвязанности.

Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагаются мотивы, побудившие составить документ, здесь же могут быть сделаны ссылки на решения вышестоящих органов, явившиеся основанием составления письма. Во второй части излагается основная часть документа, ради которой он составлялся: выводы, просьбы, предложения, замечания и т.п. Учитывая постоянный рост объемов информации, с которой приходится знакомиться работникам управленческого аппарата, для активизации восприятия информации, содержащейся в письме, можно рекомендовать изменить традиционный порядок изложения текста письма и начинать его с существа вопроса, помещая доказательства и доводы во вторую часть.

Письма по несложным, обговоренным заранее вопросам могут состоять из одной основной части, без пояснений.

Например: «Просим выделить 15 компьютеров для конкурса операторов ЭВМ».
Главная цель служебного письма – побудить к действию, убедить, показать, разъяснить. Это достигается ясностью, четкостью и краткостью текста. Слова должны точно отражать смысл. Многословие мешает выделить суть документа.

Приводимые факты должны быть объективны, обязательно проверены, цифровые данные – точны. Тон письма должен быть нейтральным.

В письмах рекомендуется использовать следующие формы изложения:

• от первого лица множественного числа («просим направить», «направляем на рассмотрение»);
• от первого лица единственного числа («считаю необходимым», «прошу выделить»);
• от третьего лица единственного числа («завод не возражает», «институт считает возможным»)».

Следует избегать в письме категорических выражений, что достигается вводными словами и конструкцией: по­видимому, по­прежнему, как известно, если возможно и т.п. Уважение к адресату помогают выразить деепричастные обороты типа: «внимательно рассмотрев Ваши предложения...», «Тщательно изучив Ваши замечания...».

Несмотря на многообразие вопросов, отражаемых в письмах, при обосновании действий используется ограниченный набор начальных и заключительных словосочетаний и выражений:

«В порядке обмена...», «В порядке исключения...», «В связи...»,
«В соответствии...» и т.п.

Причины принятия решений также формулируются с помощью деепричастных оборотов: «учитывая», «считая», «принимая во внимание», «рассматривая», «руководствуясь» и т.д.Так как письмо оформляется на бланке, его текст не следует начинать с указания наименования учреждения­автора, оно уже имеется в самом бланке.

Письма оформляются на специальном бланке для писем. Составитель документа кроме текста должен сформулировать заголовок письма (для формата А4), отвечающий на вопрос «о чем», указать адресат, должность, фамилию и инициалы подписывающего, свою фамилию, имя, отчество и номер телефона (реквизит составителя), проверить наличие приложений (если они есть).Если письмо направляется более чем в 4 адреса, его составитель обязан представить список на рассылку.

Письма, отправляемые из учреждения, делятся на две группы – инициативные и ответные. Если письмо является ответом, составитель указывает дату и номер инициативного документа, на который он отвечает. Этот реквизит переносится в бланк из инициативного письма при окончательном оформлении письма­ответа.

По характеру информации письма подразделяются на большое количество разновидностей.

Сопроводительное письмо – часто составляемый документ, который информирует адресата о направлении к нему прилагаемых к письму документов. Составление сопроводительного письма допустимо в том случае, если необходимо что­либо разъяснить или дополнить к приложенным документам: указать срок исполнения, объяснить причину задержки, разъяснить сложные моменты и т.д. Сопроводительное письмо составляется также, если направляемый документ не имеет адресующей части (например, при рассылке организационных, нормативных, распорядительных документов) или если необходимо зафиксировать перечень нескольких направляемых документов. Начинаются письма этой разновидности словами: «Посылаем», «Направляем», «Возвращаем», «Прилагаем» и т.п., далее указываются заголовки и поисковые признаки (дата и номер) направляемого документа. Обычно текст сопроводительного письма очень короток, умещается на формате А5 и не имеет самостоятельного заголовка.

Например:

Направляем Вам условия конкурса, участие в котором Вам следует подтвердить до 06.09.2008.
Приложение: на 24 л. в 1 экз.

Во всех остальных случаях, когда сопроводительное письмо не несет какой­либо информации, оно будет лишним и не должно составляться.

Письма­приглашения предлагают адресату принять участие в каком­либо проводимом мероприятии. Они могут адресоваться как конкретным лицам, так и учреждениям. Часто эти письма начинаются словами: «Приглашаем Вас» или «Просим Вас принять участие».
В них раскрывается характер проводимого мероприятия, указываются сроки проведения и условия участия в нем.

Например:
02–04 марта 2008 г. фирма проводит семинар­презентацию программ «Автоматизированные системы тестирования при приёме на работу». Для участия в семинаре необходимо перечислить 3500 руб. за каждого участника на расч. счет № ... в Финансист­банке и выслать копию платежного поручения со списком участников в наш адрес до 25.02.2008.

Зам. директора    Д.И. Фурманов

Информационное письмо – сообщает адресату о каком­либо факте или мероприятии. Наиболее часто с помощью информационных писем пропагандируют деятельность организаций, выпускаемую продукцию, издаваемую литературу.

Например:
15–16 октября 2008 г. в Российской Академии Государственной Службы состоится конференция «От картотеки к электронному архиву».
Тематика конференции: методы построения электронных архивов, корпоративных хранилищ и управления электронными документами.
ИТ­решения для архивов и архивных служб, юридических подразделений, конструкторских отделов.

На конференции Вы ознакомитесь с:

• технологическими решениями для электронных хранилищ документов;
• типовыми вариантами ПО для архивов и центров хранения документов;
• ведением архивов организационно­распорядительной, нормативной, конструкторской, страховой документаций.

Приглашаются: управляющие делами, руководители служб документационного обеспечения управлений; HR­managers, руководители фондов и архивов, представители юридических департаментов и служб, руководители подразделений автоматизации. 1­ый день конференции – учебный курс «Основы управления документами».

Участники конференции получат: сертификат учебного курса, сборник материалов в электронном и бумажном виде.

Регистрация и условия участия на сайте: www.e­offiice.ru

Более подробную информацию можно получить по тел. 115­6001, Сизых Владимир Николаевич, e­mail: vladimirs@vest.msk.ru.

или

ЗАО «Бизнес­школа «Интел­Синтез» выпустила книгу «Делопроизводство в бухгалтерии». В книге освещаются требования к составлению и оформлению служебных документов бухгалтерии и правила работы с ними. Заказать книгу можно по телефону: 124­9222.

Рекламное письмо – разновидность информационного письма, направляется конкретному адресату и содержит подробное описание рекламируемых услуг или товаров.

Этот вид писем получил распространение с созданием коммерческих организаций. Его цель – побудить адресата воспользоваться предлагаемыми услугами. Текст писем отличается конкретностью, четкостью, полнотой информации. В таких письмах адрес или телефон организации­автора указывается отдельно. Ниже приводим пример оформления рекламного письма.

ЗАО «Бизнес­школа «Интел­Синтез»
ул. Профсоюзная, 3, к. 620
Россия, 117036, Москва,
Тел.: (495) 124­92­42
Факс: (495) 129­92­36
E­mail: intels@bitex.ru
ОКПО 00000000    ОГРН 0000000000000
ИНН/КПП 0000000000/000000000

Письмо­извещение по своему стилю близко к письмам­приглашениям и информационным письмам. Составляется для конкретного адресата и чаще всего является ответом на запрос. Начинается словами: «Извещаем», «Сообщаем», «Ставим Вас в известность» и т.п., далее излагаются какие­либо факты.

Например:

Сообщаем, что Ваш заказ на папки для хранения личных дел будет выполнен в трёхмесячный срок с отгрузкой равными партиями в январе, феврале и марте 2008 г. Если такое письмо адресуется конкретному лицу, в нем указывается фамилия, имя, отчество лица, которому оно посылается. Письмо­подтверждение – содержит сообщение о получении какого­либо отправления (письма, телеграммы, перевода, бандероли, товаров, ценностей и т.п.), о том, что ранее составленный документ остается в силе (например, договор, инструкция и т.п.). Письмо может подтверждать какой­либо факт, действие, телефонный разговор. Начинается эта разновидность письма словами, образованными от глагола «подтверждать».

Например:

Подтверждаем участие в семинаре­презентации «Электронный архив документов по личному составу», просим зарезервировать места для трёх участников.

Подтверждаем получение Ваших предложений, изложенных в письме № 01­05.326 от 15.03.2008. Решение Исполкома фонда будет принято не позднее 12.04.2008 и сообщено Вам. Направление таких писем является обязательной частью деловых отношений. Своевременность их отправки позволяет адресату снять вопрос с контроля и исключает отправку им писем­напоминаний. Письмо­напоминание – содержит указание на приближение или истечение срока исполнения какого­либо обязательства или проведения мероприятия. Такое письмо может быть особенно лаконичным и содержать одну заключительную часть. Эта разновидность писем, как правило, начинается словом «Напоминаем».

Например:
Напоминаем Вам, что в соответствии с договором 24/16 от 16.03.2008 Вы должны завершить работу по ремонту помещения отдела кадров до 16.06.2008.

Просим Вас сообщить состояние работы.или Напоминаем Вам, что срок поставки шкафов для подвесного хранения личных дел в соответствии с письмом № 027­64 от 02.06.2008 истек 01.09.2008.

Гарантийное письмо – документ, обеспечивающий исполнение изложенных в нем обязательств. В нем адресату обычно гарантируется оплата или предоставление чего­либо (места работы, проведения исследований и т.п.). Эти письма имеют повышенную правовую функцию, поэтому изложение текста должно быть предельно четким и ясным.

Например:
Просим Вас провести модернизацию компьютеров службы управления персоналом с объединением в сеть с выделенным файл­сервером.

Оплата гарантируется со счета №... в Мосбизнесбанке..

или Фонд готов принять на стажировку трех молодых специалистов на срок три месяца. Стажеры обеспечиваются жильем, им выплачивается стипендия в размере минимальной заработной платы.

Гарантийные письма обычно имеют две подписи (руководителя и бухгалтера), на них проставляется печать.

Инициативные письма – это письма, требующие ответа. Большая категория таких писем выражает просьбу (предложение, запрос) к адресату в решении каких­либо вопросов. Это самая распространенная разновидность писем, тематика которых не ограничена. Однако их характер предполагает вариантность положительного или отрицательного решения поставленного вопроса.

Например:

Для планируемого увеличения продаж изделий фирмы просим подобрать персонал для торговых залов в количестве: менеджеры – 7 человек. старший менеджер – 1 человек. Желательно лица с высшим или средним профессиональным образованием Просим Вас оказать содействие в аренде подходящего помещения достаточной площади.

Письма­ответы – по своему содержанию носят зависимый характер от инициативных писем, так как тема их текста уже задана и остается изложить характер решения поставленного в инициативном письме вопроса: принятие или отказ от предложения, выполнения просьбы. Ответ всегда должен быть изложен в конкретной и четкой форме: все ли просьбы могут быть удовлетворены, в какой мере, в какие сроки. Если письмо содержит отказ, он должен быть хорошо аргументирован.

Например:
Сидорову Ф.М.
ул. Лесная, 6, кв. 5
117463, Москва

Сообщаем Вам, что документы Климовской МТС Петровского района Ульяновской области за 1952–1956 гг. в архив на хранение не поступали, в связи с чем подтвердить стаж Вашей работы в названной МТС за указанные годы не представляется возможным.

Директор Госархива В.И. Емельянова

На № 222­12 от 13.05.2008

О поставке бланков
Запрашиваемые Вами формы унифицированных бланков документов по личному составу не могут быть поставлены в оговоренные ранее сроки в связи с внеплановой заменой оборудования в типографии.

Телеграмма – вид документа, определяемый способом передачи информации по каналам телеграфной связи. Своевременность передачи и получения информации во многом предопределяет своевременность и правильность принятия решения. Поэтому, чтобы обеспечить срочное получение информации, она передается по телеграфу. Для передачи факсимильной копии документа, а также схем, чертежей и рисунков используются факсы (факсимильные сообщения), электронная почта.

Телеграммы делятся на внутренние телеграммы и международные телеграммы. Порядок составления и оформления телеграмм установлен «Правилами оказания услуг телеграфной связи», утверждёнными постановлением Правительства Российской Федерации 15 апреля 2005 года № 222. Правила вступили в силу с 1 мая 2005 г. Правила установили категории и виды телеграмм.

Внутренние телеграммы по приоритетности обработки чётко разделены на категории:

• «вне категории»;
• «внеочередная»;
• «Президент Российской Федерации»;
• «высшая правительственная»;
• «правительственная»;
• «срочная»;
• «обыкновенная».

Кроме того в Правилах указаны возможные виды телеграмм:

• «с уведомлением о вручении телеграфом» (с отметкой «уведомление телеграфом»);
• «с уведомлением о вручении телеграфом «срочное» (с отметкой «уведомление телеграфом срочное»);
• «с доставкой в срок, указанный отправителем» (с отметкой «вручить (дата)»);
• «с доставкой в населенный пункт (поселение), не имеющий телеграфной, факсимильной (телефонной) связи» (с отметкой «почтой заказное») и др.

Порядок адресования телеграмм в Правилах подробно расписан.

В адресе телеграммы наименование населенного пункта (город, село, деревня и т.п.) указывается в именительном падеже, а наименование республики, края, области и района, на территории которых находится населенный пункт, ­ в родительном падеже. Перед номерами строений, корпусов и квартир слова «строение», «корпус» и «квартира» пишутся полностью или сокращенно ­ «стр», «корп» и «кв». Такие слова, как «проспект», «проезд», «подъезд», «квартал», «бульвар» и т.п., пишутся полностью. Слова «край», «область», «район», «село», «деревня», «улица», «переулок» и «дом» можно писать полностью или сокращенно ­ «кр», «обл», «рн», «с», «дер», «ул», «пер» и «д» или не писать, если это не приведет к неопределенности или неточности адреса.

Номера домов, строений, корпусов и квартир пишутся цифрами или словами. Дробные номера пишутся с использованием символьного знака «/» (например, 3/5) или словами (например, три дробная черта пять). Наименования номерных улиц и номерных организаций пишутся словами.

В адресах организаций, размещенных в жилых домах, допускается указание дополнительных данных (например, подъезд, подвал, чердак и т.п.). В Правилах есть одна существенная добавка, помогающая быстрее найти получателя: «По желанию отправителя в адрес телеграммы может быть дополнительно включен номер телефона адресата».

Для удешевления стоимости телеграмм и упрощения их обработки организация может иметь условный или сокращённый адрес. Он определяется самой организацией и регистрируется оператором связи, оказывающим услуги телеграфной связи на территории, где организация находится. Организация, имеющая условный или сокращенный адрес для телеграмм, обязана ежегодно перерегистрировать его у оператора связи.

Например:

«МОСКВА УТЕС МИРОШКИНУ»; «САРАТОВ ГРАНИТ СУЛТАНОВУ», «ИВАНОВО ТЕКСТИЛЬ  КУРГАНСКОМУ».
Телеграмма с одним текстом может быть отправлена и в несколько адресов (многоадресная телеграмма). При подаче такой телеграммы подаётся столько текстов, сколько указано адресов и в адресной части каждой телеграммы указывается один адрес. Но можно подготовить многоадресную телеграмму с одним текстом по списку адресов (не более 20 адресов в списке).

Если телеграмма направляется в один город нескольким адресатам и при этом один из них основной, а к остальным пойдут копии, адрес оформляют следующим образом:

СМОЛЕНСК МЭРИЯ КОПИЯ АДМИНИСТРАЦИИ ОБЛАСТИ

Если телеграмма адресуется более чем в четыре адреса, прилагается указатель рассылки, составленный и подписанный исполнителем, подготовившим текст телеграммы. Печатается адресат прописными буквами.

Телеграмма должна содержать данные, изложенные в следующей последовательности:

• отметка о категории телеграммы (при подаче телеграммы категории «обыкновенная» отметка о категории не указывается);
• отметка о виде (видах) телеграммы;
• адрес, по которому должна быть доставлена телеграмма, с указанием наименования адресата (адресатов);
• текст телеграммы;
• подпись отправителя (по желанию отправителя).

Подача телеграмм должностными лицами осуществляется при предъявлении служебного удостоверения.
Текст телеграммы печатается на чистом листе бумаги на одной стороне через два интервала также прописными буквами. Между словами в телеграммах делается пропуск в два удара. Текст печатается, начиная с абзаца, далее красные строки и абзацы не допускаются. Адрес и текст печатаются без переноса слов. Излагается текст предельно сжато. Он должен состоять из одного логического элемента – заключения. Лишь в исключительных случаях можно допустить краткое доказательство.

Большое значение при составлении телеграммы следует придавать выбору слов, более точно передающих смысл. Пишется телеграмма особым телеграфным языком, по возможности без предлогов, союзов, знаков препинания. Смысловые оттенки слов и их связь передаются порядком расположения слов в предложении и их окончаниями. Если знаки препинания все же необходимы, так как имеют смысловое значение, они пишутся сокращенно строчными буквами: точка – тчк; запятая – зпт; двоеточие – двтч; кавычки – квч; скобки – скб.

Словами в телеграмме всегда пишутся цифровые данные и такие знаки, как № – номер (можно нр.); «–» минус; «+» – плюс; ! – восклицательный знак; ? – вопросительный знак; % – проценты; : – деление и др. Даты обозначаются арабскими цифрами: число, месяц, год. Между цифрами разделительные знаки не ставятся. Например, 05 11 2008. Заканчивается  телеграмма указанием ее индекса. Ответная телеграмма начинается с указания номера (индекса) и даты инициативного документа, на который дается ответ, без слов «Ваш», «На Ваш». Поэтому сам текст не следует начинать и заканчивать цифрами. После текста указываются наименование должности (допускается не указывать) и фамилия лица, подписавшего телеграмму. Подпись в телеграмме оформляется отдельной строкой.

После текста проставляется разграничительная черта, под которой указываются служебные сведения, не подлежащие передаче: адрес отправителя, полное наименование структурного подразделения, указание должности, подпись и расшифровка подписи отправителя, дата подписи, которая проставляется подписывающим телеграмму. Данные, указываемые в нижней части бланка телеграммы, в содержание телеграммы и состав оплачиваемых слов не входят.

Текст служебной телеграммы заверяется печатью. Составляется телеграмма в двух экземплярах. Первый, подписанный, отдается для передачи, а второй подшивается в дело.

Пример телеграммы:

КАЗАНЬ ПОЛИТЕХНИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ ФЕДОРОВУ ПРОШУ НАПРАВИТЬ 1 ИЮЛЯ СПИСОК ОКОНЧИВШИХ УНИВЕРСИТЕТ С ОТЛИЧИЕМ ПО СПЕЦИАЛЬНОСТИ ТЕХНОЛОГИЯ КУЗНЕЧНО­ПРЕССОВОГО ПРОИЗВОДСТВА ТЧК
НАЧ УПРАВЛЕНИЯ ПЕТРОВ
————————
125445 Минобразования и науки
Нач. управления В.С. Петров
18.05.2008

Телефонограмма – обобщенное название различных по содержанию документов, передаваемых устно по каналам телефонной связи и записываемых получателем. Телефонограмма используется для оперативного решения вопросов в тех случаях, когда сообщение, передаваемое по телефону, требует документального оформления. С помощью телефонограммы передают несложные тексты, такие как приглашение на совещание, заседание и т.д. Текст телефонограммы составляется в одном экземпляре. В ней не должно быть более 50 слов и не рекомендуется употреблять трудно произносимые слова и сложные обороты. Диктуют телефонограмму четко выговаривая текст, не спеша, с паузами, чтобы дать возможность точно записать.

После передачи телефонограммы попросите записавшего повторно прочитать текст, чтобы убедиться в правильности записи. Фамилии и трудновоспринимаемые на слух слова передаются с разбивкой по буквам, допущенные ошибки исправляются. В организации может быть специальный бланк для телефонограмм, если они составляются часто. Но обычно они оформляются на чистом листе бумаги. Юридическая сила поступившей телефонограммы гарантируется реквизитами: исходящий регистрационный номер отправляемой телефонограммы, должность, фамилия, имя, отчество лица, отправившего телефонограмму, подпись лица, принявшего телефонограмму и входящий регистрационный номер полученной телефонограммы.

Особенностью этого вида документа является указание должностей, инициалов и фамилий сотрудников, передающих и принимающих сообщение, номера их телефонов и указание времени приема телефонограммы.

Если телефонограмма передается нескольким адресатам, к ней должен быть приложен список организаций, которым ее направляют, и номера телефонов, по которым она должна быть принята.

Факс. Факсом или телефаксом называют любой документ на бумажном носителе, полученный в виде факсимильной копии по каналам телефонной связи. По факсу можно передать как тексты, так и таблицы, рисунки, чертежи, фотографии и любую графическую информацию.

Документы, передаваемые по факсу, должны быть оформлены в строгом соответствии с требованиями, предъявляемыми к виду отправляемого документа: приказа, протокола, акта, договора, письма и т.д. Обычно по факсу передают оперативную информацию, так как документ, полученный по факсу, не обладает такой же юридической силой, как подлинник документа или его заверенная копия. При подготовке документа, который будет передан по факсу, следует избегать использования мелких шрифтов и деталей графики, которые плохо передаются по факсимильной связи.

Документы должны быть напечатаны четким, контрастным шрифтом или написаны контрастными (черными, темно­синими) чернилами, шариковой ручкой, тушью.