КАДРОВОЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО

10.2 Оформление дел

Формирование дела заканчивается после завершения года, когда подшиты последние документы за прошедший год. Еще год к делу обычно часто обращаются и затем оформляют для последующего хранения или передачи в ведомственный архив.

Оформление дела – «подготовка дела к хранению в соответствии с установленными правилами»1, проводит работники кадровой службы, ответственный за формирование и хранение дел. В зависимости от ценности документов и соответственно сроков хранения дел, проводится полное или частичное (упрощенное) оформление дел.

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения для экономии средств и времени подлежат упрощенному оформлению. Прежде всего выявляется их наличие в соответствии с номенклатурой дел. В делах проверяется правильность формирования (не попали ли документы с постоянным сроком хранения), они остаются на скоросшивателях, не нумеруются, систематизируются по номенклатуре дел и по номенклатуре перекладываются в другой шкаф или сдаются в архив. Основное внимание сосредотачивается на делах постоянного, долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу.

В соответствии с требованиями «Основных правил работы архивов организации» и «Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти» проводится их полное оформление, которое включает:

• подшивку или переплет дела;
• нумерацию листов;
• составление заверительной надписи (листа­заверителя) дела;
• составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела;
• оформление всех реквизитов обложки дела.

Прежде чем подшить дела, из них удаляют металлические скрепления (булавки, скрепки). В конце каждого дела обязательно вкладывают чистый бланк формы листа­заверителя для заверительной надписи, и в тех случаях, когда к делу будет составлена внутренняя опись, – бланки форм внутренней описи.

Все листы дела для обеспечения сохранности документов и удобства использования нумеруются черным графитным карандашом или нумератором в правом верхнем углу, не задевая текста документа. Употребление чернил и цветных карандашей для нумерации листов запрещено. Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно. Лист заверительной надписи не нумеруется. Если дело имеет несколько томов, каждый том нумеруется отдельно. Лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист (даже если он сложен). Документ, сложенный пополам и подшитый за середину, нумеруется как два листа. Иллюстративные материалы, фотографии нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу. Подшитые в дело конверты с надписями или вложениями также нумеруются самостоятельно. Вложение в конверт нумеруется очередным номером за конвертом. В случае пропуска при нумерации небольшого количества листов, на них ставятся номера предыдущих листов с прибавлением букв а, б, в  и т.д., то же самое делают, если несколько соседних листов пронумеровано одной цифрой. Все эти исправления отмечаются в конце дела в заверительной надписи. Если при нумерации листов допущено много ошибок, номера зачеркиваются, и все дело нумеруется заново. В конце дела для учета количества листов на отдельном листе­заверителе дела составляется заверительная надпись, в которой цифрами и прописью указывается количество пронумерованных листов, оговариваются все особенности в нумерации и физическом состоянии документов в деле: литерные и пропущенные номера листов; номера листов с наклеенными документами; номера листов с конвертами и вложениями в них; номера крупноформатных листов, карт, рисунков и т.д.

Составлять заверительную надпись на обложке дела или оборотной стороне последнего листа запрещается.
Форма листа­заверителя дела дана в приложении к «Основным правилам работы государственных архивов Российской Федерации», «Основным правилам работы архивов организаций».

Для дел с особо ценными документами, и прежде всего личных, судебных и следственных, дел о присуждении ученых степеней и званий и т.п. при подготовке к сдаче в архив составляется, если она не велась в течение года, внутренняя опись документов. Составлять внутреннюю опись рекомендуется также к делам, заголовки которых не полно раскрывают содержание документов. В этом случае внутренняя опись облегчит использование документов дела, поиск необходимой информации.

Если дело, к которому составляется внутренняя опись, уже переплетено или подшито, то она подклеивается за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела.

В конце внутренней описи дела составляется итоговая запись с указанием цифрами и прописью общего количества документов в деле, включенных в опись, и количество листов описи2.

Дела подшиваются прочной ниткой в твердую обложку (папку) в 4 прокола или переплетаются.

При брошюровке нельзя зашивать текст документа. В тех случаях, когда текст очень близко подходит к краю листа и может быть задет при подшивке (это бывает, если нарушаются установленные государственными стандартами размеры полей), к листу подклеивается полоска прочной бумаги, за которую документ и будет подшит.

Картон для обложек дел постоянного хранения и документов по личному составу должен быть прочным, чтобы обеспечивать долговременную сохранность документов. Для обложек дел, сдаваемых в государственный архив, применяется безкислотный картон.

Обложка дела оформляется после подшивки и нумерации. Ее элементы определяет ГОСТ 17914 723. Ряд сведений уже был вынесен на обложку в момент заведения дела по номенклатуре:

При подготовке дела к хранению или сдаче в ведомственный архив эти элементы уточняются и дополняются. К заголовку дела может быть составлена аннотация (если дело содержит особо ценные документы). На обложке проставляется также:

• дата дела;
• количество листов в деле;
• архивный шифр дела.

На обложке дела постоянного хранения в соответствии с требованиями ГОСТ в верхней части перед названием учреждения оставляют место для наименования государственного архива, в который дела будут переданы из ведомственного архива. Если в течение года в наименовании учреждения или кадровой службы произошли изменения при оформлении к хранению на обложке дела дописывается новое название, а старое заключается в скобки.

Заголовок дела был перенесен на обложку в начале года из номенклатуры дел. Он нуждается в обязательной проверке и часто в уточнении путем полистного просмотра документов. Следует помнить, что заголовок должен точно, кратко, в обобщенной форме отразить основное содержание документов. При этом факты и события, отраженные в документах, должны быть раскрыты. Сначала в заголовке должен быть указан вид дела (дело, переписка, документы, журнал и т.д.) или вид документов (протоколы, доклады, приказы, отчеты, акты). Затем указывается автор или корреспондент (если это переписка) и далее вопрос, отражающий содержание документов. Если в деле имеются особо ценные документы, документы – приложения к основному документу, документы, содержащие сведения по личному составу, имеющие справочное значение, или документы, которые могут служить предметом самостоятельного поиска и наличие которых в деле не может быть определено по его заголовку, к заголовку составляется аннотация. Пишется аннотация после заголовка с красной строки.

Например:

Годовой отчет о работе фирмы за 2004 год.

В отчете содержится ретроспективный анализ развития фирмы с момента создания в 1991 году.
В заголовок дела, содержащего распорядительные документы (приказы, протоколы), вносятся номера этих документов.

Например: 

Приказы директора предприятия по личному составу № 1­84.
Подлинность документов дела в заголовке специально не оговаривается, она подразумевается. Копийность документов в заголовке указывается.

Например:

Положения о структурных подразделениях. Копии.
Проставляя дату дела (крайние даты), указывают начальную дату (дата самого раннего документа в деле) и конечную дату (дата самого позднего документа в деле).

Если в деле имеются документы (например, приложения, справки, обзоры и т.д.), дата которых не совпадает с датой дела, то под датой дела с новой строки делается запись: «В деле имеются документы за … год».

При наличии в деле особо ценных документов и невостребованных личных документов (аттестатов, дипломов, паспортов и т.д.) эти документы вкладываются в конверт, который затем подшивается в дело.

Количество листов в деле выносится на обложку в соответствии с данными заверительной надписи дела. Срок хранения, проставленный к началу делопроизводственного года в соответствии с номенклатурой, может быть уточнен по решению ЭК учреждения. Архивный шифр дела оформляется, как правило, в архиве учреждения. В нем указывается номер фонда, номер описи и номер дела.

10.3 Обработка дел по личному составу

Обработка дел по личному составу имеет свою специфику. При подготовке к архивному хранению на каждого уволенного может быть оформлено самостоятельное дело. Однако рационально индивидуальные личные дела, как правило небольшие по объёму, объединять в одно дело, не превышающее 250 листов. В этом случае отдельные личные дела сшиваются вместе по году увольнения. Внутри дела они располагаются в строгом алфавите фамилий и отделяются друг от друга чистым листом бумаги с указанием на нем фамилии, имени и отчества лица, на которое заведено личное дело. К объединенному делу составляется внутренняя опись включенных в него личных дел с перечислением по алфавиту фамилий, имен и отчеств и указанием соответствующих страниц в деле, где сгруппированы документы на одно лицо.

На архивное хранение передаются и невостребованные трудовые книжки.

Трудовые книжки хранятся в строгом алфавите фамилий. Каждая трудовая книжка является самостоятельно хранящейся единицей и в дела не подшивается. Для удобства хранения трудовые книжки можно помещать в папки с клапанами, коробки или ящики, на которых указывается: «невостребованные трудовые книжки – ... шт». При изъятии трудовой книжки в их количество вносится исправление.

Многие документы по личному составу имеют длительный срок хранения и подлежат особому учету. Чаще всего ведутся журналы, которые сдаются в архив вместе с делами:

• учета приказов о приеме, переводе, увольнении;
• учета приказов о командировании; учета трудовых книжек и вкладышей к ним;
• учета личных дел.

Журнал учета приказов по личному составу ведется по годам и является документом долговременного хранения (75 лет).
Журнал регистрации приказов о командировании ведется по годам и имеет срок хранения 5 лет.
Журналы учета трудовых книжек и личных дел имеют срок хранения 75 лет.

Все кадровые документы, имеющие кратковременный срок хранения (до 10 лет), могут быть уничтожены по истечении одного календарного года после окончания срока их хранения. Эти документы не сдаются в архив, а уничтожаются сотрудниками, ответственными за ведение кадровой документации, на основании акта о выделении дел к уничтожению, имеющего типовую форму.
Учитывая особую значимость кадровой документации, 21 марта 1994 г. Председателем Правительства РФ В. С. Черномырдиным подписано распоряжение об улучшении организации хранения документов по личному составу. В распоряжении указывается: «В целях обеспечения сохранности документов по личному составу...

1.  Рекомендовать учредителям вновь образующихся юридических лиц, являющихся коммерческими и некоммерческими организациями, включать в свои учредительные документы положения, касающиеся обеспечения учета и сохранности документов по личному составу...

2.  Рекомендовать федеральным органам исполнительной власти, органам исполнительной власти субъектов Российской Федерации осуществлять государственную регистрацию учредительных документов на приобретение права юридического лица при наличии в них положений, предусмотренных в п. 1 настоящего распоряжения».

Таким образом, в уставы создаваемых фирм, товариществ и т.д. обязательно должны быть включены пункты по работе с кадровой документацией и обеспечению ее сохранности, что предотвратит гибель кадровой документации и будет способствовать социальной защищенности трудящихся.

10.4 Составление описей

На документы постоянного и долговременного сроков хранения составляется опись – «архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения, а также предназначенный для их учета и закрепления систематизации». Опись, таким образом, служит основным учетным и справочным пособием в делопроизводстве и архиве. Она закрепляет систематизацию дел путем присвоения каждому делу индивидуального номера, раскрывает в заголовке дела его состав и содержание.

Составление описи – это завершающий, последний этап работы с документами в делопроизводстве.
Перед внесением полностью оформленных дел в опись их систематизируют, т.е. располагают в строго определенном порядке. Так как на дела постоянного хранения, дела со сроком хранения свыше 10 лет и дела по личному составу описи составляют раздельно, то и систематизация дел ведется по каждой указанной группе раздельно.

Раскладывая дела по годам, надо учитывать, что дела относятся к тому году, в котором они начаты делопроизводством. Дело, начатое в одном структурном подразделении и переданное для окончания в другое, относится к той структурной части, где оно было закончено делопроизводством.

Внутри года дела располагаются в порядке значимости содержащихся в них документов по такой примерной схеме:

• приказы, распоряжения, указания вышестоящих учреждений, относящиеся к основной деятельности;
• приказы, протоколы и другие распорядительные документы учреждения;
• планы, сметы;
• отчеты, балансы;
• доклады, переписка и т.д.

Внутри каждой группы дела систематизируются по значимости вопросов, хронологии или по алфавиту. При систематизации дел можно использовать номенклатуру дел. Дела по личному составу систематизируются отдельно, т.к. на них составляется самостоятельная опись.
В описание каждого дела входит:

• порядковый номер;индекс дела;
• заголовок дела (в т.ч. и аннотация);
• дата;
• количество листов;
• примечания.

В описи дел со сроком хранения свыше 10 лет перед примечанием имеется дополнительная графа – срок хранения дела.
Все эти данные переписываются с обложки дела. Дела вносятся в опись в том порядке, в котором они были систематизированы. Каждое дело в описи получает отдельный номер, который тут же проставляется на обложку дела.

В том случае, когда дело состоит из нескольких томов, каждый том вносится в опись под самостоятельным номером.
Если в опись вносятся подряд дела с однотипным содержанием и одинаковыми заголовками, разрешается внести полностью заголовок первого дела, а все остальные обозначить словами «то же». При этом все различия заголовка и другие данные вносятся в опись полностью.

Например:
Переписка с фирмой «Агат» об организации отдыха сотрудников .
То же с фирмой «Восток».
То же с фирмой «Заря».

Графа описи «Примечания» обычно в делопроизводстве не используется. В дальнейшем в ней при приеме дел в архив делаются отметки об особенностях физического состояния дела, о передаче дела или отдельных документов из него другим учреждениям и т.д.

В учреждениях, не имеющих структурных подразделений, образующих в процессе своей деятельности не более 20 дел постоянного хранения в год, составляется общая опись. В крупных учреждениях описи составляются на дела каждого структурного подразделения в отдельности.

Годовые разделы описей на дела, подлежащие постоянному и долговременному хранению, составляются под методическим руководством ведомственного архива работником службы кадров, ответственным за формирование и хранение дел. Опись дел службы кадров должна быть представлена в ведомственный архив через год после завершения дел в делопроизводстве.

Например, годовой раздел описи на дела, отложившиеся в 2003 году, должен быть представлен не позднее 2005 г. В конце описи после последней статьи проставляется итоговая запись, в которой цифрами и прописью указывается количество дел по описи, первый и последний номера дел по описи. Если есть особенности нумерации дел (пропущены номера или есть литерные), они также оговариваются в итоговой записи.

Опись дел службы кадров подписывается составителем с указанием должности, согласовывается с руководителем делопроизводственной службы учреждения и утверждается руководителем службы кадров. Если служба кадров представляет собой крупное подразделение (департамент, управление персоналом) и в ней есть экспертная комиссия (ЭК), то опись до ее утверждения руководством рассматривается и одобряется ЭК. Опись дел составляется в 2­х (при наличии ЭК – в 3­х) экземплярах. Один экземпляр остается в делах службы кадров, второй будет передан в ведомственный архив вместе с делами (3­й будет подшит к протоколу ЭК).

* Графа 6 опускается в описях дел постоянного хранения.

На основе описей дел структурных подразделений ведомственный архив составляет годовые разделы сводной описи дел учреждения, и по ней ведомственный архив будет передавать дела на постоянное хранение в Государственный архив в соответствии с установленными правилами.

10.5 Сдача дел в архив организации

Сдача дел из структурных подразделений в архив учреждения, если он есть, проводится по графику, составленному архивом, согласованному с руководителями структурных подразделений и утвержденному руководителем учреждения. Эта работа должна проводиться ежегодно. Дела с постоянным сроком хранения, по личному составу и со сроком хранения свыше 10 лет принимаются архивом по описям.

Обработанные дела принимаются работником архива в присутствии работника кадровой службы. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела делается отметка о его наличии. После приема всех дел по описи в конце каждого экземпляра описи делается заверительная надпись с указанием цифрами и прописью фактического количества дел, переданных в архив, и номера отсутствующих дел, если такие будут. Под заверительной надписью ставится дата приема­передачи дел и подписи лиц, осуществлявших ее.

Сверенные с описью дела подбираются и увязываются в архивные связки толщиной до 20 см. Дела укладываются по возрастанию номеров, корешками на обе стороны. Дела в архив доставляются сотрудниками кадровой службы.

Дела временного хранения (до 10 лет) передаются в архив по номенклатуре дел. Так как во многих учреждениях архивы не имеют достаточных площадей, «Основные правила работы архивов организаций» разрешают хранение этих дел в структурных подразделениях, в данном случае – в службе кадров до истечения срока их хранения, после чего они подлежат уничтожению в установленном порядке.
Дела постоянного срока хранения в установленном порядке передаются из ведомственных в государственные архивы. Руководителям негосударственных предприятий часто неизвестно, что их документы, «представляющие собой историческую, научную, социальную, экономическую, политическую или культурную ценность», составляют негосударственную часть Архивного фонда Российской Федерации4 Собственники таких документов имеют право на передачу их по соглашению на хранение в государственные архивы5.

При ликвидации организации любого типа вопрос о дальнейшем хранении документов по личному составу решается на основании распоряжения Правительства РФ от 23 апреля 1992 г. № 781­р. В нём «В целях обеспечения социальной и правовой защиты граждан, предотвращения утраты документов по личному составу, улучшении их хранения и использования» предлагалось учреждениям государственной архивной службы принять меры по обеспечению сохранности документов по личному составу, а органам исполнительной власти республик в составе Российской Федерации, краёв, областей, автономных образований, городов Москвы и Санкт­Петербурга рассмотреть вопрос о создании специализированных архивов для хранения и использования документов по личному составу.

В соответствии с этим распоряжением правительства при ликвидации организаций, не имеющих правопреемника или вышестоящего органа, место дальнейшего хранения документов по личному составу, независимо от формы собственности организации, определяется государственным или муниципальным архивом.

В настоящее время в стране создана большая сеть государственных и муниципальных архивов по личному составу. Например, государственные архивы по личному составу были созданы:

В республиках:

Алтай
Бурятия
Дагестан
Кабардино­Балкарская
Калмыкия
Коми
Марий Эл
Мордовия
Саха (Якутия)
Северная Осетия ­ Алания
Татарстан
Удмуртская
Чувашская
в Краснодарском крае
В областях:
Архангельская
Вологодская
Иркутская
Калининградская
Калужская
Кировская
Курганская
Курская
Липецкая
Магаданская
Нижегородская
Новгородская
Омская
Псковская
Самарская
Сахалинская
Свердловская
Смоленская
Тамбовская
Тульская
Тюменская
Читинская
г. Санкт­Петербург.

В Москве создан и действует Центральный архив о трудовой деятельности граждан Москвы. Кроме того в Москве существует и ряд отраслевых архивов, концентрирующих у себя документы по личному составу работников организаций отрасли. Около 240 муниципальных архивов и более 200 архивов по личному составу в органах местного самоуправления также хранят документы по личному составу.

Судьба документов по личному составу акционерных обществ определена в Положении «о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ», утверждённом постановлением Федеральной комиссии по рынку ценных бумаг 16 июля 2003 г. № 03­33 ПС. В нём сказано:

«В случае ликвидации общества, если оно имело договор с учреждением системы Федеральной архивной службы России и часть его документов отнесена к составу Архивного фонда Российской Федерации, документы постоянного срока хранения и по личному составу передаются в соответствующий государственный архив. Если договорных отношений с архивом не имелось, то в этом случае государственный архив обязан принять на хранение только документы по личному составу работников общества. Место хранения остальных документов определятся председателем ликвидационной комиссии или конкурсным управляющим». (пункт 3.9).

1. ГОСТ Р51141­98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения,» п. 43
2. Форма внутренней описи дела приведена в Приложении к «Основным правилам работы архивов организаций» и «Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти».
3. ГОСТ 17914 72 Обложки дел длительных сроков хранения. Типы, размеры и технические требования. – М.: Изд­во стандартов,  1981.
   Основы законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах. – М.: Государственная архивная  служба России,  1993,  ст. 6.
4. Там же,  ст. 13