Иностранная делегация: как не ударить в грязь лицом
С.Рощина
Переговоры
Различают визит официальный и деловой, рабочий, имеющий конкретное назначение и включающий в себя переговоры, консультации и т.п.
Итак, вы узнали, что к вам едет делегация иностранных гостей…
Как правило, подготовка начинается за месяц: составляется список участников делегации, а также планируются организационные моменты. Ответственных за мероприятие лиц не должно быть много – максимум 3–4 человека, иначе вы рискуете запутаться в распределении обязанностей.
Следует предупредить гостей, что российские законы разрешают беспошлинный ввоз на территорию РФ до 35 кг груза стоимостью до 65000 рублей. Все, что свыше, оплачивается в размере 30% от таможенной стоимости и 4 евро за килограмм. Что касается наличных средств, то не декларируется сумма до 10000 у.е. Не забывайте, что при нарушении этих правил наступает уголовная ответственность.
Разрешен ввоз до 2х литров алкоголя на человека. Запрещенные наркотические и психотропные средства могут провозить лица, страдающие онкологическими заболеваниями, при наличии справки от врача (в количестве не большем, чем указано в справке).
Обычно гостей и партнеров компании, прилетевших с визитом в Россию, встречают в аэропорту с табличкой, которая «выдает» в вас принимающую сторону. Знакомство, как правило, происходит в зале официальной встречи делегаций. Сотрудник, ответственный за это мероприятие, должен:
1) забронировать столик, предварительно заказав чай/кофе для гостей;
2) собрать паспорта для регистрации;
3) позаботиться о багаже;
4) организовать трансфер из аэропорта.
Здесь есть несколько нюансов.
Первый: водитель должен четко знать, куда везти гостей. Также он должен быть готов помочь забрать и разместить багаж.
Второй: на главу делегации выделяется отдельная машина. Если вы заказываете семиместные микроавтобусы, рассчитывайте количество машин из расчета 4–5 человек на один микроавтобус.
Третий: в транспорте нужно предусмотреть наличие воды. Также можно раздать гостям программу пребывания, чтобы они имели возможность ознакомиться с набором мероприятий заранее.
В офисе, как правило, делегацию встречает руководитель протокольной службы. Задача помощников – заранее забронировать лифты. Если лифт один либо лифтов недостаточное количество, часть гостей можно разместить в комнате отдыха, отправляя «партиями», чтобы избежать столпотворения около лифта. Позаботьтесь также об отдельном (по возможности) туалете для главы делегации.
Сначала всегда представляется делегация принимающей страны.
Как правило, целью приезда иностранных гостей являются переговоры. Нужно иметь в виду, что в переговорах может участвовать разное количество сотрудников – однако, если к вам с визитом приезжает три вицепрезидента, то и у вас должен быть широкий состав. И наоборот. Также учтите, что если в состав переговорщиков со стороны гостей входит помощник руководителя, он должен быть и с вашей стороны.
Флаги на переговоры не ставятся, гербы также неуместны, если это не кабинет, как минимум, министра.
Переговоры в узком составе могут длиться до 40 минут, в широком – до 1 часа 20 минут. Как правило, при узком составе участников переговоры не проходят за круглым столом.
«Домики» с именами не нужны, если количество людей не превышает восьми человек, особенно если стол переговоров небольшой. На российских переговорах ставятся двусторонние «домики» на русском языке, на российскоиностранных – двуязычные. Шрифт – Arial, 65–70, жирный. На «домиках» обращения типа мадам/господин не пишутся, в российской версии обязательны имяотчество!
Например:
Петров
Петр Петрович
или
Petr P. Petrov.
Руководитель обязательно должен иметь план рассадки, который нарисован от его места для облегчения восприятия. Гостей принято усаживать лицом к окну..
В центре – главный гость делегации, слева от него переводчик, далее по правую руку от главного гостя – второе по значимости лицо, по левую – третье, и так далее. Если статус одинаков, то рассадка персон производится по алфавиту. Женщин нельзя сажать с краю, даже если это соответствует должностной субординации.
Что касается размеров стола, на каждого человека должно приходиться не менее 70 см в ширину, для приемов – не менее 90 см.
Заранее стоит позаботиться о наличии на столе воды (негазированной, желательно в стеклянной бутылке и российского производства), стаканов (ни в коем случае не надо их переворачивать), карандашей и блокнотов, по возможности, выполненных в едином корпоративном стиле. Если есть угощение, то предпочтение отдайте конфетам в обертках и нерассыпчатому печенью.
Угощения, чай и кофе подносятся справа, забираются слева. Если количество участников переговоров более 15 человек, чай/кофе не подается.
Сначала обслуживается руководитель иностранной делегации, затем руководитель принимающей стороны, далее женщины, затем остальные гости.
Желательно, чтобы в переговорной был стол для посуды. Стоит также позаботиться о наличии отдельно кофейных и чайных ложек.
Обмен подарками чаще всего происходит по окончании переговоров либо на церемонии подписания. Подарки, как правило, преподносят в открытом виде.
По закону РФ стоимость подарков не должна превышать 40 у.е. Желательно, чтобы подарки были российского производства и, что немаловажно, были приемлемыми по габаритам. Запомните, что в деловой среде цветы мужчинам не дарят. Лучше сразу оговорить подарки, чтобы это не оказались запонки с бриллиантами с одной стороны и открытка с другой. Не забудьте предупредить о необходимости письменного декларирования картин и статуэток (нередко именно культурные ценности везут в подарок) по прилете в Россию.
Что касается вывоза культурных ценностей (вещи, которым свыше 50 лет) и оружия, полученных вашими гостями в подарок, необходимо предоставление свидетельства на право вывоза культурных ценностей. При вывозе предметов культурного назначения – наличие справки. Если вы нарушите эти правила, помимо конфискации на вас может быть заведено уголовное дело. Не стоит предавать забвению историю с Майклом Джексоном, которому не удалось забрать с собой саблю, подаренную в России, именно изза отсутствия соответствующего свидетельства.
Нередко гостям дарят черную икру. Учтите, что вывезти из страны можно не более 250 граммов на человека.
Визитки для подарков не должны содержать никаких контактов, только имя и должность, их лучше приклеить двусторонним скотчем. Не забудьте, что «генеральный директор» по правилам русского языка (а их еще никто не отменял) пишется с маленькой буквы!
Церемония подписания может иметь торжественную форму. В таком случае рекомендуется потренироваться заранее. Из организационных моментов – надо подготовить планшеты, ручки (синие чернила, хотя в Кремле – черные). После подписания традиционно происходит распитие шампанского (1 бутылка на 6 человек).
Помимо переговоров и деловых встреч, для гостей, конечно, будут предусмотрены развлекательные мероприятия. Они подразделяются на дневные и вечерние. К дневным (с 9 до 12) относятся завтрак, бокал шампанского, бокал вина. Эти мероприятия можно посещать в рабочей одежде. Вечерние (с 12 до 21-) – обед, банкет, коктейль, фуршет, буфет, ужин и др. – подразумевают наличие приглашения и определенную форму одежды.
Для проведения торжественного приема подойдет любой день недели, стоит избегать только пятницы, субботы и воскресенья. Рекомендуемое время начала мероприятия – с 16.00 до 18.00.
Если местом проведения вы выбрали помещение у себя в компании, то сразу же возникнут такие вопросы: кто обслуживает, где брать мебель, посуду, продукты, где их хранить и т.п. Поэтому лучше обратиться в специализированные рестораны, гостиницы или кейтеринговые компании. Стоит заметить, что порой услуги кейтеринга выше, чем стоимость проведения мероприятия в ресторане.
Конечно, бюджет зависит от финансовых возможностей компании. Но все же не рекомендуется проводить чересчур скромные или, напротив, помпезные мероприятия.
Обязательно внесите на незапланированные расходы 10–20 % от общей суммы. Их ведь в конечном счете можно и не тратить, но что вы будете делать, если внезапно увеличится количество гостей или вырастут цены?..
При организации мероприятий не забудьте уделить внимание таким важным аспектам, как
- парковка (может понадобиться временное оцепление площади),
- чистота территории (очистка от снега, льда, мокрых листьев),
- гардероб (наличие зеркал в зале, количество вешалок, банкеток для смены обуви),
- чистота туалетных комнат (стоит обратить особое внимание обслуживающего персонала на этот пункт),
- украшение зала, столов,
- работа техники (обязательно проверьте микрофон).
Желательно предусмотреть наличие охраны и медицинского работника.
Что касается приглашения гостей: несколько раз обзвоните приглашенных, уточняя их присутствие, проверьте правильность ФИО, названия должности. Если с супругой придет главный гость мероприятия, с супругой должны быть и хозяин банкета, и его окружение. Однако если вместо супруги гость придет с секретарем, другом или даже дочерью – это будет моветон.
Запомните, что при рассадке супруги не должны сидеть рядом с мужьями.
Необходимо учитывать религиозные и медицинские особенности при организации вечера, а в особенности при заказе блюд. Банкет высшего уровня, как правило, включает в себя набор холодных и горячих закусок, суп, второе блюдо на выбор (мясо или рыба).
Меню, если среди присутствующих – гости более двух национальностей, удобнее сделать в виде папки с вкладышами на разных языках. Если меню двустороннее, то слева размещают вариант на русском языке, справа – на языке гостей.
Строго следите за ведением списка присутствующих, так как на его основе по завершении мероприятия вы сможете оценить, была ли достигнута цель банкета, и избежите ошибок в будущем.
Удачи!