Джеймс Бонд в юбке

Джеймс Бонд в юбке

есть мнение

В. Отверткин

Фотоаппарат, или Джеймс Бонд в юбке – 1

Будучи как­то в Регистрационном центре недвижимого имущества уездного города N, ваш покорный слуга столкнулся с непреодолимой преградой. В среду, тщательно подготовившись, собрав все необходимые документы и приехав за полчаса до открытия, я обнаружил, что из шести рабочих дней недели именно среда была неприемным днем. Стало понятным, почему обычно полная машин и людей прилегающая территория в среду оказалась пустынной. Про себя чертыхнувшись, я подумал, как избежать подобных проблем в будущем?

На память пришла сцена из фильма про самого известного агента английской разведки МИ­6 Джеймса Бонда, где он, используя встроенный в авторучку фотоаппарат, копировал секретные документы в стане врага. Той серии «Бондианы», в которой снимался еще Шон Коннери, наверное, уже лет 30, и чудеса фотокопирования в те времена действительно поражали воображение простых обывателей. Кстати, атавизм тех времен до сих пор можно увидеть на стенах кассы Оружейной Палаты Московского Кремля (да и не только ее), где висят схематичные изображения перечеркнутого фотоаппарата – «фотографировать запрещено». В это же самое время практически у каждого ребенка, достигшего 10­летнего возраста (не говоря уже о взрослых), в кармане всегда есть сотовый телефон со встроенной фотовидеокамерой. Фотографировать – нельзя, но фотографируют все, снимать на видео – нельзя, но снимают все!

Вот я подумал в это несуетливое утро у входа в закрытый Регистрационный центр, почему бы в следующий раз, проходя мимо любого из государственных учреждений, не фотографировать вывески с указаниями времени работы, выходных и обеденных перерывов. Любой сотрудник любой из кампаний по роду службы посещает разного рода государственные учреждения и максимум за месяц в состоянии создать уникальный фотобанк вывесок госконтор, который необходим для выполнения служебных обязанностей. Как мы можем заметить, для проведения этой работы сотруднику не нужно затрачивать никаких умственных, психологических или физических усилий – лишь пара нажатий на клавиши своего телефона или цифрового фотоаппарата.

Остапа несло… и через секунду я уже видел современного Джеймса Бонда в юбке. Понятно, что речь идет о секретаре руководителя компании, который, вооружившись современными плодами науки и техники, может дать фору пресловутому герою Яна Флеминга и облегчить жизнь своему начальнику. Понаблюдав за действиями нескольких десятков человек, стоящих в очередях в Регистрационном центре, я понял, что большинство проблем и ошибок, связанных с регистрацией прав на недвижимое имущество, происходит из­за элементарного незнания правил, инструкций, норм, графиков и режимов работы, списков необходимых документов, которые во всем своем многообразии развешены и расклеены на стенах – тут же, для всеобщего обозрения!!! Тратя по 3–4 часа на стояние в очередях, наши секретари и риэлторы даже не догадываются, что находятся в секунде от превращения в современного Джеймса Бонда. Страх перед циркулярами и инструкциями, глядящими со стендов, банальная человеческая лень и отсутствие логического мышления не позволяют даже задуматься о том, что на копирование десятков листов формата А­4 при помощи подручных средств из арсенала дамской сумочки будет затрачено только несколько минут, что в сравнении с часами в очередях представляет собой лишь пару процентов этого времени. Данный фотобанк наши Джеймсы Бонды в юбках могут использовать где угодно и как угодно и, безусловно, смогут избежать большинства ошибок, которые случаются у них во время работы с разного рода присутственными местами.

Конечно, Джемс Бонд в юбке – это сказка, но сказка ложь – да в ней намек, добрым молодцам урок! А намек – это совет. Бесплатный. Пользуйтесь.

Второе рождение светокопирования, или Джеймс Бонд в юбке – 2

Не будучи любителем старины и не испытывая особого желания копаться в прошлом, я долгое время не обращал внимания на школьно­семейный фотоархив, накопленный за три последних десятилетия. Но из любви к идеальному порядку однажды решил разгрести завалы архивных «фоток» – классифицировать, разложить по альбомам, сохранить для подрастающего поколения. При полном отсутствии привязанности к этим осколкам древности мне, тем не менее, взгрустнулось при виде фотографий, пришедших в негодность из­за старости и неправильного хранения. Они не просто слиплись или порвались, но и просто разрушились, верхний слой пожелтел до неприличного цвета – в общем, зрелище удручающее. Нужно было сохранить хотя бы то, что осталось.

В тот же вечер достал подаренный на день рождения сыну сканнер и принялся оцифровывать свой фотоархив. Несколько ночных часов – и я с чувством глубокого удовлетворения завалился спать. А компьютер, заполненный множеством фотографий с хорошим разрешением, вселил в меня уверенность, что в будущем я застрахован от подобных ошибок – теперь современные технологии на моей стороне. Но... Уже на следующий день, придя на работу, обнаружил, что описанные выше ошибки мы совершаем регулярно – ежедневно. Джеймс Бонд в юбке, ау! Где ты?

Не секрет, что на любом предприятии постоянно возникает необходимость в многочисленных копиях документов для всяческих бюрократических бизнес­процессов. Мы помним, что для копирования нам необходимы две вещи: документ и копирующий аппарат. Казалось бы, всё просто. Берем документ, вставляем в ксерокс, нажимаем клавишу и получаем нужный результат. Так делают все. Но современный «Джеймс Бонд в юбке» (он же – секретарь компании) может изменить известный до боли процесс до основания. Если проанализирует работу офиса более тщательно. Поскольку:

1)    в течение года копии одних и тех же документов делаются множество раз,
2)    очень часто эти копии нужны совершенно не в том месте, где находится оригинал документа (иногда это километры, а подчас десятки и даже сотни километров),
3) копии нужно получить очень быстро,
4)    иногда копии нужны цветные, а оригиналы спрятаны в сейфе руководства, которое отдыхает где­нибудь на Канарах,
5)    копии документов нужны хорошем качества, а мы делаем уже в сотый раз копии с копий,
6)    ксерокс всего один, а нужен он одновременно ста пятидесяти одному сотруднику,
7)    и т.д. и т.п.

Решение для всех этих задач достаточно простое. В свободное от повседневной рутины время наша Джеймс сканирует документы, подпадающие под описанные характеристики, и хранит их у себя на жестком диске. Распечатать их можно в любое время и в любых количествах, получая копии на свой принтер, не вставая с рабочего места – освободив копировальный аппарат коллегам под насущные дела. А для передачи копии документа (с неизменным качеством) в другой офис на расстояние от нескольких сот метров до нескольких тысяч километров всего лишь нужно воспользоваться электронной почтой. Я понимаю, что в этом случае мы забираем хлеб у производителей факсимильных аппаратов, но мамонты и мастодонты тоже давно вымерли – а качество факсимильных копий ужасающее, и они, увы, одноразовые.

Понятно, что есть документы (для копирования) с грифом «Совершенно секретно!» или «Перед прочтением сжечь!». Но отличие здесь только в более щепетильном хранении сканированных изображений – на защищенном несколькими паролями диске и в особо «доверительных» местах. Изображения маленького формата (например, платежные поручения или страницы паспорта) могут быть заранее сгруппированы на одном листе – для экономии времени тиражирования, да и для экономии бумаги. В связи с возможным изобилием таких файлов важна их грамотная сортировка – уникальные названия, размещение по директориям для облегчения поиска.

Кроме того, сохраненные сканированные тексты при необходимости можно превращать в текстовые файлы MS Word или аналогов при помощи специальных распознавателей и редактировать – это спасает от трудоемкого перепечатывания в ручном режиме подчас довольно объемных текстов.

Документы, которые могут быть тиражированы по описанным выше правилам
1.    Разного рода уставные документы.
2.    Страницы паспортов и иных документов сотрудников.
3.    Лицензии.
4.    Сертификаты на продукцию и услуги.
5.    Инструкции.
6.    Свидетельства на право собственности и право аренды.
7.    Акты проверок государственными инстанциями и т.д. и т.п.

Думается, что наша Джеймс давно умеет пользоваться и сканером, и ксероксом, и принтером. Если к этим устройствам добавить ещё одно – человеческий мозг, то результаты не заставят себя долго ждать.

Подводная лодка Наутилус, или Джеймс Бонд в юбке – 3

Над входом в кают­компанию, может быть, самой известной подводной лодки в мире висел лозунг: «MOBILIS IN MOBILE» (от лат. – «подвижный в подвижном»). Слово «мобильный» (или, что лаконичнее, – «мобила») сейчас означает скорее «переносной», чем «подвижный», став синонимом портативных радиостанций и сотовых телефонов. При этом развитие науки и техники не только привнесло в нашу жизнь новое слово, но и сам телефон изменило до неузнаваемости.

Итак, заглянем в дамскую сумочку нашей Джемс Бонд в юбке (то есть секретаря компании) и проверим, достаточно ли хорошо она владеет тем, что у нее всегда под рукой.

Но для начала перечислим функции стандартного мобильного аппарата (написать слово «телефон» не поднимается рука): 1) портативная радиостанция; 2) телефонная книжка; 3) будильник; 4) секундомер; 5) часы; 6) календарь; 7) органайзер; 8) фотоаппарат; 9) видеокамера; 10) выход в интернет; 11) радио; 12) игры; 13) СМС­станция; 14) диктофон; 15) шифры и коды.

Портативная радиостанция давно вошла в наш быт, еще когда сотовые телефоны были признаком «крутости» владельца, стоили несколько тысяч долларов и весили с килограмм. Теперь мобильником могут пользоваться даже младенцы. Поэтому нет смысла описывать свойства современных радиостанций. Лишь один «эксплуатационный» совет. Качество связи в ряде регионов до сих пор оставляет желать лучшего. И часто (образ из КВН) некоторым владельцам сотовых для отправки СМС нужно подкидывать телефонную трубку на несколько метров вверх, так как там (наверху!) связь лучше. Поговорим об СМС позже, но и телефонная связь, увы, не всегда функционирует качественно. Отсюда и разговоры, что я, типа, буду переходить на другого оператора, потому как багодаря ему у меня дома будет связь даже в туалете, а вот с нынешним ­ только в ванной, а в ванной сотовым я принципиально не пользуюсь, и т. д., и т. п. Возможно, новый оператор и решит вопрос общения в отдельной комнате, но не решит его принципиально и повсеместно.

Это долгое вступление было специально для нашей Джеймс. Есть простое правило: если не удалось установить связь с сотового телефона сразу, попробуйте позвонить еще несколько раз. Часто это срабатывает. Ведь обидно не получить важную информацию или не встретиться с нужным человеком только потому, что вам было лень нажать на кнопку вызова абонента еще раз!

Телефонная книжка. Не забывайте, что в вашем телефоне должен быть сохранен не только так называемый «федеральный» номер (собственно, привычный длинный мобильный номер, начинающийся с 8­ки), но и прямой «короткий» городской (опять же – актуально для регионов). Это позволит при проблемах со связью в сотовой сети сделать звонок с городского стационарного телефона. Позвонить на городской (короткий) мобильный номер проще, особенно если учесть, что не все офисные телефоны имеют выход на «межгород», а значит, «8­ка» будет для вас закрыта. И вообще, чем больше всех возможных телефонных номеров ваших коллег, друзей и партнеров в электронной телефонной книжке, тем лучше и быстрее для дела. Если у ваших абонентов имеется второй номер мобильного, попросите перезвонить с него и сохраните номер в телефонной книжке рядом с первым. Телефоны с двумя сим­картами также не должны оставаться в стороне от процесса. И не забывайте сообщить друг другу об изменившихся номерах!

Большинство современных телефонов имеют синхронизацию с компьютером. Не поленитесь настроить взаимосвязь между вашими мобильными и стационарными устройствами, уважаемая Джеймс. Тогда в случае поломки, потери или замены телефона вам не потребуется много времени для восстановления своей телефонной книжки. А если наша Джеймс Бонд периодически забывает имя­отчество супругов Смит, она может заполнить в своём мобильнике визитку с полным перечнем полезной информации.
Все это – общеизвестные вещи. Тем обиднее, что о них постоянно забывают в реальности.

Будильник. Это свойство мобильного аппарата важно не только, чтобы не проспать на работу, но и для того, чтобы «не проспать» важные дела на самой работе. Сам будильник в телефоне можно завести, как правило, на три разных времени (а то и больше). Как минимум три раза вам напомнят о трех наиболее важных делах в течение дня. А система «напоминалок», которая существует почти в каждой модели телефона (исключая ветеранов этого вида), станет вашей дополнительной памятью для решения самых разных вопросов.

Секундомер. Мы привыкли считать, что секундомер требуется только для фиксации спортивных рекордов. Но ведь секундомер – это устройство, которое измеряет время более структурированно, чем обыкновенные часы. Его можно использовать при производстве «фотографии работ» для себя и своих сотрудников. При необходимости вы сможете узнать, сколько рабочего времени в секундах вы тратите на то, чтобы достать ручку из карандашницы, стоящей неправильно на столе, или сколько тратит времени помощник на ковыряние в носу. Замерив эти и другие бизнес­процессы секундомером и умножив полученные секунды на количество рабочих дней в году, вы будете потрясены до глубины души – уж поверьте!

Часы. Настолько понятное и нужное устройство, что, казалось бы, и пояснять нечего. Всего лишь несколько советов. Проверьте ваши «куранты» на правильность хода, чтобы не быть обвиненными в непунктуальности. Если же у вас плохое зрение, установите циферблат электронных часов в виде интерактивных часов – как обои на экране вашего мобильника. Это позволит вам всегда видеть время, не напрягая зрение.

Календарь. Он есть почти в каждом телефоне. Но им практически никто не пользуется. Часто, заполняя разные бумаги в госучреждениях и офисе, вам необходимо указывать дату заполнения. Полагаться на свою нетвердую память, спрашивать у прохожих или нервных посетителей госучреждений – не резон, «человеческий фактор» может ошибаться. А в мобильнике есть все, что вам нужно. Помимо того, к календарю можно привязать даты дней рождения ваших друзей, знакомых, партнеров, конкурентов, важные праздники и мероприятия – и ваш телефон напомнит вам звонком о предстоящем событии.

Органайзер. Ежедневник в цифре. Записывайте свои дела, время встреч и занятий, имена новых знакомцев, графики выполнения работ, исполнителей задач, сроки и приоритеты, анекдоты, напоминания или просто красивые мысли. Ведь блокнот с ручкой не всегда доступен и не всегда удобен.

Фотоаппарат. Часть мероприятий, которые связаны с этой функцией мобильника, мы описывали в предыдущей статье. Единственный совет вдогонку. Разрешение фотоснимков, произведенных встроенным в мобильник фотоаппаратом, пока оставляет желать лучшего, поэтому не поленитесь выяснить заранее, на каком расстоянии вам нужно фотографировать необходимую информацию, чтобы потом не было мучительно больно и обидно. Пара­тройка снимков с разного расстояния при разном освещении ­ и вам станет понятно, на что вы можете рассчитывать.

Видеокамера. Пока возможности её ограниченны. Хотя, думается, это ненадолго. Снимите на видео хотя бы последовательность действий нового для вас процесса в спортклубе или рассказ стюардессы об аварийном приземлении воздушного лайнера на воду. Или производственные и бизнес­процессы вашего предприятия – имея под рукой видео­файл, проще в спокойной обстановке составить подробную печатную инструкцию по этим же процессам.

Выход в Интернет. Сейчас можно не только получить на свой мобильник сообщение о новом письме в электронном ящике, но и прочитать это письмо, отправить ответ, пообщаться в ICQ и заглянуть на сайты при необходимости найти срочную информацию (долго работать в Интернете на таком маленьком экране все же неудобно). Этот процесс еще более упростился, так как большинство телефонных тарифов уже предоставляют проплаченный трафик на энное количество мегабайт.

Радио. Настройтесь на нужную волну и проверьте мимоходом, не жульничает ли радиостанция, с которой вы заключили договор на размещение аудио­роликов в прайм­тайм.

Игры. Застряли в аэропорту? Расслабьтесь или потренируйте ваши мозги, интуицию и внимательность, «Тетрис» – это не все мобильные игры, есть вполне продвинутые.

СМС. Давно ли канули в Лету времена, когда нам нужно было бежать на главпочтамт, чтобы отбить срочную телеграмму – потратить на это, даже при срочности, несколько часов, кучу денег, при этом не всегда иметь возможность отчёта о получении контрагентом нужной и важной информации? С тех пор успели стать достоянием истории и пришедшие на смену телефонограммам пейджеры. Теперь мы можем отправлять свои «телеграммы» по нескольку тысяч в месяц. Более того, практически все сотовые операторы стимулируют общение своих абонентов через СМС разными способами. Конечно, телефонная связь периодически подводит, но опция «отчёт о доставке СМС­сообщения» даст вам какую­никакую уверенность в получении респондентом вашего послания. А довольно трудоемкий процесс набора текста на миниатюрной клавиатуре мобильника многократно упростится и ускорится благодаря функции Т9 (позволяющей по первым набранным буквам получать в готовом виде слова) – научиться несложно, привыкнуть недолго. Да! Не забудьте сохранить в телефонной книжке «федеральный» номер контрАГЕНТА, уважаемая Джеймс, потому что отправить СМС на городской номер вам, увы, не удастся.

СМС позволяет точно передать необходимую информацию, особенно если наша Джеймс страдает дефектом речи и не в состоянии чётко и внятно произнести фразу. Более того, при желании или при необходимости восстановить события (особенно в спорных ситуациях) можно запросить у сотового оператора отчёт о СМС.

Кстати, о безопасности. Последнее время увеличилось количество дорожно­транспортных происшествий из­за невнимательности на дорогах. Какая уж тут внимательность, когда водитель одной рукой держится за руль, а второй набирает СМС на мобильнике – чуть зазевался и «попал». Не гробьте ваше железо, а главное – не рискуйте здоровьем пешеходов и коллег по трассе! Если нужно срочно отправить СМС­ку – припаркуйте автомобиль у обочины и отправляйте СМС хоть десятками. Кстати, тот же совет и любителям говорить по телефону во время управления автомобилем. Используйте специальную гарнитуру – благо, выбор широчайший и на любой кошелек. Сохраните здоровье, сэкономите на штрафах. Как­никак XXI век на дворе!

Диктофон. Принципиально шпионский инструмент прошлого в последнее время приобрел сугубо гражданские функции. Современные Джеймсы Бонды в юбках могут экономить время, не фиксируя информацию на бумаге и не набирая её на клавиатуре. Достаточно просто наговорить её на диктофон. В случае необходимости зафиксировать на бумаге наговоренное вы сможете это сделать в свободное время.

Шифры и коды. Чтобы не тратить время, дожидаясь ответа оператора, выслушивая по 30 минут «ВАШ ЗВОНОК ОЧЕНЬ ВАЖЕН ДЛЯ НАС...», просто посетите ближайший офис своего оператора и запишите коды базовых операций и функций вашего мобильного аппарата. Как узнать ваш собственный федеральный номер, баланс вашего счета, новости оператора, как сменить тариф, как быстро оплатить пользование связью, как запросить кредит и т. д. и т. п. Ведь на вашем попечении часто не только ваш собственный телефон, но и большое количество мобильных телефонов, расположенных в офисах, на производстве, у монтажников, – и малейший сбой в их работе может существенно осложнить весь производственный процесс.

Еще один немаловажный шифр­код вы можете настроить сами – это функция «быстрого набора» нужных вам номеров наиболее востребованных абонентов (нажимаете одну цифру – и есть контакт, не нужно копаться в телефонной книжке). Более современные телефоны позволяют осуществлять эту функцию и голосовой командой, но пока они не распространены достаточно широко.
На этом сегодня всё. Советы вполне банальные – но, может, нашим секретарям компании окажутся к месту.

Хронометр, или Джеймс Бонд в юбке – 4
Как было сказано в рекламе швейцарского производителя наручных часов (не ручаюсь за 100­процентную точность, но главное – смысл): «Мы не стремимся управлять миром, им управляют те, кто носит наши часы». Очень важно понимать, что мы, хоть и не научились управлять временем и «машина времени» пока не стала явью, всё же в состоянии наблюдать за ним и приспосабливать свою жизнь к его ходу.

«Время стирает города, но оно не властно над истинными ценностями!» (из рекламного ролика группы Менатеп). Как много и как часто образ времени эксплуатируется в рекламе… Эра глобализации привнесла в нашу жизнь громадную скорость перемещения идей, работу в разных часовых поясах, наличие филиалов на расстоянии тысяч километров друг от друга. Смена условий труда произошла так быстро, что многие из нас даже не заметили необходимость смены ритма жизнедеятельности – как самих себя любимых, так и организаций, в которых мы проводим 40–50% времени, отпущенного нам судьбой. Рядовым явлением стало взаимодействие между филиалами в условиях, когда сотрудники одного офиса приступают к работе в тот момент, когда сотрудники другого уже уходят домой. Семи­ и даже десятичасовая разница из­за базирования в разных часовых поясах заставляет совершать нас порой глупые ошибки в планировании рабочего времени. К примеру, сотрудники Московского подразделения начинают звонить сотрудникам Владивостокского в тот момент, когда последние уже стоят на выходе из офиса, ибо “Working day is over. Good bye!”. Конечно, можно исправить ситуацию, сместив рабочий день удаленного офиса на несколько часов в ту или иную сторону. Но даже в этом случае никто не застрахован от стандартной ошибки: обычно, наша Джеймс Бонд звонит в Петропавловск­Камчатский, произнося «Доброе утро!» вплоть до 11 часов утра по московскому времени. Какое уж тут доброе утро, обижаясь, думает в ответ камчатская Джеймс – ведь там уже 8 вечера, а значит, рабочее взаимодействие уже практически невозможно. Ну, по крайней мере, не совсем удобно и этично.

К счастью, проблема не критична. Решение уже давно найдено организациями, которым по роду деятельности приходится общаться с людьми из разных часовых поясов. Естественно, речь об аэрокассах, гостиницах и аэропортах. На одной из стен в таких заведениях всегда можно найти не меньше 7 хронометров, показывающих время как минимум в семи часовых поясах.

Поэтому СОВЕТ № 1: Разместите на стене в вашем офисе несколько часов на манер гостиничных, и вы всегда будете видеть, работает ваша коллега в удаленном филиале или уже видит девятый сон. Кстати, СОВЕТ № 1,5: Часто наличие таких часов негласно говорит о величине вашей компании, и если вы гордитесь своими размерами и необъятностью, воспользуйтесь этим советом и подпишите под циферблатом кроме слов Москва – Новосибирск – Владивосток слова «филиал № 1, 2, 3…112». Естественно, говорить о том, что циферблаты таких часов должны содержать элементы фирменной символики вашей компании, нет необходимости.

Пунктуальность, вернее, её отсутствие – это бич нашего времени. Казуистика какая­то! Существуют тысячи разновидностей приборов, измеряющих время. Они даже встроены в современные телефоны. Но мы часто не в состоянии даже настроить часы на правильность хода. Они то опаздывают, то спешат. Поэтому СОВЕТ № 2: Давайте сверим наши часы! Существуют тысячи способов выяснить точное, вплоть до миллисекунды, время. Заведите правило, уважаемая Джеймс, проверять как минимум раз в сутки ваши часы. Компьютер теперь есть практически у каждого, найдите страничку в Интернет, которая дублирует атомные часы Российской палаты мер и весов, например на сайте Первого канала центрального телевидения, и сверяйте часы по ним. Это будет еще одним шагом на пути к пунктуальности.

Однажды я прочитал в журнальной статье про забавную хитрость (маркетинговый трюк) владельца одного из Гамбургских ресторанов. Он установил в главном зале часы, минутная стрелка которых, в отличие от часовой, вращалась в противоположном направлении. Получалось, что точное время данный хронометр показывал всего лишь дважды в час. Наивный посетитель ресторана, находясь в заблуждении, просаживал гораздо больше денег, чем в обычном ресторане. Он просто не торопился… Не секрет, что и в офисах, и на производствах есть места, где время течет несколько по­иному, чем за их пределами. Будуары, столовые, курилки... Там время искажается, растягивается, как жевательная резинка. Вот и получается, что руководитель компании оплачивает наряду с рабочим временем и затянувшееся нерабочее время. Поэтому СОВЕТ № 3: Установите в этих помещениях большие часы, что позволит всем не упускать время из виду, придерживаясь установленного регламента. Кстати, СОВЕТ № 3,5: Повесьте настенные часы, например, еще и в переговорной комнате. Тогда вам, уважаемая Джеймс, и вашим коллегам не придется на важной встрече часто поглядывать на наручные часы. Это не всегда и не совсем удобно – «что, и даже чайку не попьёте?».

Если вы задумаетесь над вышеописанными советами, то все последующие вы сможете давать сами. Может, и с нами поделитесь. Заранее благодарим!