На недельку, до второго, я уеду в Комарово по работе

Галина Погодина

Направляем сотрудников в командировку

Понятие служебной командировки.

В соответствии со статьей 166 Трудового Кодекса Российской Федерации командировкой считается поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.

Из этого определения следуют следующие выводы:

Внимание! Отказ работника от поездки в служебную командировку без уважительных причин является нарушением трудовой дисциплины.

В соответствии со статьей 166 Трудового Кодекса Российской Федерации от командировок следует отличать служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер (например, стюардессы, проводники поездов, курьеры). Такие условия труда являются для них нормальными и  изначально должны быть отражены в трудовом договоре с работодателем.

Не является командировкой направление работника на обучение в целях повышения квалификации с отрывом от производства (Письмо Минфина России от 07.08.2003 № 04­04­06/154). Вместе с тем в силу статьи 187 Трудового Кодекса России за таким работником сохраняются:

Действующий Трудовой кодекс РФ не содержит по срокам командировки каких­либо ограничений. Однако пунктами 4 и 5  инструкции Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 7 апреля 1988 г. № 62. оговорена максимальная продолжительность командировки – до 40 дней без учета времени, проведенного в дороге.

Для сотрудников, направленных в командировку для выполнения монтажных, наладочных и строительных работ (строителей, монтажников, наладчиков), срок командировки может составлять один год (не считая времени в пути).

Внимание! В срок командировки не включаются дни временной нетрудоспособности работника (пункт 16 Инструкции № 62).
По окончании срока командировки работник обязан возвратиться к месту постоянной работы.

Внимание! Сроки заграничных командировок фиксируются не в командировочном удостоверении, а с помощью загранпаспорта: службы контроля при пересечении границы РФ делают соответствующие отметки.

В соответствии с действующим законодательством (статья 167 Трудового кодекса Российской Федерации)/ работникам, направленным в служебные командировки, гарантируются:

• Сохранение места работы (должности).
• Сохранение и выплата среднего заработка.
• Возмещение расходов, связанных со служебной командировкой.

Ограничения при направлении работников в служебные командировки.

Категорически запрещено направлять в командировки:

• беременных женщин (часть 1 статьи 259 ТК РФ),
• работников в возрасте до 18 лет (статья 268 ТК РФ).

Внимание! Разрешается направлять в командировки работников моложе 18 лет, являющихся представителями творческих профессий, а также профессиональными спортсменами (статья 268 ТК РФ).

Направление в служебные командировки ниже перечисленных категорий работников допускается только с их письменного согласия и при условии, что это не запрещено им в соответствии с медицинским заключением, выданным в соответствующем закону порядке (части 2 и 3 статьи 259 ТК РФ):

• женщины, имеющие детей в возрасте до трех лет,
• работники, имеющие детей­инвалидов,
• работники, осуществляющие уход за больными членами семьи в соответствии с медицинским заключением,
• матери и отцы, воспитывающие без супруга (супруги) детей в возрасте до пяти лет.

Указанные выше категории работников должны быть ознакомлены в письменной форме со своим правом отказаться от направления в служебную командировку (статья 259 ТК РФ).

В соответствии со статьей 264 Трудового Кодекса РФ гарантии и льготы при направлении в служебные командировки, установленные статьей 259 Трудового Кодекса РФ, распространяются также на:

• отцов, воспитывающих детей без матери,
• опекунов (попечителей) несовершеннолетних.

Пример.

Руководитель подразделения, в котором Иванова В. В. работала менеджером по продажам, предложил ей поездку в другой город, когда её сыну было два с половиной года. Иванова дала согласие. Специалист кадровой службы перед оформлением документов на командировку обязал работницу дать письменную расписку в том, что с правом отказаться от командировки в соответствии с ТК РФ, она ознакомлена. Руководитель издал приказ о направлении Ивановой В. В. в командировку, и специалист кадровой службы выписал командировочное удостоверение. Однако в день, предназначенный для поездки, Иванова В. В. явилась на работу, ее отказ от командировки ничем не был мотивирован. Медицинских показаний для запрета поездок в командировку не было, уважительных причин для отказа также не было. Руководитель признал поведение Ивановой В. В. неисполнением ее трудовых обязанностей. Однако возможности наложения дисциплинарного взыскания у руководителя не было. Согласие работницы на командировку должно было быть оформлено в письменном виде. Как оказалось, согласие Ивановой В. В. было лишь устным. Таким образом, оснований для признания её действий неправомерными нет.

Оформление служебной командировки.

Как следует из статьи 166 Трудового Кодекса РФ, решение о направлении работника в служебную поездку принимает работодатель, то есть руководитель организации или иное должностное лицо, временно его заменяющее.

Для принятия решения о направлении работника в командировку необходимо основание (причина). Основание для направления работника в служебную командировку может быть сформулировано в служебной записке. Если решение о служебной поездке принято, для работника готовится следующий пакет документов:

1. Служебное задание и отчет о его выполнении.
2. Приказ о направлении работника (работников) в командировку.
3. Командировочное удостоверение.

Внимание! Если в командировку направляется руководитель организации, он может сам подписывать себе приказ, служебное задание и командировочное удостоверение. При оформлении командировки сначала оформляется служебное задание. Для оформления служебного задания используется унифицированная форма № Т10­а (утверждена постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 года № 1).

Служебное задание:

• Подписывается руководителем структурного подразделения, в котором работает командируемый работник.
• Утверждается руководителем организации или уполномоченным им лицом.
• Передается секретарю для оформления приказа (распоряжения) о направлении в командировку и командировочного удостоверения.

Внимание! Служебное задание имеет реквизит «номер документа», это значит, что оно должно быть зарегистрировано секретарем.
По окончании командировки работник заполняет в служебном задании краткий отчет и подписывает его. Руководитель работника составляет краткое заключение о выполнении задания и подписывает его.

Совет! В случае, когда невозможно подтвердить результат командировки документально, в графе «Краткий отчет о выполнении служебного задания» описывается проделанная работа (поиск клиентов, посещение презентаций, проведение переговоров). В случае проведения аудиторской проверки правильно оформленное служебное задание поможет продемонстрировать практическую пользу поездки и обоснованность понесенных расходов.

Служебное задание передается работником в бухгалтерию вместе с командировочным удостоверением.
Приказ о направлении работника в командировку оформляется на основании служебного задания. При подготовке приказа используется унифицированная форма № Т­9 (утверждена постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1).

Внимание! Если в командировку одновременно направляется группа работников, приказ издается по форме № Т­9а (утверждена постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1).

В тексте приказа указываются:

• Фамилия, имя, отчество работника (работников).
• Табельный номер.
• Наименование структурного подразделения, в котором он (они) работает, и должность (профессия).
• Цель и сроки командировки.
• Место командировки с указанием страны, города, организации.
• Источник оплаты сумм командировочных расходов.

Приказ подписывает руководитель организации или уполномоченное им лицо.

Совет! Оформляйте приказ в двух экземплярах. Один экземпляр остается на хранении у секретаря, а второй передается в бухгалтерию для расчета оплаты командировочных расходов.

Приказ о направлении работника (работников) в командировку должен быть зарегистрирован кадровой службой.
Приказ о направлении в командировку объявляется работнику под расписку..

Совет! Приказы о направлении работников в командировку подшивайте в отдельное дело. Срок хранения приказов о командировании – 5 лет.

Командировочное удостоверение оформляется по унифицированной форме № Т­10 (утверждена постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1) на основании приказа о направлении в командировку.

В удостоверении указываются:

• Фамилия, имя, отчество работника.
• Наименование структурного подразделения, в котором он работает, и должность (профессия).
• Место назначения и цель командировки.
• Продолжительность командировки в календарных днях.

Внимание! Командировочное удостоверение имеет реквизит «номер документа», это значит, что оно должно быть зарегистрировано.
Командировочное удостоверение подписывает руководитель организации.
Командировочное удостоверение выдается работнику на руки.

Внимание! Если в командировку направляется несколько работников, то командировочное удостоверение оформляется на каждого командированного работника.

В удостоверении указывается время прибытия работника к месту назначения и время отъезда оттуда. Такие отметки заверяются подписью ответственного лица и печатью организации, в которую был направлен сотрудник. Первая отметка о выбытии работника заполняется в организации, которая его командирует.По этим отметкам определяется фактическое время пребывания в командировке, а значит/ и размеры денежной компенсации.

Внимание! Если работнику пришлось побывать в разных местах, то в каждом из них обязательно проставляются дата прибытия и отъезда.

Внимание! В организации секретарь должен вести специальный журнал, в котором регистрируются все случаи командировок с указанием даты отъезда и прибытия работников (приложения № 2 Инструкции № 62).

На практике при оформлении служебных командировок вполне можно ограничиться только приказом или только удостоверением. На этот счет существует письмо Минфина России от 6 декабря 2002 года № 16­00­16/158, позволяющее работодателю самостоятельно решать, какой из предложенных документов следует выбрать. Для этого организация может издать приказ (или иной распорядительный документ), в котором будет установлен перечень документов, являющихся основанием для направления работника в служебную командировку.

Совет! Если задача командированного работника заключается в том, чтобы, например, собрать информацию, найти клиентов, создать сеть точек сбыта товара, то командировочное удостоверение теряет смысл: ведь оно просто останется незаполненным. В этом случае можно ограничиться приказом, дополнив его служебным заданием. Командировочное удостоверение может не выписываться при однодневных командировках по России (Письмо Минфина России от 23 мая 2007 года № 03­03­06/2/89). 

Представительствам и филиалам иностранных фирм не обязательно оформлять командировочное удостоверение, вполне достаточно приказа (письмо Минфина России от 29 июля 2003 года № 16­00­25/04).

Внимание! В Письме от 23.05.2007 № 03­03­06/2/89 финансисты Минфина России обратили внимание на то, что приказ о направлении работника в командировку при отсутствии командировочного удостоверения не может подтверждать осуществленные расходы. Так как отметки о выбытии и прибытии в место назначения проставляются только в командировочном удостоверении, приказ этих сведений не содержит, следовательно, служить доказательством размера расходов не может. Таким образом, если срок командировки превышает один день, в обязательном порядке необходимо оформить командировочное удостоверение.

Продолжение читайте в журнале  № 10.