«Постарайтесь выйти за рамки ваших должностных инструкций. Начните понимать бизнес той компании, в которой работаете»

Мария И, исполнительный директор, John Von Achen Int.

Легко ли работать со звездой, ваши советы.

Во­первых, я бы не назвала его звездой. Джон Вон Эйкен не является звездой в обычном понимании этого слова. Он просто человек, который имеет свой определенный персональный бренд в области именно бизнеса. Этот бренд мы и стараемся развивать и поддерживать. В любом случае, работать с публичным человеком, мне кажется, – это точно так же, как работать с любым другим человеком. Безусловно, существуют свои особенности. Но я думаю, что самое главное – понимать, что существуют два различных понятия. Есть профессиональный персональный бренд Джона Вон Эйкена как стратегического эксперта в области менеджмента, продаж и маркетинга. У этого бренда, как и у любого другого, существует свой имидж, позиционирование и т.д. И есть просто человек Джон Вон Эйкен. Он такой же, как и все обычные люди. Ест ту же еду, что и все. Поэтому важно проводить это разграничение для себя.

При работе с публичным человеком нужно четко знать, что в первую очередь ты защищаешь его интересы и во многом также отвечаешь за формирование его имиджа. Например, у господина Вон Эйкена бывает довольно много различных контактов как с клиентами, так и с прессой или участниками его публичных профессиональных выступлений. Безусловно, при общении с ними важно всегда поддерживать имидж Джона Вон Эйкена как высокопрофессионального эксперта. Все же остальные вопросы, связанные с его личностью, должны быть закрытыми для открытого обсуждения. Сложность данной работы заключается в том, чтобы научиться контролировать себя, ту информацию, которую ты выдаешь, когда работаешь либо с прессой, либо с организаторами профессиональных конференций, с клиентами и так далее. Даже если ты в чем­то не согласна со своим руководителем, который является публичным человеком, ты в любом случае должна отстаивать его позицию, потому что в этом заключается твоя работа. Ни в коем случае ваши внутренние разногласия не должны стать достоянием публики, так как это может напрямую негативно повлиять на репутацию вашего руководителя, а соответственно, в какой­то мере и на развитие его бизнеса.

В чем плюсы и минусы начальника­иностранца и как избежать недопонимания из­за ментальных различий? 

Плюсы заключаются в том, что он позволяет тебе познакомиться с абсолютно другим ви?дением и пониманием вещей, с другим менталитетом и другой культурой. Это, безусловно, расширяет твой кругозор и позволяет взглянуть на привычные ситуации иначе. Например, господин Вон Эйкен обладает очень широким кругозором. Он побывал во многих странах, и у него была возможность познакомиться с разными культурами. Плюс он невероятно глубокий человек, и глубокое понимание вещей, людей прослеживается как в управлении бизнесом, так и в решении вопросов личного характера. Безусловно, постоянно общаясь с ним, ты многому учишься, много узнаешь и получаешь колоссальный опыт. Господин Вон Эйкен, в принципе, для меня является источником очень большого количества информации. Не уверена, что это является достоинством именно начальника­иностранца, – это просто обусловлено его необычной личностью.

Среди недостатков работы с иностранцами, пожалуй, самое часто встречающееся – это сложность в коммуникациях и, порой, во взаимопонимании. Опять­таки влияет разность менталитетов и языков, конечно. Даже несмотря на свободное владение языком, у меня возникают какие­то сложности с неоднозначным употреблением того или иного слова, оттенков, это напрямую может повлиять на ход переговоров, а значит, и на отношения с клиентом. Вот почему это довольно существенный недостаток. Но он неизбежен при работе с иностранцами, поэтому нужно постоянно совершенствоваться в понимании как языка, так и человека, с которым работаешь.

В чем заключались Ваши обязанности, и какими полномочиями Вас наделял руководитель?

Изначально я совмещала две должности: маркетолога и персонального помощника. Поэтому и задачи были сначала довольно простыми и исполнительскими. Если говорить об обязанностях личного помощника, то я занималась расписанием, организацией встреч, координацией множества мелких вопросов: заказ авиабилетов и т.д. В общем, поддерживала его каждодневную деятельность. Потом постепенно все большую часть работы стал занимать маркетинг. Поначалу обязанности заключались в заказе производства рекламного материала, потом добавились обязанности по организации публичных выступлений, публикаций, по организации расписания профессиональных мероприятий, проведению небольших маркетинговых исследований и т.д. Постепенно я стала заниматься отдельными более сложными проектами, в частности в области издания аудиокниг, ведением партнерских проектов с периодическими изданиями, организацией отдельных мероприятий. То есть обязанности и круг функциональных задач постоянно расширялись. При этом рост происходил не как в больших корпорациях – от одной должности к другой по вертикали, а от более простых задач к более ответственным проектам, то есть по горизонтали. Иногда развитие бизнеса обусловливало такие обстоятельства, когда приходилось брать на себя более сложные функции.

На сегодняшний момент одна из интересных задач, которой я занимаюсь, – это разработка и воплощение маркетингового плана совместно с одним из крупных издательств бизнес­литературы по продвижению трех новых книг Джона Вон Эйкена, которые выходят в мае и июне этого года.

Его последняя книга «Кризис. Остаться в живых», которую мы выпустили совместно с издательством «Альпина Бизнес Букс», была распродана в рекордные сроки для издательства – за 2 месяца. На волне данного успеха и было принято решение о выпуске еще трех книг в единой серии.

Сложность задачи заключается в разработке и позиционировании бренда, под которым будут выпущены все три новые книги, в разработке единого точного сообщения для целевой аудитории и включении максимального количества каналов коммуникации при довольно ограниченном бюджете.

Оглядываясь назад, что бы Вы изменили в своей работе? Насколько Ваш начальник в целом приветствует инициативу?

Господин Вон Эйкен всегда приветствует инициативу. Я в принципе не представляю, как можно было бы с ним работать, не проявляя инициативы. Рядом с ним сложно быть просто исполнителем, нужно постоянно предлагать свои решения, идеи, пути развития проекта, иначе невозможно быть эффективным.

Плюс, ко всему прочему, я сама довольно инициативный человек и придерживаюсь проактивного подхода в решении тех или иных вопросов. Данное совпадение таких личностных характеристик позволяет нам с господином Вон Эйкеном работать довольно эффективно в команде.

Когда перед нами стоит определенная задача, я всегда сначала продумываю и предлагаю определенные решения, потом мы их вместе обсуждаем, и окончательное решение, безусловно, уже принимает он. Иногда моя задача может заключаться в том, чтобы предупредить его о возможных последствиях того или иного решения, если, на мой взгляд, оно может привести к нежелательным результатам. В этом случае я также проявляю инициативу. Просто нужно четко для себя понимать, что основная цель – это не просто выполнить то, что сказал начальник, но достичь определенной цели, которую ставит руководитель в плане развития своего бизнеса. И как только ты начинаешь смотреть на свою работу с позиции прямого участника и определенной точки влияния в данном плане развития бизнеса, то ты и начинаешь думать по­другому, брать больше ответственности и проявлять инициативу. В этом случае задачи работы для тебя становятся более ясными, – безусловно, если ты действительно понимаешь тот бизнес, в котором работаешь. Поэтому в нашей организации инициатива не просто поощряется, но является частью корпоративной культуры.

Если говорить о том, что бы я изменила… Я бы не столько изменила события, которые происходили в моей жизни и профессиональном развитии, но изменила бы свое отношение к ним. У меня были некоторые сложные моменты в развитии, когда приходилось принимать сложные решения, и было много эмоций по этому поводу. Эмоции не помогали мне принимать правильное решение и порой оттягивали назад. Поэтому я бы пересмотрела сейчас свое отношения к определенным событиям.

В продолжение этой темы, каких ошибок следует избегать, а какие, напротив, позволяют двигаться дальше?

Сложно сказать, каких ошибок следовало бы избегать, потому что вы не можете предугадать, когда вы сделаете ту или иную ошибку. Вы делаете что­то и думаете, что это лучший способ. Я думаю, что если уже совершили ошибку, то тогда нужно проанализировать, по какой причине была допущена та или иная ошибка.

Самая большая ошибка – это повторение прошлых ошибок. Нужно все­таки учиться на прошлом опыте и не наступать на одни и те же грабли.

Единственное, где нужно быть крайне внимательным, мне кажется, и стараться действительно не совершать ошибок, – это при работе с цифрами и деньгами. Нужно все перепроверить, пересчитать.

Нужно быть более внимательным к различного рода мелочам в отношениях с клиентами. Потому что иногда неправильно сказанное слово, интонация, неправильно воспринятые коммуникации могут сильно повлиять на отношения и на ход развития всего проекта. Иногда это может привести к заключению или незаключению сделки, это может привести к потере какого­то проекта. Поэтому к такого рода вещам нужно быть крайне чувствительным. В любом случае ошибки неизбежны, но более внимательный подход может значительно минимизировать их количество или масштаб.

Чему Вы научились, работая с публичным человеком, и нет ли у Вас самой желания в ближайшем будущем превратиться в публичную личность?

Как я и говорила вначале, главное – понимать различие между двумя понятиями: профессиональный бренд и сама личность человека. В своей работе всегда важно соблюдать интересы бренда вне зависимости от того, есть согласие по всем вопросам или нет. С кем бы вы ни общались, будь то клиенты, пресса, телевидение и т.д., важно не то, что вы думаете по какому­то поводу, важно то, что он думает. Ваша задача – абсолютно точно доносить смысл его слов и мыслей. Важно – контролировать информационные потоки, не разглашать информацию, которую не стоит распространять. Важно – научиться контролировать свои эмоции.

Наверное, самое сложное – уловить эту тонкую грань между человеком­брендом и собственно человеком. Важно воспринимать персональный бренд как продукт, об этом я уже говорила в своей презентации на одной из конференций. Если бы это был не живой человек, а продукт, журнал, телефон, мы бы всегда продвигали этот продукт и поддерживали имидж этого продукта. И ваши личные чувства к данному продукту были бы вторичны. Здесь принцип тот же самый, но осуществить его сложнее, потому что вы все­таки работаете с живым человеком, у которого есть свои недостатки, эмоции, разные жизненные ситуации. Нужно быть готовым к различным негативным отзывам и критике. На нее также нужно грамотно реагировать и эффективно управлять ею.

Граница между публичной и непубличной сторонами личности, она оговаривается непосредственно с начальником? Или вы додумываетесь самостоятельно?

Нет, оговорить это сложно. Он может обозначить определенные границы, четкие правила, которые необходимо соблюдать. С господином Вон Эйкеном осознание его персонального бренда происходило постепенно. Благодаря, во­первых, его биографии, книгам, встречам с клиентами. Я просто начала очень внимательно за всем наблюдать, и в особенности за тем впечатлением, которое он, в конце концов, оставлял у клиентов и партнеров после общения.

Это помогло мне правильно позиционировать его при организации публичных выступлений, публикаций в прессе. Безусловно, существуют определенные инструменты, которые помогают – подробная профессиональная биография, его аудиокниги, а также регулярные встречи. Также существует определенный круг вопросов или тем, на которые он говорить не хочет, и мне это всегда необходимо помнить и соблюдать.

Вообще вследствие работы с человеком ты уже начинаешь интуитивно чувствовать, что бы он хотел сказать, как бы он хотел преподнести тот или иной материал. И в этом плане нам очень помогает та партнерская корпоративная культура, которую культивирует господин Вон Эйкен в своей компании.

Как раз о дружбе. Как должны развиваться отношения между начальником и помощником и общение в нерабочее время?

– Я думаю, что все зависит от многих факторов. Размер компании, характер деятельности компании. Я могу поделиться тем, как формальные и неформальные коммуникации строятся у нас в компании. У нас сложились изначально эффективные отношения наставника и ученика. В данной схеме наставник всегда обладает большим опытом, мудростью, которой он делится со своим учеником в том или ином виде на регулярной основе. Это позволяет ученику постепенно и постоянно усваивать новые знания, осваивать новые навыки. При этом всегда вне зависимости от роста квалификации и умений ученика у него сохраняется первоначальный уровень уважения и доверия к наставнику.

Дальнейшее развитие приводит уже к более равным и партнерским отношениям, когда и ученик начинает ощущать свой вклад в развитие общего дела, проявляет постоянно инициативу. Мы с моим руководителем более или менее совпали по темпу жизни, поэтому, работая вместе, мы чувствуем себя довольно комфортно и работаем эффективно.

Безусловно, здесь нужно отдать должное Джону за то, что он достаточно открытый человек и поэтому готов инвестировать много времени, знаний и опыта в своих подчиненных. При таком подходе ты волей­неволей ему открываешься, и отношения изначально устанавливаются доверительные.

Я ничего не имею против дружеского общения между руководителем и подчиненным во внерабочее время. В нашем случае наш бизнес для нас не просто работа с девяти до шести – это уже определенный образ жизни. Поэтому, безусловно, мы общаемся не только на темы, связанные с работой, но также на ряд других тем, которые помогают устанавливать дружеские отношения и относиться к делу как к своему собственному. Например, мы можем периодически созваниваться на выходных, если у кого­то возникла какая­то новая идея.

Дарите ли Вы личные подарки на день рождения?

– Безусловно, дарим, и вместе всей компанией отмечаем. Например, в феврале у господина Вон Эйкена был день рождения. В качестве подарка мы смонтировали для него видео­фильм, в таком шуточном стиле. В видео­фильме мы обыграли разные фотографии под общей тематикой, как сделать бренд Джона Вон Эйкена более глобальным. Потом мы пригласили его в боулинг, устроили ему хороший праздничный вечер.

В споре с руководителем удавалось Вам отстоять свою точку зрения, и какие при этом чувства?

Безусловно, удавалось. Я думаю, что чувства тут вторичны, они ни при чем. Потому что есть какое­то определенное дело, есть какая­то определенная задача, есть понимание результата, которого вы хотите достичь, выполняя эту задачу. Есть факторы, которые влияют на выполнение этой задачи. При обсуждении мы пытаемся адекватно оценить предложения каждого, все за и против, и впоследствии принять взвешенное решение.

Чувства здесь не имеют такого значения. Безусловно, отстаивая свою точку зрения по тому или иному вопросу, нужно оставаться максимально корректным, чтобы твой тон голоса или твои слова не задели другого человека. Но тем не менее цель и поставленные задачи остаются приоритетными при принятии решения и отстаивании своего мнения.

Про замечания. Есть искусство делать замечания руководителю. Ваши советы.

Замечания в принципе нужно аккуратно делать всегда. Замечания – это очень деликатная вещь. Все зависит от характера ваших отношений и от цели самого замечания. При работе с публичным человеком – нужно четко понимать цель своего замечания, а именно, скажется ли оно позитивно на общей репутации и бренде данного человека.

Просто так раздавать замечания направо и налево не стоит. Например, если после проведения тренинга, семинара, конференции я понимаю, что господин Вон Эйкен мог бы сделать что­то иначе, чтобы получить больший положительный эффект, я обязательно ему об этом скажу. Это важно не только для него, но для всего нашего бизнеса.

Хотя господин Вон Эйкен сам всегда запрашивает обратную связь по тому или иному проекту. Поэтому проблем с высказыванием корректных и адекватных замечаний у нас не возникает. Здесь, правда, есть одно важное правило: ни в коем случае нельзя поправлять публичного человека публично, при всех, во время выступления, интервью. Это абсолютно недопустимо.

Замечания также нужно аргументировать, то есть обосновать, почему вы считаете, что лучше было бы сделать так, а не иначе. Это, в итоге, поможет вашему руководителю получить более широкий взгляд на свою деятельность. Прежде всего, делать замечания всегда нужно очень аккуратно, потому что есть риск задеть чувства человека. Люди ведь все очень хрупкие существа. Некорректное замечание может привести к абсолютной потере доверия человека к вам.

Вопрос про карьерный рост. Секретарь компании «Ситроникс» сказал: «Не старайтесь быть идеальным помощником, иначе вас никогда не повысят». Ваше отношение к этой фразе? Что надо и что не надо делать, чтобы достичь карьерного продвижения?

Вопрос, что он имеет в виду под «идеальным помощником»? Идеальный помощник, с моей точки зрения, – это тот человек, который четко понимает, чего хочет его руководитель, и прикладывает максимум усилий, чтобы помочь ему в достижении своих целей. Если вы хотите действительно стать хорошим помощником, то нужно понять, что ваша работа не просто начинается в 09 утра и заканчивается в 18. Вы не просто поддерживаете его каждодневную деятельность. Вы должны научиться понимать своего руководителя, понять, чем он интересуется, что для него важно в том бизнесе, которым он управляет. Тогда вы будете представлять для него ценность, и он сможет увидеть в вас потенциал. И впоследствии вы сможете, я думаю, избрать тот путь развития, который больше подходит вам, будь то управление персоналом, возможно, маркетинг или какая­то административная работа.

Важно понимать, что вы управляете временем своего руководителя, самым ценным его ресурсом. В ваших руках – оптимизировать те или иные процессы в его распорядке дня. В зависимости от вашего отношения к работе у вас есть возможность как облегчить ему жизнь, так и усложнить.

Понимая цель своей работы именно таким образом, вы не будете бояться проявлять больше инициативы, брать на себя больше ответственности. Постарайтесь выйти за рамки ваших должностных инструкций. Начните понимать бизнес той компании, в которой работаете. Следите за последними экономическими и бизнес­новостями в стране и в мире. Ведь многие из этих событий напрямую влияют на развитие бизнеса вашего руководителя.

Возможно, секретарь  «Ситроникс» имел в виду, что не нужно стараться идеально выполнить все по должностной инструкции, важнее понимать свои цели, задачи и выбирать наиболее эффективные методы их достижения. В итоге, вашего руководителя интересуют только результаты.

Расскажите о себе, кем Вы мечтали стать в детстве? Ваши основные интересы?

В детстве я почему­то хотела стать актрисой. Я не знаю, откуда возникло это желание. Это к вопросу о том, хотела бы я быть публичным человеком. Наверное, в какой­то степени, да. Например, мне понравилось выступать на конференциях. Почему? Самым главным было то, что я могу рассказать то, что я знаю, то, что может помочь, может быть полезно кому­то другому. Мне больше всего доставляет в моей деятельности удовлетворение, если я знаю, что то, что я делаю, может принести кому­то пользу. Так, после одного выступления на конференции ко мне обратилось одно издание с просьбой дать интервью. Одна из моих подруг, когда его прочитала, потом сказала мне, что многое, чем я поделилась, помогло ей взглянуть на некоторые вещи по­другому. В такие моменты всегда чувствуешь, что твоя деятельность имеет какой­то смысл.

Если в своей работе руководствоваться только своими эгоистичными интересами, то запал довольно быстро пропадает. Поэтому всегда лучше иметь мечты и цели большие, чем вы сами.

Что Вы посоветуете нашим читателям?

– Я бы пожелала им постоянно самосовершенствоваться и не замыкаться исключительно на выполнении своих должностных инструкций. Посоветовала бы постоянно быть в курсе того, что происходит, как в их отрасли, в их компании, так в мире в целом. Но главное, я бы посоветовала – все­таки заниматься тем, что действительно нравится, что доставляет удовольствие. Если вам не нравится ваша позиция, подумайте, почему, чем бы вы хотели заниматься, что у вас лучше всего получается.

В этом вам может помочь аудиокнига Джона Вон Эйкена «Точка отсчета». Она поможет расставить ваши приоритеты, разработать долгосрочный план развития и достижения своих целей. Также хорошая книга Стивена Кови «7 навыков высокоэффективных людей». Я в свое время просто составила список того, чем мне нравилось заниматься в школе, что мне по­настоящему доставляло удовольствие. Потом я выделила те способности и таланты, которая заложила во мне природа, и переложила их на бизнес­реальность.

Например, возможно, в детстве вы любили в школе организовывать различные праздники, участвовали в различных конкурсах. Тогда, возможно, вам подойдет профессия, где необходимы высокие организаторские способности. Например, event­менеджер, тут много было бы интересного для вас, и так далее.

И попробуйте какие­то свои навыки и таланты в деле. Больше всего я желаю вам реализовать свой потенциал и испытывать удовлетворение от проделанной работы.

Спасибо.