ОТ МОЕЙ РАБОТЫ ЗАВИСИТ, КАКОЕ МНЕНИЕ СЛОЖИТСЯ О КОМПАНИИ В ПЕРВЫЕ МИНУТЫ ЕЕ ПОСЕЩЕНИЯ
Виноградова Ольга Владимировна – секретарь генерального директора отдела управления делами ОАО «МСС-Поволжье»
Расскажите о вашей карьере.
– Я решила начать свою карьеру с крупной организации, так как в компаниях, подобных нашей, важен карьерный рост, который так необходим современной независимой женщине.
Моя карьера началась с работы в службе по работе с абонентами. На мой взгляд, это неплохой старт, так как приобретаются навыки общения, работы в коллективе, познается структура компании, ее специфика изнутри.
Когда я начинала работать, мне приходилось совмещать работу с учебой. Это непросто, когда отдаешь почти все время работе, но без хорошего образования невозможно двигаться дальше.
Следующим этапом моей карьеры, который пришелся на последний год моей учебы в институте, стал переход непосредственно в отдел управления делами генерального директора, в котором я работаю по настоящее время в должности секретаря.
– Чем привлекательна работа в большой компании, такой как «Мегафон»?
– Работа в крупной компании предполагает широкий круг обязанностей, большое количество контактов, разнообразное общение. Более того, большая компания может предложить отличные условия труда, социальную защищенность и перспективу карьерного роста. Основной особенностью крупной компании следует считать необходимость постоянно поддерживать множество коммуникативных связей. Все время держать руку на пульсе, разбираться и расставлять приоритеты в большом потоке информации.
Самое важное – учитывать при выборе компании свои личные особенности, а также реально оценивать свои способности. Приятно работать в компании, которая занимает лидирующее положение в своей отрасли, всегда стремится вперед, тем самым увлекая за собой сотрудников, которые, в свою очередь, ставят перед собой все более высокие цели и стремятся их достигать.
– Каков круг ваших профессиональных обязанностей?
– Круг моих обязанностей трудно описать в нескольких словах. Я иногда ассоциирую себя с «осьминогом», который может делать одновременно несколько дел быстро, но при этом профессионально и качественно. Если несколько лет назад были нужны секретари, быстро печатающие и хорошо знающие компьютер, то сегодня важны многофункциональность, умение планировать, анализировать, предлагать, координировать и принимать решения, а не просто выполнять указания руководства.
Попробую перечислить несколько своих наиболее важных обязанностей. Очень важно, я считаю, создание благоприятного образа компании, так как именно от моей работы зависит, какое мнение сложится о компании в первые минуты ее посещения. Очень важны прием и распределение входящей документации. От моих оперативных действий зависит исполнение тех или иных срочных и важных документов, а это, в свою очередь, влияет на благоприятный имидж компании как ответственного игрока на рынке и как надежного партнера. Также хотелось бы упомянуть, говоря о моих профессиональных обязанностях, коммуникативность. Я знаю о работе всего офиса в целом и могу любому сотруднику дать ценный совет в любой ситуации. Секретарь должен быть универсальным и гибким, готовым делать все: от чашки кофе до принятия решений. Остальные функции наиболее стандартизированы и общеизвестны.
– Какими профессиональными навыками, знаниями вы обладаете?
– Я имею опыт работы в нескольких системах электронного документооборота, работы с внутренней АТС, уверенный пользователь пакетом Microsoft Office. Я не останавливаюсь на достигнутом и постоянно совершенствуюсь, посещаю различные тренинги, семинары. Одним из последних подобных тренингов был «Командообразование» и мастер-класс по постановке голоса.
– Вы – связующее звено между руководителем и персоналом. Как выстроить хорошие отношения с обеим сторонами?
– При работе с руководителем и персоналом я всегда руководствуюсь принципами доброжелательности, исполнительности и отзывчивости. Именно эти качества позволяют мне выстроить хорошие отношения как с руководителем, так и с персоналом.
В своей работе я не ограничиваюсь только своими обязанностями. Всегда готова прийти на помощь коллегам. Говоря о работе руководителя, я стараюсь быть для него надежным тылом. Чтобы он мог в любую минуту рассчитывать на меня. Начальство часто работает вне офиса, а значит, острее становится необходимость в помощниках, способных не только помогать им в повседневных делах, но и взять на себя часть их работы, достойно представлять своих руководителей в их отсутствие, быть профессиональными «управляющими делами».
– Какое место в вашей жизни занимает карьера? Каковы ваши планы на будущее?
– Карьера для меня занимает в настоящее время основополагающее место. Действительность такова, что выживает сильнейший, а это предполагает движение по карьерной лестнице, достаток и удовлетворение личных амбиций.
Как и любая девушка, я мечтаю о семье. Но пока на первом месте – карьера. Думаю, что мое юридическое образование поможет мне в достижении моей цели. Хотелось бы развиваться и продвигаться в рамках своей компании.
– Какие знания вам как секретарю необходимы (деловой этикет, знание языка и т. д.)? Какие из них, по вашему мнению, необходимо постоянно развивать с помощью специальной, профессиональной литературы?
– Безусловно, современный секретарь должен быть всесторонне образован, так как зачастую приходится общаться с различными, в том числе высокопоставленными, людьми с высоким уровнем образования, и необходимо уметь поддержать беседу с любым человеком.
Важно знание делового этикета, так как в нашем деле нельзя оставлять без внимания даже мелочи. Естественно, что важно знание языка, так как, развиваясь, компания приобретает огромное количество иностранных контрагентов.
Современная действительность диктует свои правила, и вчерашний секретарь с сегодняшним не идут ни в какое сравнение. Считаю, что нужно выписывать полезные периодические издания, так как наша профессия быстро развивается и видоизменяется. К секретарю генерального директора предъявляется все больше требований, и необходимо совершенствовать и развивать свои навыки с помощью специальной литературы.
– Как правильно организовать рабочий день руководителя?
– Организовать рабочий день руководителя зачастую сложнее, чем скоординировать работу нескольких людей, так как день руководителя отличается своей насыщенностью, непредсказуемостью и большими переменами. В связи с этим от секретаря требуется большое внимание к мелочам и сосредоточенность.
– Что такое в вашем понимании «хороший секретарь»?
– «Хороший секретарь» – это человек, который позволяет своему руководителю решать важные стратегические вопросы, не отвлекаясь на текущие каждодневные дела, незначительные моменты, и при этом дающий уверенность, что все проблемы решаются. Как говорится, офис может работать без шефа, но не может без секретаря.