Если бы у Вас появилась возможность исправить в работе компании 3 вещи, что бы это было? Проявляете ли Вы инициативу в работе? Довольно ли этим руководство?
Татьяна Лисачева:
— Трудно пытаться чтото исправить в работе компании, в которой действует четкий, отлаженный механизм действия всех ее связующих звеньев: руководства, персонала, принципов работы, взаимоотношения в коллективе и пр. И, думаю, – не нужно, если в этом нет необходимости. Лишняя суета пользы не принесет. Это не означает, конечно, что работник должен быть простым исполнителем, «роботом», с ограниченным кругом обязанностей. Полезная инициатива и творческий подход к делу у нас приветствуются: в жизни всегда случаются непредвиденные ситуации, в которых трудно действовать в строго заданных рамках, и эти качества будут как раз кстати. Главное, помнить: предлагая идею, нужно иметь и варианты ее воплощения в жизнь.
Что касается работы секретаря вообще и моей работы в частности, она представляет собой ежеминутную готовность проявить инициативу и импровизацию, умение нестандартно и быстро мыслить.
Мария Глотова:
Первое, что меня немного нервирует: в то время, когда я разговариваю с кемто по телефону или пытаюсь соединить начальника, выполняю срочные задания, отдельные сотрудники, не замечая этого, начинают мне чтото говорить, спрашивать, обращаться с просьбами; в результате – я их не слышу, они теряют время и меня отвлекают. Второе: иногда возникают проблемы с телефонной связью или с самим телефонным аппаратом, тогда сотрудникам требуется рабочий мобильный телефон; с просьбой набрать номер они обращаются ко мне, полагая, что это моя прямая обязанность. Но я физически не могу соединить всех сразу, особенно, когда веду переговоры по телефону или выполняю поручения начальника, тем более что им самостоятельно набрать номер по «мобильнику» совсем несложно. Инициативу стараюсь проявлять реже, так как она часто бывает наказуема, а в целом – мой начальник доволен моей работой и даже повысил зарплату.
Яна Гуськова:
— Я бы немного изменила режим работы: для специалистов и служащих заводоуправления рабочий день начинался бы с 08:30, а не с 08:00, как сейчас. Пожалуй, это все, что на сегодняшний момент мне хотелось бы изменить. Дело в том, что наш завод работает уже давно и все процессы отлажены до мелочей.
Какова Ваша роль и роль секретарей и помощников в целом в переговорах и при заключении сделок?
Татьяна Лисачева:
— Роль секретаря в данном случае может быть разной, в зависимости от того, какие профессиональные обязанности он исполняет: от подачи кофе до ведения самих переговоров (скажем, при передаче ему таких полномочий отсутствующим руководителем). Учитывая специфику нашего предприятия, где подготовкой сделок занимаются главные специалисты, оставляя за руководителем окончательное право ее подписания, мне сложно влиять на этот процесс. Что касается ведения переговоров, я ответственна за своевременное оповещение участников, наличие технического оснащения, документации, прочих функциональных обязанностей.
Мария Глотова:
Насчет сделок сказать ничего не могу – переговоры у нас в офисе проходят крайне редко. Поэтому чаще приходится быстро находить нужного человека и соединять по телефону; ну а если встреча в офисе, то – как можно скорее принести чай, кофе, конфеты, незаметно поставить и так же незаметно уйти.
Яна Гуськова:
— Роль секретаря в любых переговорах велика, по моему мнению. Я организую и постоянно контролирую переговоры от начала до самого конца, пока нас не покинет последний гость.
От того, какое впечатление произведет секретарь на гостей фирмы, будет зависеть их настрой и, возможно, итог встречи. Секретарь встречает посетителей, проводит к директору, предлагает кофе, помогает расположиться. Приятный, способный и уверенный в себе секретарь может поднять настроение хмурым гостям или даже успокоить недружелюбно настроенных персон и тем самым очень помочь своему боссу.
Во время таких переговоров, сделок секретарь должен быть предельно мобилен и готов мгновенно выполнить любое поручение: к примеру, распечатать документы с любых электронных носителей представителей сторонней организации.
Нервы представителей обеих сторон, участвующих в переговорах, бывают напряжены до предела. Важно об этом помнить. И любое, кажущееся незначительным в обычной работе, промедление секретаря или ошибка могут вызвать раздражение и отрицательно сказаться на переговорах.
Ощущаете ли Вы кризис дома и на работе – от чего пришлось отказаться, и произошли ли какието положительные перемены? Какие антикризисные меры Вы внедряете / собираетесь внедрять / готовы внедрить теоретически в свою жизнь?
Татьяна Лисачева:
— Кризис на работе ощущался в плане приостановки ряда социальных программ (правда, вскоре они были возобновлены), что, по сравнению с массовыми сокращениями и задержками зарплаты на некоторых предприятиях, не столь болезненно. Свои личные планы (приобретение жилья) все же пришлось пока отложить. Антикризисные меры у всех, я думаю, свои: ктото меньше будет тратить на путешествия, ктото повременит с крупными покупками, словом, сократит ту статью расходов, без которой можно обойтись.
Мария Глотова:
Влияние кризиса я ощущаю только за пределами офиса: во многом пришлось «ужаться» – сократить расходы на развлечения, одежду и т.п. Пока никаких антикризисных мер я внедряла и не внедряю, живу как жила, просто стараюсь на чемто экономить.
Яна Гуськова:
— Кризис ощутим, т.к. я работаю в металлургической отрасли, переживающей сейчас наряду с другими отраслями, как известно, не лучшие времена. Особенных антикризисных мер не принимаю, стала лишь немного экономнее.
Как, на Ваш взгляд, в период кризиса секретарь должен помогать своему руководителю и коллегам?
Татьяна Лисачева:
— В первую очередь, быть источником спокойствия, работоспособности, оптимизма и хорошего настроения. В это время особенно важно предельно точно исполнять свои обязанности, на шаг опережая желания руководителя, уметь слушать, чувствовать ситуацию.
Мария Глотова:
Тем, что хорошо выполнять свою работу.
Яна Гуськова:
— В период кризиса важно быть особенно внимательным с организационнораспорядительными документами, финансовыми бумагами и, конечно, договорами. Все необходимо быстро и тщательно обрабатывать и передавать в дальнейшую работу. Также необходимо оперативно реагировать на все обращения Администрации города, области и предоставлять все запрашиваемые сведения для помощи руководству города в управлении кризисом.
Расскажите, пожалуйста, о компании, в которой Вы работаете. Как Вы оцениваете ее имидж?
Татьяна Лисачева:
— ООО «Новокуйбышевский завод масел и присадок» входит в состав ОАО «НК «Роснефть» – компании, прочно зарекомендовавшей себя не только в стране, но и в мире. Являясь лидером российской нефтяной отрасли, компания заняла одно их лидирующих мест в рейтинге 250и самых результативных энергетических компаний мира. В прошлом году наше предприятие отметило свое 10летие. За этот период завод стал одним из лучших в России, получил 15 престижных российских и международных званий и наград. За 10 лет работы ассортимент масел достиг 85 наименований. Различные марки моторных, индустриальных, трансмиссионных и базовых масел, фасованные масла серии «Роснефть», соответствующие как российским стандартам, так и международной классификации качества, нашли своего потребителя в России и за рубежом.
Мария Глотова:
Стабильная проверенная компания, занимающаяся торговлей. Текучки в кадрах нет, многие работают уже довольно долго, некоторые даже со дня основания компании. Об имидже както не задумывалась, для меня главное, чтобы платили хорошо и без задержек.
Яна Гуськова:
— Я работаю в филиале «Волгоградский завод» ОАО «Северстальметиз».
«Северстальметиз» – международная группа предприятий по производству и изготовление металлических конструкций (метизов), в которую входят предприятия России, Украины, Великобритании и Италии. На российском рынке «Северстальметиз» занимает долю в 25%, украинском – в 18%, на рынке Великобритании – в 23%, на итальянском (канаты) – в 30%. Волгоградский завод «Северстальметиз» создан на базе Волгоградского сталепроволочноканатного завода, который был основан в 1954 году как «Сталинградский сталепроволочноканатный завод».
Каким образом Вы отдыхаете на работе – меняете вид деятельности, пьете чай, смотрите в Интернете новости или чтото другое?
Татьяна Лисачева:
— Если позволяет время, стараюсь раз в день (в обед) обязательно выйти на улицу: свежий воздух и полная смена обстановки лучше всего помогает восстановить силы и расслабиться.
Мария Глотова:
Отдыхаю поразному: общаюсь с друзьями в «Одноклассниках» или «ВКонтакте», могу просто побродить в Интернете, попить чай, а могу отложить какуюто работу, если она не срочная, и заняться пока другой.
Яна Гуськова:
— Обычно, когда стараюсь отвлечься, выпиваю чашечку кофе. Я очень люблю читать, и поэтому меня можно застать читающей в бизнесжурналах какуюнибудь интересную статью об экономике, промышленности, рынке. Свежий номер журнала «Секретарское дело» у меня тоже всегда под рукой. Иногда посещаю специализированные сайты по секретарскому делу. Еще одно из любимых моих занятий, снимающих стресс, – наводить порядок на рабочем столе, т.к. мне нравится, когда все – на своем месте.
Каким образом Вы повышаете Вашу квалификацию? Какие книги/сайты Вы могли бы порекомендовать коллегам?
Татьяна Лисачева:
— Семинары, курсы повышения квалификации, общение с коллегами с других предприятий в целях обмена опытом – все это благотворно влияет на профессиональный рост и поощряется на нашем предприятии в отношении любого сотрудника. Среди большого разнообразия деловой литературы я бы порекомендовала журналы «Секретарское дело», «Справочник секретаря и офисменеджера», сайты: www.komandirovka.ru, http://www.broniruem.ru, http://www.multitran.ru, http://www.koob.ru.
Мария Глотова:
Посоветовать не могу, так как сама не читаю такую литературу, квалификацию пока ни разу не повышала, но стараюсь посещать разные тренинги.
Яна Гуськова:
— Стараюсь не пропускать интересные тренинги и семинары для секретарей, покупаю специальную литературу. Недавно я зарегистрировалась на сайте журнала «Секретарское дело», а до этого просматривала материалы информационного портала для секретарей (sekretary.net) журнала «Генеральный директор».
Много ли веселого в Вашей работе? Поделитесь историей!
Татьяна Лисачева:
— Прекрасно, когда в коллективе все в порядке с чувством юмора, причем как у руководства, так и у подчиненных, когда это «со вкусом», по делу и в нужный момент. Здорово спасает от напряжения, недопонимания, обыденности. Вспоминаю случай, когда, уходя на обед, погруженная в собственные мысли, по привычке закрыла на ключ кабинет заместителя руководителя, который в это время находился там… и для которого было большим удивлением обнаружить, что его заперли в собственном кабинете.
Мария Глотова:
У нас вообще не соскучишься на работе.
Яна Гуськова:
— Смешные случаи происходят чаще всего, как и у всех, – во время праздников и корпоративных мероприятий. Порадовала на днях находчивость рабочих, предложивших в качестве рационального предложения (которое было принято), – для изготовления манжет из резины использовать в цехах списанные резиновые сапоги!
Какие ошибки чаще всего совершаются секретарями? Каким образом Вы их признаете и исправляете? Если ошибку совершили не Вы, а Ваш руководитель, признает ли он свою вину? Каковы Ваши действия в подобных случаях?
Татьяна Лисачева:
— Частые ошибки секретарей? Думаю, чрезмерная общительность, недооценка важности своего труда, раздражительность. Мне, например (хоть человек я внешне спокойный), порой, стоит труда сохранить нужный тон в разговоре с назойливым или грубым собеседником, а так как общаться приходится с разными людьми, то и эмоции приходится испытывать совершенно разные. Когда понимаю, что предел терпения близок, стараюсь глубоко вздохнуть, подумать про себя, что это не проблема всей жизни, и что каждый человек ждет, прежде всего, внимания к собственной персоне, и малейшее участие, интерес к нему – способны утихомирить любую бурю.
Никто не застрахован от ошибок. Специфика (если можно так сказать) ошибок секретаря в том, что они автоматически отражаются на имидже руководителя. Поэтому приходится быть вдвойне внимательней, чтобы не подвести того, кто надеется на тебя.
Мария Глотова:
Да разные ошибки и скорее – у каждого свои, в зависимости от деятельности фирмы и выполняемых обязанностей секретаря. О своих просчетах честно говорю, что ошиблась, и переделываю работу, если это требуется. Руководитель вряд ли признает ошибку, хотя пару раз было…
Яна Гуськова:
— Одна из самых распространенных ошибок, совершаемая секретарями, следующая.
Секретарь, от обилия бумаг на столе, может положить важный документ, ждущий своей очереди за другими бумагами, и, не исполнив первые документы, забудет про нужный, срок исполнения которого так может и истечь.
Поэтому все документы в течение дня нужно обязательно пересматривать, даже если на первый взгляд – они не срочные. Если я допустила ошибку, и я уверена, что действительно виновата, то никогда не стану отрицать свою вину. Вообще, считаю, что все рано или поздно совершают ошибки и на них действительно учатся.
В моей работе с руководителем, к счастью, примеров ошибок с его стороны привести не могу, все незначительные накладки решались у нас быстро в рабочем режиме.
Используете ли Вы в своей работе общение в профессиональных сообществах (в «Контакте», «Одноклассниках» и др.)? Насколько полезно для Вас присутствие в подобных группах в социальных сетях?
Татьяна Лисачева:
— Не считаю, что социальные сети «Одноклассники», «В контакте» являются профессиональными сообществами в чистом виде, скорее – местом для общения, которое позволяет расширить круг знакомств, наладить давно утерянные связи. Хотя, вполне возможно, что ктото на этих площадках смог найти неожиданные возможности для делового сотрудничества и профессионального роста. Для меня эти сообщества являются, главным образом, одним из способов общения с друзьями и знакомыми (с кем нет возможности часто видеться в реальной жизни), за что большое спасибо создателям.
Мария Глотова:
Я использую icq для работы, эта программа мне очень помогает, поскольку наша компания работает с людьми и компаниями, которые находятся не только в Москве, но и в других городах, и чаще бывает быстрее написать сообщение, чем позвонить.
Яна Гуськова:
— На работе Политикой использования Интернета нам запрещено заходить на социальные сайты, такие как «ВКонтакте» и «Одноклассники», но я иногда посещаю «Одноклассники» дома. Сайт действительно иногда помогает наладить старые, потерянные связи и, в том числе – поделиться профессиональной информацией с людьми из разных городов и стран.
Расскажите о себе, о своей семье. Ваш любимый город, политик, фильм, сайт?
Татьяна Лисачева:
— Я живу в городском округе Новокуйбышевск, Самарская область, на великой русской реке Волге. В 2000 году окончила СамГПУ, факультет иностранных языков, на заводе работаю около пяти лет. Моим любимым городом на протяжении многих лет остается СанктПетербург, в который, по мере возможности, стараюсь приезжать как можно чаще. Что касается политика, я бы выделила министра иностранных дел РФ С.В. Лаврова, за качества опытного дипломата, корректность, выдержанность. Из последних просмотренных фильмов понравился «Трудности перевода» Софии Копполы.
Мария Глотова:
Мне 23 года, живу с родителями и дочкой, которую сама воспитываю.
Яна Гуськова:
— Мне 24 года, не замужем. Мой любимый город – Лондон, т.к. ценю сочетание в нем любви к традициям и к новейшим технологиям. Любимый фильм – «Гладиатор».