НАЧАЛЬНИК VS ПОМОЩНИК
Всегда смотреть в одну сторону. Работать в тандеме. Быть в одной упряжке. Что уж тут говорить, если даже настроение одного зависит от настроения другого. Журнал представляет Вашему вниманию интервью начальника и подчиненного, директора и секретаря. Оно о том, в чем секрет удачного симбиоза, без чего невозможно представить себе трудовые будни, и как понять, займет ли помощник со временем кресло своего босса.
Дарья Зварич,
исполнительный директор
агентства «Майер»
1. Какими полномочиями Вы наделяете своего помощника? Какой тип отношений Вы считаете наиболее приемлемым?
— Как правило, мой помощник занимает определенную должность в компании (менеджер, координатор) и параллельно с этим активно принимает участие во всех моих проектах. Не только с ближайшим помощником, но и со всем коллективом отношения очень теплые, я не сторонник подчеркнутого официоза в общении с подчиненными.
Анна совместно со мной подбирает персонал, активно участвует в обсуждении кандидатур, самостоятельно занимается подготовкой различных проектов агентства. Решения о приеме, увольнении сотрудников принимаются только при моем участии, равно как и решения о заключении любых договоров и контрактов. Но я всегда учитываю ее мнение.
2. На что Вы обращаете внимание, в первую очередь, выбирая себе помощника? Что нужно выяснить до того, как брать его «на борт»?
— Во-первых, стрессоустойчивость. Наш бизнес специфичен и требует серьезной эмоциональной устойчивости и терпения. Во-вторых, отсутствие склонности к конфликтам, интригам, истерикам. Так как коллектив на 90% состоит из барышень, подобные качества соискателя создадут дополнительные проблемы в работе.
Профессиональный опыт также имеет большое значение, но не решающее. Ибо главное для данной должности – стремление быстро влиться в процесс, обучаемость, готовность много работать. Кстати, Анна (нынешняя помощница) не обладала опытом работы в этой области на момент прихода к нам.
3. Конфликты в коллективе: если не удается избежать, надо возглавить. Какое решение Вы можете предложить?
— Я стараюсь устранять конфликты в самом начале, ведь очень хорошо чувствуется напряжение, которое начинает возникать между людьми. Ну, а чем раньше займешься нейтрализацией ситуации, тем больше шансов избежать открытого конфликта. Пока удается.
4. Недостаточная концентрация усилий работников приводит к снижению эффективности бизнеса. Как открыть «второе дыхание» у Ваших коллег? Поделитесь своими рецептами.
— Мы часто собираемся вместе и обсуждаем текущие и грядущие проекты, перспективы развития как компании, так и сотрудников. И в ходе работы над каждым проектом я всегда стараюсь донести до всей команды то, что роль каждой из сотрудниц очень важна, и от успешной работы зависит общее благосостояние. Как правило, это их заряжает энергией, они понимают, что важны и что у них есть перспективы для дальнейшего движения. Ну, а если вижу, что сотрудник совсем устал – даю ему пару выходных.
5.Слово, как известно, не воробей. По каким принципам Вы отбираете сотрудников, в чьи компетенции, главным образом, будет входить умение общаться?
— Обязательно прохождение трехступенчатого собеседования, с личными встречами, длительным общением. В ходе этих встреч обращаю внимание на все, как смотрит человек, как формулирует фразы, как держится. Кроме того, иногда использую элементы игровых ситуаций, например, прошу «продать себя».
6. Какими Вы представляете офисные технологии и пространства через 25 лет?
— Честно говоря, они меня вполне устраивают именно такие, как сейчас, поэтому никогда не задумывалась о том, как изменится пространство. Наверное, станет больше высоких технологий. Возможно даже, что личное общение между людьми почти сведется на нет.
7. Как часто Вы «меняете» помощников? Что лучше – дать ему построить вертикальную карьеру либо вырастить по-настоящему профессионального советника «на все времена»?
— Я, конечно, склоняюсь к тому, чтобы вырастить профессионального и верного советника на все времена, но не каждый человек согласится постоянно находиться в чужой тени. Посему, иногда приходится делать выбор в пользу карьерного роста хорошего сотрудника, отказываясь при этом от отличного помощника.
8. Как Вы наказываете за ошибки и наказываете ли вообще?
— Если ошибка несерьезная – то ограничиваюсь разговором и подробным разъяснением неправоты, если серьезная и допущена по халатности – штрафую. Но последнее бывает крайне редко.
9. Как мотивировать и стимулировать помощников?
— Размер заработной платы и бонусов, на мой взгляд, идет наравне с предоставлением сотруднику возможности развиваться и заниматься интересным делом. Это два основных момента. Человек должен хорошо понимать, что за хорошую работу ему больше заплатят и дадут возможность впоследствии заработать еще и еще.
Социальные гарантии, всяческие корпоративные мероприятия также играют немаловажную роль.
10. Качество образования – гуманитарии или «технари», какие помощники для Вас предпочтительнее?
— Гуманитарии. Я сама гуманитарий, творческий человек, да и область деятельности у нас такая, что гуманитарию есть, где развернуться.
11. Используете ли Вы нетрадиционные методики при подборе помощников (физиогномика, имена, дата рождения, гороскоп)?
— Нет, не использую подобное. Я не очень верю в такие вещи.
12. Возраст не помеха?
— Честно говоря, для меня помеха. Ибо, как ни крути, но от возрастного совпадения все же зависит взаимопонимание между людьми. Посему допускаю разницу в 2-3 года, не более того.
13. Вас предавали помощники?
— Да, к сожалению, был такой опыт. Но, как часто и бывает, ничего у этого человека не получилось впоследствии.
14. Как Вы относитесь к хэдхантингу помощников?
— Отрицательно.
15. По каким признакам видно, что помощник может стать профессиональным руководителем?
— Умение заинтересовать команду, и меня в том числе, лидерские качества, отсутствие стремления к реализации только собственных амбиций, ну и, конечно, способность работать на износ.
Анна Протасова,
руководитель отдела персонала
агентства «Майер», помощник
исполнительного директора
1. Что повлияло на Ваш выбор профессии помощника?
— Изначально я пришла на должность менеджера по персоналу, через какое-то время меня повысили до помощника. Так что теперь я исполняю обязанности и помощника, и руководителя отделом персонала.
2. Какими полномочиями Вас наделяет начальник?
— Поиск и подбор персонала, также я провожу первичные собеседования. Помогаю в разработке и организации проведения мероприятий.
3. Что для Вас является главным в работе? На что Вы тратите основные усилия, а где можно ослабить внимание?
— В моей работе внимание важно во всем. Надо всегда помнить обо всех акциях, поиске персонала и заданиях руководства. Мне приходится проводить много собеседований, и тут надо быть предельно внимательной. Основные усилия я направляю на то, чтобы разглядеть в человеке качества, которые будут помогать в будущей работе и способствовать приобретению навыков для дальнейшей работы, ведь от этого зависит успех фирмы. Насколько будет квалифицированным персонал, настолько будет развиваться бизнес.
4. Кто является для Вас примером для подражания?
— У меня два примера для подражания. Не могу выделить кого-то одного. Первый – это, конечно, моя мама. Я считаю ее успешной и очень умной женщиной. Она удивительный человек, умеет найти подход и расположить к себе любого человека. Всегда в хорошем настроении, улыбается и при этом работает по 12 часов в сутки!
Второй пример для подражания – это, конечно мой руководитель – Дарья. По стилю руководства она очень напоминает мою маму. Тоже строгая, требовательная, но при этом у нас очень хорошие, даже дружеские отношения. Именно благодаря нашему руководителю у нас сложился замечательный коллектив.
Очень приятно работать с этим человеком. Я очень ценю ее отношение и дорожу им.
5. Известно много примеров, когда должность секретаря являлась отправной точкой в стремительном карьерном росте. Для Вас это – старт или призвание?
— Для меня это, как раз, был старт в карьере. После окончания школы я устроилась на должность секретаря. Отработала на этой должности 2 года. Очень хотелось развиваться дальше. Пробовала себя в разных сферах. Что-то не получалось, а что-то просто не было интересно. Здесь же я, похоже, нашла себя.
6. Названий Вашей профессии немало – секретарь, ассистент, помощник etc. Какое Вам ближе и почему?
— Конечно, мне ближе помощник. Я не исполняю обязанности секретаря. Чаще всего это, как правило, работа с персоналом и помощь в организации мероприятий.
7. Какие профессиональные планы Вы строите на ближайшие 5, 10, 15 лет?
— Мне очень нравится то, чем я занимаюсь сейчас. Моя работа приносит мне удовольствие и эмоциональное удовлетворение. В ближайшее время я собираюсь учиться новому и развиваться в этой сфере.
8. Расскажите о рабочих буднях – с чего начинается Ваш день в офисе, как он проходит, о чем Вы думаете перед уходом?
— Мой день начинается с улыбки. Я всегда иду на работу с хорошим настроением, даже, несмотря на то, что иногда, бывает, засиживаемся в офисе сверхурочно. Первым делом, конечно, смотрю поручения руководства и текущие акции. Дальше распределяю работу между менеджерами по персоналу. Чаще всего рабочие дни у нас проходят весело, как я уже говорила, с коллективом мне очень повезло. Даже в загруженные дни мы не унываем. В конце рабочего дня, я, как правило, составляю небольшой список грядущих дел, если есть чтото срочное, то пишу себе напоминания.
9. Каким образом Вы мотивируете себя на профессиональное развитие? Как повышаете квалификацию?
— Когда я пришла работать в «Майер», только в общих чертах представляла себе работу рекламного агентства. Мне очень помог опыт моих коллег, их помощь, взаимовыручка. Сейчас я стараюсь читать профессиональную литературу как книги, так и журналы, которые помогают всегда оставаться в курсе событий и изменений.
10. Ваш любимый афоризм, связанный с работой.
— «Скажи мне, что ты не умеешь делать, и я подумаю, кем тебя можно назначить». Это точно про наши трудовые будни.
11. Самые сложные ситуации у Вас и Ваших коллег в работе – как Вы их разрешали?
— Очень часто у нас проходят крупные акции, такие как дегустации, спреинги или анкетирования, тут, как раз, и возникают «сложные ситуации». Разрешить их можно только терпением и усидчивостью. Мы все понимаем, что это сделать надо и такого слова, как «не могу», не может быть.
12. Бывали ли случаи, когда Вы выручали руководителя? А он Вас?
— Как правило, взаимовыручка – это нормальные отношения у нас. Я знаю, что Дарья никогда не откажет мне в совете или в просьбе. Также и я всегда готова придти к ней на помощь, пусть даже в урон моему личному времени.
13. Без чего невозможно представить себе секретаря? А начальника?
— Хорошего начальника невозможно представить без рассудительности, трезвой и адекватной оценки.
14. Попадали ли Вы в неловкие положения на работе, и какой находили выход из сложившейся ситуации?
— Неловких положений по-моему не было… В любом случае ко всему надо подходить с юмором, я вообще люблю пошутить, это очень помогает мне в жизни.
15. Какими Вы представляете офисные технологии через 25 лет?
— Это очень трудно себе представить, учитывая прогрессивное развитие технологий в наше время, ведь лет 15 назад никто не мог и предположить, что у каждого будет мобильный телефон. Все развивается так быстро – только и успевай разбираться!!!
16. Что Вас радует в работе, в жизни?
— В жизни у меня вообще много причин для радости… Хорошая, добрая семья, где меня всегда поддержат и поймут во всех моих начинаниях. Работа доставляет мне удовольствие, есть прекрасная возможность показать себя, и я точно знаю, что моему руководству будут интересны новые, свежие идеи, и я имею шанс реализоваться.