Евгения Дударева, старший специалист одела ДОУ, «МегаФон – Москва»:
«Плохо…», – улыбаясь, ответила мой непосредственный руководитель, когда я озвучила ей этот вопрос. А если серьезно, то я могу поделиться «парочкой» своих правил, которым я стараюсь следовать, собираясь в отпуск.
Вопервых, я заблаговременно сообщаю руководителю о дате и сроке предполагаемого отпуска. Это помогает правильно запланировать работы по проектам, где я принимаю участие.
Вовторых, я проверяю статус всех своих задач. Если есть незавершенные задачи, планирую работы по их выполнению до отпуска. Втретьих, я составляю для руководителя и замещающих меня коллег миниотчет со статусами моих задач по проектам, в которых я участвую. Также, для облечения работы коллег, указываю контакты, необходимые для выполнения моих функций. Передаю дела, подробно отвечаю на уточняющие вопросы.
Вчетвертых, рассылаю коллегам информацию о том, когда и на какое количество дней я отбываю в отпуск. Также указываю фамилии сотрудников, которые в мое отсутствие будут выполнять мои функции.
Впятых, настраиваю в Outlook «Автоответ при отсутствии на работе». Возможно, эти простые правила знает каждый порядочный сотрудник. Но для моего руководителя, моих коллег и для меня лично соблюдение этих пунктов дает ощущение уверенности, стабильности и спокойствия.
Анна Пургаева, старший специалист 2 разряда группы по рассмотрению обращений граждан отдела ДОУ Федеральной службы судебных приставов по Республике Адыгея:
По своему опыту, к тому же находясь в настоящее время в отпуске, могу сказать, что важно иметь специалиста, коллегу и просто хорошего человека, который при вашем длительном отсутствии сможет вас подменить. Именно подменить, а не заменить!
В крупных организациях, государственных учреждениях это могут сделать специалисты секретариата или канцелярии. Идеальный вариант – это когда руководитель и секретарь уходят в отпуск одновременно. С позиции секретаря могу сказать, что первая неделя отпуска дается тяжело. Постоянно думаешь о том, как идут дела на работе, через каждый час звонят и спрашивают самые разные вещи: где что лежит и как это найти, где найти нужные телефонные номера, а самое интересное, по крайней мере в моей практике, это вопрос от «сменщицы»: «Говоря мне это, что шеф имел в виду?». И именно в этот момент понимаешь, что у тебя этого вопроса не возникает, ты сразу понимаешь, что руководитель имел в виду, как и многие другие вещи: насколько часто можно к нему заходить, какие документы необходимо подписать срочно, а какие позже. Что же касается руководителя – это люди достаточно взрослые, с большим опытом работы, которые пережили не одну смену личных помощников. Они также будут продолжать работать в привычном ритме, со спокойствием и терпимостью будут относиться к временным трудностям, связанным с таким приятным для одного и долгим для другого испытанием – очередным трудовым отпуском!
Яна Гуськова, филиал «Волгоградский завод», ОАО «Северстальметиз».
Когда я ухожу в отпуск, обычно всегда летом, меня замещает коллега из отдела «Канцелярия». По структуре я тоже вхожу в этот отдел и возглавляю его. Стараюсь вместо себя всегда оставлять одного и того же человека, чтобы сохранить стабильность и порядок во всех деловых тонкостях. Девушка, замещающая меня, отличный профессионал, мы давно работаем вместе и проблем изза нашей «смены» никогда не возникало. Конечно же, находясь в отпуске, я всегда доступна по сотовому телефону. И храню у себя в сумочке и дома номера всех сотрудников и основных организаций. У любого секретаря, помощника должен быть дома запасной телефонный справочник.Таким образом, на время моего отпуска мой руководитель всегда передан в заботливые руки, и я отдыхаю со спокойной душой.
Анна Аносова, офисменеджер, УТК ООО «База»
Нужно заметить, что секретарь – «правая рука» любого руководителя, так сказать, самый «близкий» или, точнее, «приближенный» из подчиненных. В период отпуска это становится наиболее заметно. В рабочей суете, не задумываясь о моей замене, руководитель считает, что ничего страшного не случится – и в первый же день моего отпуска явно ощущает мое отсутствие.
- Некому отвечать на звонки и назначать встречи.
- Срывается несколько важных встреч (он просто о них забыл, а напомнить некому).
- В кабинете и на рабочем столе беспорядок, поэтому не может ничего найти.
- Потерял несколько важных бумаг, забыл, оставил гдето.
- С моим возвращением из отпуска все становится на свои места…Но уже с ужасом он думает о моем следующем отпуске.